HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO. No utilizan el Sistema de Guatecompras (Hallazgo de Control Interno No.1)

Transcripción

1 1 HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO No utilizan el Sistema de Guatecompras (Hallazgo de Control Interno No.1) Se estableció que la Municipalidad de Masagua, no útiliza el Sistema de Guate compras, para realizar la contratación de empresas constructoras para la realización de obras de infraestructura, mediante la suscripción de contratos. De conformidad con el Acuerdo Interno No.09-03, emitido por la Contraloría General de Cuentas, contiene las Normas Generales de Control Interno, numeral 2.6 documentos de respaldo, segundo párrafo, establece la documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos de registro y control de la entidad: Por lo tanto contendrá la información adecuada por cualquier medio que se produzca para identificar la naturaleza y finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis. Negligencia,por parte de los funcionarios que la administran, al lno obervar las Normas Legales aplicables. No hay control de las compras y adquisiciones que se realizan, en virtud que no utilizan el Sistema de Guatecompras. Que el Concejo Municipal, ordene que se utilice el Sistema de GUATECOMPRAS, para toda adquisición de bienes y servicos. Si se está utilizando el sistema a partir de los expedientes del año 2005,solo en proyectos ejecutados Concejos de Desarrollo por tener la limitante de no contar con el servicio de internet en el Municipio. Se confirma el hallazgo Sanción económica de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 5, para el Alcalde Municipal y al Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación, por la cantidad de Q5, para cada uno.

2 2 HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO Pagos que no proceden (Hallazgo de Cumplimiento No.1) Como resultado de la revisión practicada, se estableció que el Concejo Municipal ordeno mediante acta No , del 18 de noviembre de 2005, el pago de Trescientos mil quetzales Q300,000.00, a la empresa ASEF, emitiendo la factura No de fecha 12 de diciembre de 2005, para documentar el pago, por servicio de asesoría y gestión de un préstamo de Diez Millones de Quetzales Q10,000,000.00, financiado por el Banco Inmobiliario,S.A. El Decreto , Código Municipal, artículo 113 Otros requisitos y condiciones de los préstamos internos y externos, estipula la literal a) El producto que se destine exclusivamente a financiar la planificación, programación y ejecución de obras o servicios públicos municipales, o a la ampliación, mejoramiento y mantenimiento de los existentes. La falta de cumplimiento a las normativas legales que regulan la Administración Municipal, por parte de los funcionarios que la administran. Disminución de los recursos financieros en la arcas municipales para poder cumplir con las necesidades de la población más necesitada. Que el Concejo Municipal, como organo superior de la Municipalidad, no autorice gastos inecesarios. La administración considera que el Concejo Municipal aprobó mediante acta No , el pago de Q.300, a la empresa ASEF ya que con base al artículo 253 de la Constitución Política de la República de Guatemala, las Municipalidades gozan de Autonomía y entre sus funciones está la de obtener y disponer de sus recursos, según el incisos b); además el artículo 3 del Código Muncipal menciona en el primer parráfo que el Municipio obtiene y dispone de sus recursos patrimoniales sin que ninguna ley o disposición legal contraria disminuya o tergiverse la autonomía municipal establecida en la Constitución Política de la República; es por esto que tomando en cuenta lo anterior y en el ejercicio de sus funciones el Concejo Muncipal consideró que para obtener dicho préstamo era necesario contratar los servicios de la empresa ASEF para que dicha empresa realizara las gestiones respectivas para que toda documentación y demás trámites de dicho préstamo estuviese completo y fuera otorgado en el menor tiempo posible. Los comentarios vertidos por la administración no desvirtúan el cargo formulado. Pliego de cargos, de conformidad con el Decreto , del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 4, inciso f y Acuerdo Gubernativo , Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, por el monto de Q300,000.00, para el Concejo Municipal.

3 3 Préstamos utilizados para gastos de funcionamiento (Hallazgo de Cumplimiento No.2) Se estableció que el Concejo Municipal de Masagua, mediante acta No , de fecha 18 de noviembre de 2005, autorizó solicitar un préstamo por Q10.000,000.00, para pagarlos en un plazo de 10 años, hasta el año 2,012, al Banco Inmobiliario, para la Construcción de un Mercado, Introducción de agua potable aldea las Guacas y introducción de agua potable aldea el Obero, los proyectos no se realizaron y los mismos no cuentan con estudios técnicos de factibilidad, el Concejo mediante actas posteriores cambiaron el destino de las obras, parte de dichos fondos se utilizaron para gastos de funcionamiento por la cantidad de Q1,504,288.50, la deuda está siendo pagada con aportes estatales. De conformidad con el Decreto No Código Municipal, el artículo 110 estipula Objeto. Las municipalidades, para el logro de sus fines, podrán contratar préstamos cumpliendo con los requisitos legales establecidos para el efecto. Deberan observar cuidadosamente el principio de capacidad de pago para no afectar las finanzas municipales y asegurar que el endeudamiento en que incurran no afecte ni comprometa las finanzas públicas nacionales. Y el artículo 113, de la citada ley establece, otros requisitos y condiciones de los préstamos internos y externos, literal a) El producto se destine exclusivamente a financiar la planificación programación, y ejecución de obras o servicios públicos municipales, o a la ampliación, mejoramiento y mantenimiento de los existentes. Las municipalidades podrán contraer obligaciones crediticias cuyo plazo de amortización exceda el período de gobierno del Concejo Municipal que las contrae, siempre que se apoye en las conclusiones y recomendaciones de los estuidos técnicos de factibilidad que para el efecto se elaboren. Y el artículo 113, Otros requisitos y condiciones de los préstamos internos y externos, literal a) establece que "El producto se destine exclusivamente a financiar la planificación, programación, y ejecución de obras o servicios públicos municipales, o a la ampliación, mejoramiento y mantenimiento de los existentes". La falta de cumplimiento a las normativas legales que regulan la Administración Municipal, por parte de los funcionarios que la administran, en virtud que que dichos recursos financieros fueron útilizados para pagar deudas y gastos de funcionamiento. Disminución de las finanzas municipales, debido a los inteses que se pagan por los préstamos adquiridos a largo plazo, en virtud que los proyectos objetos de la deuda no se ejecutaron. Que el Concejo Municipal, no comprometa los ingresos municipales, sin tener la certeza de la realización de los proyectos autofinanciables para recuperar la inversión. Según los expedientes que están en la Oficina Municipal de Planficación, si se tienen los estudios de factibilidad, lo que no se realizó fueron los proyectos, ya que según los acuerdos municipales, donde se autorizó por parte del Concejo Municipal los gastos ocasionados por la tormenta Stan durante la emergencia sucedida desde el mes de octubre de 2005 en adelante, estos pagos fueron autorizados mediante actas Nos , , , Se confirma el hallazgo

4 4 Denuncia ante el Juzgado de Paz correspondiente, de conformidad con el Decreto del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 30, para el Concejo Municipal.

5 5 Incumplimiento de Recepción y Liquidación de Obra (Hallazgo de Cumplimiento No.3) El contrato No del 12 de enero de 2005, por valor de Q887,626.00, celebrado entre la citada Municipalidad y la EMAC, ingenieria, equipo, maquinaria, construcción, para el proyecto de Construcción del Edificio Municipal fase III, no esta en el expediente las actas de recepción de las obras, asi como la liquidación final del contrato. De conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, artículo 55 ultimo parrafo, estipula El supervisor rendirá informe pormenorizado a la autoridad administrativa superior de la entidad correspondiente, la que dentro de los cinco (5) días siguiente nombrará la Comisión Recepatora y Liquidadora de obra, integrada por tres miembros, con la colaboración del supervisor o sus equivalente y el representante del contratista. Según la magnitud de la obra, la Comisión deberá elaborar el acta de recepción de la misma dentro de los treinta y cinco (35) días siguientes a la fecha de notificación de su nombramiento. Si la comisión comprueba que los trabajos están ejecutados satisfactoriamente suscribira el acta de recepción final de los mismos, y en caso contrario hará constar en acta. a) Las correcciones de trabajos extras que debe efectuar el contratista. b) El tiempo a emplearse. c) Si el tiempo para ejecutar los trabajos se incluye dentro del plazo contractual o si proçede conceder tiempo adicional para ejecutarlo. La falta de cumplimiento a las normativas legales que regulan la Administración Municipal, por parte de los funcionarios que la administran. Se realizan pagos sin tener la certeza del avance físico y de la calidad de la obra porque no hay acta de recepción y liquidación del contrato. Que el Concejo Municipal, odene al Coodinador de la Oficina Municipal de Planificación, el inmediato cumplimiento a los requisitos que para el efecto establece del Decreto Ley de Contrataciones del Estado. Se procedará a tener un mejor control en cuanto a que la oficina responsable de obras cumpla con todos los requisitos que exige la Ley de Contrataciones del Estado, pero en este caso es necesario aclarar que si existe acta de recepción respectiva, pero por un error involuntario no fue incluida en el expediente respectivo. Los comentarios vertidos por la administración no desvanecen el hallazgo. Multa, de conformidad con el Decreto del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 83 y Acuerdo Gubernativo Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 56,

6 6 para el Alcalde y Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación, por la cantidad de Q17,752.52, para cada uno.

7 7 Falta Pólizas de Fianzas (Hallazgo de Cumplimiento No.4) El contrato No del 12 de enero de 2005, por valor de Q. 887,626.00, celebrado entre la citada Municipalidad y la EMAC, ingenieria, equipo, maquinaria, construcción, para el proyecto de Construcción del Edificio Municipal fase III, no hay ninguna Póliza de fianza, sostenimiento de oferta, de anticipo,de cumplimiento, de conservación de obra, saldo de deudores. De conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, artículo 69 estipula Formalidades. Las fianzas a que se refiere este capítulo, deberán formalizarse mediante pólizas emitida por instituciones autorizadas para operar en Guatemala. Cuando la garantía consistiere en depósitos, deberá hacerse en quetzales o por medio de cheque certificado. Cuando sea hipoteca o prenda a través de Escrituta Pública, debidamente registrada. En todo caso quedará a criterio del Contratista la garantía a proporcionar. La falta de cumplimiento a las normativas legales que regulan la Administración Municipal, por parte de los funcionarios que la administran. Posible riesgo que la empresa Constructora no responda por algunas deficiencias en el proceso de Construcción de la obra en detrimento de los recursos financieros municipales. Que el Concejo Municipal, gire sus instrucciones al Coodinador de la Oficina Municipal de Planficiación, para que cumpla con los requisitos que para el efecto establece el Decreto 57-92, Ley de Contrataciones del Estado. Las fianzas son un requisito indispensable que exige la Ley de Contrataciones del Estado, pero cabe mencionar que en los expedientes si existen tres de las cinco fianzas obligatorias, de acá en adelante se verificará que previo a pagar obras se tengan las fianzas respectivas. Los comentarios vertidos por la administración no desvanecen el hallazgo. Multa, para el Alcalde y el Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación, por la suma de Diez y siete mil quinientos cincuenta y dos quetzales con cincuenta y dos centavos, Q17,752.52, para cada uno, de conformidad con el artículo 83 del Decreto 57-92, y el artículo 56 del Reglamento de la Ley de Contrataciónes del Estado.

8 8 Omisión de contrato escrito (Hallazgo de Cumplimiento No.5) Se estableció que se realizaron pagos por valor de Ciento ochenta y cinco mil trescientos noventa y nueve quetzales con cuarenta centavos Q185,399.40, a la Empresa EMAC, ingenieria S.A, para el proyecto de Construcción del Edificio Municipal fase IV, sin que existiera contrato el cual no esta en el expediente, no hay informe del Ingeniero Supervisor de la obra, formulando las estimaciones para el pago respectivo, no hay cotizaciones, fianzas, acta de recepción de la obra. De conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, artículo 50, estipula omisión de contrato escrito. Cuando se trate de mercancías, obras, bienes y servicios que sean adquiridos en el mercado local o entrega inmediata, podrá omitirse la celebración del contrato escrito, siempre que el monto de la negociación no exceda de cien mil quetzales Q100,000.00, debiéndose hacer constar en acta todos lo pormenores de la negociación, agregando las constancias del caso al expediente respectivo. Negligencia de parte de la la Administración Municipal, al no observar los requisitos legales aplicables. No hay certeza de la calidad y cantidad de trabajo realizado, en virtud que no esta plasmado en un contrato. Disminución de los recursos financieros en la arcas municipales para poder cumplir con las necesidades de la población más necesitada. Que el Concejo Municipal, ordene al Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación, el estricto cumplimiento a las funciones que le corresponden. Por un error involuntario no se emitió Contrato para la realización de los trabajos de la fase IV del Edificio Municipal, sin embargo se demandó judicialmente a la empresa EMAC, ingeniería, S.A, por incumplimiento de los trabajos acordados. La administración acepta que no se emitió contrato, por lo tanto el hallazago se confirma. Multa, de conformidad con el Decreto del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 83, y Acuerdo Gubernativo Reglamento de la Ley de Compras y Contrataciones, Artículo 56, para el Alcalde y el Coordinador, por un monto de Q1,853.99, para cada uno.

9 9 No hay informe del Ingeniero Supervisor de Obras (Hallazgo de Cumplimiento No.6) El contrato No del 7 de marzo de 2006, celebrado entre la Municipalidad de Masagua y la Empresa Constructora E Ingeniería Aplicada, S.A, para ejecutar el proyecto Banco Trifasico para Equipo de Bombero de Agua de Aldea San Juan Mixtán, por valor de Ciento treinta y ocho mil ochenta quetzales ( Q.138,080.00), en el expediente no hay informe del ingeniero supervisor de la obra. Y en otros expedientes de obras verificados, en la Oficina Municipal de Planificación, no hay informe del ingeniero supervisor de las obras municipales, que indiquen el avance físico de los trabajos realizados así como las estimaciones formuladas previo a los los pagos que realiza la Tesorería Municipal. De conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, artículo 55 ultimo parrafo, estipula que el supervisor rendirá informe pormenorizado a la autoridad administrativa superior de la entidad correspondiente, la que dentro de los cinco (5) días siguiente nombrará la Comisión Recepatora y Liquidadora de obra, integrada por tres miembros, con la colaboración del supervisor o sus equivalente y el representante del contratista. Y el artículo 59 de la misma ley establece: Estimaciones para pago. La entidad contratante podrá hacer pagos parciales al contratista contra estimaciones períodicas de trabajo ejecutado y aceptado, las que podrán efectuarse mensualmente de acuerdo con las estipulaciones pactadas. La falta de cumplimiento a las normativas legales que regulan la Administración Municipal, por parte de los funcionarios que la administran. Se realizan pagos sin tener la certeza del avance físico de la obra porque no hay informe del supervisor de la obra por parte de la administración Municipal. Que el Concejo Municipal, gire sus instruciones a efecto de que el Coordinador de la Oficina Municipal de Panificación realice las funciones que le corresponden. Estos proyectos se ejecutaron en un tiempo de 5 días por que el informe se detalla en el acta de recepción. Se confirma el hallazgo Multa de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 83 y 56 de su Reglamento, para el Alcalde Municipal y al Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación, por la cantidad de Q1, para cacda uno.

10 10 Expedientes de obras incompletos (Hallazgo de Cumplimiento No.7) Se estableció que en la Oficina Municipal de Planificación, los expedientes de obras no estan ordenados, foliados, completos, no hay documentos que demuestren los pagos efectuados por cada proyecto, los mismos no cumplen con todos los requisitos que establece la Ley de Contrataciones del Estado. Los expedientes de obras que fueron verificados, no cuentan, con fianzas, cotizaciones, acta de recepción de la obra, liquidación final del contrato, informe del ingeniero Supervisor de la Obra. De conformidad con el Acuerdo Interno No.09-03, emitido por la Contraloría General de Cuentas, contiene las Normas Generales de Control Interno, numeral 2.6 Documentos de Respaldo, segundo párrafo, establece: La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos de registro y control de la entidad: Por lo tanto contendrá la información adecuada por cualquier medio que se produzca para identificar la naturaleza y finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis. Negligencia por parte de los funcionarios que la administran, al no observar las Normas Legales aplicables. Descontrol de los expedientes de obras, no proporcionan información pronta y oportuna para la toma de desiciones, los mismos no son confiables porque no estan completos. Que el Concejo Municipal, gire sus instruciones a efecto de que el Coordinador de la Oficina Municipal de Panificación, que cumpla con las funciones que le corresponden. Según la Oficina Municipal de Planificación, los expedientes si estan ordenados, pero lo que sucede es que en cuanto a la forma de ordenarlos existe un criterio por cada auditor gubernamental que realiza auditoria, ya que cada uno trae su propia lista para ordenarlos, es por esto que el orden depende de quien lo revise. Se confirma el hallazgo Sanción Económica, de Conformidad con el Decreto , Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39, numeral 5, para el Alcalde y el Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación, por la cantidad de Q5,000.00, para cada uno.

11 11 Omisión de Contrato escrito (Hallazgo de Cumplimiento No.8) Se estableció que la Municipalidad de Masagua, solicito los servicios a la Empresa PSMI, para realizar construcción de tanque elevado en la colonia Divino Maestro, por valor de Doscientos veintiocho mil novecientos quetzales exactos (Q.228,900.00), sin suscribir un contrato, el cual no esta en el expediente, no hay fianzas, contizaciones, informe del ingeniero supervisor, no hay acta de recepción de la obra, liquidación final del contrato. De conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, artículo 50 estipula Omisión de contrato escrito. Cuando se trate de mercancías, obras, bienes y servicios que sean adquiridos en el mercado local o entrega inmediata, podrá omitirse la celebración del contrato escrito, siempre que el monto de la negociación no exceda de cien mil quetzales (Q.100,000.00), debiéndose hacer constar en acta todos lo pormenores de la negociación, agregando las constancias del caso al expediente respectivo. Negligencia por parte de los funcionarios que la administran,al no observar los requisitos legales aplicables. No hay certeza de la calidad y cantidad de trabajo realizado, en virtud que no esta plasmado en un contrato. Que el Concejo Municipal, ordene al Cooridhnador de la Oficina Municipal de Planificación, el estricto cumplimiento a las funciones que le corresponden. En este caso no existe contrato, solo autorización del Concejo y no existe estudio técnico, ya que dicho proyecto se realizó por administración Municipal. Se confima el hallazgo Multa de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 83 y 56 de su Reglamento, para el Alcalde Municipal y al Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación, por la cantidad de Q2, para cada uno.