Taller sobre transparencia

Transcripción

1 Taller sobre transparencia Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos de la Red de Transparencia y Acceso a la Información (RTA) para el fortalecimiento de las acciones de transparencia Jorge Tlatelpa Meléndez

2 Acceso a la información gestión documental: PROBLEMÁTICA GENERAL Declaración de inexistencia de información. Falta de un flujo adecuado de información. Desconocimiento de la información que se maneja. Falta de organización de la información. Falta de registros o constancias documentales del ejercicio de las atribuciones y competencias de los servidores públicos y de las instituciones.

3 NORMATIVIDAD EN MÉXICO Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Artículo 6. A. Para el ejercicio del derecho de acceso a la información, la Federación y las entidades federativas, en el ámbito de sus respectivas competencias, se regirán por los siguientes principios y bases: V. Los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados y publicarán, a través de los medios electrónicos disponibles, la información completa y actualizada sobre el ejercicio de los recursos públicos y los indicadores que permitan rendir cuenta del cumplimiento de sus objetivos y de los resultados obtenidos. (Reformada mediante Decreto publicado en el Diario Oficial de la Federación el 7 de febrero de 2014).

4 CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS Artículo 73. El Congreso tiene facultad:. XXIX-T. Para expedir la ley general que establezca la organización y administración homogénea de los archivos de la Federación, de las entidades federativas, de los Municipios y de las demarcaciones territoriales de la Ciudad de México, y determine las bases de organización y funcionamiento del Sistema Nacional de Archivos. (Reformada mediante Decreto publicado en el Diario Oficial de la federación el 29 de enero de 2016).

5 LEY FEDERAL DE ARCHIVOS (DOF ) Artículo 5. Los sujetos obligados que refiere esta Ley se regirán por los siguientes principios: I. Conservación: Adoptar las medidas de índole técnica, administrativa, ambiental y tecnológica para la adecuada preservación de los archivos; II. Procedencia: Conservar el orden original de cada fondo documental producido por los sujetos obligados en el desarrollo de su actividad institucional, para distinguirlo de otros fondos semejantes; III. Integridad: Garantizar que los documentos de archivo sean completos y veraces para reflejar con exactitud la información contenida; y IV. Disponibilidad: Adoptar medidas pertinentes para la localización de los documentos de archivo

6 LEY FEDERAL DE ARCHIVOS (DOF ) Artículo 6. Son objetivos de esta Ley: I. Promover el uso, métodos y técnicas que garanticen la localización y disposición expedita de documentos a través de sistemas modernos de organización y conservación de los archivos, que contribuyan a la eficiencia gubernamental, la correcta gestión gubernamental y el avance institucional;. IV. Garantizar la correcta conservación, organización y consulta de los archivos de trámite, de concentración e históricos; para hacer eficiente la gestión pública y el acceso a la información pública; así como para promover la investigación histórica documental;. VII. Favorecer la utilización de tecnologías de la información para mejorar la administración de los archivos por los sujetos obligados;

7 LEY GENERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA (DOF ) Artículo 18. Los sujetos obligados deberán documentar todo acto que derive del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones. Artículo 19. Se presume que la información debe existir si se refiere a las facultades, competencias y funciones que los ordenamientos jurídicos aplicables otorgan a los sujetos obligados. En los casos en que ciertas facultades, competencias o funciones no se hayan ejercido, se debe motivar la respuesta en función de las causas que motiven la inexistencia. Artículo 20. Ante la negativa del acceso a la información o su inexistencia, el sujeto obligado deberá demostrar que la información solicitada está prevista en alguna de las excepciones contenidas en esta Ley o, en su caso, demostrar que la información no se refiere a alguna de sus facultades, competencias o funciones.

8 LEY GENERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA (DOF ) Artículo 24. Para el cumplimiento de los objetivos de esta Ley, los sujetos obligados deberán cumplir con las siguientes obligaciones, según corresponda, de acuerdo a su naturaleza: IV. Constituir y mantener actualizados sus sistemas de archivo y gestión documental, conforme a la normatividad aplicable; Artículo 29. El Sistema Nacional se conformará a partir de la coordinación que se realice entre las distintas instancias que, en razón de sus ámbitos de competencia, contribuyen a la vigencia de la transparencia a nivel nacional, en los tres órdenes de gobierno. Este esfuerzo conjunto e integral, contribuirá a la generación de información de calidad, a la gestión de la información, al procesamiento de la misma como un medio para facilitar el conocimiento y evaluación de la gestión pública, la promoción del derecho de acceso a la información y la difusión de una cultura de la transparencia y su accesibilidad, así como a una fiscalización y rendición de cuentas efectivas.

9 LEY GENERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA (DOF ) Artículo 31. El Sistema Nacional tiene como funciones:. V. Coadyuvar en la elaboración, fomento y difusión entre los sujetos obligados de los criterios para la sistematización y conservación de archivos que permitan localizar eficientemente la información pública de acuerdo a la normatividad en la materia; Artículo 54. Los Organismos garantes, en el ámbito de sus respectivas competencias o a través de los mecanismos de coordinación que al efecto establezcan, podrán: II. Promover, que en las bibliotecas y entidades especializadas en materia de archivos se prevea la instalación de módulos de información pública, que faciliten el ejercicio del derecho de acceso a la información y la consulta de la información derivada de las obligaciones de transparencia a que se refiere esta Ley;

10 LEY GENERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA (DOF ) Artículo 129. Los sujetos obligados deberán otorgar acceso a los documentos que se encuentren en sus archivos o que estén obligados a documentar de acuerdo con sus facultades, competencias o funciones en el formato en que el solicitante manifieste, de entre aquellos formatos existentes, conforme a las características físicas de la información o del lugar donde se encuentre así lo permita. En el caso de que la información solicitada consista en bases de datos se deberá privilegiar la entrega de la misma en Formatos Abiertos.

11 LINEAMIENTOS PARA LA CREACIÓN Y USO DE SISTEMAS AUTOMATIZADOS DE GESTIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS (DOF 3 DE JULIO DE 2015) Primero. Los presentes lineamientos tienen por objeto establecer las bases para la creación y uso de sistemas automatizados de gestión y control de documentos. Cuarto. Las dependencias y entidades promoverán el uso de métodos y técnicas que garanticen la localización y disposición expedita de documentos, apoyándose en el uso de las TIC para mejorar la administración de sus archivos. Cuando las dependencias y entidades cuenten con sistemas, herramientas informáticas, bases de datos o aplicaciones para la operación de sus procesos sustantivos o administrativos, fomentarán la reducción del uso de papel, mediante su sustitución por documentos de archivo electrónicos, gestión electrónica y preservación digital de los mismos. MAAGMTA: al Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones Generales para la Transparencia y los Archivos de la Administración Pública Federal y el Manual Administrativo de Aplicación General en las Materias de Transparencia y Archivos (DOF 27 DE JULIO DE 2011)

12 LINEAMIENTOS PARA LA CREACIÓN Y USO DE SISTEMAS AUTOMATIZADOS DE GESTIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS (DOF 3 DE JULIO DE 2015) Quinto. Las dependencias y entidades que, en su caso, hayan desarrollado o adquirido herramientas informáticas de gestión y control para la organización y conservación de documentos de archivo, deberán adecuarlas de conformidad con lo señalado en los presentes Lineamientos. Décimo primero. El registro o la incorporación de documentos de archivo en el Sistema, se realizará tomando en cuenta el Cuadro general de clasificación archivística y el Catálogo de disposición documental, así como las disposiciones en materia de conservación y organización de archivos que resulten aplicables.

13 RED DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA (RTA) En el año 2010, y con el apoyo del Banco Mundial, el Consejo para la Transparencia de Chile, promovió la formación de una red de intercambio de organismos de transparencia y acceso a la información pública en América Latina. Red que se materializó mediante la Declaración de Intención firmada en la ciudad de Santiago, Chile en el mes de abril de 2011.

14 RED DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA (RTA) Misión. Generar un espacio permanente de diálogo, cooperación e intercambio de conocimientos y experiencias entre autoridades de América Latina en materia de transparencia y derecho de acceso a la información pública. Visión. Ser un referente en el intercambio y aprendizaje en materia de transparencia y derecho de acceso a la información pública que contribuye a la rendición de cuentas y el fortalecimiento de la gestión pública.

15 En colaboración con MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA RTA Principio Una adecuada gestión documental como uno de los soportes básicos para el fortalecimiento de las leyes de transparencia y acceso a la información pública, y protección de datos personales 2015

16 OBJETIVOS Desarrollar un Modelo de Gestión Documental para la RTA, con la finalidad de que pueda ser implementado entre los sujetos obligados en los países miembros de la Red como una contribución a las comunidades de acceso a la información y archivos. Establecer con detalle, para su implementación, dimensiones o ámbitos de acción, herramientas de gestión específicas, guías de implementación y estándares de aplicación convenientes a las diferentes realidades de los países miembros de la RTA en materia archivística y gestión documental.

17 PAÍSES PARTICIPANTES EN LA RED DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA (RTA) Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI) y Archivo General de la Nación (AGN). México Comisión Presidencial de Transparencia y Gobierno Electrónico (COPRET) y Archivo General de Centroamérica. Guatemala Instituto de Acceso a la Información Pública(IAIP), Subsecretaría de Transparencia y Archivo General de la Nación de El Salvador Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República y Archivo General de la Nación de Colombia Dirección General de Política Pública de la Defensoría del Pueblo y Archivo Nacional de Ecuador Contraloría General de la Unión (CGU) y Archivo General de la Nación. Brasil Comisión de Alto Nivel Anticorrupción(CAN) y Archivo General de la Nación de Perú Consejo para la Transparencia (CPLT), Archivo Nacional y Ministerio Secretaría General de la Presidencia. Chile Unidad de Acceso a la Información Pública (UAIP) y Archivo General de la Nación. Uruguay Dirección Provincial de Anticorrupción y Transparencia del Sector Público. Ministerio de Justicia y Derechos Humanos de la Provincia de Santa Fe y Archivo General de la Provincia de Santa Fe, Argentina Subdirección General de los Archivos Estatales (SGAE/MECD. España) y Organización de los Estados Americanos (OEA)

18 Reflejo y respeto por la diversidad de políticas archivísticas, nacionales y regionales Modelo de Gestión Documental de la RTA Visión integral de los distintos ámbitos de la gestión documental: sistema de gestión de documentos debe facilitar la conservación y disponibilidad de los mismos y aplicar decisiones relativas a los documentos en cualquier momento de la vida de los mismos

19 MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA RTA Está conceptualizado para que sea de aplicación para: Todo tipo de documento, en cualquier formato o soporte, creados o recibidos por una organización o institución, pública o privada, en el curso de sus funciones o actividades Durante toda la vida del documento y, por tanto, para toda clase de archivos

20 MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA RTA Finalidad Normalizar los procesos de gestión documental y archivos para contribuir y garantizar la adecuada creación, tratamiento, conservación, acceso y control de los documentos, especialmente en tanto que soporte de las políticas de transparencia, acceso a la información y gobierno abierto de las organizaciones públicas.

21 METODOLOGÍA MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA RTA

22 MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA RTA Características del MGD de la RTA : 1. Punto de referencia para orientar los sistemas de políticas, programas, normas y procedimientos institucionales. 2. Está basado en normas y buenas prácticas internacionales. 3. Tiene en cuenta las necesidades generales de las instituciones de los países de la región, recogidas a partir de encuestas. 4. Contempla un modelo de implementación modular, gradual y flexible. 5. Abierto y en continua mejora: la implementación del MGD en distintos contextos facilitará los procesos de retroalimentación y que el modelo se enriquezca a partir de los mismos. 6. Más orientado a la autoevaluación que a la certificación.

23 MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA RTA Destinatarios del Modelo Alta Dirección Usuarios Externos Coordinadores Usuarios internos Técnicos

24 MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA RTA Modelo de implementación modular, gradual y flexible. o Modular: se articula a través de una serie de compromisos agrupados en torno a líneas de actuación temáticas plasmadas en guías; para facilitar la adopción de esos compromisos, se proporciona una documentación básica (directrices) que recoge las mejores prácticas identificadas en la materia. o Gradual: cada línea de actuación contempla tres niveles de mejora para la consecución de los compromisos (básico, intermedio y avanzado). o Flexible: el modelo supone un esquema teórico ideal basado en compromisos generales; resultará necesario, en cada caso, adaptar su implementación a la diversidad de las políticas nacionales y regionales de los países integrantes en la Red y de las normas, legislación y reglamentos vigentes en los respectivos ordenamientos jurídicos

25 MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA RTA Documentos del modelo LOGOTIPO TIPO DE DOCUMENTO Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos (Documento marco) Guías de implementación de políticas (Guías gerenciales) 3 Guías de implementación de procesos y controles de la gestión de documentos (Guías operacionales) 5 Directrices (26) A Anexos (3)

26 MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA RTA Guía de servicios de archivo Política de gestión Gobierno abierto Documentos del Modelo Control físico y conservación Control de acceso Valoración Modelo de Gestión de Documentos Administración electrónica Control intelectual y de representación

27 ESTRUCTURA BÁSICA DE LAS GUÍAS DE IMPLEMENTACIÓN Cada documento tiene entidad y sentido en sí mismo, siendo perfectamente comprensibles de forma aislada, de ahí su presentación en documentos independientes. La estructura básica de la Guía de implementación (tanto gerencial como operacional) es la siguiente: Primer bloque En este primer bloque encontramos la información general de la Guía, incluyendo su finalidad, destinatarios y aquellos documentos relacionados con la Guía dentro del propio Modelo de Gestión de Documentos. Se presenta mediante un capítulo de Presentación y objetivos con unos apartados que se repiten en todas las Guías: Breve presentación Finalidad Destinatarios Alcance y contenido Documentos relacionados

28 ESTRUCTURA BÁSICA DE LAS GUÍAS DE IMPLEMENTACIÓN Segundo bloque El contenido sustantivo de las Guías de implementación se desarrolla a continuación del mencionado primer bloque. En este segundo bloque se dan las claves relativas al proceso que se está analizando y desarrollando, explicando su naturaleza así como su propósito y objeto. El capítulo en el que se desarrollan las Líneas de Actuación contiene la información más importante y significativa que se aporta en este segundo bloque. Las Guías de implementación presentan unas líneas generales de actuación que recogen un conjunto flexible de compromisos que pueden ser asumidos por las organizaciones o instituciones según diferentes niveles de mejora para el cumplimiento e implementación de dicha línea de actuación. Estos niveles no implican necesariamente que cada organización deba progresar de forma lineal y a través de cada paso. Lo que se pretende es ofrecer un marco flexible para promover el diálogo dentro de la organización o institución sobre programas y objetivos y sobre el progreso hacia un mayor nivel de implicación e implementación de una Política de gestión y tratamiento archivístico de los documentos.

29 ESTRUCTURA BÁSICA DE LAS GUÍAS DE IMPLEMENTACIÓN Las Guías incorporan, al final del segundo bloque, una tabla o cuadro resumen a este respecto. Es el llamado Cuadro de Actuaciones. La estructura en líneas de actuación y la disposición en lista ordenada de los compromisos permiten definir más fácilmente los distintos niveles de implementación de los mismos. En este cuadro se recogen: Las líneas de actuación, identificadas mediante su código numérico Los compromisos a alcanzar para el cumplimiento de dichas líneas de actuación Los diferentes niveles de mejora para la consecución de los compromisos que se identificarán según un código de color: Nivel inicial Nivel intermedio Nivel avanzado

30 ESTRUCTURA BÁSICA DE LAS GUÍAS DE IMPLEMENTACIÓN Tercer bloque Los documentos incluyen, en su parte final, un apartado de términos y referencias. En él se incluye un subapartado con el Glosario de los términos más utilizados y significativos de la Guía que se está desarrollando y otros sobre las referencias bibliográficas o recursos en línea necesarios para abordar el tema que se trata en la Guía con una mayor profundidad.

31 Modelo de Gestión Documental de la RTA Planes estratégicos G01/D01/G POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS G01/G Normalización y análisis de procesos G01/D02/G Roles, responsabilidades y competencias G01/D03/G Requisitos para un SGD G01/D03/G Indicadores de evaluación G01/D05/G

32 Modelo de Gestión Documental de la RTA Acceso a los documentos públicos G02/D01/G GOBIERNO ABIERTO Y TRANSPARENCIA G02/G Transparencia activa y datos abiertos G02/D02/G Reutilización de la información G02/D03/G Participación pública y colaboración: Archivo 2.0 G02/D04/G

33 Modelo de Gestión Documental de la RTA Interoperabilidad G03/D01/G ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA G03/G Seguridad de la información G03/D02/G Administración de documentos electrónicos G03/D03/G

34 Modelo de Gestión Documental de la RTA CONTROL INTELECTUAL Y REPRESENTACIÓN G04/O Identificación y clasificación G04/D01/O Descripción G04/D02/O

35 Modelo de Gestión Documental de la RTA Instrumentos para la valoración G05/D01/O VALORACIÓN G05/O Transferencia de documentos G05/D02/O Eliminación de documentos G05/D03/O

36 Modelo de Gestión Documental de la RTA Análisis de accesibilidad legal G06/D01/O CONTROL DE ACCESO G06/O Gestión de las solicitudes de acceso G06/D02/O Restricciones y controles de acceso G06/D03/O

37 Modelo de Gestión Documental de la RTA Plan Integrado de conservación G07/D01/O CONTROL FÍSICO Y CONSERVACIÓN G07/O Custodia y control de las instalaciones G07/D02/O Gestión de contingencias G07/D03/O

38 Modelo de Gestión Documental de la RTA Atención a la Administración G08/D01/O GUÍA DE SERVICIOS DE ARCHIVO G08/O Atención al público: servicio de referencia G08/D02/O Difusión G08/D03/O

39 Implementación de una Política Institucional de Gestión Documental Normalización de criterios y procesos. Flujo constante de información. Modelo de Gestión Documental Organización, conservación y consulta de archivos. Garantiza la transparencia. Garantiza el acceso a la información. RENDICIÓN DE CUENTAS Protección de Datos Personales. Apertura para la participación ciudadana Mejor administración pública y calidad de vida

40 LOS SERVIDORES PÚBLICOS ESTÁN OBLIGADOS A... Someter el ejercicio de su función al principio de máxima publicidad. Respetar y facilitar el ejercicio del derecho de acceso a la información. Proteger los datos personales que tienen a resguardo, bajo estrictas medidas de seguridad. Explicar a las personas los fines, así como quién o quiénes utilizan su información confidencial. Demostrar con argumentos precisos, que la publicidad de determinada información puede causar un daño, por lo que debe clasificarse como reservada (prueba daño).

41 CONSECUENCIAS DE LA MALA UTILIZACIÓN O MANEJO DE LA INFORMACIÓN Afectar la intimidad de una persona Generar discriminación Obstruir la prevención o persecución de delitos, así como la adecuada impartición de justicia. Expresiones de discriminación, intolerancia sobre su persona, honor, reputación y/o dignidad Entorpecer procedimientos y responsabilidades

42 Gracias por su atención!