Inter American Accreditation Cooperation PROCEDIMIENTO DE ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y GESTIÓN DE REGISTROS DE IAAC

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1 PROCEDIMIENTO DE ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y GESTIÓN DE REGISTROS DE IAAC CLASIFICACIÓN Este documento está clasificado como un Documento de Procedimientos de IAAC. AUTORIZACIÓN Publicación No: 07 Preparado por: MLAC Fecha: Julio 2016 Revisión Nº: 00 Aprobado por: Comité Ejecutivo Fecha de Publicación: 8 de septiembre de 2016 Fecha de Aplicación: Inmediata Número del Documento: IAAC PR 001/16 Enviar preguntas a: Secretariado de IAAC Teléfono: +52 (55) secretariat@iaac.org.mx DISPONIBILIDAD: Hay copias disponibles de este documento, en español en el Secretariado de IAAC y en el sitio web de IAAC. DERECHOS DE AUTOR: IAAC posee todos los derechos de autor de este documento. Está prohibida la copia de este documento para su venta. Original: Español Fecha de publicación: Sept. 8, 2016 IAAC PR 001/16 Página 1 de 19

2 PROCEDIMIENTO DE ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y GESTIÓN DE REGISTROS DE IAAC ÍNDICE Página 1. Propósito 3 2. Documentos Controlados 3 3. Idioma y formato 3 4. Traducciones 3 5. Derechos de autor 4 6. Preparación de documentos y proceso de aprobación 4 7. Adopción de documentos 5 8. Reglas para votación fuera de reuniones 6 9. Revisión de documentos de IAAC Distribución de documentos de IAAC Listas de distribución Archivos y carpetas Mantenimiento y control de documentos de IAAC Formatos de documentos de IAAC Logo de IAAC y cubierta de documento Numeración de documentos de IAAC Preguntas Gestión de registros de IAAC 14 Fecha de publicación: Sept. 8, 2016 IAAC PR 001/16 Página 2 de 19

3 PROCEDIMIENTO DE ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y GESTIÓN DE REGISTROS DE IAAC 1. PROPÓSITO 1.1. Este documento proporciona una guía para los documentos que serán publicados como documentos de IAAC, los cuales serán escritos, revisados, formateados, clasificados, aprobados, registrados, controlados, distribuidos y circulados de acuerdo con las reglas establecidas en el mismo. Además establece directrices para la traducción y adopción de documentos internacionales por parte de IAAC 2. DOCUMENTOS CONTROLADOS 2.1 Los documentos controlados de IAAC están listados en la Lista maestra de control de documentos de IAAC y se colocan en el sitio web de IAAC. A cualquier copia impresa se le considera como una copia no controlada. 3. IDIOMA Y FORMATO 3.1. Todos los documentos de IAAC se publican en inglés y/o español, y/o portugués. La versión vigente de cada documento de IAAC es la versión en inglés y/o español, y/o portugués con el más reciente número de publicación, número de versión, número de documento y fecha de publicación. Si hubiere una contradicción entre las versiones de los idiomas, el idioma original será el vigente Todos los documentos de IAAC sin importar su idioma de publicación, deberán contener la información y el formato de acuerdo con la cláusula 14 de este documento La cubierta de todos los documentos de IAAC deberá determinar en cuál idioma(s) está disponible el documento: Inglés y/o español, y/o portugués. Cada documento deberá indicar el idioma de la versión original. 4. TRADUCCIONES 4.1 Los miembros de IAAC cuyo idioma de operación no sea inglés, español o portugués tienen el derecho de traducir todos los documentos de IAAC en su propio idioma de operación. Se le proporcionará al Secretariado una copia de cada documento traducido para ser colocado en el sitio web de IAAC. 4.2 Para tener traducidos al español, el mayor número posible de documentos técnicos prioritarios de IAF e ILAC se procede de la siguiente manera: 4.3 El Comité Ejecutivo establece la necesidad y prioridad para IAAC de la traducción al español. El Comité Ejecutivo decide sobre la publicación y Fecha de publicación: Sept. 8, 2016 IAAC PR 001/16 Página 3 de 19

4 difusión de las traducciones. El Subcomité de Documentación se encarga de realizar el trabajo de acuerdo a los pasos descritos abajo. 4.4 El Comité Ejecutivo puede consultar a los presidentes de sus Comités y subcomités por escrito y posteriormente tomar una decisión. Los presidentes de los Comités y Subcomités pueden consultar con sus miembros si así lo desean. Los presidentes de los Comités y Subcomités también pueden entregar al Comité Ejecutivo requerimientos de traducciones no solicitadas. 4.5 El Presidente del Subcomité de Documentación designa a un líder quien será el responsable del proceso de traducción, como se describe a continuación. a) El líder busca e identifica alguna traducción existente, consultando al Secretario de IAAC. b) Si no se encuentra ninguna traducción, el líder decide cómo y quién escribirá el primer borrador de la traducción. (un hispanoparlante que sea experto en la materia deberá preparar el primer borrador de la traducción.) c) Una persona con dominio del español e inglés y con conocimiento del tema, debería revisar el primer borrador. d) El líder tiene la opción de enviar el borrador final a un pequeño grupo consultivo de su elección, incluyendo, si es relevante, a miembros representantes de IAF e ILAC de países hispanoparlantes de otras Cooperaciones Regionales. e) La aprobación de la versión final es responsabilidad del Subcomité de Documentación. f) Las traducciones de IAAC deben ser claramente identificadas como traducciones e indicar el título, fecha y número del documento original. g) La versión final aprobada será enviada al Secretario de IAAC para su publicación y difusión. 4.6 ILAC ha ofrecido amablemente colocar en su sitio de internet los documentos de ILAC traducidos al español que sean respaldados por IAAC. 5. DERECHOS DE AUTOR 5.1 IAAC tiene los derechos de autor de los documentos de IAAC a menos que se establezca de otra forma en la nota sobre derechos de autor de cada documento. Los organismos miembros pueden usar los documentos de IAAC como referencia, pero deben reconocer la fuente del documento. Los miembros de IAAC pueden fotocopiar o reproducir electrónicamente los documentos de IAAC para su propio uso profesional, sin embargo no pueden vender copias sin el permiso del Secretariado de IAAC. 6. PREPARACIÓN DE DOCUMENTOS Y PROCESO DE APROBACIÓN 6.1 Se deben seguir los pasos descritos abajo para desarrollar todos los documentos de IAAC, de acuerdo con su clasificación apropiada, y deben estar disponibles en el sitio web de IAAC. Fecha de publicación: Sept. 8, 2016 IAAC PR 001/16 Página 4 de 19

5 6.2 La Asamblea General, los Comités y Subcomités de IAAC deben ser identificados con los siguientes acrónimos sin considerar el idioma en que se escriban: Asamblea General: GA; Comité Ejecutivo: EC; Comité de MLA: MLAC; Grupo MLA: MLAG; Comité Técnico: TC; Comité de Gestión: MC; Subcomité de Laboratorios: LSC; Subcomité de Organismos de Certificación: CBSC; Subcomité de Organismos de Inspección: IBSC; Subcomité de Documentación: DSC; Subcomité de Capacitación: TSC; Subcomité de Promoción: PSC. 6.3 El Comité Ejecutivo debe designar a un Comité para que realice un proyecto de desarrollo de documento. El Presidente de IAAC puede asignar el trabajo de preparar un borrador a un miembro del Comité, o a un grupo subordinado, llamado de aquí en adelante "los autores". El tiempo para enviar un borrador es de 90 días. 6.4 El primer borrador debe ser circulado a todos los miembros del Comité o Subcomité, con los comentarios o explicaciones necesarias, solicitando comentarios, el tiempo para enviarlo a comentarios es de 60 días. 6.5 Todos los comentarios recibidos deben remitirse a los autores, quienes decidirán sobre una respuesta apropiada para cada comentario. El tiempo para enviar las respuestas es de 90 días. 6.6 Los borradores adicionales pueden prepararse a discreción de los autores en consulta con el Presidente del Comité. Este proceso no puede tomar más de 2 años. 6.7 Cuando el Presidente del Comité considere que se ha llevado a cabo una consulta suficiente, enviará el borrador final al Comité para solicitar su aprobación. El tiempo para enviar el documento para su aprobación es de 30 días. 6.8 Una vez aprobado, el Presidente del Comité enviará el borrador del documento al Secretariado. 6.9 El Secretariado enviará el borrador del documento al Comité Ejecutivo o a la Asamblea General para su aprobación, según la clasificación del documento El Secretariado lo presentará para su votación por parte del Comité Ejecutivo o Asamblea General durante una reunión de acuerdo con las reglas de votación descritas abajo en la Sección Para la votación de documentos fuera de reuniones referirse a la Sección Para la aprobación de un documento se requiere un voto afirmativo de dos terceras partes de los miembros del Comité Ejecutivo o de la Asamblea General Una vez aprobado, el Secretariado debe publicar el documento y hacerlo disponible a todos los miembros mediante su colocación en el sitio web de IAAC, enviando una notificación por correo electrónico a los miembros Si el documento no es aprobado por el Comité Ejecutivo o la Asamblea General, el Secretariado debe remitir el documento al Presidente del Comité para reconsiderarlo. Fecha de publicación: Sept. 8, 2016 IAAC PR 001/16 Página 5 de 19

6 7 ADOPCIÓN DE DOCUMENTOS 7.1 Como miembros de una Cooperación Regional Reconocida de IAF e ILAC, los signatarios del MLA de IAAC deben cumplir con los requisitos de estos MLAs/MRAs y utilizar normas y guías internacionales, así como también los documentos obligatorios de ILAC e IAF para los MLAs de IAF y MRAs de ILAC. Estas normas y guías incluyen ISO/IEC 17011, ISO/IEC 17020, ISO/IEC 17021, ISO/IEC 17024, ISO/IEC 17025, ISO 15189, ISO/IEC 17065, y los documentos que las reemplacen. Los documentos obligatorios de IAF e ILAC incluyen la Serie A de documentos de ILAC/IAF, los documentos de políticas de ILAC en la serie P de ILAC y los documentos obligatorios de IAF en la serie IAF MD. 7.2 IAAC adopta estas normas y guías automáticamente después de las decisiones de ILAC e IAF sin mayor votación. 7.3 El Secretario de IAAC informará a los miembros de IAAC y a los evaluadores de IAAC sobre las decisiones de ILAC e IAF sobre la implementación de normas y guías internacionales aplicables al MLA y sobre la publicación de cualquier documento de aplicación que sea obligatorio, incluyendo información sobre su fecha de implementación. 7.4 El Secretario de IAAC actualizará la página de documentos del sitio web de IAAC cuando se adopte un documento obligatorio. 7.5 El comité o subcomité relevante de IAAC es responsable de tomar decisiones sobre la adopción de cualquier documento internacional recomendado. 7.6 Un número significativo de otros documentos de ISO, ILAC e IAF (tales como las normas ISO/IEC sobre evaluaciones pares y otros) constituyen una biblioteca importante de documentos que son útiles para IAAC y sus organismos miembros. 7.7 El Comité MLA de IAAC revisará las decisiones y documentos obligatorios de ILAC e IAF para decidir si hay necesidad de que IAAC tome otras acciones tales como: cambiar los documentos de IAAC de evaluaciones pares, los mecanismos para monitorear su implementación, la capacitación de los evaluadores pares, la necesidad de publicar documentos de IAAC adicionales, obligatorios o no, para los documentos de aplicación. La traducción al español de estos documentos se realizará tan pronto como sea práctica, según el punto 4. 8 REGLAS DE VOTACIÓN FUERA DE REUNIONES 8.1 Cuando un asunto requiera una decisión por parte de los miembros de la Asamblea General o del Comité Ejecutivo fuera de una reunión, el asunto se someterá a votación por correo electrónico. Las reglas para el procedimiento de votación son las siguientes: Fecha de publicación: Sept. 8, 2016 IAAC PR 001/16 Página 6 de 19

7 8.2 El Secretario debe enviar por correo electrónico el borrador del documento y los comentarios o recomendación del Comité, en su caso, a los miembros con derecho a votar, y para información de los miembros que no votan; 8.3 Los miembros deben emitir su voto en el periodo establecido por el Secretariado; 8.4 Aplican las reglas de votación que se describen en el AD 001 MOU de IAAC y en el AD 002 Estatutos de IAAC. Dos tercios de los votos emitidos deben ser a favor para que la propuesta sea aprobada. Se utilizarán sólo los votos emitidos para calcular la aprobación. Cualquier comentario persuasivo que acompañe los votos se deberá considerar en la próxima revisión. 8.5 El Secretariado debe informar a los miembros sobre los resultados de la votación una semana después de cerrada la votación. 9 REVISIÓN DE DOCUMENTOS DE IAAC 9.1 El Subcomité de Documentación debe realizar una revisión de la lista maestra de documentos de IAAC durante su reunión anual y determinar si algún documento necesita ser cambiado, por lo menos cada 5 años, o cuando hubieren cambios en otros documentos o requisitos, o cuando hubieren no conformidades de las auditorías internas o evaluaciones pares. Cuando se determine que un documento debe ser cambiado o actualizado, el comité o subcomité apropiado realizará dicha tarea. 9.2 Cuando se hagan cambios a un documento de IAAC, el documento completo de ser publicado nuevamente. Si el cambio es al contenido o a la esencia del documento, se asignará un nuevo número de publicación al documento. Si el cambio se debe corrección de errores, errores tipográficos o similares, se utilizará el mismo número de publicación, pero se actualizará el número de revisión y fecha de publicación. 9.3 La autorización para la emisión de cambios a documentos de IAAC debe seguir las mismas reglas que se usan para la emisión de documentos originales, a menos que los cambios se deban a corrección de errores, errores tipográficos o similares, en cuyo caso el Secretario realizará las correcciones pertinentes y asignará un nuevo número de revisión al documento. 9.4 Después de la aprobación de cada cambio, el documento debe estar disponible para los miembros en el sitio web de IAAC, y deben recibir una notificación por correo electrónico. 10. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS 10.1 Los documentos a ser considerados por la Asamblea General de IAAC para las reuniones o por correspondencia deben ser distribuidos exclusivamente por el Secretariado de IAAC. A los fines de control de los documentos y eficiencia en Fecha de publicación: Sept. 8, 2016 IAAC PR 001/16 Página 7 de 19

8 la gestión, las estructuras de IAAC no deben enviar directamente documentos a ser considerados por los miembros plenos, asociados y de partes interesadas de IAAC en sus ejercicios oficiales 10.2 Los documentos a ser considerados por Comité Ejecutivo de IAAC para las reuniones o por correspondencia deben ser distribuidos por el Secretariado de IAAC. Cuando sea más práctico, los miembros del Comité Ejecutivo pueden circular documentos a otros miembros, con copia (cc) al Secretario de IAAC asegurándose que tengan la lista de correos completa y precisa. Los miembros del Comité Ejecutivo pueden comunicarse entre ellos Los presidentes de los Comités y Subcomités de IAAC son responsables de distribuir avisos, desarrollar agendas, documentos de trabajo, borradores de resoluciones, borradores de informes de reuniones y otros documentos para sus propios miembros. Al Secretariado se le puede pedir apoyo cuando sea necesario. 11. LISTAS DE DISTRIBUCIÓN 11.1 Cada Presidente de Comité y Subcomité es responsable de mantener una lista actualizada de sus miembros. Esta lista debe incluir el nombre del miembro, organización (o representación si es diferente) y correo electrónico El Secretariado de IAAC debe colocar la lista en el sitio web de IAAC en la sección Sólo Miembros. 12 ARCHIVOS Y CARPETAS 12.1 Todos los documentos de IAAC están en forma electrónica ya sea en el sitio web de IAAC ( o en la computadora del Secretariado de IAAC La correspondencia, resoluciones, documentos y otra información relevante de la Asamblea General y Comité Ejecutivo de IAAC deben mantenerse archivados por el Secretariado de IAAC Cada Presidente de Comité y Subcomité de IAAC es responsable de mantener un registro completo de sus actividades. En particular, resoluciones, informes de reuniones (en su caso), información de los Presidentes y cualquier otra información relevante.para asegurar la continuidad y un repositorio central de registros IAAC El Presidente de Comité y Subcomité debe enviar una copia de sus registros relevantes al Secretariado de IAAC 12.4 El secretariado gestiona, almacena y mantiene los registros pertinentes de IAAC relacionados con el sistema de gestión de IAAC y los procesos del MLA de acuerdo a lo establecido en el punto 18 Fecha de publicación: Sept. 8, 2016 IAAC PR 001/16 Página 8 de 19

9 12.5 Los resultados significativos de las reuniones de IAAC deben ser registrados como resoluciones. La resolución debe ser concisa, clara y contener una descripción completa de la decisión tomada con toda la información relevante para asegurar que se cumpla. Las resoluciones deben incluir: Título o tema de la resolución; Descripción de la acción qué se acordó tomar; Nombre del responsable(s) de llevar a cabo la acción, en caso de que aplique; Fecha de cumplimiento de la acción, en caso de que aplique; Acrónimo de la Asamblea General, Comité o Subcomité de IAAC que la adopta, el año en que se adopta, y numeración consecutiva. La numeración consecutiva se reinicia cada año El encabezado del documento de las resoluciones debe incluir: Nombre del grupo: Asamblea General, Comité o Subcomité; Lugar de la reunión: Ciudad y país Fecha de la reunión: Día, Mes y año Especificar si es: a) Borrador de resoluciones, o b) Resoluciones aprobadas. GA/2011/72 Borrador de Resoluciones Traducción del documento X2 de ILAC La Asamblea General acuerda terminar la traducción del documento X2 de ILAC y solicita a Florentino Ariza y a Fermina Daza que la completen. GA/2011/72 Resoluciones Aprobadas Traducción del documento X2 de ILAF La Asamblea General acuerda conformar un grupo de trabajo para terminar la traducción del documento X2 de ILAC. El grupo estará conformado por Florentino Ariza y Fermina Daza. La fecha límite es el 31 de octubre de Las resoluciones se deben presentar de acuerdo al orden de temas en la agenda de la reunión Si una resolución apoya la recomendación contenida en otra resolución, se debe utilizar el mismo texto o anexarla Cada Presidente de comité y subcomité de IAAC es responsable de guardar un registro de sus resoluciones, y debe enviar una copia de las resoluciones aprobadas al Secretario de IAAC para que las coloque como corresponda, en el sitio web de IAAC. Fecha de publicación: Sept. 8, 2016 IAAC PR 001/16 Página 9 de 19

10 12.10 El Secretariado de IAAC es responsable de mantener el registro de las resoluciones de reuniones de la Asamblea General y del Comité Ejecutivo. El Secretario del MLA es responsable de mantener el registro de las resoluciones de reuniones del Grupo MLA y del Comité MLA Para reuniones de Asamblea General y Comité Ejecutivo, el Secretario de IAAC será responsable de redactar las resoluciones. Para reuniones de Grupo MLA y Comité MLA, el Secretario del MLA será responsable de redactar las resoluciones. Para reuniones de los comités y subcomités, el presidente y/o vicepresidente correspondiente serán responsables de redactar las resoluciones El presidente y/o vicepresidente del comité o subcomité puede organizar su trabajo de la manera que mejor le convenga, siempre y cuando los borradores de las resoluciones estén listos al final de cada sesión de trabajo o reunión para presentarlos al Comité respectivo, o a la Asamblea General El presidente del comité o subcomité respectivo, determinará si las resoluciones se redactan en un solo idioma y se traducen después de su aprobación, o si se presentan al comité respectivo o a la Asamblea General en español e inglés El borrador de resoluciones debe presentarse a todos los asistentes de la reunión para su consideración y aprobación. El borrador se debería presentar al final de cada reunión Los delegados presentes durante la reunión deben revisar el borrador de las resoluciones para asegurarse de que refleja adecuadamente las decisiones tomadas durante la reunión. Una vez aprobado el borrador de las resoluciones, éstas serán las resoluciones aprobadas. Si es necesario hacer algún cambio a una resolución, se debe presentar otra resolución en la siguiente oportunidad para cancelar o modificar la original Si por cuestiones de tiempo no se pueden revisar y aprobar las resoluciones emitidas durante la reunión, la persona designada para desarrollar dichas funciones, debe circular el borrador a más tardar una semana después de realizada la reunión a los delegados que asistieron para su aprobación Para las reuniones de Asamblea General, los comités y subcomités deben entregar sus resoluciones a la Asamblea General al inicio de la reunión días hábiles después de la aprobación de las resoluciones de la Asamblea General y del Comité Ejecutivo, el Secretariado las distribuirá a los miembros de IAAC y a los miembros del Comité Ejecutivo de IAAC respectivamente. 13 MANTENIMIENTO Y CONTROL DE DOCUMENTOS DE IAAC 13.1 La copia maestra de todos los documentos de IAAC debe estar mantenida y controlada por el Secretariado de IAAC y colocada en el sitio web de IAAC. Fecha de publicación: Sept. 8, 2016 IAAC PR 001/16 Página 10 de 19

11 El Secretariado debe preparar, y mantener actualizada una lista maestra de documentos de todos los documentos de IAAC disponibles públicamente. La lista maestra debe identificar la siguiente información de cada documento de IAAC: Número de documento, número de publicación, preparado por, fecha de preparación, número de revisión, aprobado por, idioma, nombre del Comité o autores quienes prepararon la traducción, año de revisión del documento, y disponibilidad en internet. Esta lista maestra debe estar disponible a los miembros de IAAC después de cada cambio y debe ser colocada en el sitio web de IAAC, y se debe enviar una notificación por correo electrónico a los miembros. Referirse al formato FM 014 Lista Maestra de Documentos de IAAC Cuando un nuevo miembro de IAAC firma el AD 001 MOU de IAAC, el Secretariado de informar al nuevo miembro que los documentos de IAAC están disponibles en el sitio web de IAAC Sistema de gestión de documentos de IAAC en archivos electrónicos. En el sistema de gestión de IAAC los documentos se administran de forma electrónica y se organizan en carpetas en la computadora del Secretario de IAAC. Los documentos de IAAC se mantienen en las siguientes carpetas: - Documentos Administrativos - Documentos de Procedimientos - Documentos Guía - Documentos Obligatorios - Publicaciones - Formularios Estas carpetas contienen todas las subcarpetas necesarias de acuerdo con el funcionamiento y la estructura organizacional de IAAC (Comités, Subcomités, Grupos de Trabajo, etc.) Los documentos deben clasificarse de acuerdo a las categorías descritas abajo. Los documentos emitidos y publicados bajo la autoridad de la Asamblea General y aquellos emitidos bajo la autoridad del Comité Ejecutivo también se especifican abajo. Estos documentos están disponibles en el sitio web de IAAC. AD - Documentos Administrativos.Definen y formalizan: a) las reglas y compromisos de la membresía en IAAC y en el MLA de IAAC, se publican bajo la autoridad de la Asamblea General de IAAC. b) Otras reglas de IAAC que no están relacionados con la membresía en IAAC ni con el MLA, se publican bajo la autoridad del Comité Ejecutivo de IAAC. PR - Documentos de Procedimientos son documentos que establecen los procedimientos a seguir para la implementación de los programas de IAAC, describen los procedimientos y procesos que se deben seguir para poder alcanzar los objetivos de IAAC, por ejemplo para la implementación del MLA. Fecha de publicación: Sept. 8, 2016 IAAC PR 001/16 Página 11 de 19

12 Los documentos de procedimientos de IAAC que están directamente relacionados con el proceso MLA y la membresía en IAAC se publican bajo la autoridad de la Asamblea General de IAAC, todos los demás documentos de procedimientos de IAAC se publican bajo la autoridad del Comité Ejecutivo de IAAC. GD - Documentos Guía son documento que proporcionan aplicaciones no obligatorios de los requisitos del MLA y son publicados bajo la autoridad del Comité Ejecutivo. Esta categoría también incluye a los Documentos Internacionales Recomendados los cuales son documentos no obligatorios de ILAC e IAF adoptados por IAAC. Las traducciones de documentos de ILAC/IAF preparadas por IAAC también aplican a esta categoría. MD - Documentos Obligatorios son documentos que describen los requisitos del MLA y son publicados bajo la autoridad de la Asamblea General de IAAC. Esta categoría también incluye a los Documentos internacionales obligatorios para el MLA los cuales son documentos obligatorios de ILAC e IAF adoptados por IAAC. Las traducciones de documentos de ILAC/IAF preparadas por IAAC también aplican a esta categoría. PU - Publicaciones Las publicaciones son otros documentos que pueden ser de interés para los miembros de IAAC y se publican bajo la autoridad del Comité Ejecutivo. FM - Formularios Los formularios y planillas se usan para mantener los registros de la implementación del sistema de gestión de IAAC y los procedimientos del MLA, y se publican bajo la autoridad del Comité Ejecutivo. 14 FORMATO DE LOS DOCUMENTOS DE IAAC 14.1 El formato de los documentos de IAAC se facilitará mediante una planilla disponible en el Secretariado de IAAC. 15 LOGO DE IAAC Y CUBIERTA DE DOCUMENTO 15.1 La página inicial debe incluir como encabezado el logo de IAAC de acuerdo con el IAAC PR 023 procedimiento para el uso del logo de IAAC. La página de cubierta de todos los documentos de IAAC debe incluir la siguiente información: Número de publicación, preparado por, fecha, número de revisión, aprobado por, fecha de aplicación, número de documento, nombre para preguntas, teléfono de contacto, y correo electrónico. 16 NUMERACIÓN DE DOCUMENTO 16.1 Para efectos de control todos los documentos de IAAC colocados en el sitio web de IAAC deben tener el siguiente número de referencia: IAAC ZZ NNN / YY Las letras IAAC deben aparecer al principio del número. Las letras ZZ deben reemplazarse por una de los siguientes grupos: Fecha de publicación: Sept. 8, 2016 IAAC PR 001/16 Página 12 de 19

13 AD IAAC Documentos Administrativos PR IAAC Documentos de Procedimientos GD IAAC Documentos Guía MD IAAC Documentos Obligatorios PU IAAC Publicaciones FM IAAC Formularios Las letras NNN deben reemplazarse por un número secuencial en la lista maestra de documentos proporcionado por el Secretariado de IAAC. Las letras YY deben reemplazarse por el año. Nota 1: Los formularios FM sólo deben incluir un título en el encabezado y fecha de publicación en la parte de abajo de la página. Nota 2:Los documentos internacionales adoptados por IAAC deben mantener su número original. 17 PREGUNTAS 17.1 Todas las preguntas sobre los documentos de IAAC deben ser referidas en primera instancia al Secretariado de IAAC. 18 GESTIÓN DE REGISTROS DE IAAC 18.1 Referirse a los siguientes documentos puede también ser necesario para poder aplicar correctamente este documento: FM 011 Declaración de Imparcialidad y Confidencialidad de IAAC IAF/ILAC A1 IAF/ILAC MRAs Evaluación de un Grupo Regional 18.2 Registros son esos documentos que proporcionan evidencia objetiva de actividades realizadas o resultados obtenidos. Los registros pueden estar en un formato predeterminado como se describe en el PR 001 Procedimiento de control de documentos o en un formato libre, por ejemplo: correos electrónicos, cartas, etc Según lo establecido en los estatutos de IAAC, el Secretario de IAAC es responsable por la gestión de los registros de acuerdo con los requisitos mínimos de este procedimiento. Todos los registros relevantes de IAAC deben ser mantenidos por el Secretario de IAAC Todos los registros de IAAC son retenidos y mantenidos en un formato electrónico, para asegurar que se mantienen legibles, identificables y recuperables Se debe mantener la confidencialidad de los registros sobre el MLA de IAAC en todo momento. El acceso a los registros del MLA de IAAC que son considerados confidenciales está permitido sólo a aquellas personas autorizadas por IAAC que hayan firmado el FM 011 Declaración de Imparcialidad y Confidencialidad de IAAC. Fecha de publicación: Sept. 8, 2016 IAAC PR 001/16 Página 13 de 19

14 18.6 Para proteger los registros de IAAC, el Secretario de IAAC debe realizar respaldos de los archivos electrónicos de los registros del Comité MLA y del Grupo MLA. Cada 2 semanas a un disco duro externo Guardar una copia regularmente (mensualmente si es posible) en una caja de seguridad de un banco para su resguardo. Entregar una copia durante cada reunión del MLA, al Presidente y/o Vicepresidente del Comité MLA/Grupo MLA El Secretario de IAAC debe además entregar un respaldo electrónico de los registros de IAAC al Presidente de IAAC, en cada reunión del Comité Ejecutivo de IAAC Cuando la persona que recibe los archivos respaldados no mantiene más la posición pertinente en IAAC, él o ella debe entregar esos archivos a la persona que lo/la reemplace El Secretario de IAAC mantiene una copia electrónica de respaldo de todos los registros de IAAC en el Secretariado Los registros de IAAC son almacenados electrónicamente. El Secretariado de IAAC almacena archivos e información electrónicos para permitir una fácil identificación y recuperación Los registros de IAAC son almacenados para prevenir que los documentos se dañen por condiciones ambientales que puedan hacerlos ilegibles y para protegerlos de daños no intencionales El Secretario de IAAC debe retener otros registros de IAAC pertinentes para el sistema de gestión y los procesos del MLA en formato electrónico, por un periodo máximo de 7 años, a menos que se determine otra cosa por parte del Presidente de IAAC y el Presidente del MLA de IAAC El método de desecho queda a discreción del Secretario de IAAC, sin embargo el método elegido debe asegurar que los registros son destruidos y que no pueden ser reconstruidos. Cuando se desechen los registros, el Secretario de IAAC debe asegurar que la confidencialidad de los registros se mantiene todo el tiempo Todos los registros de IAAC son almacenados electrónicamente en la computadora del Secretario de IAAC y están organizados como se describe en el punto 18.7 Organización de los registros en los archivos electrónicos del Secretario de IAAC El Secretariado de IAAC mantiene los siguientes tipos de registros: a) Registros requeridos por documentos de IAF/ILAC Fecha de publicación: Sept. 8, 2016 IAAC PR 001/16 Página 14 de 19

15 A1 Sección Registros relacionados con las evaluaciones pares de Organismos de Acreditación miembros de IAAC Registros sobre la selección, entrenamiento, calificación y monitoreo de los evaluadores pares Registros relacionados con las evaluaciones pares Registros relacionados con el aseguramiento de la confidencialidad de la información de la evaluaciones pares Registros de quejas y/o apelaciones recibidas de organismos de acreditación u otras partes sobre el manejo de las evaluaciones pares y los acuerdos sobre el estado de signatarios u otros asuntos relacionados. Registros de las auditorías internas Registros de las revisiones por la dirección Registros de votaciones sobre documentos de IAAC y Registros relacionados con la suspensión, incluidas las subsecuentes acciones tomadas por el Grupo Regional y las consecuencias de la suspensión. A1 Sección Registros relativos al apoyo técnico y actividades de educación en la región a través de actividades tales como talleres, conferencias, grupos de trabajo, etc. A1 Sección Registros relacionados con el entrenamiento de evaluadores pares y/o talleres según sea necesario, teniendo en cuenta cualquier cambio realizado a los criterios de las evaluaciones pares y a la disponibilidad de evaluadores pares. A1 Sección Registros relativos a la participación de evaluadores pares de IAAC en evaluaciones pares a nivel global. A1 Sección Registros de programas de Ensayos de Aptitud. b) Registros adicionales de IAAC Registros de correspondencia del Secretario de IAAC, Presidente del MLA de IAAC y del Presidente de IAAC Registros de las finanzas de IAAC, incluyendo las auditorias financieras Registros de los acuerdos de reconocimiento multilateral de los organismos de acreditación miembros Registros de los acuerdos de reconocimiento multilateral de IAAC con IAF- ILAC Registros relacionados con las evaluaciones pares de IAAC por IAF-ILAC Registros de reuniones de la Asamblea General, Comité Ejecutivo, Comité MLA y del grupo MLA Registros de los evaluadores pares de IAAC Registros de los proyectos de cooperación Técnica Fecha de publicación: Sept. 8, 2016 IAAC PR 001/16 Página 15 de 19

16 Registros de materiales promocionales Registros de votaciones de la Asamblea General, Comité Ejecutivo, Grupo MLA y Comité MLA de IAAC Lista de registros de IAAC que deben ser retenidos permanentemente Acta Constitutiva de IAAC Resoluciones del la Asamblea general y Comité Ejecutivo de IAAC Resoluciones y minutas del Comité MLA y Grupo MLA de IAAC Informes y registros pertinentes de las evaluaciones pares de IAAC Acuerdos de Reconocimiento Multilateral de IAF-ILAC con IAAC Acuerdos de Reconocimiento Multilateral de IAAC con los miembros de IAAC Solicitudes para el MOU de IAAC Solicitudes para el MLA de IAAC Informes de auditoría financiera externa Organización de los registros de IAAC en la computadora del Secretario Los documentos y registros de IAAC están guardados en formato electrónico y están organizados en archivos en la computadora de IAAC. Estos archivos contienen todos los sub archivos según la estructura funcional y organizacional de IAAC. Los archivos principales son: 01 Admin 02 Comm 03 Docs 04 Finances 05 Meetings 06 Membership 07 Internal Audits 08 Mgmt Review 09 MLA 10 Projects 11 Promotion 12 Training 13 Votes 14 Website 01 Admin contiene registros de asuntos administrativos. 1.1 Estructura de IAAC - Directorios 1.2 Personal de IAAC 1.3 Asuntos legales de IAAC 1.4 Impuestos de IAAC 02 Comm contiene registros de la correspondencia del Presidente, Secretario, Presidente del MLA, Secretario del MLA y solicitudes de información general. Fecha de publicación: Sept. 8, 2016 IAAC PR 001/16 Página 16 de 19

17 03 Docs contiene los siguientes archivos: Docs controlados : Documentos Administrativos Documentos Procedimientos Documentos Guía Documentos Obligatorios Documentos Publicaciones Formatos Control de Docs Lista Maestra de Documentos de IAAC Docs de trabajo (Incluye, Documentos de Trabajo de los Comités, y Subcomités de IAAC, de las Cooperaciones Internacionales y regionales) 04 Finances contiene registros de temas relacionados con las finanzas de IAAC, incluyendo operaciones financieras de IAAC, auditorias financieras, declaraciones financieras, estado de cuentas bancarias, presupuestos, cuotas de membresía. 4.2 Auditoría Financiera 4.3 Estados Financieros 4.4 Estados de cuenta de bancos 4.5 Cuotas de membresía 4.6 Presupuesto de IAAC 05 Meetings contiene registros de temas relacionados con las reuniones del Comité Ejecutivo, Asamblea General y Cooperaciones Internacionales. 06 Membership contiene registros de temas relacionados con: solicitudes de membresías, quejas (no relacionadas con el MLA), MOUs de miembros de IAAC, cambios de membresías (no de signatarios del MLA). 07 Internal Audits contiene registros de temas relacionados con las auditorías internas. 08 Mgmt Review contiene registros de temas relacionados con las revisiones por la dirección de IAAC. 09 MLA contiene registros de temas relacionados con el proceso del MLA de IAAC en los siguientes archivos: 9.0 Correspondencia 9.1 Reuniones del MLA 9.2 Evaluaciones pares del MLA o Evaluaciones pares de IAAC por Organismo de Acreditación Fecha de publicación: Sept. 8, 2016 IAAC PR 001/16 Página 17 de 19

18 o Programa de evaluaciones pares de IAAC o Evaluaciones pares Internacionales o Informaciones y comunicaciones de las evaluaciones del MLA o Composición de equipos de evaluación 9.3 Evaluadores pares del MLA o 9.3.1Registro de evaluación par (archivo individual por evaluador del Organismo de Acreditación) o Lista de evaluadores pares o Calificación de evaluadores pares o Desempeño de los evaluadores pares o Capacitación de evaluadores pares o Evaluadores pares en evaluaciones de IAF-ILAC o 9.3.7Evaluadores pares Notificación de cambios de documentos o Préstamo de evaluadores pares a APLAC y PAC 9.4 Grupo MLA o Signatarios del MLAG Certificados firmados o Lista de miembros del MLA o Transición a nuevas normas o Cambios de miembros del MLAG o Quejas Apelaciones, Suspensiones del MLAG o Participantes en programas de Ensayos de Aptitud del MLAG o Formularios de confidencialidad de los representantes del MLAG o Notificación de nuevos signatarios del MLA de IAAC o Acciones del MLAG 9.5 Subcomité de Gestión de evaluadores pares 9.6 Comité MLA Lista de miembros del MLAC 9.7 Informes del MLA a IAF-ILAC (y las regiones) 9.8 Documentos mandatorios de IAF-ILAC Adopción por IAAC 9.9 IAF-ILAC -IAAC MLA (proceso de evaluación) 9.10 Acciones del MLA 9.11 Grupos de Trabajo del MLA 9.12 Respaldo de registros del MLA 9.12 Respaldo de registros del MLA 9.13 Informe de indicadores del MLA para el MLAC 9.14 Programa de promoción del MLA 9.15 Representantes del MLA en IAF-ILAC 9.16 Teleconferencias del MLA Presidente-Sec 9.17 IAF- ILAC MLA Asignación de Tareas 10. Projects contiene registros de temas relacionados con proyectos de cooperación técnica con organizaciones internacionales donantes. Fecha de publicación: Sept. 8, 2016 IAAC PR 001/16 Página 18 de 19

19 10.1 Proyecto OEA (actividades, informes) 10.2 Proyecto PTB (actividades, informes) 10.3 Proyectos Otros (actividades, informes de proyectos con otros Organismos de Acreditación, Cooperaciones Regionales, etc.) 11. Promotion contiene registros de temas relacionados con la promoción, informes de IAAC a Cooperaciones Internacionales y Regionales, Boletín de IAAC, folletos, logo, premios, día internacional de la acreditación, etc Presentaciones de IAAC 11.2 Informes de IAAC o Informes de IAAC a Organizaciones Internacionales o Informes del Presidente de IAAC a los miembros o Informes del MLAC a IAF-ILAC o Informes del CBSC al IAF TC o Informes del LSC a ILAC o Informes del IBSC a ILAC 11.3 Boletín de noticias de IAAC 11.4 Folleto de IAAC 11.5 Día mundial de la acreditación 11.6 Reconocimientos de IAAC 11.7 Promoción del MLA-MRA de IAF-ILAC 11.8 Logo de IAAC 11.9 Preguntas frecuentes en el sitio web de IAAC Encuestas de IAAC de satisfacción del cliente 12. Training contiene registros de temas relacionados con la capacitación ( no relacionados con el MLA) cursos de capacitación de IAAC 12.1 Pre-evaluaciones de IAAC o 12.1 Preguntas frecuentes sobre pre-evaluaciones pares o 12.2 Formularios para pre-evaluaciones pares 12.2 Programas de ensayos de aptitud de IAAC o informes de programas de ensaoys de aptitud de IAAC o Códigos de laboratorios (confidenciales) de programas de ensayos de aptitud de IAAC 12.3 Capacitación ofrecida por miembros de IAAC 12.4 Capacitación ofrecida por otras regiones 12.5 Encuestas de capacitación} 13. Votes contiene registros de votaciones de la Asamblea General, Comité Ejecutivo, Comité MLA y Grupo MLA. 14. Website contiene todos los documentos del sitio web que están también en línea en Fecha de publicación: Sept. 8, 2016 IAAC PR 001/16 Página 19 de 19