Administración de Proyectos de TI Unidad II Planeación de Proyectos de TI (Gestión de Riesgos)

Transcripción

1 Administración de Proyectos de TI Unidad II Planeación de Proyectos de TI (Gestión de Riesgos) M. en TI. Omar Téllez Barrientos

2 Riesgo Qué es un riesgo? Cuál es la diferencia entre un riesgo y un problema?

3 Problema o Riesgo? Los riesgos que ocurren, no son los riesgos... Son los problemas!

4 Problemas, Riesgos Problema Situación está ocurriendo e impactando el proyecto. Solucionable, requiere acción inmediata Descubierto (normalmente de forma reactiva) durante en el curso del proyecto. Ejemplo No disponibilidad de la infraestructura para la instalación del HW Falta de recursos necesarios para el inicio de cierta actividad Atrasos en el cronograma Riesgo Situación que puede ocurrir y causar impacto en el proyecto. Administrable Puede y debe ser identificable previamente Puede ser transformado en un problema. Ejemplo Alza del dólar (en contratos vinculados al dólar) Modificaciones en la legislación del sector Inviabilidad tecnológica (equipos no compatibles)

5 El riesgo del proyecto tiene su origen en la incertidumbre que está presente en todos los proyectos. Riesgos conocidos Riesgos desconocidos

6 Riesgo Problema Crisis Componentes de los Riesgos Evento de riesgo Probabilidad Impacto Criticidad = Probabilidad x Impacto

7 Graduación de la probabilidad Total certeza que no va ha ocurrir Total certeza que va ha ocurrir Escala Ordinal: muy baja, baja, moderada, alta, muy alta Escala Cardinal: (0.05, 0.10, 0.25, 0.70, 0.95)

8 La gestión de riesgos es preventiva Tipos de riesgos Negocio Técnicos Organizacionales Administración de proyectos

9 Gestión de riesgos Es el arte y la ciencia para identificar, analizar y responder a los riesgos a lo largo de la vida de un proyecto y mejorar el interés del equipo de proyecto.

10 Beneficios de la gestión de riesgos 100% 80% 80% 60% 40% 60% 47% 47% 43% 35% 20% 6% 0% Anticipar/evitar problemas Prevenir sopresas Mejorar la habilidad para negociar Compromiso en reuniones con clientes Reducir retrasos en la planificación Reducir sobre costos Ninguno *Kulik, Peter and Catherine Weber, Software Risk Management Practices 2001, KLCI Research Group (August 2001).

11 Riesgos Positivos Negativos

12 Gestión de los Riesgos del Proyecto 1. Planificar la Gestión de Riesgos 2. Identificar los Riesgos 3. Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos 4. Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos 5. Planificar la Respuesta a los Riesgos 6. Monitorear y Controlar los Riesgos

13 1.- Planificar la Gestión de Riesgos: Salidas Metodología Roles y responsabilidades Presupuesto Calendario Categorías de riesgo (RBS)

14 Definiciones de probabilidad e impacto de los riesgos Matriz de probabilidad e impacto Tolerancias revisadas de los interesados Formatos de los informes Seguimiento

15 Planes Plan de contingencia. Plan de reserva. Reservas de contingencia o eventualidad.

16 Fuentes comunes del riesgo en TICs Varios estudios muestran que los proyectos TICs comparten fuentes comunes de riesgos. Criterio de Éxito Importancia Relativa Compromiso del usuario 19 Apoyo de gerencia ejecutiva 16 Clara declaración de necesidades 15 Planificación apropiada 11 Expectativas realistas 10 Identificación de los hitos del proyecto 9 Personal competente 8 Propiedad 6 Visiones y objetivos claros 3 Personal trabajador 3 Total 100

17 Categorías de riesgos Riesgo de la estructura / proceso Riesgo de tecnología Riesgo de mercado Riesgo financiero Riesgo de personal?

18 Ejemplo de una Estructura de Desglose del Riesgo (RBS)

19 2.- Identificar Riesgos La identificación de riesgos es un proceso iterativo y continuo por que nuevos riesgos pueden ser conocidos conforme el proyecto se desarrolla en todo su ciclo de vida

20 Técnicas y Herramientas Brainstorming (tormenta de ideas) Técnica Delphi Entrevistas Identificación de la causa Análisis de FODA

21 Identificación de Riesgos: Salidas Actualizaciones al Registro de Riesgos Clasificación relativa o lista de prioridades de los riesgos del proyecto. Riesgos agrupados por categorías. Causas de riesgo o áreas del proyecto que requieren particular atención. Lista de riesgos que requieren respuesta a corto plazo. Lista de riesgos que requieren análisis y respuesta adicionales. Listas de supervisión para riesgos de baja prioridad. Tendencias en los resultados del análisis cualitativo.

22 Ejemplo del registro de riesgo No. Categoría Riesgo Descrip ción Causa Principa l Dispara dor Potenci al Respue stas Dueño del Riesgo Probabi lidad Impacto Estatus R44 1 R21 2 R7 3

23 3.-Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos Las herramientas y técnicas para la cuantificación de riesgo incluyen: Matriz probabilidad / impacto Seguimiento de los 10 ítems de riesgo superior Juicio de expertos

24 Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos: Salidas Registro de Riesgos (Actualizaciones) Análisis probabilístico del proyecto Probabilidad de alcanzar los objetivos de costo y tiempo. Lista priorizada de riesgos cuantificados. Tendencias en los resultados del análisis cuantitativo de riesgos.

25 10 ítems de riesgo superior El seguimiento de los ítems de riesgo superior (Top Ten Risk Item Tracking) es una herramienta de análisis de riesgo cualitativo que ayuda a identificar riesgos y mantener una conciencia de los riesgos a lo largo de la vida de un proyecto. Establezca una revisión periódica de los diez ítems de riesgo superior. Liste los riesgos identificados, prepare el ranking inicial, indique el número de veces que el riesgo apareció en la lista sobre el periodo de tiempo, presente un sumario del progreso hecho para resolver el riesgo.

26 10 ítems de riesgo superior Riesgo Mes actual Ultimo mes Número de meses Progreso y resolución

27 Juicio de los expertos Muchas organizaciones dependen en los sentimientos intuitivos y experiencia pasada de expertos para ayudar a identificar potenciales riesgos para el proyecto. Los expertos pueden categorizar riesgos como alto, medio, bajo con o sin técnicas sofisticadas. También puede ayudar a crear y controlar una lista de revisión o una lista de los riesgos de baja prioridad pero que aún no se ha identificado como riesgos potenciales.

28 Matriz de probabilidad e impacto Probabilidad Muy alta Mod alta alta alta alta Alta Baja Mod Mod alta alta Moderada Baja mod mod Mod alta Baja Baja Baja mod Mod alta Muy Baja Baja Baja Baja Baja mod Muy bajo bajo Moder. alto Muy alto Impacto

29 4.- Análisis Cuantitativo de Riesgos : Salidas Actualizaciones al Registro de Riesgos Análisis probabilístico del proyecto. Probabilidad de lograr los objetivos de costo y tiempo. Lista priorizada de riesgos cuantificados Tendencias en los resultados del análisis cuantitativo de riesgos.

30 Análisis cuantitativo de riesgo Criticidad = Probabilidad x Impacto; Alto Riesgo > 0.25 Probabilidad Impacto

31 5.- Planificación de la Respuesta a los Riesgos: Salidas Actualizaciones al Registro de Riesgos Acuerdos Contractuales Relacionados con los Riesgos Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

32 6.- Monitorear y Controlar los Riesgos: Salidas Actualizaciones al Registro de Riesgos Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización Solicitudes de Cambio Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

33 Análisis y contención de riesgos Recomendaciones prácticas: Prevea riesgos, no catástrofes Aplique su sensibilidad, visión Realice el análisis en grupo y en forma ágil Analice los riesgos más importantes Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto Repita el análisis de riesgos durante el proyecto antes de actividades o eventos críticos

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