Trabajo Práctico Final

Transcripción

1 Trabajo Práctico Final Organización de eventos 4 Cabrera, Rocio Bergamaschi, Jazmín Ham, Elisa Malamud, Micaela Muntaabski, German Vásques, Abigail Organización de eventos Organización de eventos Organización de eventos Organización de eventos Organización de eventos Página 1 de 39

2 Índice Idea de evento... 4 Detalle:... 4 Variedades de Café a presentar... 5 Objetivos del evento... 6 Objetivos secundarios... 6 Cronograma... 7 Resumen ejecutivo... 8 Locación Catering Café Agua: Masas finas: Sándwiches: Ambientación Vestimenta: Sonido e iluminación Saxofonista Gráfica Identidad del evento: Invitación: Flyaier: Libreta: Identificación: Número para sorteo: Fotógrafo Mobiliario Sorteo Ayudante Alquiler de vajilla Carpeta de presentación jurado Honorarios Página 2 de 39

3 Imprevistos Gacetilla de Prensa Imágenes: Página 3 de 39

4 Idea de evento En Coffee Room se realizará un seminario de café para 35 invitados, donde el aprendizaje y las degustaciones serán el fuerte del evento. Se comenzará con la acreditación, en la cual cada asistente se registrará y se podrá ubicar en un lugar para poder proseguir con el evento. Una vez que todos los invitados estén acomodados, el profesional de café se presentará y comenzará con la explicación del primer café, mientras se les servirá a los invitados el café del cual se está hablando junto con un acompañamiento y un vaso de agua. Al finalizar la primer variedad habrá un espacio de 5 minutos donde un saxofonista tocará dos canciones mientas se acomodan los elementos para la próxima especie de café. Esto se repetirá otras dos veces más variando el tipo de café. Al finalizar estas, se realizará un sorteo con diferentes premios. Una vez elegidos los ganadores el saxofonista tocará unos últimos 15 minutos y se le dará cierre al evento. Detalle: En la mesa de cada uno de los invitados se encontrará una libreta para que puedan anotar todo aquello que le resulte relevante. Asimismo, cada mesa tendrá un servilletero y azúcar para que los invitados se sirvan si gustan, mientras que las tazas de café, el vaso de agua o soda y el catering, serán previstos una vez iniciado el evento. Página 4 de 39

5 Variedades de Café a presentar Para la degustación del seminario se utilizarán cuatro variedades de café de la empresa Puerto Blest. Es un microtostadero de café, un laboratorio donde se desarrolla café de especialidad de los más reconocidos orígenes. Construyen perfiles de tueste que exaltan sabores y aromas para que los granos expresen sus atributos único s, sus notas diferenciales y se refleje en cada taza de café. En el Instituto Argentino de Coctelería, donde N. Ariel Pereyra, el barista dicta clases, cuenta hace ya varios años, con la ayuda de la empresa Segafredo Argentina y Café Puerto Blest, que los ayuda a impulsar en la profesión de Barista. Es por ello que escogimos esta empresa para realizar los cafes. Página 5 de 39

6 Objetivos del evento El objetivo principal del evento será realizar un seminario de café a cargo de un profesional en el tema, que podrá brindar la información necesaria para que cada participante se lleve nuevos conocimientos sobre alguno de las variedades de café que se explicarán. Objetivos secundarios Disfrutar de una tarde divertida junto a un seminarista especializado en café y un saxofonista que tocará a lo largo de la noche. Dar a conocer algunas de las variedades de café. Crear un espacio donde los participantes puedan sentirse cómodos y sociabilizar entre ellos. Página 6 de 39

7 Cronograma 19:00 hs. Acreditación 19:20 hs. Presentación profesional del café 19:25 hs. Primera charla 19:40 hs. Primera tanda de jazz 19:45 hs. Segunda charla 20:00 hs. Segunda tanda de jazz 20:05 hs. Tercera charla 20:20 hs. Tercera tanda de jazz 20:25 hs. Café trago 20:40 hs. Sorteo 20:45 hs. Última tanda de jazz 20:55 hs. Cierre Página 7 de 39

8 Resumen ejecutivo Nombre: Coffee Room Tipo de evento: Seminario de café Lugar: Lavalle 3683, Almagro Fecha: 17/11/15 Horario: 19 a 21 hs. Cantidad de participantes: 35 Organizadores: Elisa Ham, Jazmín Bergamaschi, Micaela Malamud, Germán Muntaabski, Abigail Vásquez Resumen ejecutivo Servicio o Proveedor Costo IVA Total Locación $3000 $0 $3000 Catering $2414 $0 $2414 Ambientación $0 $0 $0 Sonido e iluminación $0 $0 $0 Saxofonista $600 $0 $600 Grafica $179 $0 $179 Fotógrafo $0 $0 $0 Mobiliario $0 $0 $0 Sorteo $466 $0 $466 Ayudante $300 $0 $300 Barista $373 $0 $373 Alquiler vajilla $600 $0 $600 Página 8 de 39

9 Carpeta de presentación (Jurado) $80 $0 $80 Subtotal $8.012 $0 $8.012 Honorarios $0 $0 $0 Subtotal $8.012 $0 $8.012 Imprevistos $0 $0 $0 Total $8.012 $0 $8.012 Costo por persona $229 $0 $229 Los costos están expresados en pesos argentinos Página 9 de 39

10 Locación La locación donde se realizará Coffee Room será en Caelis, un bar ubicado en Lavalle 3683 entre Bulnes y Mario Bravo. Se llevará a cabo en la planta baja, contando con una capacidad para 40 personas. Tendrá 20 mesas cuadradas y 40 sillas, plasma, aire acondicionado, cocina integrada vajilla, cafeteras y heladera. El servicio de limpieza está incluido con el alquiler del bar. El día del evento se dejará un espacio frente a los participantes para que el Barista se pueda ubicar y explicar sobre el futuro seminario a realizar. Por otro lado el saxofonista se colocará en la esquina del lado izquierdo, en un pequeño escenario apartado que el bar tiene especialmente para bandas. Las mesas estarán situadas como un bar, esto facilitará la interacción entre las personas y con el seminarista. Página 10 de 39

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12 Costo total: $ Costo por persona: $ Página 12 de 39

13 Catering Se degustarán tres variedades de café y una cuarta opción combinada con una bebida alcohólica. Cada una de las opciones se ofrecerá acompañado de un vaso de agua y soda. Café: Cada variedad de café será proveniente de Ecuador, Brasil, Colombia y Perú, y se servirán en el momento en el que el Barista las esté explicando. Costo total: $1520 Costo por persona: $43,42 Agua: Para acompañar el café y poder neutralizar el paladar se servirá agua, será provista por los mismos empleados del bar. Costo total: $100 Costo por persona: $2.85 Masas finas: Al finalizar cada degustación de café se le servirá una masa fina con el objetivo de neutralizar el paladar de cada asistente. Estas serán de vainilla bañadas en chocolate y de limón. Costo total: $420 Costo por persona: $12 Página 13 de 39

14 Sándwiches: Para acompañar la última variedad de café se les servirá a los invitados 4 variedades de sándwich de copetín. Costo total: $374 Costo por persona: $10.68 Costo total de catering: $2414 Costo total por persona: $68.97 Página 14 de 39

15 Ambientación La ambientación consistirá en mantener el estilo que posee el bar, esto nos servirá para conservar la temática que deseamos captar. Los colores que predominan son el rojo, marrón y negro, que se utilizarán para ambientar el resto de los elementos. Las mesas carecerán de manteles por dos motivos, para cuidar la higiene, y por otro lado para mantener la temática del evento, con estilo informal. Costo total: $0 Costo por persona: $0 Vestimenta: La vestimenta que utilizarán los cinco integrantes del comité organizativo de Coffee Room será el siguiente: Los integrantes vestirán pantalón negro y remera blanca manga corta junto con zapatos o zapatillas acorde con el conjunto. En el caso de hacer frío los mismos podrán utilizar un saco acorde con lo anteriormente mencionado. Costo total: $0 Costo por persona: $0 Página 15 de 39

16 Costo total de la ambientación: $0 Costo total por persona: $0 Página 16 de 39

17 Sonido e iluminación Durante el evento se trasmitirán imágenes en una pantalla que posee el bar, mediante un Pen Drive. En cuanto al sonido, será en vivo, un saxofonista realizará melodías de jazz, en ningún momento se reproducirá música grabada. Costo total: $0 Costo por persona: $0 Costo total del sonido e iluminación: $0 Costo total por persona: $0 Página 17 de 39

18 Saxofonista Rodrigo Clavell CABA (Buenos Aires) Estudió Técnico Profesional en Saxofón (CSMMF) Tiene más de 2 años de experiencia impartiendo clases particulares. Músico cesionista, de eventos, profesor y alumno, abierto al intercambio. En el transcurso del evento el saxofonista hará 4 tandas. Las tres primeras durarán cinco minutos cada una, en las que se aprovechará para cambiarles las tazas de los asistentes, entre las tandas se hará una muestra de cada café. El cuarto bloque durará 10 minutos, y será el cierre del evento. Costo total: $600 Costo por persona: $18 Costo total del saxofonista: $600 Costo total por persona: $18 Página 18 de 39

19 Gráfica Identidad del evento: La gráfica que se utilizará como imagen del evento será el siguiente: Invitación: La invitación que se les entregará a los invitados será la siguiente: Se imprimirá en papel ilustración de 700gr. del tamaño A5, se otorgará a todos los futuros asistentes en un sobre que mantendrá, los tonos que se emplea en la invitación. Página 19 de 39

20 Flyaier: El mismo será dispuesto al ingreso del bar, y en la pantalla de tv led, al inicio del evento. Libreta: Cada invitado contará con una libreta para que pueda anotar, todo aquello que considere relevante del seminario dictado por el Barista. Página 20 de 39

21 Identificación: Cada organizador tendrá una identificación para poder ser reconocido. Número para sorteo: Cada participante tendrá un número, que al finalizar el evento se realizará el sorteo. Costo total de la gráfica: $179 Costo total por persona: $5,11 Página 21 de 39

22 Fotógrafo Previamente, durante y posteriormente al evento habrá una persona a cargo de la fotografía. especiales que trascurren a lo largo del evento Ésta se encargará de capturar los momentos Costo total: $0 Costo por persona: $0 Costo total del fotógrafo: $0 Costo total por persona: $0 Página 22 de 39

23 Mobiliario El mobiliario que se utilizará será el que posee el bar. En el horario del evento se tendrá total control sobre el mobiliario que se empleará. Para el armado se utilizarán 20 mesas cuadradas de madera laqueada y 40 sillas del mismo color y material. También recurriremos el televisor que el bar posee. La barra será desocupada para tener mayor comodidad a la hora del pasaje de elementos de un lado a otro Costo total: $0 Costo por persona: $0 Costo total del mobiliario: $0 Costo total por persona: $0 Página 23 de 39

24 Sorteo Al ingresar, a cada participante se le entregará un número para realizar un sorteo al finalizar el evento. Los premios que se otorgarán serán los siguientes: Primer premio: Se entregará una bandeja con: dos tazas y dos variedad del café que se explicó en el seminario. Segundo premio: Se le otorgará una taza con un café. Tercer premio: Una de las variedades del café Costo total del sorteo: $466 Costo total por persona: $13.31 Página 24 de 39

25 Ayudante El bar nos asignará un ayudante para poder preparar el café mientras el seminarista realiza la charla. A este se le abonará un monto aparte para que integre el evento. Costo total: $300 Costo por persona: $8.50 Costo total del ayudante: $300 Costo total por persona: $8.50 Página 25 de 39

26 Barista El Barista será el encargado de realizar el seminario del evento. N. Ariel Pereyra es el Barista elegido para realizar el seminario de café. Fue contactado por medio de una de las integrantes del grupo y se concertó una reunión en el Instituto. Se obtuvo una primera entrevista para mencionarle la idea del evento y sus objetivos y cronograma, asimismo Ariel nos orientó sobre el tema y propuso nuevos métodos para realizar el seminario. Se determinó como sería cada una de las charlas, iniciando brevemente sobre la historia del café, cuatro de las variedades, gustos y formas de hacer cada uno. Siendo Nestor Ariel Pereyra Analista de Sistemas, y trabajando en el Banco Central de la República Argentina, conocio el fascinante mundo de la coctelería, comenzando en el año 1999, como Bartender. La profesión lo llevó a radicarse en España donde fundó Radical Bartending School, la primera escuela de coctelería del archipiélago español. Allí también descubrio mundo del café cuando trabajó, por primera vez, en una Cafetería Italiana llamada El Pipero, en la Isla de Gran Canaria. En el año 2006 comenzó su carrera como Barista y se abocó en la elaboración y capacitación de esta exquisita bebida. Al regresar a Argentina, se dedicó a la enseñanza y se incorporo a la sociedad con su hermana, fundadora del Instituto Argentino de Coctelería, donde ejerse exclusivamente la enseñanza del café. Se ha capacitado extensamente en el ámbito del café, tanto en catas como en brewing. Se ha certificado para la Speciality Coffee Association of Europe (SCAE) el curso de Barista Skill Intermediate y cursado Barista Skill Professional. Página 26 de 39

27 Costo total: $373 Costo por persona: $10.65 Costo total del Barista: $600 Costo total por persona: $10.65 Página 27 de 39

28 Alquiler de vajilla Se alquilará en Casa Gallo la siguiente vajilla: 110 tazas con platos... $4 c/u...$ jarras de vidrio... $14.00 c/u $ Copa de degustación. $2,80 c/u $101 A este presupuesto se le adicionará $200.- en concepto de garantía, en caso de que vuelva en condiciones se devolverán. Página 28 de 39

29 Costo total: $600.- Costo por persona: $17.- Costo total de la vajilla: $600.- Costo total por persona: $17.- Página 29 de 39

30 Carpeta de presentación jurado Al jurado se le entregará una bolsa de arpillera con una taza blanca con el logo del evento, una de las variedades de café y el trabajo practico final. La bolsa tendrá en la parte de adelante escrito con aerosol el nombre del evento Costo total: $80 Costo total de la carpeta: $2.28 Página 30 de 39

31 Honorarios Las actividades realizadas por un organizador de eventos incluyen: Armado de la propuesta Coordinación y planificación general del evento Búsqueda de la locación para el evento Búsqueda del Barista Búsqueda del Saxofonista Contacto y contratación de los proveedores Comunicación y publicidad Armado del cronograma, Timing y MAM (minuto a minuto) Preproducción, producción y postproducción del evento Los honorarios de los organizadores se calculan un 10% del total del presupuesto del evento. En este caso los organizadores no cobrarán por el trabajo realizado. Costo total: $0.- Costo total por persona: $0.- Página 31 de 39

32 Imprevistos Los imprevistos en un evento, se estiman entre un cinco y un diez por ciento del subtotal del presupuesto del evento. En el caso del alquiler de la vajilla se dejará $400 en concepto de garantía, en caso de que algo se rompa. No se contará con un porcentaje de imprevistos, pero cada uno de los organizadores, tendrá en cuenta y poseerá dinero extra, en caso de necesitarla. Costo total de la vajilla: $0 Costo total por persona: $0 Página 32 de 39

33 Gacetilla de Prensa Buenos Aires, 16 de octubre del 2015 Coffee Room Seminario de café Alumnos de la Universidad de Palermo organizan un seminario de café, con el objetivo de distinguir sus diferentes variedades. Se realizará el 17 de noviembre a las 19 horas, en el Bar Caelis, ubicado en Lavalle 3638, Almagro, Ciudad Autónoma de Buenos Aires. De la mano de un Barista profesional, se realizará una degustación de cuatro variedades de café, acompañados de un saxofonista. Para finalizar y agradeciendo a todos su participación se llevará a cabo un sorteo. Coffee Room es organizado por cinco alumnos de la UP, quienes están próximos a recibirse de Organizadores de Eventos, y deben poner en práctica los conceptos aprendidos durante la cursada de la materia Organización de eventos IV. Bergamaschi Jazmín Jazminmb@hotmail.com.ar Página 33 de 39

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