Activos Fijos y su Revalorización Lic. Aud. VLADIMIR M. BLANCOURT Octubre, 2010 Activos Fijos Administración y Control Interno 1
Lic. Aud. VLADIMIR M. BLANCOURT Octubre, 2010 2 Control Interno de los Activos Fijos Integridad Veracidad Medición y Exposición Contable A S E V E R A C I O N E S E C J O E N T C R E O N L T E R S A d L d
Control Interno de los Activos Fijos Veracidad Integridad Veracidad Integridad Afirmación Medición y Exposición Contable Afirmación Medición y Exposición Contable Veracidad Integridad Afirmación Medición y Exposición Contable Adquisiciones y Retiros Definición Los AAFF adquiridos existen fisicamente. Las adquisiciones y retiros están debidamente autorizados Las adquisiciones y retiros están adecuada e integramente contabilizados, dentro del periodo correspondiente Las adquisiciones y retiros están correctamente calculados conforme la transacción y normas contables Depreciaciones Definición La depreciación está relacionada con los activos existentes y cuya propiedad corresponde al ente La depreciación esta adecuada e integramente contabilizada y acumulada, registrada dentro del periodo correspondiente La depreciación esta correctamente calculada utilizando métodos y vidas útiles aceptables y se encuentra adecuamente asignada al costo productivo y gastos de acuerdo a su naturaleza y normas contables Saldo de Bienes de Uso Definición Los bienes de uso existen fisicamente y son de propiedad del ente y utilizados en sus operaciones Todos los saldos están adecuada e integramente contabilizados y acumulados en los registros contables Los saldos reflejan todos lo hechos y circuntancias que afectan su medición. Los bienes de uso han sido adecuadamente resumidos, clasificados y descriptos y su exposición permite una adecuada comprensión. Lic. Aud. VLADIMIR M. BLANCOURT Octubre, 2010 3
Objetivos Generales de Control Autorización Procesamiento Y Clasificación Verificación Y Evaluación Salvaguarda Física Fuente: AUDITORIA DE EEFF, Ricardo Mora, IMCP, 2002 Lic. Aud. VLADIMIR M. BLANCOURT Octubre, 2010 4
Controles aplicables a los Activos Fijos Controles Gerenciales y Controles Independientes Controles y Funciones de Procesamiento Controles de Salvaguarda de Activos Lic. Aud. VLADIMIR M. BLANCOURT Octubre, 2010 5
Controles Gerenciales e Independientes Controles Gerenciales y controles independientes Detalle Reporte del Presupuesto vs Ejecutado por la adquisición de activos fijos Preparación periodica de informes gerenciales sobre: - Erogaciones por proyecto - Costos de Reparación y Mantenimiento - Leasing Financieros - Variaciones en las Tasas y métodos de depreciación - Ajustes resultantes de inventarios físicos - Detalle de activos completamente depreciados Afirmaciones involucradas Integridad y Veracidad Veracidad, Integridad, Medición y Exposición Conciliaciones de los listados del activo fijo con las cuentas de mayor Practicar recuentos fisicos peródicos para verificar existencia Análisis de la adecuada asignación de tasas de depreciación Integridad Veracidad (existencia) Medición Contable Fuente: AUDITORIA, Slosse, Gordicz, Gamondés, 2007 Lic. Aud. VLADIMIR M. BLANCOURT Octubre, 2010 6
Controles y Funciones de Procesamiento Controles y Funciones de Procesamiento Transacción Detalle involucrada Las adquisiciones y retiros son aprobados por funcionarios Adquisiciones y de nivel apropiado retiros El acceso a las funciones de procesamiento de activos Saldos de fijos y datos relacionados está restringido bienes de uso Los datos de las transacciones de adquisición y retiros Adquisiciones y son ingresados para su procesamiento en forma precisa y retiros sólo una vez Los datos de las depreciaciones son ingresados en forma previa para su procesamiento y sólo una vez Depreciaciones Los datos de adquisiciones retiros y depreciaciones Adquisiciones y rechazados son identificados, analizados y corregidos en retiros, forma oportuna depreciaciones Fuente: AUDITORIA, Slosse, Gordicz, Gamondés, 2007 Afirmaciones involucradas Veracidad Veracidad y medición contable Integridad y medición contable Integridad y medición contable Integridad Lic. Aud. VLADIMIR M. BLANCOURT Octubre, 2010 7
Controles para salvaguarda de Activos Controles para salvaguardar activos Detalle El acceso fisico a los activos fijos criticos es restringido Designación formal de la tenencia y custodia del AAFF Protecciones fisicas de los activos fijos para evitar traslados no autorizados Desarrollo de planes de mantenimiento preventivo Aplicación de seguros (Todo Riesgo o especificos) Fuente: AUDITORIA, Slosse, Gordicz, Gamondés, 2007 Veracidad Integridad Exposición Contable Medición Lic. Aud. VLADIMIR M. BLANCOURT Octubre, 2010 8
Errores posibles que debilitan el control interno Descripción del error Error en la adquisición de PPE No registrar los retiros de PPE Ejemplos Fraude: Los gastos de reparaciones y mantenimiento se registran como adquisiciones de PPE para inflar los ingresos Error: Las compras de equipo se registran equivocadamente en la cuenta de gastos para mantenimientos y reparaciones Error: Un activo reemplazado se desecha porque no tiene valor, sin el asiento contable respectivo Debilidades o factores del control interno que aumentan el riesgo de error Demasiada presión para cumplir con los objetivos/ metas de utilidades o de ahorro de gastos Manual inadecuado de contabilidad; personal incompetente de contabilidad Politicas contables inadecuadas de contabilidad Fuente: PRINCIPIOS DE AUDITORIA, Whinttington Pany, 2007 Lic. Aud. VLADIMIR M. BLANCOURT Octubre, 2010 9
Proceso Administrativo de los Activos Fijos Adquisición / Recepción Disposición: - Temporal - Definitiva Codificación Desinversión (Baja) Depreciación Asignación de Funcionario responsable Lic. Aud. VLADIMIR M. BLANCOURT Octubre, 2010 10
Administración de Activos Fijos Procedimientos Formales Políticas de Disposición Límites de Competencia Definidos Activos Fijos Salvaguarda Codificación Registros Altas, Bajas Transferencias Lic. Aud. VLADIMIR M. BLANCOURT Octubre, 2010 11
Procedimientos Formales ADMINISTRACION DE ACTIVOS FIJOS PROCEDIMIENTO Identificación... XX-XXX Versión...XX Clasificación... XXXXXX Gerencia... XXXXXXXX Aprobación... XXXXXX XXXXXX Elaboración: Revisión: Aprobación: INDICE 1. HISTORIAL DE REVISIONES... 2. LISTA DE DISTRIBUCIÓN... 3. OBJETO... 4. ALCANCE... 5. DEFINICIONES... 6. RESPONSABILIDADES... 7. RECURSOS Y PRE REQUISITOS... 8. DESARROLLO... 8.1. Compra de AF... 8.2. Recepción de AF... 8.3. Codificación de AF... 8.4. Asignación de AF al Responsable y/o Usuario receptor... 8.5. Alta de AF en el Módulo de AF... 8.6. Reasignaciones de AF... 8.7. Depreciación de AF... 8.8. Disposición de AF... 9. RESULTADO ESPERADO... 10. ACCIONES CORRECTIVAS... 11. REGISTROS... 12. ANEXOS... 13. DOCUMENTACION DE REFERENCIA... Fecha: / / (sello) Fecha: / / (sello) Fecha: / / (sello) Lic. Aud. VLADIMIR M. BLANCOURT Octubre, 2010 12
Límites de Competencia Los límites de competencia se refieren a la jerarquía de aprobaciones tanto para compras como para disponer de los Activos. Normalmente dentro de una organización, pueden autorizaciones en solitario (Ej. del máximo ejecutivo), como conjuntas (Ej. Gerencias de Área). Estos límites de competencia, pueden estar delimitados: Por naturaleza de la compra (Ej. Compras locales, internacionales) Por el monto de la compra (Ej. Hasta $ 2.000 sólo gerentes de área, de $ 2.000 a $10.000 sólo Gerencia General, superiores a $ 10.000 autorizados por Directorio) Lic. Aud. VLADIMIR M. BLANCOURT Octubre, 2010 13
Codificación Los AAFF, poseerán un código de identificación único de tipo numérico que: Permita la identificación física del AF Discrimine claramente un AF de otro Diferencie una unidad de las partes que le componen Sea compatible con el sistema contable de Transierra Facilite el recuento físico Ejemplo: RRR - DDD - AAA - CC CORRELATIVO ARTICULO RAIZ (HP Compaq Mod. 231) DESCRIPCION GENERICA (Desktop) RUBRO (Eq. Computación) Lic. Aud. VLADIMIR M. BLANCOURT Octubre, 2010 14
Herramientas de Control Interno Pag. 1 CONTROL DE INGRESO Y DISPOSICION DE ACTIVOS FIJOS de 1 Datos Generales Elaborado por Código Activo Fijo Emisión Fecha Movimiento Código Adicional (optativo) Recepción de Activos Fijos Asignación / Reasignación Disposición de Activos Fijos Tipo de compra Origen: Tipo: Área Sector Destino: Modalidad: Área Sector Detalle: Rubro Descripción genérica Artículo Raíz Descripción ampliada Marca Modelo Cantidad U. Medida N de parte P.Unit. P. Total Moneda Documentos de respaldo: N O.C. N Remito Fecha Remito Otro adjunto Lic. Aud. VLADIMIR M. BLANCOURT Octubre, 2010 15
Salvaguarda de Activos El concepto fundamental esta en la idea de proteger el patrimonio contra cualquier hecho, evento o circunstancia no deseada El responsable de la protección del patrimonio es la Dirección de la empresa, ya que está es una de sus funciones principales Medidas generales para garantizar la salvaguarda Servicios de Vigilancia Sistema de Protección c/ Incendios Plan de Mnto. Preventivo Políticas de Seguros Lic. Aud. VLADIMIR M. BLANCOURT Octubre, 2010 16
Políticas de Disposición La disposición se refiere a la desapropiación de un activo que fue de la compañía y que por estar totalmente depreciado, de uso discontinuado u obsoleto, entre otros, la empresa decide deshacerse de este. La decisión de disponer de los activos fijos de una empresa puede basarse en las siguientes consideraciones: recuperar parcialmente la inversión evitar gastos innecesarios de almacenamiento, custodia y salvaguarda evitar la acumulación de bienes sin uso por tiempo indefinido Lic. Aud. VLADIMIR M. BLANCOURT Octubre, 2010 17
Políticas de Disposición (Cont.) Definitiva Temporal Venta Arrendamiento Permuta Préstamo de Uso o Comodato Donación Lic. Aud. VLADIMIR M. BLANCOURT Octubre, 2010 18
Efectos tributarios por la Disposición de Activos Definitiva Venta IVA IT IUE IMT* Permuta IVA IT IUE IMT* Donación Devolución CF IVA IUE - Sólo deducible hasta el 10% de UNI para entidades S/L formalizadas * Sólo para bienes inmuebles y vehículos automotores Lic. Aud. VLADIMIR M. BLANCOURT Octubre, 2010 19
Efectos tributarios por la Disposición de Activos Temporal Arrendamiento IVA IT IUE Préstamo de Uso o Comodato Lic. Aud. VLADIMIR M. BLANCOURT Octubre, 2010 20