C & M CONSULTORES S.A. Contrato 1250 de Presentación de Apertura del Proceso Auditor Entidad Territorial Certificada Bogotá

Transcripción

1 C & M CONSULTORES S.A. Cntrat 1250 de 2015 Presentación de Apertura del Prces Auditr Entidad Territrial Certificada Bgtá

2 Agenda 1. Reseña C & M Cnsultres S.A. 2. Objetivs del prces 3. Actres del prces 4. Delegad autrizad del Rectr Directr 5. Requerimients del prces 6. Operación en el ente territrial (actividades a desarrllar) 7. Alcance Ficha de análisis 8. Tma de dats básics y cmprmiss

3 1. Reseña C & M Cnsultres S.A., es una cmpañía dinámica cn más de una década de experiencia en Clmbia prestand servicis de asesría y cnsultría gerencial dirigida a ls sectres públic y privad. Desde sus rígenes en 1999, la cmpañía ha venid psicinándse cm una rganización de primera línea en cnsultría de alt nivel en las áreas de la educación, infraestructura, bienestar scial y tecnlgías de la infrmación y las cmunicacines; prestand servicis de Interventría, Auditría y Gerencia y Evaluación de pryects. Clientes: Ministeri de Educación Nacinal, Institut Clmbian de Bienestar Familiar, Institut de Desarrll Urban, Secretaría de mvilidad, Fnd de adaptación, Agencia Nacinal de Infraestructura, entre trs. Mediante el Cntrat N de 2015 suscrit cn el Ministeri de Educación Nacinal, C&M Cnsultres S. A., fue cntratada para realizar la auditría en la vigencia 2015 para el grup 4.

4 2. Objetivs del prces General: Realizar auditría censal a la infrmación de matrícula (ficial cntratada), planta de persnal dcente, directiv dcente, administrativs y el Directri Únic de Establecimients Educativs, DUE, reprtada a través de ls sistemas de infrmación que el Ministeri de Educación Nacinal ha dispuest para tal fin, en las entidades territriales establecidas para la vigencia Específics: Verificar en camp la infrmación de matrícula ficial, directa y cntratada en las sedes educativas de la entidad territrial. Verificar en camp la infrmación de planta de persnal dcente, directiv-dcente y administrativ. Verificar en camp la infrmación del DUE en las sedes educativas de la entidad territrial. Analizar y cnslidar la infrmación btenida en el perativ de camp. Presentar ls resultads del prces auditr ante las entidades territriales certificadas establecidas para la vigencia.

5 3. Actres del prces MEN Interventría Secretari de educación Funcinaris SE Secretaría de educación EE Rectr Directr Delegad (autrizad) Auditría E.T.C. Salón de clases Sede educativa Dcente presente en el salón Crdinadr Dcente encargad

6 3. Actres del prces Scializar el prces y requerimients cn Rectres y Directres. Designar un funcinari que sea enlace para el prces. Clabrar cn situacines que se presenten que dificulten el desarrll del prces. Secretari de educación Funcinaris SE Secretaría de educación EE Instruir a Crdinadres y dcentes encargads de sedes sbre el prces y requerimients. Designar un delegad (pr escrit) en cas de n pder atender la visita. Dispner la dcumentación requerida pr estudiante en cada sede educativa. Clabrar y acmpañar el prces. Rectr Directr Delegad (autrizad) Salón de clases Sede educativa Dcente presente en el salón Dispner del tiemp suficiente para el desarrll de la visita. Estar presente en el aula de clase durante la verificación. Clabrar cn el manej y cntrl de ls estudiantes mientras el auditr realiza la verificación. Crdinadr Dcente encargad Instruir a dcentes sbre el prces y requerimients. Dispner del tiemp suficiente para el desarrll de la visita. Dispner la dcumentación requerida pr estudiante en la sede educativa. Dispner de un espaci dnde el equip auditr pueda verificar la dcumentación de ls estudiantes. Clabrar y acmpañar el prces.

7 4. Delegad autrizad del Rectr Directr Dcument que l certifique, que incluya cm mínim: Nmbre y firma del Rectr Directr Nmbre de la persna autrizada Nmbre y códig DANE del establecimient Que exprese explícitamente que se autriza para firmar las actas que se generen en el prces auditr a la(s) sede(s) educativa(s) y el establecimient Cpia del dcument de identidad del Rectr Directr Cpia del dcument de identidad del Delegad Mdel dcument delegación

8 5. Requerimients del prces Secretaría de Educación Para esta parte del prces se requiere la clabración de la Secretaría en: Dispner y suministrar cn prtunidad la dcumentación crrespndiente a la cntratación del servici educativ para la vigencia (Si Aplica) Cntrats de prestación del servici educativ Anexs de cntrats listad de estudiantes que cubre el cntrat Tip dcument N. dcument identidad Primer nmbre Segund nmbre Primer apellid Segund apellid Grad Lugar de atención Anexs de cntrats listad de dcente, directiv-dcente y administrativ que cubre el cntrat Dcuments de mdificación del cntrat (si aplica) Replicar la infrmación scializada en la presente reunión, cn rectres y directres y ests a su vez cn ls respnsables de las sedes educativas y dcentes vinculads a estas: Dcumentación de estudiantes dispnible en sedes educativas E.E. Dcumentación de la Planta Dcente dispnible en la sede de la Secretaria de educación Participación activa en el prces en cada nivel Requerimients del prces

9 Sede Educativa (respect a ls Estudiantes) 5. Requerimients del prces Para esta parte del prces se requiere la clabración de las Sedes Educativas en: Dispner de la dcumentación de ls Estudiantes en cada sede educativa: Organizadas pr Grad Grup, una carpeta pr estudiante cn l siguiente: Cpia del dcument de identidad (legible) Fli de matrícula 2015 debidamente diligenciad y firmad pr el acudiente Carné de la EPS vigente Carné de segur estudiantil 2015 Bletín de ntas del estudiante 2015 Licencia de cnducción Acta de grad para estudiantes de cicls Sprte de discapacidad y/ talent excepcinal (si aplica) Tener en el salón de clases una carpeta cn la cpia de ls dcuments de identidad de ls estudiantes crrespndiente. Cada estudiante deberá prtar su Dcument de identidad para la verificación de presencialidad el día de la visita.

10 5. Requerimients del prces Sede Educativa (respect a ls Dcentes, Directivs - Dcentes y Administrativs) Dispner de un siti dentr el Establecimient en el cuál ls Funcinaris se hagan presentes cn algun de ls siguientes dcuments: : Original Cpia legible del Dcument de identidad. Carné del establecimient educativ en el que se evidencia las variables necesarias para establecer plenamente su identificación. Carné de la EPS en el que se evidencia las variables necesarias para establecer plenamente su identificación. Ls siguientes dcuments cmplementaris deben alistarse: Dcument sprte de ausencia en cas de que l requiera (en cmisión encarg, trasladad, licencia pr incapacidad, suspensión, retir, jubilación, fallecimient, permis escrit pr el Rectr Directr) Cada dcente y administrativ deberá prtar su Dcument de identidad para la verificación de presencialidad el día de la visita Adicinalmente se tmará el registr bimétric (huella dactilar) de cada dcente, directiv dcente y administrativ

11 5. Requerimients del prces Sede Educativa Dispner un espaci físic suficiente (ficina salón) dnde el auditr pueda verificar ls dcuments de cada estudiante y capturar las imágenes requeridas. Dispner del tiemp suficiente para la realización de la auditría presencial, dcumental, revisión de resultads y firma del acta respectiva. Si el Rectr, Directr Delegad (debidamente autrizad) NO FIRMA alguna de las ACTAS de las SEDES del ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO, entnces serán enviadas pr CORREO CERTIFICADO (físic electrónic). Cn este enví el Rectr, Directr Delegad autrizad quedará ntificad de ls resultads que se diern durante las visitas de Auditria.

12 6. Operación en el ente territrial (actividades) En Secretaría de Educación En Establecimients Educativs En Sedes Educativas VISITAS EN LA ENTIDAD TERRITORIAL Visita 1: Presentación del prces auditr que se adelantará. Visita 2: Presentación y cncertación del crngrama de visitas. Visita 3: Verificación y captura de evidencias de la Planta Dcente. Visita 4: Scialización de ls resultads btenids en el prces auditr. MATRÍCULA CONTRATADA Verificación de infrmación de la cntratación del servici educativ, mediante cpia de la dcumentación de cada cntrat suscrit, cn cualquier fuente de financiación. VISITA DE APERTURA 1. Presentar el prces y cncertar ls aspects requerids en el desarrll de las visitas de auditría. 2. Presentar Ficha de análisis previ. 3. Dar a cncer el crngrama de visitas del establecimient educativ. 4. Desarrll de la encuesta de gestión dcumental. 5. Validación de ls dats básics de las sedes educativas (DUE). 6. Relación y asciación de dcentes y administrativs pr sede. AUDITORÍA DE MATRÍCULA Verificación presencial y de evidencias dcumentales de estudiante pr estudiante, y levantamient de dats. AUDITORIA DE PLANTA DOCENTE Verificación presencial y de evidencias dcumentales de dcentes, directivs, dcentes, administrativs, y levantamient de dats. REGISTROS BIOMÉTRICOS AUDITORIA DE PLANTA DOCENTE Verificación presencial y de evidencias dcumentales de dcentes, directivs, dcentes, administrativs, y levantamient de dats. REGISTROS BIOMÉTRICOS VISITA DE CIERRE DE AUDITORÍA El quint (5º) día hábil cntad a partir del día siguiente de la ntificación del enví del crre certificad; se realizará visita de cierre cn el fin, de r y subsanar ls hallazgs (n válids) relacinads en las actas de las sedes. INFORMACIÓN GEORREFERENCIADA DE LAS SEDES EDUCATIVAS Se gerreferenciaran las sedes educativas en cada una las visitas de auditría, registrand latitud, lngitud y altitud.

13 6. Operación en el ente territrial (actividades) Verificación de presencialidad Verificación de presencialidad Matrícula (Oficial y Cntratada) Verificación dcumental Captura de evidencia dcumental Planta de persnal (Dd+D+A) Bimetrización Verificación dcumental Scializar y subsanar Hallazgs Captura de evidencia dcumental Verificación dats en Establecimient Educativ DUE (GPS) Verificación dats en Sede Educativa Infrmación gerreferenciada

14 7. Alcance Ficha de análisis* # De Municipis a Auditar # de Establecmt Educativs Matrícula (incluye Matriculads, Númer de Sedes Ttal Sedes Retirads y Depurads) Ttal Matrícula URBANAS RURALES URBANA RURAL *Crte de matrícula: Agst 2015 Ir a ficha de análisis Observacines sbre infrmación MEN: Cincidencia de establecimients educativs Cincidencia de sedes educativas, urbanas y rurales Cincidencia en cantidades ttales de matrícula reprtada Cincidencia en cantidades ttales de dcente, directivs-dcentes y administrativs Dcumentar las diferencias (menr cantidad de sede) cn certificación del Secretari de educación cn detalle de sedes

15 8. Dats básics y cmprmiss Dats Auditría: Crdinadr: Snia López, Jenniffer Catherine Fuentes, Luis Priet Supervisr: Mónica Gasca, Cristian Muñz, Cesar Rdrig Trujill, Adriana Oliva Manrique, Daissy Ruiz Crre crprativ: Snia.lpez@cmcnsultres.cm.c catheryne.fuentes@cmcnsultres.cm.c luis.priet@cmcnsultres.cm.c Para ls crres-electrónics pr favr indicar que inicien el asunt cn el nmbre de la ETC y nmbre del Establecimient educativ. Dats Secretaría de educación (Tmar dats en el acta de apertura) Secretari de educación Nmbre, Númer celular, Crre electrónic Enlace del prces auditr Nmbre, Númer celular, Crre electrónic

16 8. Dats básics y cmprmiss Cncertación del crngrama de visitas a sedes educativas: Slicitud de infrmación Calendari académic, calendaris especiales (si aplica) Directri cn dats de rectres y directres de ls establecimients educativs (teléfns, celulares, crres electrónics), direccines de las sedes educativas Certificación de sedes educativas inactivas (si aplica) Infrmación adicinal que pueda afectar el prces auditr, particularidades de las znas a visitar cn relación a mvilidad, psibles riesgs pr events naturales u tras situacines REGISTRE LA INFORMACIÓN SOLICITADA EN EL ACTA DE LA VISITA DE APERTURA

17 Gracias pr su atención