! Manual de uso Sistema Symio / Prendamex /!

Transcripción

1 Manual de uso Sistema Symio / Prendamex / Versión 1.0 Este documento está diseñado como una guía rápida para utilizar el sistema Symio como punto de compra-venta de artículos varios para las sucursales del grupo Prendamex. Indice: Primeros pasos: 2 Ingreso 2 Cambio de contraseña. 3 Menú de Navegación 4 Alta de usuarios: 5 Configuración de usuarios tipo Gerentes 5 Configuración de usuarios tipo Cajero 7 Catálogo de productos (varios) 9 Catálogo de varios: Familias 9 Catálogo de varios: Categorías 9 Catálogo de varios: Subcategorías (Marcas) 10 Catálogo de varios: Sub-Subcategorías (Modelos) 10 Catálogo de varios: Productos (varios) 10 Consulta del catálogo de productos 11 Catálogo de varios: consulta rápida de stock en tienda 12 Catálogo de partidas 12 Consultas al catálogo de partidas. 13 Inventarios 15 Inventarios: traspasos entre sucursales 15 Traspasos: funcionamiento 16 Compras (Retail) 17 Punto de venta 19 Búsqueda de partidas 20 Terminar Venta 21 Configuración de Descuentos 22 Ingreso de descuentos: 22 Captura de vendedor: 22

2 Primeros pasos: Para iniciar con el proceso de comunicación entre el sistema Symio y el sistema Soprep se debe tomar en cuenta lo siguiente: 1 Los siguientes parámetros deben estar configurados en Soprep en cada sucursal de la franquicia: 2 Todas las partidas deben tener la nueva clasificación. 3 Tomar en cuenta que los apartados que se encuentran vivos en Soprep, no pasarán al sistema Symio. Ingreso Para acceder al sistema Symio, en el navegador debemos ingresar la siguiente dirección: Esto nos lleva a la pantalla de login. En la pantalla de login debemos ingresar los siguientes datos y damos click en ingresar. del usuario

3 Contraseña Nota: Cada usuario deberá contar con un y contraseñas propios. De acuerdo a los permisos que tenga el usuario, el ingreso lo llevará directamente a la pantalla operativa a la cual está asociado el usuario. Ejemplo: un usuario tipo cajero ingresará directamente a la terminal punto de venta Cambio de contraseña. Es indispensable y obligatorio que cada usuario cambie su contraseña original que le fue asignada en un inicio para el ingreso al sistema. Para cambiar la contraseña debe seguir el siguiente procedimiento: 1 Ingrese a la aplicación con el correo y contraseñas asignados. 2 Localice en el menú superior derecho la opción Mis datos 3 En la pantalla de Mis datos localice la opción Actualice su contraseña Ingrese la contraseña original y escriba su nueva contraseña y de click en Aceptar Nota muy importante: cada usuario es responsable de su propia contraseña.

4 Menú de Navegación Toda la operación del sistema se realiza a través del menú de navegación que se encuentra situado en la columna izquierda de la pantalla. De acuerdo a los permisos que hayan sido asignados al usuario, este menú puede cambiar en contenido. Cada sección del menú cuenta a su vez con subsecciones las cuales se despliegan dando click en la sección del menú. El título del submenú se encuentra localizado en la parte superior de cada pantalla o listado que está siendo consultado.

5 Alta de usuarios: El sistema Symio permite dar de alta el No. de usuarios necesarios para cada franquicia. La configuración de permisos permite configurar diferentes perfiles para diferentes niveles de uso del sistema: administradores generales, gerentes de tienda y cajeros. A cada franquicia se otorga un usuario maestro el cual a su vez puede dar de alta diferentes usuarios con diferentes permisos. Es indispensable que cada persona que haga uso del sistema tenga asignado su propio usuario y contraseña, ya que de esta manera se puede controlar y conocer la actividad de éste en todo momento, detectando manejos inadecuados o mal uso del sistema. Configuración de usuarios tipo Gerentes Para dar de alta un usuario tipo Gerente debemos ingresar en el menú: Recursos Humanos / Usuarios. En la pantalla del listado de usuarios aparece una opción: Agregar usuario En el formulario para dar de alta el usuario, debemos localizar los siguientes campos obligatorios: Nombre Apellido Paterno Apellido Materno debe ser único e irrepetible, este dato es la llave para ingresar al sistema. Contraseña: se puede ingresar cualquier contraseña y el usuario tendrá la obligación de cambiarla posteriormente. Página de inicio: en el caso de el alta de un gerente, se recomienda que se seleccione la opción Productos Seleccionar la casilla Administrador Todos los demás campos no son obligatorios y dependerá del grado de detalle que se requiera tener sobre el usuario. En la sección de permisos, a continuación presentamos la configuración que se debe seleccionar para perfilar a un Gerente de tienda: Directorio Clientes

6 Alta Modificación Listado Productos Dar click en el botón Seleccionar Todos de esta manera se seleccionarán todos los permisos del apartado de productos. Inventarios Dar click en el botón Seleccionar Todos de esta manera se seleccionarán todos los permisos del apartado de inventarios. Punto de venta Cajas Listado Dejar ticket sin pagar Tickets Listado Cajas Seleccionar el nombre de la caja a la cual tiene acceso. La caja está ligada a la sucursal, de manera tal que dependiendo de las cajas seleccionadas, el gerente podrá visualizar la información de partidas en venta de las cajas seleccionadas. Reportes Mov. Inventarios Listado Log Listado Productos tickets parciales Listado Soporte Alta Listado

7 Configuración de usuarios tipo Cajero Para dar de alta un usuario tipo Cajero debemos ingresar en el menú: Recursos Humanos / Usuarios. En la pantalla del listado de usuarios aparece una opción: Agregar usuario En el formulario para dar de alta el usuario, debemos localizar los siguientes campos obligatorios: Nombre Apellido Paterno Apellido Materno debe ser único e irrepetible, este dato es la llave para ingresar al sistema. Contraseña: se puede ingresar cualquier contraseña y el usuario tendrá la obligación de cambiarla posteriormente. Página de inicio: Cajas No. de vendedor: Ingresar el No. de empleado Todos los demás campos no son obligatorios y dependerá del grado de detalle que se requiera tener sobre el usuario. En la sección de permisos, a continuación presentamos la configuración que se debe seleccionar para perfilar a un Gerente de tienda: Directorio Clientes Alta Modificación Listado Productos Productos Listado Items Listado

8 Punto de venta Cajas Listado Dejar ticket sin pagar Tickets Listado Cajas Seleccionar el nombre de la caja a la cual tiene acceso. Reportes Mov. Inventarios Listado Productos tickets parciales Listado

9 Catálogo de productos (varios) El catálogo de productos está conformado con registros ordenados en familias, categorías, subcategorías y sub-subcategorías. En términos para la clasificación del catálogo de varios, las etiquetas corresponden a la siguiente nomenclatura: Familia = Familia Categoría = Categoría Subcategoría = Marca Sub-subcategoría = Modelo Con esta lógica se presenta la configuración del catálogo de varios para Prendamex. El catálogo de productos o varios es un catálogo único, el cual se edita y se distribuye a través de todas las sucursales de todas las franquicias del grupo que hagan uso del mismo. Catálogo de varios: Familias El catálogo de familias es el primer nivel para clasificar el catálogo de varios. Para consultar el catálogo de familias debe ingresar en el menú: productos / familias. Catálogo de varios: Categorías El catálogo de categorías es el segundo nivel de clasificación del catálogo de varios. Las categorías pertenecen a las familias, de manera tal que una familia puede contener varias categorías como se muestra en la imagen a continuación:

10 Catálogo de varios: Subcategorías (Marcas) El catálogo de subcategorías en la clasificación del catálogo de varios hace referencia a la marca del producto. Cada categoría puede a su vez contener varias sub-categorías (marcas) las cuales nos ayudan a clasificar ordenadamente los productos. En la siguiente imagen se muestra la estructura de Familia, categoría, y marca. Catálogo de varios: Sub-Subcategorías (Modelos) El último nivel de clasificación para el catálogo de varios se refiere a las subsubcategorías o para términos del catálogo ingresamos el modelo. Así que de acuerdo a la estructura, en el catálogo de varios, una marca puede contener a su vez varios modelos como se muestra en la imagen a continuación: Catálogo de varios: Productos (varios) El catálogo de productos o catálogo de varios es el resultado de las estructura de clasificación de los diferentes catálogos. El catálogo de productos es un listado en el cual se encuentran en listados todos los productos de los cuales podemos hacer uso para comprar y vender prendas. Para acceder al catálogo de productos, se debe ingresar en el menú Productos / productos. La pantalla continuación contiene la siguiente información: No. de registros: la cantidad de productos diferentes dados de alta en el sistema. Clave: se refiere a la clave del producto. La clave del producto está compuesta por las claves de los catálogos de familias, categorías, subcategorías y sub-subcategorías. Producto: el nombre final del producto clasificado. Familia: familia a la que pertenece. Categoría: categoría a la que pertenece. Subcategoría (marca): subcategoría a la que pertenece. Sub-subcategoría: Sub-subcategoría (modelo) del producto. Valor comercial: valor indicativo del precio al cual se puede vender el producto.

11 Valor A: valor indicativo del préstamo en buen estado. Valor B: valor indicativo del préstamo en regular estado. Valor C: valor indicativo del préstamo en mal estado. Stock: el valor de stock indica el No. de prendas que se tienen disponibles en todas las sucursales de una franquicia. Consulta del catálogo de productos El catálogo de productos nos permite hacer búsquedas de grupos de productos o de productos individualmente de dos maneras diferentes: Búsquedas a través de filtros: para hacer búsquedas a través de los filtros disponibles, simplemente debemos ir seleccionando el filtro correspondiente de acuerdo a la estructura de categorización para que el sistema nos vaya entregando resultados de búsqueda. En el listado de productos, seleccionar familia, categoría, subcategoría, sub-subcategoría. El sistema entregará resultados de acuerdo al nivel que se está consultando. Ejemplo: Familia = Celulares y Telefonía, Categoría= Celulares, Subcategoría= apple. El sistema nos entregará todos los modelos de celulares marca Apple disponibles en el catálogo. Búsqueda a través del campo buscador: este método nos permite buscar por palabra clave en todo el catálogo sin importar si son o no aplicados filtros previamente. Ejemplo: en el buscador ingresamos el modelo de un celular Nokia x2-01 El sistema nos entregará como resultado un solo registro con ese modelo:

12 Catálogo de varios: consulta rápida de stock en tienda Desde el catálogo de productos se pueden hacer consultas rápidas del stock que tenemos disponible de artículos de una misma clasificación de productos en sucursal o sucursales de una franquicia. Procedimiento: en el menú de navegación ingresar a productos / productos. En la última columna del listado aparece una etiqueta llamada stock. Ese número corresponde al total de productos disponibles en todas las sucursales de la franquicia. Dar click en el número y el sistema despliega cómo están distribuidos los productos en las sucursales como se muestra en la siguiente imagen. Catálogo de partidas El catálogo de partidas controla las prendas con pase a venta o las prendas que se compran directamente en sucursal. Para ingresar al catálogo de partidas, en el menú de navegación de debe ingresar a: productos / partidas. El listado del catálogo de partidas esta compuesto por la siguiente información: Producto: el nombre del producto. Partida: número identificar único que reconoce la prenda en venta. Descripción: texto que se introduce para describir la prenda independientemente del nombre del producto. Sucursal: la sucursal en la cual se encuentra disponible la prenda. Nota importante: según los permisos que tenga el usuario puede visualizar las prendas de una o varias sucursales al mismo tiempo. Si el usuario solo tiene permisos para consultar una sola tienda, el sistema sólo desplegará las prendas de esa tienda en particular. Compra: referente al precio que se pagó (o prestó) por el producto. Precio V.: Precio de venta al público. Imagen: la imagen asociada a la partida. El ejemplo a continuación muestra un usuario con permiso para ver dos sucursales al mismo tiempo:

13 Consultas al catálogo de partidas. De la misma manera que hacemos consultas en el catálogo de productos podemos hacer consultas en el catálogo de partidas. Consultas a través de los filtros: para buscar un grupo de partidas en particular podemos utilizar los filtros disponibles de familias, categorías, subcategorías y sub-subcategorías. En el ejemplo a continuación mostramos cómo hacer una búsqueda con filtros para saber los celulares que tenemos disponibles de la marca Apple: Familia= celulares y telefonía Categoría= celulares Subcategoría (marca)= Apple El resultado de la búsqueda nos entrega todos los celulares disponibles de la marca Apple.

14 Búsqueda a través del campo de búsqueda: para aplicar una búsqueda mucho mas específica, podemos utilizar el campo buscador y el listado nos entregará todas las prendas relacionadas con la palabra clave ingresada.

15 Ejemplo: si ingresamos en el buscador el No. de partida, el sistema solo entregará un registro ya que el No. de partida es único e irrepetible. Ejemplo 2: si ingresamos en el buscador la palabra iphone 4s los resultados estarán compuestos únicamente por los registros que contengan esta palabra. Inventarios El sistema Symio cuenta con un poderoso control de inventarios de los productos que se encuentran en venta. El menú de inventarios está compuesto por: Almacenes Entradas Salidas Traspasos Los inventarios nos permiten conocer las existencias de partidas que tenemos por sucursal y de igual manera nos permite mover las partidas entre sucursales. Inventarios: traspasos entre sucursales Para acceder al sistema de traspasos ingresamos en el menú de navegación: inventarios / traspasos. La información que se muestra en el listado de traspasos es la siguiente: Fecha: fecha en la que se realizó el traspaso. No. de operación: este número nos indica que con un solo traspaso se hicieron varios movimientos de partidas. De la tienda: indica la sucursal de la cual salió la partida. A la tienda: indica la sucursal a la cual entró la partida. Concepto; descripción por la cual estamos moviendo las partidas entre almacenes. Partida: indica el No. de partida que se está moviendo. Clave: muestra la clave de producto que se está moviendo. Producto: descripción del producto que se está moviendo.

16 Traspasos: funcionamiento Para realizar un traspaso se debe seguir el siguiente procedimiento: Ingresar al menú: inventarios / traspasos Dar click en la opción Nuevo Escribir en el campo de concepto el motivo por el cual se está haciendo el traspaso. Seleccionar de la tienda del cual se están sacando las partidas. Seleccionar a la tienda al cual se están transfiriendo las partidas. En el menú lateral, aparece en la parte superior un apartado para seleccionar las partidas que se quieren traspasar. Se pueden hacer búsquedas por familias, categorías, etc o se puede ingresar una palabra clave o un número de partida. Dar click en el botón buscar y aparecen las partidas disponibles en esa sucursal que se pueden traspasar. En el siguiente ejemplo, mostraremos cómo seleccionar celulares apple que queremos mover de una sucursal a otra: En el selector seleccionamos: Familia= Celulares y Telefonía Categoría= Celulares Subcategoría= Apple Damos click en Buscar Debajo del selector aparecerán los celulares de Apple disponibles para mover de una sucursal a otra. Para mover los productos hacer click sobre el círculo verde. Esto creará un renglón con la partida a transferir. Se pueden mover tantas partidas como se necesiten en un mismo movimiento, por lo cual se pueden realizar varias búsquedas antes de terminar la transferencia. Cada vez que se da click en el círculo verde se genera un renglón nuevo. Una vez que se tienen todos los registros a transferir se da click en el botón de Aceptar y se realiza la transferencia. Nota importante: una vez realizado un traspaso la operación no se puede deshacer. En caso que se requiera, entonces se tendrá que realizar un traspaso a la inversa para regresar los items a su sucursal original.

17 En el siguiente ejemplo se muestra una pantalla completa en la cual estamos transfiriendo las tres partidas que surgieron del resultado de la búsqueda: Compras (Retail) El sistema Symio permite ingresar partidas a manera de compra para publicarlos en el punto de venta y ser vendidos posteriormente. Solamente los usuarios con permiso para hacer la compra podrán dar de alta partidas directamente desde el sistema. Para realizar una entrada de una partida se requiere el siguiente procedimiento: Ingresar al menú productos / partidas. 1 Dar click en el botón Nuevo 2 Esto despliega el formulario para dar de alta la partida. 3 Seleccionar, familia, categoría, subcategoría, sub-subcategoría y por último el producto relacionado a la partida. El sistema genera automáticamente el No. de partida correspondiente a esa entrada. Al seleccionar el producto, el sistema entregará a manera de consulta el precio comercial y los tres niveles de préstamo que el producto puede contener. 4 Ingresar en el campo de descripción las características propias del producto. Ejemplo: Trae cargador y audífonos en buen estado 5 Ingresar el costo: lo que estamos pagando por la partida. 6 Ingresar el precio: a lo que se va a vender el producto. Campos NO obligatorios: Color No. Serie Estado General (condiciones) Prueba funcionamiento Características (accesorios)

18 7 Por último se pueden ingresar tres imágenes asociadas al producto que se está comprando. Para ingresar la imagen dar click en el botón Browse seleccionar la imagen y dar click en el botón Subir imagen Al dar click en el botón azul de Aceptar se ingresa la partida al sistema y ésta no puede ser eliminada mas que por un usuario administrador con el permiso correspondiente.

19 Punto de venta A continuación se explica el proceso de venta de una o varias partidas desde la terminal punto de venta: 1 Ingresar en el menú Punto de venta / cajas 2 Dar click en el botón entrar. 3 Si un usuario tiene acceso a mas de una caja, aparecerá en el listado las cajas a las cuales tiene acceso. 4 Una vez dentro de la caja, la pantalla cambia a una pantalla con la terminal punto de venta. El funcionamiento de la terminal punto de venta es muy simple: 1 El campo de búsqueda situado en la parte superior derecha es en donde se ingresa la partida o el producto a vender. En caso de ser una partida con código de barras, se puede utilizar un lector de códigos y el sistema hará la búsqueda automáticamente. 2 Ingrese una palabra clave en el buscador y el sistema arrojará los resultados de búsqueda con un listado de partidas disponibles con esa palabra clave. En el siguiente ejemplo ingresaremos la palabra Apple: 1 Ingrese en el buscador la palabra apple. 2 Dar enter en el teclado para iniciar el proceso de búsqueda.

20 3 En este caso el sistema arroja como resultado tres partidas disponibles con la palabra Apple asociada las cuales pueden ser vendidas. Si uno de estos resultados es el apropiado, dar click en el botón + y se genera un renglón para la venta. Se pueden hacer tantas búsquedas se requieran y agregar tantos renglones a la venta. Búsqueda de partidas En caso que se ingrese en el buscador un No. de partida directamente, el sistema no entregará ningún resultado de búsqueda e ingresará la partida directamente a la venta. Este proceso es exactamente el mismo que si utilizamos un lector de códigos de barras. Una vez que tenemos en la pantalla de la terminal punto de venta las partidas que vamos a vender, se despliegan de la siguiente manera: En donde tenemos: Descripción = nombre del producto + el No. de partida P. Venta = Precio de venta antes del descuento. Descuento = descuento aplicado automáticamente de acuerdo a las reglas de descuento de cada franquicia. Total = total de la venta del producto antes de impuesto con descuento incluido. Total con impuesto = total de la venta del producto con el IVA incluido En la parte inferior de la pantalla tenemos: Subtotal = subtotal de la venta antes de IVA con descuento incluido. IVA TOTAl = Total de la venta con descuento e impuesto incluidos.

21 Terminar Venta En la terminal punto de venta, existen dos maneras de terminar la venta: Recibiendo efectivo directamente Recibiendo otras formas de pago: tarjeta de crédito, efectivo + tarjeta, etc. Recibiendo efectivo directamente: si el cliente nos va a pagar en efectivo sin recibir ninguna otra forma de pago, simplemente debemos ingresar el efectivo directamente en el campo de Efectivo Damos click fuera del campo de efectivo para que el sistema calcule el cambio. Una vez calculado el cambio damos click en terminar y se concluye la transacción. El sistema debe arrojar la siguiente mensaje: Esto nos indica que la venta ha sido exitosa.terminar venta recibiendo otras formas de pago: en caso de que el cliente quiera pagar con tarjeta, el procedimiento es el siguiente: 1 Ingresar las partidas a vender 2 Dar click en el botón terminar. 3 En la pantalla que se presenta ingresar: a Seleccionar la forma de pago b Ingresar el monto c Si se selecciona una forma diferente a efectivo, digamos tarjeta de crédito, se deben ingresar los 4 últimos dígitos de la tarjeta. d Dar click en el botón + para sumar la forma de pago. e dar click en Terminar Nota: antes de dar click en terminar debe cerciorase que el Total es igual a lo Recibido Nota: se pueden hacer combinaciones con diferentes formas de pago. 4 Dar click en terminar y la transacción se concluye.

22 Configuración de Descuentos El sistema Symio cuenta con un módulo para configurar descuentos en las partidas de acuerdo al tiempo de ingreso a venta del producto. Este módulo permite dar de alta registros en los cuales se configuran los días que se aplicará el descuento después del pase a venta y el descuento que se aplicará de acuerdo a esa regla. El sistema aplica el descuento automáticamente. Para ingresar al configurador de descuentos: en el menú lateral, ingresar a Configuración / Descuentos. Aparecerá un listado con los descuentos configurados: Ingreso de descuentos: 1 Ingresar al menú Configuración / Descuentos 2 Dar click en Nuevo 3 En la pantalla ingresar los siguientes datos: Nombre del descuento: cualquier valor para identificar el descuento. Días: el Número de días transcurridos a partir del pase a venta para aplicar el descuento. Descuento: ingresar el valor del descuento relacionado al No. de días. El valor debe ser numérico sin incluir el símbolo de %. Ejemplo: Captura de vendedor: Para capturar el vendedor en el punto de venta: En el campo de búsqueda de punto de venta, ingresar la letra V seguida del No. de empleado y presionar enter:

23 El empleado se debe ver reflejado en la pantalla de ventas: A partir de ese momento, la venta será adjudicada a la persona que está capturada en pantalla.