Administración y Finanzas

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1 Administración y Finanzas

2 Índice Introducción Ingresos Costos Utilidad Bruta y Margen Bruto Gastos Fijos Cuentas por Cobrar Cuentas por Pagar / Conciliaciones Cuadre de Caja Flujo de Caja Gerencial Obligaciones Mensuales

3 Introducción Una vez conocido el proceso operativo de cada uno de los servicios que se prestan en un centro MBE es importante entender y analizar el impacto económico de estos Analizar los ingresos y costos de cada uno de los servicios y cuales son los gastos por los que tiene que incurrir para mantener su Centro MBE

4 Introducción Como franquiciado y/o gerente de su centro MBE, usted debe: Conocer en detalle todos los componentes financieros de los productos y servicios que ofrece en su centro. Recopilar e interpretar reportes financieros de cada uno de los servicios. Optimizar la gestión de su centro basada en los resultados obtenidos de los reportes financieros. Definir la estrategia a implementar como plan de acción para mejorar el desempeño de su centro. Incluso si su centro excede las expectativas financieras, usted siempre establecerá nuevas metas desafiantes para llevar a su centro a un nuevo nivel.

5 Introducción Conceptos Básicos Ingresos o Ventas Brutas: Total de Ventas de productos o servicios, al contado o a crédito, sin incluir i impuesto de valor agregado (IVA). Costos: Erogaciones directamente relacionado a la venta de un producto o servicio. Utilidad Bruta: Ingresos - Costos Margen Bruto: (Utilidad Bruta / Ingresos ) * 100 Representación porcentual de la utilidad bruta entre los ingresos.

6 Introducción Conceptos Básicos Gastos: Desembolsos inherentes al negocio. Fijos: Renta del local, Sueldos, Servicios básicos, Etc Variables: Comisiones, publicidad, honorarios, impuestos, Etc Utilidad Neta: Ingreso - Costos Gastos Utilidad Neta En MBE = (Ingresos Costos Gastos Regalías y Publicidad) Margen Neto: (Utilidad Neta /Ingresos) * 100 Representación porcentual de la utilidad neta entre los ingreso

7 Introducción Conceptos Básicos Estado de Ganancias y Perdidas (US$) Total Ingresos $78,000 Total Costos $37,000 Utilidad Bruta $41,000 Margen Bruto 53% (Ingresos Costos) (UB/Ingresos) * 100 Regalías y Publicidad $ 7,020 Total Gastos $16,380 Utilidad Neta $17,600 (Ingresos Costos Gastos Regalías y Publicidad) Margen Neto 23 % (UN/Ingresos) * 100

8 Índice Introducción Ingresos Costos Utilidad Bruta y Margen Bruto Gastos Fijos Cuentas por Cobrar Cuentas por Pagar / Conciliaciones Cuadre de Caja Flujo de Caja Gerencial Obligaciones Mensuales

9 Ingresos Antecedentes 1 Definición de Ingresos Aspectos operativos 2 Pasos Ingresos de por un Embalaje Principales Centros de Utilidad a Ingresos por Servicio de e-box b Ingresos por Servicio de Courier Internacional y Nacional c Ingresos por Servicio de Impresión y Fotocopiado d Ingresos por Servicio de Embalaje e Ingresos por Servicio de Artículos de Oficina 3 Mix de Ventas 4 Comparativo del Mix de Ventas

10 Ingresos 1 Definición Ingresos o Ventas Brutas: Es el Total de las Ventas de productos y/o servicios i realizados por el centro MBE durante un período de tiempo y puede ser a crédito o de contado sin incluir el impuesto al valor agregado (IVA). Ventas Netas: Es el total de las ventas menos descuentos y devoluciones.

11 2 a Ingresos por Centro de utilidad: MBEshopping Ingresos que generan utilidad Renta básica Excedente de peso Servicios Especiales EBL Ingresos sin utilidad, costos trasladados al cliente Cargos de importación ió Impuestos aduanales Prevalidación Seguro

12 2 b Ingresos por Centro de utilidad: MBEshipping Ingresos que generan utilidad Flete (tarifa determinada por el courier) Combustible: % del flete varia semanal/mensual (si aplica Seguro % del valor del envío asegurado (si aplica Servicios adicionales (si aplica Ingresos sin utilidad, costos trasladados al cliente Impuestos aduanales Combustible: % del flete varia semanal/mensual (si aplica Seguro % del valor del envío asegurado (si aplica Servicios adicionales (si aplica)

13 2 c Ingresos por Centro de utilidad: MBEprinting Venta por impresión a B/N Venta por impresión a Color Venta por copia a B/N Venta por copia a Color Venta por tipos de acabados (enmicado, engargolado, Etc)

14 2 d Ingresos por Centro de utilidad: MBEpacking Servicio de embalaje Material de embalaje Cajas de cartón o de madera o MDF Láminas de madera Anime Cinta adhesiva Etc

15 2 e Ingresos por Centro de utilidad: Artículos de Oficina Ventas de artículo de oficina como: Bolígrafos Carpetas Sobres Marcadores Etc Para determinar el precio de los artículos de oficina, la forma más sencilla es conociendo de antemano el costo por unidad de servicio o producto, establecer el margen bruto esperado y en base a esto, establecer la política de precio. Tener en cuenta el mercado.

16 Ingresos 3 Mix de ventas Representación porcentual de cada centro de utilidad entre los Ingresos Totales. Se dividen las ventas de cada uno de los centros de utilidad, entre las ventas totales. Valores referenciales Servicios Ingresos Fórmula Mix e-box US$ / % Mensajería Internacional US$ / % Mensajería Nacional US$ / % Documentos US$ / / % Artículos de Oficina US$ / % Otros US$ / % Ventas brutas ó Ingresos Totales US$

17 Ingresos 4 Comparativo del MIX de ventas VEaaa 8/14 MXbbb 8/14 COzzz 8/14 E-Box Courier Nacional Artículos Oficina Courier Internacional Documentos Otros Para cada centro MBE el Mix de ventas es diferente

18 Índice Introducción Ingresos Costos Utilidad Bruta y Margen Bruto Gastos Fijos Cuentas por Cobrar Cuentas por Pagar / Conciliaciones Cuadre de Caja Flujo de Caja Gerencial Obligaciones Mensuales

19 Costos Antecedentes 1 Definición de Costos Aspectos operativos 2 Pasos Principales de un Centros Embalaje de Utilidad a Costo de venta por Servicio de e-box b Costo de venta por Servicio de Courier Internacional y Nacional c Costo de venta Servicio de Impresión y Fotocopiado d Costo de venta Servicio de Embalaje e Costo de venta Servicio de Artículos de Oficina

20 Costos o costes 1 Definición Erogación económica que representa la fabricación de un producto o la prestación de un servicio i

21 2 a Costos por Centro de Utilidad: MBEshopping Costos que vienen clasificados por Documentos y Paquetes Por manejo o procesamiento Por flete aéreo Por flete nacional Costos trasladados al cliente Cargos de importación ió Impuestos aduanales Prevalidación Seguro

22 2 b Costos por Centro de Utilidad: MBEshipping Costos vienen determinados por: % de descuento por tipo de servicio de cada Courier Metas de ventas establecidas por cada Courier Combustible % descuento Seguro % descuento Servicios adicionales % descuento Nota: Los porcentajes de descuento dependen de los proveedores.

23 2 c Costos por Centro de Utilidad: MBEprinting Los costos dependen si los equipos son arrendados o propios. En el caso de México la mayoría de los centros MBE tienen un contrato de arrendamiento con Atención Corporativa de México S.A. de C.V. con las siguientes características: BN ir 3030/45 Renta básica mensual y costo adicional por click al superar un número determinado de impresiones Color ir C-3220 Renta básica mensual y costo adicional por click al superar un número determinado de impresiones. Nota: el contrato de arrendamiento no incluye papel.

24 2 d Costos por Centro de Utilidad: MBEpacking Material de embalaje Cajas de cartón o de madera o MDF Láminas de madera Anime Cinta adhesiva Etc

25 2 e Costos por Centro de Utilidad: Artículo de Oficina Costo por unidad del artículo Bolígrafos Carpetas Sobres Marcadores Etc

26 Índice Introducción Ingresos Costos Utilidad Bruta y Margen Bruto Gastos Fijos Cuentas por Cobrar Cuentas por Pagar / Conciliaciones Cuadre de Caja Flujo de Caja Gerencial Obligaciones Mensuales

27 Utilidad bruta y margen bruto Antecedentes 1 Definiciones Aspectos operativos Pasos de un Embalaje 2 Cálculo de la utilidad bruta 3 Cálculo por Centros de Utilidad

28 Utilidad bruta y margen bruto 1 Definiciones Utilidad Bruta: Es el resultado de restarle a los ingresos netos los costos. Utilidad Bruta = Ingresos Costos de Ventas Margen Bruto: Es la representación porcentual de la utilidad bruta entre los ingresos. (Utilidad Bruta / Ingresos) * 100

29 Utilidad bruta y margen bruto 2 Cálculo de la utilidad bruta Servicios Ingresos Costos e-box US$ US$ Mensajería Internacional US$ US$ Mensajería Nacional US$ US$ Documentos US$ US$ Artículos de Oficina US$ US$ Otros US$ US$ Totales US$ US$ Utilidad Bruta del Centro MBE = Margen Bruto del Centro MBE / = 53% Valores referenciales

30 Utilidad Bruta y Margen Bruto 3 Cálculo de la utilidad bruta por Centros de Utilidad Los márgenes brutos varían de un Centro de Utilidad a otro. Conocer los márgenes brutos por Centro de Utilidad es muy similar al cálculo anterior. Valores referenciales Servicios Ingresos Costos Utilidad Bruta Margen Bruto e-box US$ US$ US$ % Mensajería Internacional US$ US$ US$ % Mensajería Nacional US$ US$ US$ % Documentos US$ US$ US$ % Artículos de Oficina US$ US$ US$ % Otros US$ US$ US$ % Totales US$ US$ US$ %

31 Índice Introducción Ingresos Costos Utilidad Bruta y Margen Bruto Gastos Fijos Cuentas por Cobrar Cuentas por Pagar / Conciliaciones Cuadre de Caja Flujo de Caja Gerencial Obligaciones Mensuales

32 Gastos Fijos Nómina Sueldos Comisiones Dotación (Uniformes, Alimentación, Traslados, Etc.) Renta de Oficina i o Local Teléfonos Energía Eléctrica ca Mantenimiento y Reparación Depreciación de Equipos Gastos Financieros (Comisiones) Honorarios Contables y legales Seguros (Empresarial) Otros

33 Índice Introducción Ingresos Costos Utilidad Bruta y Margen Bruto Gastos Fijos Cuentas por Cobrar Cuentas por Pagar / Conciliaciones Cuadre de Caja Flujo de Caja Gerencial Obligaciones Mensuales

34 Cuentas por cobrar Proceso de cobranza: conjunto de actividades que deben realizarse en un centro MBE para mantener el porcentaje de cobranza sobre el límite establecido para cubrir los desembolsos mensuales. Control de vencimiento de Tarjetas de Crédito (TC): Contactar a los clientes con TC vencidas. Realizar el proceso automatizado de cargo de TC Gestión de cobranza con clientes físicos y morales e incluir en la planificación de cobranza del día siguiente. Control estricto de los saldos, medición de los plazos, revisión diaria / semanal. Aplicar medidas de presión para clientes morosos: Suspensión del servicio y cargo de intereses de mora.

35 Índice Introducción Ingresos Costos Utilidad Bruta y Margen Bruto Gastos Fijos Cuentas por Cobrar Cuentas por Pagar / Conciliaciones Cuadre de Caja Flujo de Caja Gerencial Obligaciones Mensuales

36 Cuentas por Pagar / Conciliaciones Proveedores de servicios y materiales: Acuerdos económicos Condiciones de Pago según periodicidad del proveedor Tiempo de respuesta Persona contacto / Ejecutivo Control de recepción de facturas Conciliaciones de facturas por proveedor

37 Cuentas por Pagar / Conciliaciones En los casos que aplique descargar la factura electrónica de los Courier. Conciliaciones y depuración de factura de Courier. Conciliación de factura de impresión digital vs reporte de contadores de las maquinas del mismo período y facturación de copias del mismo período. Conciliar la(s) factura(s) del e-box. Aclaración de diferencias en conciliaciones y en los casos que aplique solicitud de notas de crédito.

38 Índice Introducción Ingresos Costos Utilidad Bruta y Margen Bruto Gastos Fijos Cuentas por Cobrar Cuentas por Pagar / Conciliaciones Cuadre de Caja Flujo de Caja Gerencial Obligaciones Mensuales

39 Cuadre de caja Cuadre de caja día anterior: actividades que deben realizarse diariamente en su centro MBE al finalizar el horario de atención al cliente. Conocer y controlar: El cuadre de flujo de efectivo diario en cuanto a: Cuadre de billetes y monedas. Endoso de Cheques. Identificar transferencia y constatar en banco. Generación de archivo de domiciliación Tarjetas de Crédito y Débitos. Ordenes de Trabajo.

40 Cuadre de caja Conocer y controlar: (cont ) El cuadre de las transacciones procesadas durante el día en el sistema Drone. Ventas de contado. Pagos / Cobranzas. Depósitos / Abonos. Ventas a Crédito. Ordenes de Trabajo. Notas de crédito y/o débito. Conciliación del reporte del sistema de courier vs el reporte del Drone vs ordenes de servicio del cliente vs Guías courier. Conciliación de reporte de ventas en cuanto a contadores de fotocopiado, artículos de oficina, kilos movilizados en el e-box, Etc.

41 Índice Introducción Ingresos Costos Utilidad Bruta y Margen Bruto Gastos Fijos Cuentas por Cobrar Cuentas por Pagar / Conciliaciones Cuadre de Caja Flujo de Caja Gerencial Obligaciones Mensuales

42 Flujo de caja Gerencial Son las entradas y salidas de efectivo en un período determinado. Constituye un indicador importante de la liquides de la empresa. Actividad semanal en la cual el franquiciatario tiene que identificar: Disponibilidad bancaria US$ Cuentas por pagar US$ Sobregiro de la semana $ (2,000) Cuentas por cobrar $ Mi disponibilidad actual cubre mis obligaciones a corto plazo?, en caso negativo se debe tomar acciones correctivas en las cuentas por cobrar para mejorar la entrada de dinero. Ejemplo: Mejorar al menos en un 20% el porcentaje de cobranza.

43 Índice Introducción Ingresos Costos Utilidad Bruta y Margen Bruto Gastos Fijos Cuentas por Cobrar Cuentas por Pagar / Conciliaciones Cuadre de Caja Flujo de Caja Gerencial Obligaciones Mensuales

44 Obligaciones mensuales Impuesto al valor agregado (IVA): Declaración y Pago antes de la fecha límite. Pago de Impuesto sobre la renta, impuestos municipales, federales. Etc. Declaración y Pago antes de la fecha límite. Impuestos de nómina. Pago del regalías y publicidad.

45 Obligaciones mensuales Royalty Report: Es el Reporte que consolida el total de los ingresos por cada servicio generados por el centro y cuales de estas ventas están sujetas al pago de regalías.