ALMACENAMIENTO DE BIENES Y EQUIPOS

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1 CÓDIGO IGP-PG.01 FECHA DE VIGENCIA VERSIÓN 1 PAGINAS 1/9 ALMACENAMIENTO DE BIENES Y EQUIPOS

2 RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Página 2 de 8

3 I. OBJETIVO PROCESO DE ALMACENAMIENTO DE BIENES Y EQUIPO Determinar la secuencia de las operaciones que permitan la adecuada recepción de los bienes adquiridos por la entidad, organizando su correcta ubicación, conservación, control y distribución; a fin de poder suministrar equipos a las comisiones que brindan apoyo técnico a las distintas estaciones y/o sedes que estén bajo jurisdicción del Instituto; así como dar de baja a los mismos por obsolescencia, extravió, robo, desgaste o siniestro. II. ALCANCE Las normas contenidas en este procedimiento, comprende desde la recepción de los bienes hasta el inventario de los bienes y equipos que obran en el almacén del Instituto Geofísico del Perú. III. RESPONSABILIDAD Almacén De Bienes Dirección de Logística Unidades Orgánicas IV. VIGENCIA A partir del día siguiente de su aprobación. V. BASE LEGAL Decreto Legislativo N 136 Ley del Instituto Geofí sico del Perú. Decreto Supremo No ED - Reglamento de Organización y Funciones y su modificatoria aprobado por Decreto Supremo No Resolución de Presidencia No. 308-IGP/92 Reglamento Interno de Trabajo, y su modificatoria aprobada por R.P. No 092-IGP/94. Ley de Presupuesto del Sector Publico para el año Fiscal vigente. Ley Nº Procedimientos para asignar bienes dados de baja. Decreto Ley N Ley del Sistema Nacional de Abastecimiento; Decreto Ley N Ley de Desconcentración d e Atribuciones de los Sistemas de Personal, Abastecimiento y Racionalización. Ley Nº Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. Decreto Supremo Nº PCM, Texto Único Ordenado de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones del Estado y sus modificatorias. Decreto Supremo Nº PCM. Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y sus modificatorias. Decreto Supremo Nº EF Reglamento de la Ley N D.S. N EF Reglamento general de procedimientos administrativos de los bienes de propiedad estatal, modificada D.S. Nº EF, D.S. Nº EF y D.S. Nº EF. D.S. N EF Estatuto de la Superintendencia e Bienes Nacionales. Resolución de Contraloría N CG, Normas d e Control Interno. Resolución Jefatural N INAP/DNA, Actualiza ción de las clases de Bienes y Servicios No personales de los Grupos Genéricos del catalogo Nacional de Bienes y Servicios. Resolución N SBN, Catálogo de Bienes Muebl es del Estado. Página 3 de 8

4 Resolución N SBN, Reglamento para el Inven tario de Bienes Muebles del Estado. Directiva N /SBN, Procedimientos para la venta de los bienes muebles, dados de baja por las entidades públicas. R. M. N VIVIENDA, Reglamento Nacional de Tasaciones del Perú. Resolución N /SBN, Aprueban Directiva N /SBN de Procedimiento para la donación de bienes muebles del Estado y para la aceptación de la donación de bienes muebles a favor del Estado. Resolución Jefatural N INAP/DNA, Normas Ge nerales del Sistema de Abastecimiento. Resolución Jefatural N INAP/DNA, Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional. VI. NORMAS GENERALES 1. La recepción, ubicación, custodia, distribución y control de los bienes es realizada sólo por el personal que se encuentre debidamente autorizado del Almacén de la Dirección de Logística. 2. La distribución de los bienes se efectúa sobre la base de los respectivos Cuadros de Necesidades aprobados para cada una de las dependencias del Instituto y/o reprogramaciones con cargo al stock de almacén debidamente autorizadas. 3. El Pedido Comprobante de Salida (PECOSA) de Almacén es el único documento para autorizar la salida de bienes del Almacén, los mismos que son suscritos por el encargado del Almacén. 4. Para la entrega de bienes no contemplados en los Cuadros de Necesidades y que se encuentran en stock, las dependencias deben sustentar su pedido a la Dirección de Logística, quien aprueba su reprogramación y entrega de estos requerimientos. 5. La conformidad de la recepción de los bienes por parte de los usuarios, es acreditada con una firma de la persona que los recibe en el mismo Pedido Comprobante de Salida; siendo responsabilidad del despachador constatar que quien recibe estos sea el trabajador de la entidad. 6. El Pedido Comprobante de Salida de Almacén, es firmado y sellado por el personal que participa en el proceso de recepción, aprobación y distribución. 7. Los observatorios ubicadas en provincia, comunican en forma inmediata la conformidad de la entrega por correo electrónico al Jefe del Almacén y remite el documento de salida debidamente suscrito por el trabajador responsable de la dependencia. 8. Informar al funcionario responsable del área, sobre el bien que ingresa al IGP. 9. Sobre la recepción, uso, ubicación, custodia, y control de los bienes de propiedad de otras instituciones, asociaciones, ONGs, etc, independientes al IGP, que sean entregadas a través de convenios, debe precisarse que la institución se exime de responsabilidad de cualquier tipo de hecho que pudiera causar daño o pérdida sobre dichos bienes, salvo que en el caso ésta sea cedida en uso por acuerdo a las partes, en el cual se establezca obligaciones respecto a su uso. Debiendo a la vez llevarse un cuaderno de control respecto de dichos bienes, indicando la institución, asociación a la que pertenece. VII. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO A. RECEPCIÓN DE BIENES Página 4 de 8

5 1. La recepción de los bienes se efectúa en los ambientes asignados al Almacén de la Dirección de Logística, teniendo a la vista la Orden de Compra, factura y guía de remisión, de acuerdo al Plan Anual de Adquisiciones; en los casos que corresponda, Resolución de aceptación de donaciones o acta de transferencia, verificando que cumpla con las instrucciones establecidas para el internamiento de bienes. 2. El encargado de la recepción de bienes del Almacén, examina en presencia de la persona que efectúa la entrega, si los registros, sellos, envolturas, embalajes, etc., son conformes, informando sobre cualquier anormalidad. 3. Cuenta los paquetes, bultos y/o bienes recibidos, anotando en la guía de remisión o Acta de entrega las discrepancias que se hubieren encontrado. 4. Verifica si los bienes cumplen con las características establecidas en la Orden de Compra, inspecciona la calidad del producto (para tal efecto se solicita el visto bueno del especialista) y comprueba su vigencia. 5. Si por razones de complejidad del bien adquirido fuese necesario su revisión por el área técnica, el encargado de la recepción suscribe la guía de remisión, sólo por número de bultos, paquetes o peso de los bienes recibidos, anotando en dichos documentos RECIBIDO PARA SU EVALUACIÓN O VERIFICACIÓN TECNICA CORRESPONDIENTE. 6. Si el Bien aprueba la verificación e inspección de calidad, se procede a su descarga, iniciándose el conteo físico de la totalidad del lote, bulto, y/o paquetes de bienes recibidos e inspeccionándose la calidad del mismo en base a una muestra aleatoria. 7. Si los bienes se encuentran conforme en cuanto a cantidad, calidad, vigencia y características técnicas establecidas, se procede a su internamiento y ubicación en el lugar de almacenaje correspondiente. 8. Se procede a poner el sello de recepción y firma, anotándose fecha, hora y el nombre de la persona que realiza la recepción, en todas las guías o actas de entrega, así como el visto bueno de la oficina, estación o dependencia del Instituto, si correspondiese, devolviendo al proveedor las guías menos la de Destinatario, la que se entrega al responsable del Almacén para su procesamiento, registro y archivo. 9. Una vez efectuado los procedimientos precedentes, el encargado de la recepción de bienes procede a registrar en el software logístico, verificando la codificación correcta del tipo de bien ingresado, su precio, cantidad, características, etc., debiendo reportar al encargado de control patrimonial para que proceda al alta de los bienes cuando se trate de activos fijos. 10. Una vez suscritas la conformidad de la recepción de los bienes en las Órdenes de Compras, las cuales se remiten al encargado de adquisiciones, para la continuación del proceso de cancelación de los bienes adquiridos, adjuntando la PECOSA correspondiente. 11. Se obtienen fotocopia de la Factura y de la Guía de Remisión de los bienes ingresados almacén, para su posterior control de los bienes adquiridos. Una copia de los documentos se remiten a Control Patrimonial, cuando se trate de la adquisición de bienes de capital. 12. En los casos de Bienes donados del exterior, con la Nota de entrega, la Resolución de aceptación de la donación y los documentos aduaneros de la importación (DUA, factura comercial, conocimiento de embarque o guía área) se ingresa a almacén. Página 5 de 8

6 B.UBICACIÓN DE LOS BIENES Inmediatamente, se entrega el bien, al área técnica solicitante mediante una PECOSA. Una copia de los documentos se remiten a Control Patrimonial. 1. Una vez recepcionados y verificados los bienes que ingresan al almacén de la Dirección de logística, los encargados del almacenamiento y despacho de bienes proceden a la ubicación de los mismos en los ambientes asignados para dicho fin. 2. Se agrupan los bienes de acuerdo a sus respectivas partidas, teniendo en consideración las dimensiones del mismo; así como, su periodo de vencimiento. 3. Se evitará dividir un grupo de bienes del mismo tipo en zonas de almacenaje distintas. 4. Ubicados los bienes en sus respectivos lugares de almacenamiento, se procede a registrar su ingreso en las tarjetas de control visible (Bin/card), las mismas que será colocada en un lugar visible por cada tipo de bien. C.MOVIMIENTO Y DISTRIBUCIÓN DE BIENES 1. La distribución de los bienes se efectúa en base al cuadro necesidades aprobadas para cada una de las dependencias del Instituto y el Pedido Comprobante de Salida (PECOSA) que es el único documento para autorizar la salida de bienes del Almacén. 2. El requerimiento de bienes se efectúa mediante solicitud emitida por las dependencias confortantes del Instituto, la misma que será recepcionada por el personal del área de Almacenes. 3. El Pedido de Comprobante de Salida (PECOSA) será emitido y firmado por el responsable y/o encargado del Almacén y suscrito por el Director de Logística quien autoriza la entrega de los bienes requeridos que se encuentren programadas en el cuadro de necesidades establecidas para las diferentes dependencias del Instituto. 4. A efectos de atender requerimientos de bienes no contemplados en los Cuadros de Necesidades, las dependencias deben solicitar su atención de manera sustentada a la Dirección de Logística, quien aprueba la reprogramación de dichos requerimientos y autoriza su entrega con el Pedido Comprobante o para su adquisición correspondiente 5. Cuando se trate de atender requerimientos efectuados por las dependencias o estaciones ubicadas en provincias, el personal encargado del almacén debe acondicionar los bienes con embalajes adecuados a fin de asegurar su integridad durante el traslado de los mismos. 6. La conformidad de recepción de los Pedidos de Comprobantes de Salida es firmada por la persona que reciba los mismos, siendo responsabilidad del personal encargado de despachar los bienes constatar que quien reciba estos, sea trabajador del Instituto y para el caso de bienes remitidos a provincias, la PECOSA deberá ser firmado y sellado por las autoridades administrativas autorizadas. 7. El encargado de despachar los bienes del Almacén procede a archivar el Pedido de Comprobante de Salida y las solicitudes de requerimiento de bienes en su file respectivo. 1. INFORME MENSUAL DEL MOVIMIENTO DE ALMACÉN Página 6 de 8

7 1.1 Mensualmente el encargado del área de Almacenes emite un informe donde se consigne la relación de documentos numerados y correlativos, de todos los bienes ingresados (Orden de Compra) y salidas (PECOSA) del almacén de logística. 1.2 En dicho informe se debe consignar los datos referidos al número de orden de compra, nombre del proveedor, nombre comercial de bien, Nº del SIAF y los montos de las compras realizadas. 1.3 El referido informe debe ser remitido a través de la jefatura de logística a la Dirección de Contabilidad 2. INVENTARIOS 2.1. Se debe disponer a la finalización de cada semestre del año la realización de inventarios de los bienes que ingresaron al almacén de la Dirección de Logística En dichos inventarios se establecen los bienes que se encuentren en stock, la distribución de los mismos en base al cuadro de necesidades aprobado por la institución para las diferentes dependencias 2.3. En el inventario debe establecerse los bienes que se encuentre en buenas condiciones, dañados, obsoletos, faltantes, sobrantes etc En la realización del inventario debe participar el personal del almacén, un representante de las áreas de contabilidad y control patrimonial El inventario debe ser suscrito por los participantes en la realización del mismo Se debe efectuar las conciliaciones respectivas con las áreas de control patrimonial y contabilidad La Dirección de Logística debe disponer la implementación de medidas correctivas por las deficiencias e irregularidades establecidas en el inventario. VIII. INFRACCIONES Y SANCIONES Se aplican las sanciones estipuladas en el Reglamento Interno de Trabajo. XI. FLUJOGRAMA No aplica. XII. REGISTROS Registro de órdenes de compra y/o factura Registro de bienes adquiridos, donados o adjudicados Registro del inventario de bienes IX. ANEXOS Anexo 1: Pedido Comprobante de Salida (PECOSA) Anexo 2 : Inventario Físico Página 7 de 8

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