MINISTERIO DE CULTURA Y JUVENTUD INFORME DE EVALUACIÓN ANUAL EJERCICIO ECONÓMICO Dirección General de Presupuesto Nacional

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1 MINISTERIO DE CULTURA Y JUVENTUD INFORME DE EVALUACIÓN ANUAL EJERCICIO ECONÓMICO 2015 Dirección General de Presupuesto Nacional

2 1. ANÁLISIS INSTITUCIONAL El Ministerio de Cultura y Juventud (MCJ), es el ente rector en las políticas nacionales en el área de Cultura y Juventud, le corresponde fomentar y preservar la pluralidad y diversidad cultural con los recursos gestionados hacia todos los sectores sociales y ubicación geográfica; gestiona programas para fomentar y preservar diversos aspectos culturales. Ha velado por propiciar y conservar tradiciones, manifestaciones culturales mediante el disfrute de los bienes y servicios culturales; así como la creación y apreciación artística. En el 2015 el Ministerio de Cultura y Juventud ejecutó proyectos de gran relevancia en concordancia con el Plan Nacional de Desarrollo Se destacan los siguientes proyectos: Programas de Desconcentración Artística, Educativa y Cultural: Se realizaron numerosos festivales, certámenes, encuentros culturales, talleres con portadores de tradición, celebraciones, peñas culturales, presentaciones artísticas culturales, producciones musicales, espacios para la expresión, ferias y procesos de formación en gestión cultural en dónde hubo una alta participación del público en general a lo largo de todo el país. Programa de empredimientos y Mipymes culturales-creativos: se fortalecieron en este año 40 emprendimientos y mipymes culturales/creativos de distintas partes del país. Este programa enfatiza a un apoyo a este tipo de emprendimientos para el beneficio del desarrollo y generación de oportunidades de las industrias creativas, de los colectivos artesanales, de artes escénicas, entre otros géneros; genera empleo y favorece el desarrollo del país en general. Sus resultados abarcan de igual forma que el emprendedor mejore sus capacidades y destrezas personales para que disponga de la actitud, la seguridad e inspiración y cuente con las habilidades necesarias para llevar su proyecto. Así mismo el Ministerio continuó realizando una gestión asociada a sus prioridades institucionales propias del sector cultura como lo son: programa de infraestructura y equipamiento cultural y estímulos al desarrollo cultural (premios nacionales, becas taller, puntos de cultura, becas para el fomento de las artes literarias). 1

3 2. GESTIÓN FINANCIERA El siguiente cuadro contiene los datos de los recursos asignados y ejecutados en los años 2014 y 2015, en términos reales (colones constantes base 2014) con ingresos corrientes y de financiamiento (001, 280). Cuadro 1.1 Ministerio de Cultura y Juventud Comparativo del Monto Autorizado y Ejecutado por Partida Presupuestaria (en colones constantes base 2014) Partida AUTORIZADO AUTORIZADO % (Ley No y EJECUTADO ²/ EJECUCIÓN (Ley No y Modif.) Modif.) EJECUTADO ²/ % EJECUCIÓN 0-Remuneraciones , ,0 1-Servicios , ,9 2-Materiales y Suministros , ,7 3-Intereses y Comisiones Activos Financieros Bienes Duraderos , ,4 6-Transferencias Corrientes , ,1 7-Transferencias de Capital Amortización Cuentas Especiales SUB TOTAL , ,4 Transferencias no vinculadas 1/ , ,0 TOTAL GENERAL , ,1 1/ Incluye transferencias corrientes y de capital no vinculadas a la gestión, que son ejecutadas por los entes a los cuales se les asignaron los recursos. 2/ Ejecutado: corresponde al devengado que es el reconocimiento del gasto por la recepción de bienes y servicios a conformidad, por parte del órgano respectivo, independientemente de cuándo se efectúe el pago de la obligación. F uente: Elaboración propia con base en Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera (SIGAF). Con la finalidad de comparar los resultados obtenidos en los dos últimos años por la institución con respecto a los porcentajes de ejecución se puede observar en el cuadro 1.1 anterior, para el ejercicio económico 2015, el Ministerio de Cultura y Juventud contó con ,3 millones para realizar su gestión, de los cuales ejecutó ,3 millones. 2

4 Hay una rebaja en el porcentaje de ejecución, pasando de 79% en el 2014 a 74,4% en el 2015; esto sin tomar en cuenta el reglón de las transferencias no vinculadas a la gestión, mismo que si fuera contemplado, también presenta una disminución pasando de un 89,2% a un 86,1%. Entre las razones que incidieron en el porcentaje de ejecución del año 2015 y que se habían indicado en años anteriores la institución argumentó: - Inconvenientes en el proceso de compras: Este problema se seguirá dando mientras se realicen las compras en común de los cinco programas presupuestarios. Tal es el caso de la adquisición de equipo cómputo, el cual no se realiza por medio de convenio marco; esto deriva en atrasos, puesto que debe realizarse las compras por medio de consolidados (cuyos montos alcanzan una cantidad que en su mayoría requiere que se tramite como Licitación Abreviada o Pública), provocan que la contratación requiera más tiempo. - Contrataciones que resultaron infructuosas: Se vincula a la falta de interés de los proveedores de participar en procesos de contratación administrativa. De igual forma se presentan situaciones en donde las ofertas presentadas no cumplen con diversos requerimientos (técnicos y legales) establecidos en los carteles y resultan infructuosas. - Adquisición de productos de calidad genérica: Continúa siendo un problema en la ejecución del presupuesto 2015 y se repite en los años anteriores, debido a que estas compras se realizan por Convenio Marco y el Ministerio debe de ajustarse a los productos que las empresas ofrecen, y en muchos casos son genéricos o de mala calidad. El Ministerio argumenta que dentro de las medidas correctivas para solventar estos inconvenientes pretende coordinar con los ejecutores de los recursos y la Proveeduría Institucional un cronograma de compras. Sin embargo esta medida ya se ha venido realizando en años anteriores sin mayor resultado. Se gestiona fiscalizar su cumplimiento para resarcir el hecho que no se soluciona el problema y se tomarán las medidas y sanciones por el Departamento atinente, para que den cabalidad al cumplimiento de las metas establecidas. En lo que respecta a la Directriz Presidencial 23-H Sobre la Eficiencia, Eficacia y Transparencia en la Gestión Presupuestaria de la Administración Pública, hizo que el Ministerio de Cultura y 3

5 Juventud realizara muchos ajustes a lo interno, de manera que le permitiera cumplir las metas propuestas. Se debe acotar que muchas de las funciones de los distintos departamentos, incurrieron sobre otras personas como un recargo adicional, debido a que muchas de las plazas que se pensaban utilizar fueron congeladas y al no ser vacantes al momento de la publicación de la citada Directriz no pudieron realizarse nuevos nombramientos. En relación a las subpartidas que corresponden a alquileres, información, publicidad y propaganda, servicios de gestión y apoyo, entre otros, el MCJ examinó algunos de los procesos de contratación administrativa que pudieran afectar el siguiente ejercicio presupuestario a manera de Compromiso no devengado, razón por la cual decidió continuar con solamente aquellos procesos necesarios siempre que se apegaban a lo establecido y permitido en la directriz. En el programa 749 Actividades Centrales, lo que corresponde a la partida de servicios presenta una afectación en la ejecución en alquileres debido a lo sucedido en el Festival Internacional de las Artes 2015, ya que la licitación para el alquiler de luces y sonido fue declarado desierto lo que ocasionó la subejecución de los recursos. También afectó el hecho de que no se alquiló equipo de cómputo, pensando utilizar el Convenio Marco respectivo, sin embargo esa contratación directa no ha fructificado, razón por la cual incide en la ejecución de esta partida. Se presenta un caso particular en donde en la partida de bienes preexistentes no hay ninguna ejecución. Esto afecta dicha cuenta y la ejecución del programa, la cual refleja un 55,43% de ejecución. El MCJ fundamentó que se debe a los recursos aprobados en el Tercer Presupuesto Extraordinario de la República, publicado en la Gaceta No. 244 Alcance Digital 115 A del 16/12/2015 (H-27); en donde, por la fecha de la publicación, al MCJ no le dio tiempo de realizar el respectivo proceso de Contratación Administrativa para la compra del terreno. Es importante mencionar que la inclusión de los recursos en el presupuesto extraordinario fue coordinada con el MCJ, especialmente por los plazos y la repercusión que esto podía tener en la ejecución los recursos. Con respecto al Programa 751 Conservación del Patrimonio Cultural, el Ministerio indicó que la ejecución del presupuesto es satisfactoria. Sin embargo, las razones por las que se hace alusión a la no ejecución del presupuesto en su totalidad es por la falta de un administrador dentro del 4

6 programa por cuatro meses, situación que agrava las gestiones administrativas; también se presentaron problemas con los carteles de contratación administrativa; plazos de entrega, tiempos de tramitología, retrasos en la presentación de subsanes de las empresas adjudicatarias para presentar sus garantías de cumplimiento, firmas de contratos, etc. En la partida de materiales y suministros se dio una afectación significativa en lo que respecta a combustibles y lubricantes que solamente tuvo una ejecución del 52,43%. Similar comportamiento se denotó en la partida de productos farmacéuticos y medicinales en donde no se ejecutó del todo porque no se vieron en la necesidad de adquirir este tipo de suministros. De la misma manera, en lo que respecta a la partida de bienes duraderos, se presentó una ejecución del 39,27%. La subejecución presentada es consecuencia del arrastre de contrataciones de archivos móviles en la subpartida de equipo y mobiliario de oficina; esto incide en la no ejecución del monto presupuestado. En referencia al Programa 753 Gestión y Desarrollo Cultural, se indicó por parte del Ministerio que tuvo retrasos al inicio del periodo en las contrataciones de la Dirección de Cultura, lo cual incidió directamente en el porcentaje de ejecución del presupuesto de este programa. Todo esto se achaca principalmente al fracaso en el Festival Internacional de la Artes 2015, que se vio afectado en sus contrataciones, ya que la mayoría correspondían a servicios de producción y gestión cultural. Muchas de las contrataciones realizadas se declararon infructuosas por lo que el departamento de asesoría legal y proveeduría redactaron nuevamente todos los carteles para corregir los inconvenientes. Con respecto a la partida de servicios, se vio seriamente afectada por el rubro alquiler de edificios, locales y terrenos que no tuvo ejecución, por la lentitud con la que se gestionan las solicitudes de pedido en la proveeduría (local para la Oficina de Gestión Cultural de la Zona Sur y el parqueo para los vehículos de la Dirección de Cultura). De igual forma afecta la subpartida de mantenimiento y reparación de equipo de transporte que no fue utilizada, por la compra de vehículos nuevos en la Dirección de Cultura. Dado el plazo de garantía, su mantenimiento correspondía a la agencia con la que se adquirieron. El remanente es producto de que el presupuesto requerido se utilizó solamente en los dos vehículos con los que ya contaban. 5

7 El problema de ejecución de las partidas de Bienes duraderos y Materiales y Suministros fue por dificultades con la empresa licitatoria que proporcionaba el equipo de cómputo, ya que se gestionó la compra, pero la empresa mostro desacuerdos con el precio y desestimó la oferta. Para ese momento ya no se contaba con el tiempo necesario para realizar nuevamente un proceso licitatorio por lo que no se ejecutó el presupuesto destinado a esta subpartida. También se presentó problemas con los bienes duraderos debido a la tramitología interna con la que se gestiona la revisión de las especificaciones técnicas en los carteles de contratación administrativa. Con respecto al programa 755 Sistema Nacional de Bibliotecas, se mencionó que por diferentes razones de índole administrativo se tuvieron movimientos poco comunes en su gestión, y esto ocasionó que se presentaran situaciones que afectaron o incidieron en la buena administración del programa y por lo tanto en su ejecución presupuestaria. Se puede mencionar como parte de lo anterior al cambio de Jefatura en la Unidad Administrativa Financiera, y también al hecho que muchas de las solicitudes de pedido, a pesar que ingresaron a tiempo, la Proveeduría Institucional tomó la decisión de devolverlas porque por los procesos de contratación y entrega de servicios o los bienes, no se podrían obtener antes que finalicen las fechas establecidas para el cierre Aunado a lo anterior también se presentó demora en los trámites de contratación incidiendo en las adjudicaciones que se produjo hasta el mes de diciembre; ineludiblemente esto ocasiona mucha tramitología en el Departamento Legal por lo que se alargan las adjudicaciones y de ahí la no ejecución por completo del presupuesto asignado. De igual forma, el Ministerio indicó que la Directriz Presidencial 23-H Sobre la Eficiencia, Eficacia y Transparencia en la Gestión Presupuestaria de la Administración Pública, incide en el proceso de contratación, debido a que establece como requisito incorporar en la solicitud de pedido la justificación del órgano gestor y aprobación del jerarca. Producto de esta gestión para el cumplimiento de este requisito, se presentan atrasos en la presentación de los expedientes de solicitudes de pedido a la proveeduría institucional. Una de las medidas que se implementará a lo interno de este programa, será la elaboración de todas las solicitudes de compra desde los primeros meses del año y se tramitarán por orden de importancia según los lineamientos. A lo externo, se dará la tarea de seguimiento y control de la recepción de las facturas de los 6

8 proveedores conforme se ingresa el bien o el servicio contratado, de manera tal que se ajusten a las fechas establecidas según el tiempo de entrega en cada orden de compra. La partida de servicios tuvo una afectación principalmente en el rubro de seguros, en donde aunque sí se finiquitaron facturas por diversas pólizas, en otras no se logró actualizar y ampliar la cobertura de varios vehículos por lo que se presentó un remanente. Esta situación se ha visto planteada desde el 2014 puesto que en muchos traslados de partidas de ese año y los del periodo 2015 en dónde se denotan remanentes de estos recursos a otras subpartidas. También afectó la subpartida de mantenimiento y reparación de equipo de oficina que solamente ejecutó un 9,83% debido a que el Departamento de Proveeduría Institucional no tramitó las solicitudes de pedido según lo emitido en la circular PI que dictamina que las solicitudes de pedido pendientes y presentación de facturas posteriores al 11/12/2015 no se tramitarían porque no se podrán finalizar antes de que termine el año, razón por la cual, se procedió a la devolución de estas solicitudes. De igual forma la partida de bienes duraderos no tuvo una ejecución esperada debido a que en la subpartida de edificios unas licitaciones para proyectos de obra pública, específicamente bibliotecas quedaron como compromiso no devengado para el presupuesto del 2016, como el caso del reforzamiento estructural de la biblioteca nacional; sustitución de su baranda perimetral, cableado estructurado, telefónicos y de alarmas; así como también el contrato de mejoras de la biblioteca pública de Alajuela. Así mismo el rubro de transferencias corrientes aunque presenta una buena ejecución del presupuesto, se muestra afectado por las prestaciones legales, ya que depende de los funcionarios que se acogen a su jubilación. Esto se presenta porque aunque sí se cuenta con un planteamiento de cuantas personas concluyen su relación laboral con el Ministerio, hay muchas que no presentan la solicitud y eso afecta directamente la ejecución del presupuesto en esta subpartida. Finalmente en lo que respecta al programa 758 Desarrollo Artístico y Extensión Musical, el Ministerio acotó que uno de los problemas que más transgredió la ejecución presupuestaria fue la falta de personal para atender trámites de urgencia. Cabe destacar que esto generó que al finalizar el periodo se presentaron diversas devoluciones de contrataciones sin procesar 7

9 afectando la gestión administrativa del programa. El Ministerio alegó que muchas veces a pesar de que se tiene una planificación programada a, no es posible plasmarla porque el volumen es considerable, la falta de personal es evidente y además muchos de los trámites se demoraron mucho tiempo en el Departamento de Asesoría Legal para su correcta aplicación con la aprobación jurídica del caso. Se presentó una afectación en la partida de servicios principalmente en lo referente a los rubros de servicios básicos (agua y alcantarillado, energía eléctrica, telecomunicaciones, otros) ya que en todos se presentaron importantes remanentes debido que cuando se formuló el presupuesto de estas partidas se toman previsiones como alzas en el costo de los mismos, pero como los precios no cambian produce subejecución de los mismos. Es recomendable ajustar el planteamiento y la proyección del gasto para estos servicios. Con respecto a la partida de materiales y suministros, por ejemplo la subpartida de combustibles y lubricantes, la ejecución se vio afectada pues inicialmente se presupuestaron para realizar giras relacionadas con el 170 aniversario de la institución, sin embargo, muchas de las giras no se realizaron y esta subpartida no tuvo el consumo esperado. También se presentó una subejecución en la partida de bienes duraderos debido a que en la subpartida de maquinaria, equipo y mobiliario no fructificó la compra de empastadoras para las bandas, pantallas y amplificadores, así como fotocopiadoras. Se fundamentó que en muchos casos los oferentes cotizaron precios mayores a los que se habían consignado por lo que la contratación resultó infructuosa, y para cuando se pretendió volver a iniciar el proceso fue imposible ejecutar el procedimiento a tiempo. Dentro de los proyectos importantes del quehacer institucional y que son propios del Ministerio de Cultura y Juventud, se pueden citar: - Producción Visitas Guiadas en el CENAC. - Encuentros para fortalecer capacidades de organizaciones culturales comunitarias. 8

10 - Seguimiento de estrategias para fortalecer la capacidad de diálogo de las organizaciones culturales comunitarias. - Foro regional sobre políticas públicas. - Feria Internacional del Libro de Guadalajara. - Festival Nacional e Internacional del Folklor Fortalecimiento de las Acciones del Corredor Cultural Caribe. - Centenario de Yolanda Oreamuno. - Feria Artesanal Centenario Zarcero Centenario de Montes de Oro Actividad del Programa de Egresados de EMPLEATE - Fortalecimiento del Emprendimiento Cultural de los Sectores Audiovisual, Música y Diseño - Restauraciones de diversos Edificios declarados Patrimonio Cultural de Costa Rica: - Servicio de Asesoría en Gestión Sociocultural en la Carpio San José - Proyecto Fortalecimiento y Proyección de iniciativas culturales en el Centro de la Cultura Cartaginesa. - Servicios de Asesoría: "Gestión Sociocultural en Oreamuno y el Guarco", y "Programa de Identidades y Conocimientos en cantones Jiménez, Turrialba y el Guarco". - Proyecto: gestión y promoción sociocultural en el cantón de Pococí. - Servicios de asesoría en gestión sociocultural para el proyecto participativo en gestión cultural en las regiones de Guanacaste, Heredia, Pacífico Central en Puntarenas, etc. - Gestión sociocultural en las comunidades de Manzanillo y Puerto Viejo de Talamanca y el desarrollo del programa de identidades y conocimientos en territorio indígena Tainy y Talamanca Bribri. - Premios Nacionales. - Programas de Becas Taller de la Dirección de Cultura y del Colegio Costa Rica. - Reforzamiento estructural de la Biblioteca Nacional - Mejoras de la Biblioteca Pública de Alajuela - Servicios de Producción de las Bandas de Conciertos. 9

11 - Entre otros 3. RESULTADOS DE LA GESTIÓN El presente análisis se enfocará en los avances o logros de los indicadores estratégicos, en apego a la metodología de programación y evaluación presupuestaria, que ha venido implementando la Dirección General de Presupuesto Nacional, sin embargo, a partir del próximo 2016 esta Dirección inicia un cambio metodológico en la Programación y Evaluación Presupuestaria, lo que llevará a un cambio en el análisis de la información a partir de los informes del Los datos que aparecerán en los cuadros siguientes serán los establecidos en las Leyes de Presupuesto y sus modificaciones. Para los años 2014 y 2015 la entidad contó con los siguientes indicadores: Centro de Gestión 1/ Cuadro 3.1 Ministerio de Cultura y Juventud Cantidad de indicadores Operativos y Estratégicos por Centro de Gestión Operativos Estratégicos Total Operativos Estratégicos Total Cons. Patrim. Cultural Gestión y Des. Cultural Sist. Nal de Bibliotecas Des. Art. y Ext. Musical TOTAL / Se consideran centros de gestión los programas presupuestarios F uente: Elaboración propia, clasificación realizada por la Dirección General de Presupuesto Nacional. De acuerdo a lo observado en el cuadro 3.1 sobre la cantidad de indicadores operativos y estratégicos, el Ministerio de Cultura y Juventud contaba con 6 indicadores estratégicos en el 10

12 2014 y por los esfuerzos participativos de los personeros del Ministerio en conjunto con la Dirección General de Presupuesto Nacional, pasa a tener 18 indicadores estratégicos en el La relación porcentual entre los dos tipos de indicadores a nivel programático es la siguiente: Conservación del Patrimonio Cultural el 100% de los indicadores son estratégicos; Gestión y Desarrollo Cultural 29% operativos y 71% estratégicos, el Sistema Nacional de Bibliotecas posee 25% operativos y 75% estratégicos y por último en el programa Desarrollo Artístico y Extensión Musical se muestra un 17% operativo y 83% estratégico. En años anteriores existió la necesidad y se recomendó en muchas ocasiones la importancia de plantear indicadores que midieran más aspectos estratégicos, por las reuniones de trabajo entre esta Dirección General y el Ministerio se modificaron la mayoría de los indicadores de todos los programas en el decreto N H de reprogramación. Para el 2015 la institución por Centro de Gestión obtuvo los siguientes porcentajes de cumplimiento en los indicadores estratégicos: Cuadro 3.2 Ministerio de cultura y Juventud Cantidad de indicadores estratégicos asociados a producto / objetivo según porcentaje de cumplimiento Al 31 de diciembre de 2015 Centro de Gestión 1/ 751-Conservación del Patrimonio Cultural 753-Gestión y Desarrollo Cultural Clasificación de indicadores Cumplido (100%) Muy Bueno (99%-81%) Bueno (80%-71%) Insuficiente (70%-1%) Producto 1 1 Producto 6 1 Parcialmente cumplido No cumplido (0%) 755-Sistema Nacional de Bibliotecas 758-Desarrollo Artístico y Extensión Musical Producto 7 1 Producto 5 1 TOTAL / Se consideran centros de gestión los programas presupuestarios. Fuente: Elaboración propia, clasificación realizada por la Dirección General de Presupuesto Nacional. 11

13 Del cuadro 3.2 se puede visualizar que la institución confirmó que la mayoría de sus indicadores estratégicos fueron cumplidos al 100%. Solamente existen tres que no alcanzaron más del 80% catalogado como bueno. Del programa 751-Conservación del Patrimonio Cultural, se argumentó que no se alcanzó con la meta de restauración de edificios por lo que se cataloga como insuficiente, del programa 755-Sistema Nacional de Bibliotecas, se atribuyó como insuficiencia del indicador el hecho de que se recibió menor visitación a las bibliotecas de la que se tenía prevista; y del programa 758-Desarrollo Artístico y Extensión Musical se indicó que no se realizaron todas las producciones musicales con producción asociada previstas por lo que no se alcanzó la estimación de meta que se planificó. 12

14 Con el propósito de enfocarse en aquellos aspectos que la institución ha considerado tienen mayor peso dentro de la estructura programática de la entidad, la siguiente información se refiere al programa Desarrollo Artístico y Extensión Musical, pues representa el centro de gestión al que se le asignó mayor ponderación para el ejercicio Cuadro 3.3 Ministerio de Cultura y Juventud Indicadores estratégicos asociados a productos según porcentaje de cumplimiento y recursos financieros Al 31 de diciembre de 2015 Descripción del Producto Descripción del Indicador Cumplido (100%) Muy Bueno (99%-81%) Parcialmente cumplido Bueno (80%-71%) Insuficiente (70%-1%) No cumplido (0%) Recursos Programados 1/ Recursos ejecutados 1/ 2/ Desarrollo Artístico y Extensión M usical Porcentaje de presentaciones con producción asociada. X 84,0 84,0 Porcentaje de obras costarricenses incluidas en el repertorio de las presentaciones. X 610,0 610,0 Producciones musicales Porcentaje de obras costarricenses inéditas incluidas en el repertorio de las presentaciones. Porcentaje presentaciones realizadas en cantones prioritarios. de X 331,0 331,0 X 70,0 70,0 Porcentaje de encuestados que evalúan satisfactoriamente el proyecto Conciertos Especiales. X 0,5 0,5 Total de recursos 1.095, ,5 Porcentaje de ejecución 100,0% 1/ Estimación realizada por la institución para el cumplimiento del indicador, basada en los recursos asignados en el Presupuesto Nacional, excluyendo las transferencias no vinculas a la gestión. Datos en millones de colones. 2/ El ejecutado corresponde al devengado que es el reconocimiento del gasto por la recepción de bienes y servicios a conformidad, por parte del órgano respectivo, independientemente de cuándo se efectúe el pago de la obligación. Datos en millones de colones. Fuente: Elaboración propia, clasificación realizada por la Dirección General de Presupuesto Nacional. 13

15 Debido a que este programa solo cuenta con indicadores estratégicos asociados al producto, el cuadro 3.4 Indicadores estratégicos asociados a objetivos según porcentaje de cumplimiento y recursos financieros, no se incluye, ya que lo que presenta es información sobre los indicadores estratégicos asociados a objetivos. Efectividad en el cumplimiento de los indicadores de producto (gestión) y de objetivos estratégicos (resultados) La efectividad en el cumplimiento de los indicadores asociados a producto (gestión) y a los objetivos estratégicos (resultados) será medida considerando dos criterios: el porcentaje de cumplimiento de los indicadores y el porcentaje de ejecución de recursos, teniendo por tanto, la siguiente clasificación: Efectivo: Si la suma de los indicadores de las Columnas de Cumplido y Muy Bueno es mayor que la suma de los indicadores ubicados en las Columnas de Bueno, Insuficiente y No Cumplido, y además, el porcentaje de ejecución del total de recursos asignados a esos indicadores, según estimación realizada por la institución, está entre 100% y 81% (inclusive). Poco Efectivo: Si la suma de los indicadores de las Columnas de Bueno, Insuficiente y No Cumplido es mayor que la suma de los indicadores ubicados en las Columnas de Cumplido y Muy Bueno, o en el caso de que la sumas anteriores muestren el mismo monto y además, el porcentaje de ejecución del total de recursos asignados a esos indicadores, según estimación realizada por la institución, está entre 80% y 0%. Parcialmente Efectivo: Si se cumple únicamente con uno de los criterios necesarios (porcentaje de cumplimiento o porcentaje de ejecución de recursos) para clasificarlo como Efectivo o Poco Efectivo. 14

16 Cuadro 3.5 Ministerio de Cultura y Juventud Clasificación de la efectividad en el cumplimiento de indicadores asociados al producto y/o objetivos estratégicos Al 31 de diciembre de 2015 Efectividad Cumplimiento de indicadores Efectivo Parcialmente Efectivo Poco Efectivo Desarrollo Artístico y Extensión Musical Indicadores de Objetivo X Fuente: Elaboración propia, clasificación realizada por la Dirección General de Presupuesto Nacional. Para el Ministerio de Cultura y Juventud, los indicadores estratégicos asociados a productos para el programa Desarrollo Artístico y Extensión Musical se califica como efectivo, pese que de los cinco indicadores estratégicos, sólo uno se cumplió al 71% debido a que no se alcanzó la meta esperada de presentaciones musicales con producción asociada. El resto de indicadores tuvo un cumplimiento incluso por encima del 100% y sus recursos programados se ejecutaron en su totalidad. Estimación de costos Es importante aclarar, que la Institución analizó y envió un informe bastante detallado de sus indicadores; pero la información sobre costos fue muy general permitiendo contar un análisis más profundo sobre los costos incurridos. La información suministrada sí refleja los porcentajes alcanzados en las metas propuestas de los indicadores estratégicos asociados a producto, se indicó la cantidad de recursos asociados a cada indicador así como la ejecución de los mismos. 15

17 Ministerio de Cultura y Juventud Ficha resumen Al 31 de diciembre de 2015 Información general del Programa o Subprograma Programa evaluado Desarrollo Artístico y Extensión Musical. Propósito del programa Incentivar la apreciación y disfrute de la música en la población nacional y la creación y valoración del patrimonio musical mediante las diferentes producciones musicales realizadas por las bandas. Presupuesto del programa / Porcentaje ejecutado del presupuesto 87,4 Período evaluado Enero a diciembre de Efectividad en el cumplimiento de los indicadores asociados a producto (gestión) Tipo de Evaluación Fuente de Información Efectivo. Evaluación por Programas e Instituciones. Informes de autoevaluación realizados por las instituciones y análisis realizado por la DGPN, 1 / No incluye transferencias no vinculadas a la gestión ni recursos externos. 4. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES Con el fin de mejorar la gestión institucional, así como los procesos de planificación y ejecución presupuestaria se realizan las siguientes observaciones y recomendaciones: 1. Se solicita de acuerdo a la información suministrada, que a nivel institucional se presenten propuestas y lineamientos para tomar medidas que permitan mejorar la ejecución presupuestaria, de manera tal que se refleje para los próximos informes porcentajes donde mejoren o se ajusten bastante con lo planificado, principalmente en las partidas de servicios, materiales y suministros y bienes duraderos. Esto va aunado al hecho de realizar un análisis más exhaustivo y planificado cuando se formula el Anteproyecto de presupuesto. 16

18 2. Acatar las recomendaciones hechas en el informe de auditoría sobre el cumplimiento de disposiciones y obligaciones (INF-USCEP ) en donde la Unidad de Seguimiento y Evaluación de la Ejecución Presupuestaria, detectó que existen distintas instituciones registradas en SIGAF percibiendo recursos vía transferencia registradas como Proveedores Nacional (PNAC), siendo lo correcto el registro como Acreedores Institucionales (AINS). La recomendación planteada es el atacamiento de la Directriz DGABCA-NP emitida por la Dirección General de Bienes y Contratación Administrativa, de fecha 26 de agosto del 2014, que establece el procedimiento para solicitar el cambio de grupo para instituciones que están registradas como PNAC y se necesiten como AINS para la ejecución de transferencias presupuestarias. 3. La mayoría de los indicadores se plantearon por primera vez para ejercicio económico 2015 y lograron un cumplimiento superior al 100%. Los datos obtenidos establecieron una línea base, lo cual debe ser considerado en los próximos ejercicios presupuestarios. Se solicita que las justificaciones de la ejecución por partida sean más específicas y con más detalle. Se presentan situaciones por ejemplo en el programa 751 Conservación del Patrimonio Cultural en dónde se indican problemas en los carteles de contratación administrativa, pero no se describen cuales fueron. Es necesario y trascendente ampliar los motivos de esta y muchas otras subpartidas. 4. El Ministerio debe realizar un análisis más extenso y claro para enviar un estudio detallado en cuanto a la estimación de costos. Como se mencionó anteriormente se incluyó información de costos muy general y se espera que para informes posteriores dicho apartado se incorpore de manera más minuciosa, de manera tal que dicha información evidencie la estimación de recursos planteada. Se solicita realizar por cada indicador, un documento que detalle supuestos o estimación, costos indirectos, requisitos, cronograma, costo del recurso humano, factores de riesgo, costo de la calidad, y otros factores necesarios de planificación para ampliar y demostrar el monto estimado. 5. Con respecto al indicador parcialmente cumplido reflejado en el cuadro 3.3 Porcentaje de presentaciones con producción asociada ; el porcentaje alcanzado del 71% corresponde a 577 presentaciones que se llevaron a cabo durante el Sin 17

19 embargo, a pesar de no se alcanzó la meta, si se ejecutaron el 100% de los recursos programados lo que podría suponer que de haberse efectuado todas las presentaciones los recursos no hubieran sido suficientes. 6. Como comentario adicional y apoyados en la información brindada por el Ministerio, un porcentaje importante de estos eventos, fueron planificados para conmemorar la celebración del 170 aniversario de la Dirección de Bandas; se realizaron en las cabeceras de cada una de las provincias y se utilizó los mejores y más variados recursos para que las presentaciones resultaran significativas e inolvidables para los espectadores. En cuanto a recomendaciones que se señalaron en el 2014 y se reiteran en este informe se menciona: El Ministerio argumentó que siempre se van a dar inconvenientes en el proceso de compra, debido a los procesos normados en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento y que es algo que no pueden corregir. Al respecto se recomendó que La Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento fue modificada a partir del año 2007 e inclusive se puso en vigencia un nuevo Reglamento de Contratación Administrativa incluyendo al sistema jurídico de Contratación Administrativa nuevas figuras de compra con mayor agilidad, que pueden representar grandes beneficios y sobre todo rapidez en los procedimientos de adquisición, debido a que se establecen plazos específicos y determinados para la licitación pública, licitación abreviada y las compra directas. Inclusive existen modalidades de compra tales como la entrega según demanda o compra por consignación que gestionan de forma eficiente el uso de los fondos públicos comprando solo lo que realmente se necesita y de una manera expedita. Además de lo anterior, también se incluye para casos de necesidad muy urgente figuras de compras urgentes que ya sea que cuenten con el aval o autorización de la Contraloría General de la República o bien otras que la misma administración pueda hacer uso de forma interna por ejemplo el artículo 131 inciso k del Reglamento de la Ley de Contratación Administrativa y el artículo 136 (párrafo tercero) sobre compras de escasa cuantía urgente, estas últimas por ejemplo otorgan la posibilidad de que (dependiendo de las circunstancias) se dé la oportunidad a la administración de recibir ofertas en un lapso tan breve para la recepción de 18

20 ofertas de 4 horas y debido a la misma urgencia, ni siquiera son de recibo los recursos de revocatoria. Sin embargo los inconvenientes continúan presentándose. Se recomienda aplicar y fiscalizar el cronograma de compras ya existente en coordinación con todos los ejecutores y la Proveeduría Institucional para aplicar sanciones si se presenta incumplimiento. Finalmente también se recomendó que en relación a las compras infructuosas por falta de interés del proveedor, la Administración debe motivar e incentivar a las empresas o personas físicas del mercado a participar a través de publicaciones en diarios de circulación nacional, audiencias previas al cartel por medio de las cuales se puede definir con precisión el objeto o servicio a adquirir y además propiciar en el proveedor el interés en el negocio de la compra; todo esto propiciará oportunamente la participación del proveedor y por lo tanto su inscripción para participar en el proceso de adjudicación. Además se reitera que el MCJ debe idear un mecanismo de gestión y fiscalización en dónde incida y emita acciones sobre el proceso de contratación administrativa, de manera tal que se controle y solucione los inconvenientes que se han venido presentando en varios ejercicios presupuestarios anteriores. 19