Procedimiento de Contratación de Servicios

Transcripción

1 H. Ayuntamiento de Metepec Procedimiento de Contratación de Servicios Código del Procedimiento Fecha: 02 de Mayo del 2016 Elaboró Zohar Guido Maya Ramírez Jefe del Revisó Nubia Areli Estrada Nava Jefa del Departamento de Atención a Usuarios Autorizo Arturo González Mercado Director de Comercialización

2 1. OBJETIVO. Estandarizar y documentar las actividades que se realizan por los participantes en el procedimiento de contratación de servicios de instalación de tomas de agua y conexión de drenaje, para mejorar la comunicación, simplificación, automatización, cumplimiento de metas y calidad del servicio. 2. ALCANCE. Este procedimiento aplica a las áreas involucradas del Organismo Público Descentralizado para la Prestación de los Servicios de Agua Potable, Alcantarillado y Saneamiento de Metepec (OPDAPAS METEPEC: Área de Atención al Público Unidad Jurídica Almacén Contraloría Área de Rezago Unidad de Sistemas Usuarios 3.- REFERENCIAS Procedimiento de Contratación de Servicios Manual de Calidad MDC-DGR-SOI-001 Norma ISO 9000:2005 NMX-CC-9000-IMNC-2005 Norma ISO 9001:2008 NMX-CC-9001-IMNC-2008 Código Financiero Del Estado De México Y Municipios Ley del Agua del Estado De México Ley de Ingresos de los Municipios del Estado de México Reglamento de la ley del Agua del Estado de México y Municipios; Bando Municipal de Metepec, Estado de México ; Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México; Reglamento Interior del OPDAPAS METEPEC; Código de Procedimientos Administrativos del Estado de México Página 2 de 7

3 4.- TERMINOLOGÍA Procedimiento de Contratación de Servicios Verificación técnica.- Documento en el cual se registran los datos de la inspección física de carácter técnico para la instalación de los servicios que el usuario requiere. Verificación administrativa.- Documento en el cual se registran los datos físicos de ubicación inmueble, anexándole fotos como soporte documental para el expediente del usuario. del Formato de liquidación.- Documento en el se reflejan los importes a pagar por parte del usuario por la prestación de los servicios. Contrato de prestación de servicios.- Documento de carácter jurídico en donde se especifican derechos y obligaciones tanto del usuario al organismo, como del organismo hacia al usuario. Ticket.- Forma valorada que se expide al usuario al momento de que realice un pago, por lo regular en esta se reflejan los cargos o abonos que el usuario tiene que liquidar por la prestación de los servicios y cuenta con una vigencia durante el mes que se haya expedido. Certificación de no adeudo.- Documento que se expide al usuario una vez que se ha verificado que no existe ningún adeudo en el sistema de cobro hasta el momento de la solicitud de la misma, reflejando el nombre del usuarios, domicilio, contrato y último bimestre pagado. Recibo oficial de pago.- Documento fiscal que se expide al usuario en el momento en que este realiza un pago en las cajas recaudadoras del organismo, reflejando el nombre del usuario, domicilio, número de cuenta, periodo de pago y el importe del pago. Convenio de pago en parcialidades.- Documento de carácter jurídico, por medio del cual el usuario se compromete a regularizar su crédito fiscal vencido en pagos diferidos mensualmente, a efecto de evitar la restricción de los servicios. Reporte de servicios.- Documento por medio del cual se registran los trabajos realizados de la instalación de los servicios en el inmueble del usuario, especificando los materiales utilizados, el domicilio del usuario, croquis de ubicación y recaba la firma de conformidad del usuario por la instalación de dichos servicios. Documentos requeridos para la contratación de los servicios.- Relación de documentos que el usuario deberá de entregar y en todo caso acreditar ante el organismo, para el trámite de instalación de servicios. Personal de ventanilla.- Servidor público que se encuentra de tras de ventanilla, que se encarga de la orientación e información general al usuario. Jefe de brigada.- responsable especializado de coordinar a la brigada, para la conexión de toma y descarga. Página 3 de 7

4 5.- RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Es responsabilidad del, solicitar la documentación, integrar un expediente, así como darle seguimiento al procedimiento de Contratación de Servicios, realizar la conexión del servicio de agua potable y de drenaje. Es responsabilidad del Área de Rezago, la elaboración y seguimiento del convenio de pago en parcialidades. Es responsabilidad del Área de Ingresos, el cobro y la emisión de la recibo de pago correspondiente. 6.- DESARROLLO Actividades Descripción Responsable 1. El Usuario solicita 1.1 El Usuario se presenta al Organismo para solicitar la Usuario información de los información sobre los requisitos necesarios para ser servicios usuario de los servicios del OPDAPAS. 1.2 Se entrega al usuario la lista de documentos necesarios (formato FOR-APA-APU-010) 2. El Usuario ingresa su documentación 2.1 el usuario ingresa su documentación 2.2 se valida la documentación 2.3 si no procede se regresan los documentos al usuario hasta reunir los correspondientes; si es procedente se reciben documentos y se integra expediente (formato FOR-APA-APU-010, FOR-APA- APU-018) 2.4 se entrega al usuario el comprobante de ingreso de documentos (formato FOR-APA-APU-013) 3. Solicita Verificaciones 3.1 Solicita realizar verificaciones 3.2 Verificación Administrativa (formato FOR-APA-APU- 002) 3.3 Verificación Técnica (formato FOR-APA-APU-001)En caso de tener dudas sobre las líneas de agua y drenaje se consulta al Área de Agua Potable y Área de Alcantarillado) tiempo de realización de verificaciones 5 días 4. Recibe resultados de verificaciones 4.1 Resolución favorable 4.2 Resolución condicionada Se informa al usuario que deberá hacer una ampliación de red 4.3 Resolución no favorable Se informa al usuario el rechazo de su solicitud 5. Elabora Liquidación 5.1. Elabora liquidación (Formato FOR-APA-APU-003) 5.2.Solicita al usuario que tipo de pago realizará (contado ó convenio en parcialidades) 6. Pago de Contado 6.1 Se da de alta en el sistema Página 4 de 7

5 6.2 Se le requiere al usuario evaluar la prestación del servicio que presta el área (FOR-APA-APU-009) 6.3 Elabora el Contrato de Prestación de Servicios (Formato FOR-APA-APU-004) 6.4 Emite TICKET de pago 7. Pago en parcialidades 7.1 Se da de alta en el sistema 7.2 Elabora Contrato de Prestación de Servicios (Formato FOR-APA-APU-004) 7.3 Elabora convenio de pago en parcialidades (formato convenio de pago en parcialidades FOR-APA-ARE-009y se proporciona copia al usuario 7.4 Elabora TICKET de anticipo 7.5 Recibe TICKET y contrato de Prestación de Servicios 7.6 Envía TICKET a Ingresos para realizar pago 7.7 Regresa con el personal de ventanilla y deja copia de recibo de pago. 8. Verifica Información en el Sistema de cobro 9. Se verifica en el Sistema el registro de nuevo Usuario 10. Se programa la Instalación de Servicios 11. Solicitud de Materiales para Instalación 12. Instalación de Servicios de Agua Potable y Recolección de Aguas Residuales 8.1 Recibe TICKET de pago 8.2 Verifica datos en el sistema 8.3 Conviene con el Usuario su forma de pago en efectivo o cheque. 9.1 Se integra al padrón de usuarios 9.2 Verifica el registro en el sistema de cobro 10.1 De acuerdo a las órdenes de trabajo de instalación de agua o drenaje, generadas por el personal de ventanilla y horarios de las brigadas correspondientes, se programa la ruta de instalaciones según fueron recibidas Solicita Materiales 11.2 Elabora nota de salida (formato de nota de salida FOR-APA-ARM-001) Recibe nota de salida y recaba firmas de Jefe de Departamento, y de quien recibe Firma de autorización presupuestal Entrega al almacén Nota de salida con firmas Recaba firma de jefe de administración Entrega material Recibe Material y firma de conformidad Firma de entregado nota de salida Ubican el lugar de trabajo Realizan Instalación Elabora reporte de servicios Firma de conformidad de trabajos el reporte de instalación (formato de reporte de servicios FOR-APA- Usuario Usuario usuario Ingresos Ingresos Ingresos Área de Padrón de Usuarios. Supervisión de conexiones Responsable de Brigada Almacenista. Responsable de Brigada y Jefe de departamento. Responsable de presupuestación. Responsable de Brigada. Almacenista y jefe de administración. Almacenista Responsable de Brigada Almacenista Brigada Brigada Responsable de brigada Usuario Página 5 de 7

6 13. Registro de Padrón de Usuarios Procedimiento de Contratación de Servicios AAS-001) Elabora reporte concentrado de instalaciones realizado durante el día y lo envía al jefe de depto Recibe reporte de Instalación de servicios 13.2 Archiva Información documental Respalda la información en el sistema de cobro Supervisor de conexiones Área de Padrón de Usuarios. Área de Padrón de Usuarios. En caso de existir, queja, felicitación o sugerencia favor de acogerse al Procedimiento 19G de Felicitaciones, sugerencias y/o quejas, formato FOR-APA-CIO-001. Contraloría Interna 7. ANEXOS FOR-APA-APU-001 VERIFICACIÓN FOR-APA-APU-003 LIQUIDACIÓN FOR-APA-APU-004 CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS FOR-APA-APU-009 EVALUACIÓN DEL PROCESO FOR-APA-APU-010 FORMATO ÚNICO DE SERVICIOS Y ACTUALIZACIONES FOR-APA-APU-013 COMPROBANTE DE INGRESO DE DOCUMENTOS FOR-APA-APU-014 REGISTRO DE ALTAS FOR-APA-APU-016 RELACIÓN DE ALTAS PARA EL ARCHIVO FOR-APA-APU-017 RELACIÓN PARA ARCHIVO DE MODIFICACIONES AL PADRÓN FOR-APA-APU-018 REGISTRO DE INGRESOS FOR-APA-APU-019 REPORTE DE SERVICIOS DE BRIGADA INS-APA-APU-002 INSTRUCTIVO DE REHABILTACION DE DESCARGAS RESIDUAL INS-APA-APU-001 INSTRUCTIVO DE CONEXIÓN DE TOMAS DE AGUA POTABLE 8.- DISTRIBUCIÓN Este proceso está disponible en la página web y en el Intranet del organismo ( ). 9.- HISTORIAL DE CAMBIOS NIV. DE FECHA REV de abril de 2010 Emisión del documento. DESCRIPCIÓN de junio de 2011 Cambio de imagen institucional de septiembre de 2011 Cambio de Razón Social del Organismo. Página 6 de 7

7 03 11 de febrero de 2013 Cambio de imagen institucional de marzo de 2014 Cambio de imagen institucional, fecha y versión de Octubre de 2015 Cambio en el desarrollo de actividades, alcance, referencias y, terminología de Enero de 2016 Cambio de Imagen Institucional de Mayo de 2016 Cambio del titular de la Dirección de Comercialización. FIN DEL DOCUMENTO. Página 7 de 7