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Inés Torregrosa Carmona
hace 5 años
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1 Ministerio de Agricultura y Ganadería Servicio Fitosanitario del Estado Unidad de Planificación, Gestión de la calidad y Control interno Código: Versión: Guía Metodología para la construcción, medición y Elaboró: Marianela Umanzor Vargas Encargada Área de Planificación 3/0/204 Revisó: Pablo Andrey Marenco Gesto de calidad 9/2/204 Aprobó: Adrián Gómez Díaz Jefe Unidad PCCI 9/2/204 Página de 5. PROPÓSITO El Servicio Fitosanitario del Estado impulsa una gestión moderna de excelencia, con una serie de acciones orientadas a fortalecer el proceso de Planificación a nivel institucional con instrumentos eficaces que permitan generar información sobre el desempeño orientada a la obtención de los objetivos estratégicos. Es así, como desarrollar indicadores institucionales tanto de gestión como de resultados, es una tarea que parte de la Plan Estratégico y contar con un instrumento para su medición es fundamental. La metodología utilizada es a través de la elaboración de fichas metodológicas que presentan de forma física la descripción de un indicador y sus variables, pero particularmente la intención es ser transparentes y documentar el proceso de generación de la información. Estas fichas procuran ser una guía para que los funcionarios responsables del procesamiento y construcción de indicadores, sistematicen el proceso o a su vez se apoyen en estos documentos y faciliten el seguimiento a los procesos de planificación institucional. 2. ALCANCE Lo deben de elaborar todas las instancias técnicas y administrativas del SFE, así como todas las comisiones oficialmente establecidas en los periodos que están establecidos. 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS Cuadro. Documentos Relacionados. PCCI-PL-G-02 Código Nombre del Documento Guía Metodológica para la elaboración y modificación del Plan Anual Operativo

2 Página 2 de 5 4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 4.. Nombre del Indicador Debe de ser un nombre único por el que sea reconocido, se debe de procurar que su redacción sea clara, sencilla y defina exactamente lo que muestra el indicador. Se debe de evitar el uso de verbos, tendencias o valores 4.2. Descripción del Indicador Descripción clara y detallada de lo que es el indicador Variables que conforman el Indicador Breve definición de las variables asociadas al cálculo del indicador ejemplo: registros, estadísticas sobre determinado tema Clasificación Tipo de indicador utilizado, el SFE utiliza cuatro tipos de indicadores de gestión: eficacia (grado de cumplimiento de las metas planteadas), eficiencia (cumplimiento de metas considerando el uso el costo de las mismas), economía (mide la capacidad para administrar, generar o movilizar adecuadamente los recursos y calidad (logro de las metas considerando la satisfacción del usuario). Además de los indicadores de gestión se elaboran los de resultados que son indicadores de mediano y largo plazo y en los que pueden participar no solo el SFE sino información de otras instituciones Unidad de medida: Unidad que usa el indicador como medida estándar (porcentaje, número, tasa) Fórmula de cálculo Descripción algebraica utilizada para el cálculo del indicador o variable.

3 Página 3 de Tipos de fuente de datos Se anota de donde se obtiene la información para calcular el indicador. Estudios o instrumentos estadísticos que dieron origen de los datos (censos, encuestas, registros administrativos, investigaciones). Las fuentes de datos deben estar asociadas a las unidades responsables Cobertura Geográfica Es el área geográfica cubierta por el indicador, ejemplo: nacional, regional Periodicidad Intervalos de tiempo en el que se calcula el indicador en el sistema: anual, semestral, trimestral, bimensual, mensual Año base Se refiere al dato que se tomará como inicio para establecer los valores futuros a alcanzar por el indicador. Es el año a partir del cual se proyectan los datos sobre el indicador 4.. Formas de difusión Medios utilizados para dar a conocer el indicador ejemplo: pág web, boletines, informes Relación con instrumentos de Planificación ( PAO-POI-Plan sectorial- PND) Se anota cual es el objetivo estratégico o prioridad institucional o nacional con el Plan anual operativo (PAO), Plan Operativo institucional (POI) Plan sectorial o Plan Nacional de Desarrollo (PND), a los cuales responde el indicador Comentarios Se anotan observaciones relevantes para el entendimiento del indicador Contacto Se anota las personas que generan la información sobre el indicador

4 Página 4 de Supuesto Se anota los factores o condiciones que se deberían dar para el cumplimiento del indicador, se escribe en forma positiva Responsable del indicador Indica quien es el que debe de dar cuentas sobre este indicador, por lo general se anota al jefe de unidad, ó responsable de área Fecha de elaboración de la ficha metodológica Se anota mes y año en que se elabora por primera vez la ficha metodológica Fecha de la última actualización de la ficha Se anota mes y año en el que se actualiza la ficha por última ocasión Validación de indicadores Una vez que se elaboren los indicadores es importante responder a las siguientes interrogantes para validar los indicadores formulados: Se relaciona el indicador con el objetivo al cual está vinculado? Se relaciona el indicador con el producto que se espera obtener? Se relaciona el indicador con la misión del SFE? Es importante el indicador para la institución? Es posible recopilar datos confiables y precisos para este indicador? El resultado de este indicador podría estar condicionado solo por factores internos? Está la información de este indicador disponible y accesible a los interesados? (interesados internos y externos, el público en general, etc) Es importante el indicador para el usuario? Muestra o expresa el indicador de forma clara el resultado para poder ser analizado por los interesados externos a la institución?

5 Página 5 de 5 5. PUNTOS DE CONTROL Cuadro 2. Puntos de Control. Punto del Procedimiento Acción o Mecanismo de Control 4.2 Revisión anual, cada vez que se formula el Plan anual operativo. 6. CONTROL DE REGISTROS Cuadro 3. Control de Registros. Código del Registro Nombre del Registro Cargo Responsable de NA PCCI-PF-G-03 Encargada del área de unidad de PCCI. 7. CONTROL DE CAMBIOS Medio (Físico/Digital) digital Lugar y método de Computadora de la encargada del área de carpeta de subcarpeta de PAO s subcarpeta de Indicadores. Permanente hasta nuevas modificaciones Tiempo Disposición Final Para evidenciar el control de cambios de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad del SFE, el Gestor de la Calidad mantiene en su custodia el archivo en pdf de la versión anterior con los cambios incluidos en la nueva versión, y los registros que se constituyen a partir del formulario PCCI-GC-PO-0_F-0 Formulario de aprobación y control de cambios. Las revisiones periódicas no necesariamente implican un cambio de versión si el documento no es modificado. El historial de revisiones se presenta en el cuadro siguiente: Cuadro 2. Historial de Revisiones. Fecha de revisión Versión Responsable 9/2/204 Marianela Umanzor Vargas NA --- Última Línea ---

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Fichas Metodológicas Página1 1. Introducción La ficha metodológica es un instrumento pedagógico que permita recopilar información específica de una temática a investigar. Su principal característica es proporcionar información