NIT: 800 100 136 4 PRODUCTO FINAL PROYECTO IMPLEMENTACION DEL ARCHVO DE GESTION ALCALDIA DE PIEDRAS TOLIMA. REALIZADO POR : MARIA DEL CARMEN GUZMÁN Administradora Financiera FECHA DE REALIZACIÓN : febrero a Mayo de 20 Parque principal Telefax: 2834019 2834024-2834201
NIT: 800 100 136 4 INTRODUCION La Ley General de Archivo ha entrado a enriquecer el marco de la Legislación Cultural Colombiana, integrada hoy por variedad de Leyes, decretos y Sentencias que aun no han sido suficientemente exploradas ni aprovechadas como merecen por Sector Cultural. Un gran acierto de la Ley general de Archivo fue la redefinición del sistema general de Archivos propiciando la articulación, integración y cooperación de los Archivos Públicos y Privados. La obligatoria creación de los Archivos en las entidades del sector Publico y en los distintos niveles de la Administración que dispone la Ley, será un paso fundamental para mejorar los procesos Administrativos y garantizar el Patrimonio Documental, a nivel Nacional, regional y Local. La norma habla de cómo debe manejarse la documentación del Estado y la que forma parte del Patrimonio Documental de la Nación,no solo ciñéndose a la Ética, sino teniendo como referente los valores de la Sociedad Democrática. Los funcionarios de Archivo ratificaran la convicción del papel que juegan estas instituciones Administrativas e históricas en un Estado de Derecho en una sociedad Democrática, y en una comunidad que requiera su memoria, como elemento esencial de su legitimidad Histórica Conviene insistir que es importante el comportamiento Ético en el manejo de la información y los datos de Archivo, resulta esencial para garantizar los derechos fundamentales de la Sociedad, el individuo y el Estado. Parque principal Telefax: 2834019 2834024-2834201
NIT: 800 100 136 4 MARCO LEGAL Constitución Política de Colombia: Titulo I. Artículo 8, Titulo II. Articulo Capitulo I, Articulo 15, Articulo 20, Articulo 23, Capitulo II. Articulo 72, Articulo 74. Titulo II Artículo 4. Ley 4 de 1913. Articulo 289: Establece que los jefes de las oficinas vigilaran que los secretarios reciban los archivos por inventario y que arreglen el que convenientemente el que corresponda al tiempo de sus funciones Ley 14 de 1936: Aprueba el tratado internacional sobre protección del Patrimonio Cultural Ley 57 de 1985: Por el cual se ordena la publicidad y acceso de los actos y documentos oficiales Ley 80 de 1989: Por medio del cual se crea el Archivo General de la Nación Reglamento General de Archivos: Tiene como ámbito de aplicación a todos los archivos oficiales del orden nacional, distrital y municipal, así como las entidades territoriales, indígenas, entidades territoriales que se creen por ley, las divisiones administrativas y a los archivos históricos y especiales Ley 27 de 1992: Por la cual se expiden normas sobre administración de personal al servicio del estado Ley 80 de 1993: Por el cual se expide el estatuto general de contratación de la administración pública y decretos reglamentarios Ley 100 de 1993: Sistema de Seguridad Social en Salud Ley 115 de 1994: Ley general de educación Parque principal Telefax: 2834019 2834024-2834201
NIT: 800 100 136 4 Ley 136 de 1994: Por el cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y funcionamiento del municipio, modificada parcialmente por la ley 617 de 2001 Ley 200 de 1995: Código Disciplinario único Ley 397 de 1997: Ley General de Cultura Decreto 2150 de 1995: Se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la administración pública. Decreto 1382 de 1995: Por el cual se reglamenta la ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos a los organismos nacionales del Archivo General de la Nación Circular 02 de 1997: Por medio del cual se establecen los requisitos, procedimientos y recomendaciones para la adopción de nuevas tecnologías en los archivos públicos, dirigida a los alcaldes y gobernadores Circular 01 de 1997 y 01 de 1998: Insisten a los alcaldes y gobernadores de crear archivos generales del departamento y del municipio, en cumplimiento de la constitución y l a ley Circular 004: Departamento Administrativo de la función pública y Archivo General de la Nación, por medio del cual se fijan los criterios de contenido para las Historias Labores. Acuerdo 046: Establece el procedimiento para la eliminación documental Acuerdo 047: Estableces restricciones de acceso a los documentos pro motivos de conservación. Acuerdo 048: Establece lineamientos básicos de conservación preventiva, conservación y restauración documental. Acuerdo 049: fija los parámetros que se deben tener en cuenta como condiciones de construcción y dotación para los edificios de archivo Parque principal Telefax: 2834019 2834024-2834201
NIT: 800 100 136 4 Acuerdo 050: Establece las medidas mínimas para la prevención del deterioro de los documentos de archivos y situaciones de riesgo Acuerdo 037 de 2002: Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización. Reprografia y conservación de los documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos Acuerdo 038 de 2002: Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la ley general de archivos, referente a los inventarios documentales Acuerdo 039 de 2002: Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley General de Archivos. Ley 926 de julio 8 de 2005 Artículo 15: DERECHO DE TURNO: Los organismos y entidades de la administración pública nacional que conozcan de peticiones, quejas o reclamos, deberán respetar estrictamente el orden de su presentación. Dentro de los criterios señalados en el Reglamento de derecho de petición de que trata el artículo 32 del código contencioso administrativo, sin consideración de la naturaleza de la petición, queja o reclamo, salvo que tengan prelación legal. Los procedimientos especiales regulados por la ley. Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001) por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas Parque principal Telefax: 2834019 2834024-2834201
NIT: 800 100 136 4 OBJETIVO GENERAL Revisar y actualizar Las Tablas de Retención Documental para la Alcaldía Municipal de Piedras Tolima Implementación de la Ventanilla Única de Correspondencia Organización de Archivo de Gestión 2008-2009 y 2010 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Dar cumplimiento a la normatividad establecida para la materia por el Archivo General de la Nación Revisar y actualizar las Tablas de Retención Documental Automatizar el proceso de Administración de la Correspondencia Capacitar a Los funcionarios en los lineamientos archivísticos Parque principal Telefax: 2834019 2834024-2834201
NIT: 800 100 136 4 DESARROLLO DEL PROYECTO Dentro del marco de las actividades desarrolladas en cumplimiento del contrato 028 de Enero 14 de 2010, con duración de (3 ) y la adición al mismo de fecha Mayo 1 de 2010 con duración de un (1) mes Las actividades se encaminaron a dar cumplimiento de todas las fases del Contrato inicial y a la vez realizar las actividades de la adición del contrato. Las actividades realizadas fueron las siguientes: Reactivación del Consejo Municipal de Archivo con organización y acompañamiento en todas la actividades Lúdicas programadas y realizadas como son : Primer encuentro de ORALIDAD LITERARIA (TERTULIA )con Invitados el adulto mayor, con el fin de que contaran las historias de nuestros antepasados para así recuperar los mitos y leyendas de nuestro Municipio. lo cual nos permite dar un inicio a la reconstrucción de la información.literaria de nuestro Municipio. Este evento se organizo con invitación a todos los estamentos del Municipio y la comunidad en general. Los medios utilizados fueron escritos y través de perifoneo Se contó con la participación de un cuentero y trovador para amenizar el evento,e igualmente se hizo un canelazo y refrigerio a todos los participantes. Se entrego al adulto mayor por su participación una placa representativa del evento Parque principal Telefax: 2834019 2834024-2834201
NIT: 800 100 136 4 De esta actividad como evidencias se anexan registros fotográficos Primer Concurso de FOTOGRAFIA ANTIGUA en el Municipio de Piedras con el fin de recuperar la historia y desarrollo de nuestro Municipio a través de los años. En este evento se recopilaron fotografías en cuatro modalidades 1- Foto mas antigua 2- Foto acontecimiento histórico 3- Foto Sitio turístico 4- Foto representativa de la cultura Para el concurso de fotografía se hizo la difusión a través de los funcionarios que difundieron las bases del concurso Se hizo la preselección de las fotos un numero de 17,las cuales se ampliaron para la exhibición y luego se entregaron a sus propietarios después de la premiación. Se premiaron las cuatro modalidades el primer puesto. En esta programación se exhibió un periódico editado en 1958 donde En sus escritos muestran como era Municipio en esa Época. Se anexan evidencias fotográficas del evento. Reactivación del Comité de Archivo con acompañamiento permanente en las reuniones. Composición Comité Evaluador de Archivo Revisión y actualización de las Tablas de Retención Documental Parque principal Telefax: 2834019 2834024-2834201
NIT: 800 100 136 4 Presentación de la actualización de Tablas de Retención Archivo del Departamento para su aprobación. Documental al Presentación de las Tablas de Retención al Consejo Municipal de Archivo para su aprobación. Entrega de copia de las Tablas de Retención a los productores de los Archivos de Gestión. Capacitación a los funcionarios en los temas : Tablas de Retención Documental Normatividad Archivística Directrices para la organización de los Archivos de Gestión Capacitación en elaboración de comunicaciones oficiales según resolución 3393 de Organización con hoja de ruta de los contratos del 2008 y 2009 con el fin de darle funcionalidad a la consulta de los contratos. Organización documental de años 2008 y 2009. Organización y adecuación del archivo de Gestión de tesorería. Se trasladaron los documentos de todas las dependencias que no hacían parte del archivo de gestión. Instalación del Software de correspondencia o ventanilla única Capacitación a la funcionaria responsable de la operatividad del Software Parque principal Telefax: 2834019 2834024-2834201
NIT: 800 100 136 4 Capacitación a todos los funcionarios de la Alcaldía en la implementación de la ventanilla única y el consecutivo único de correspondencia. Estas capacitaciones fueron coordinadas por un ingeniero conocedor del tema y reposan evidencias como soporte. Para la puesta en marcha del Software se alimento con el contenido de las Tablas de Retención Documental y el tramite de las comunicaciones oficiales Elaboración del acto administrativo de adopción de la ventanilla única para luego ser socializado a los funcionarios y la comunidad en general. Adopción del acto Administrativo de implementación de la ventanilla única a partir del 26 de del 1 de Junio de 2010. a partir del 1 de Junio de 2010 Se hace entrega del instructivo de PAUTAS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTION en la Alcaldía de Piedras Tolima. Parque principal Telefax: 2834019 2834024-2834201
NIT: 800 100 136 4 PAUTAS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTION Para la Administración Municipal es de suma importancia la normalización de todos sus procesos, es por anterior que se hace necesario reglamentar la ORGANZACION DE TODOS LOS ARCHIVOS DE GESTION, como base fundamental de la Gestión Documental, además del cumplimiento del Acuerdo 042 de octubre 31 de 2002, por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión de las entidades publicas y lo estipulado en la ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos, ARCHIVOS DE GESTION Obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión. Las oficinas productoras de documentos deberán organizar sus archivos de gestión de conformidad con sus Tablas de Retención Documental y en concordancia con los manuales de procedimientos y funciones del instituto. Conformación de los archivos de gestión. Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la Tabla de Retención Documental aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. Responsabilidad de los archivos de gestión. El respectivo Jefe de cada oficina y el asistente o auxiliar que desempeñe las labores de apoyo administrativo de la oficina productora serán los responsable de velar por el proceso de gestión de documentos comprende: La producción o recepción, la distribución, organización, consulta, la retención, el almacenamiento, la recuperación, conservación, custodia Parque principal Telefax: 2834019 2834024-2834201
NIT: 800 100 136 4 y su disposición final. Responsabilidad señalada en el numeral 5 de la ley 734 de 2002 para todo servidor público. Criterios para la organización de archivos de gestión. Apertura de carpetas: 1. La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada. 2. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y Subseries correspondientes a cada unidad administrativa. 3. La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma. 4. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y Subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control. 5. La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B. Otra alternativa el uso de bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble, pero el uso de este elemento dificulta corregir una foliación mal ejecutada. 6. No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la mayoría de los casos, por las máquinas reprográficas. 7. Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: fondo, sección, subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso. (Anexo No 1) 8. La ubicación física de los expedientes (carpetas) que conforman cada una de las series y subseries documentales, deben guardar el mismo orden en que aparecen relacionadas en la tabla de retención de cada dependencia. 9. Identificar cada uno de los archivadores 10. Elaborar inventario documental. (Anexo No 6) Parque principal Telefax: 2834019 2834024-2834201
NIT: 800 100 136 4 Los documentos de apoyo (fotocopias de normas externas al instituto Leyes, decretos nacionales departamentales, estudios de documentos técnicos que sirven como información esporádica, artículos de prensa, tarjetas, plegables de programas, propaganda sobre productos comerciales, publicaciones u otras clase de documentos que no constituyen documento de archivo) no se consignaran en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia. Elaboración de Comunicaciones Oficiales: Nota Interna Es un formato preimpreso de carácter interno, que se diligencia a mano, cuyo objetivo es transmitir comunicaciones breves y de inmediato trámite, entre las dependencias del Municipio y sus funcionarios. (Anexo No2) Memorando: Es una comunicación escrita de carácter interno. Debe elaborarse en papel bond tamaño carta a espacio sencillo, el cual se empleará para transmitir información, dar orientaciones, dar pautas y hacer solicitudes y aclaraciones entre otras, relacionados con la gestión de la Entidad (Anexo No 3) Circular: Comunicación interna o externa de carácter general informativa o normativa, con el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la Institución, así como las normas generales, cambios, políticas y asuntos de interés común. Las circulares internas se elaboran en papel tamaño carta sin papel con membrete y logotipo, las cuales serán firmadas por el Secretario General o el Director General y las externas se deben elaborar en papel con membrete y logotipo, las cuales serán firmadas por el Alcalde. (Anexo No 4) Oficio: Es una comunicación escrita, que tiene como objetivo principal dar un mensaje, se emplearán para responder oficios, suministrar información y presentar solicitudes fuera de la Entidad. Podrán ser dirigidas a personas naturales y/o jurídicas, según sea el caso. Únicamente el original (y las copias Parque principal Telefax: 2834019 2834024-2834201
NIT: 800 100 136 4 que se dirijan a otros destinatarios si es el caso) se imprime (n) en papel con membrete y logotipo. (Anexo No 5) MÁRGENES: Superior 5 cm., Izquierdo 4 cm., Inferior y Derecho 3 cm. PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la (s) página (s) subsiguiente (s). Consulta de documentos. La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de otras dependencias o de los ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina o el funcionario en quien se haya delegado esa facultad y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución o las Leyes. En la correspondiente oficina se llevara el registro de préstamo y de forma opcional una estadística de consulta. Préstamo de documentos para trámites internos. En el evento que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo, la dependencia productora deberá llevar un registro en el que se consigne la fecha del préstamo, identificación completa del expediente, número total de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y término perentorio para su devolución. Vencido el plazo, el responsable de la dependencia productora deberá hacer exigible su devolución inmediata. Inventario documental. Todo servidor público, así mismo como el asistente o auxiliar que desempeñe las labores de apoyo administrativo de la oficina productora al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su cargo recibirá o entregará según sea el caso, los documentos y archivos debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestión, para tal efecto, se adoptara y diligenciará el formato único de inventario documental, en concordancia y regulado por el Archivo General de la Nación. Transferencias Documentales Primarias. Cada Jefe de Área y/o Departamento será responsable del envío de la documentación al archivo central, siempre y Parque principal Telefax: 2834019 2834024-2834201
NIT: 800 100 136 4 cuando estas hayan cumplido con su período de gestión, o cumplido el tiempo estipulado en la Tabla de Retención Documental, deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado el plan de transferencias y seguirá la siguiente metodología: 1. Constatar que los documentos a transferir haya cumplido su tiempo de retención en la dependencia correspondiente. 2. La documentación debe estar previamente ordenada. La ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden original, es decir, que esté de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción. El número uno (1) corresponde al primer folio del documento que dio inicio al tramite, en consecuencia, corresponde a la fecha más antigua. 3. Retiro del material metálico. 4. La documentación debe estar depurada, la depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos, de folios en blanco, borradores, fax y documentos de apoyo en los archivos de gestión o de oficina. En fondos acumulados, se hará igualmente depuración. 5. Se deben foliar todos y cada una de los expedientes de las series documentales. En el caso de series documentales simples (comunicaciones, acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliación se ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series documentales complejas (contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la continuación de la primera. 6. Diligenciar el formato único de inventario documental, identificando claramente a que serie y subserie pertenecen. (Anexo No &) 7. Efectuado el inventario, ubicar los expedientes dentro de las cajas para archivo inactivo, identificando código de la dependencia, fondo, sección, subsección, número consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos. 8. El jefe de archivo, confrontará la remisión física de la documentación con el formato único de inventario, para establecer la veracidad de la entrega. Parque principal Telefax: 2834019 2834024-2834201
NIT: 800 100 136 4 9. Una vez verificada se procederá a la firmar del acta y del inventario único documental por parte del funcionario responsable de la preparación de la transferencia, funcionario responsable de la oficina y el jefe de archivo. 10. Finalmente el jefe de archivo, ubicara la documentación en la respectiva estantería en el archivo central. Parque principal Telefax: 2834019 2834024-2834201
NIT: 800 100 136 4 ANEXO No 01 No. 001 NOTA INTERNA FECHA: PARA: DE: URGENTE ----- PARA SU INFORMACIÓN ------ FAVOR DAR CONCEPTO ------ INFORMAR POR ESCRITO ----- ENCARGARSE DEL ASUNTO ----- OTRO: ------ ENVIAR PROYECTO DE RESPUESTA DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA FAVOR TRAMITAR ARCHIVAR ENTERARSE Y DEVOLVER DILIGENCIAR Y DEVOLVER OBSERVACIONES: FIRMA:. RECIBIDO: FECHA: HORA: Parque principal Telefax: 2834019 2834024-2834201
NIT: 800 100 136 4 ANEXO No 02 MEMORANDO ------------ ----------- ( 3 interlíneas ) ------------ MEMORANDO ----------- ----------- ( 3 interlíneas ) ----------- CÓDIGO: xxx-xx.xx -----------( 1 interlínea ) Ciudad, fecha------------------ ------------------ ----------- ----------- ( 3 interlíneas ) ----------- PARA: Cargo ------- ( 1 interlínea ) DE: NOMBRES Y APELLIDOS DEPENDENCIA QUE EMITE EL MEMORANDO -------- ( 1 interlínea ) ASUNTO: -------- -------- ( 3 interlíneas ) -------- Texto.............................................................................................. ------------------ ------------------ ( 2 interlíneas ) Despedida --------- Parque principal Telefax: 2834019 2834024-2834201
NIT: 800 100 136 4 --------- (4 interlíneas ) --------- -------- NOMBRE DEL REMITENTE Cargo------------------------------------ -------- ( 2 interlíneas ) Anexos: (opcional)------------------ ( 1 interlínea )Datos del transcriptor Parque principal Telefax: 2834019 2834024-2834201
NIT: 800 100 136 4 ANEXO No 3 CIRCULAR Espacio para logotipo solo para circular externa) (encabezado sólo para circular interna) ---------- --------- ( 3 interlíneas ) --------- CIRCULAR Nº -------- -------- ( 3 interlíneas ) -------- CÓDIGO DEPENDENCIA-Número de serie y/o subserieciudad, fecha (cuando se trate de circulares externas, la fecha será colocada por el GCA, mediante radicado) ----------- ( 2 interlíneas ) ---------- DESTINATARIOS ------------- ( 2 interlíneas ) -------------Asunto: (Síntesis del tema de la Circular) ------------- ------------- (3 interlíneas) ------------ Texto.................................................................................... ---------------- --------------- ( 2 interlíneas ) Despedida ------------------------------------------------------ ---------- ---------( 3 interlíneas ) -------- Parque principal Telefax: 2834019 2834024-2834201
NIT: 800 100 136 4 NOMBRE DEL REMITENTE Cargo- ------------ ----------- ( 2 interlíneas ) Anexos: (opcional) ------------------ ( 1 interlinea ) Datos del transcriptor Parque principal Telefax: 2834019 2834024-2834201
NIT: 800 100 136 4 ANEXO No 4 OFICIO (Cód. Dependencia)-(Cód. Serie y/o Subserie) Radicado No. XXXX-XX ------- ----- ( 1 interlínea ) Ciudad ------------------ ------------------ ( 3 interlíneas ) ------------------ Señor, Doctora, Ingeniero, Licenciado (Según el caso) NOMBRES Y APELLIDOS Cargo Denominación o Razón Social de la Entidad Dirección Domicilio ------------------ ( 2 interlíneas ) ------------------ Asunto: (opcional) ------------------ ------------------ ( 2 interlíneas) Saludo (expresión opcional) Ej. Cordial saludo señor Forero: ------------------ ( 1 interlínea) Texto.................... ------------------ ------------------ ( 2 interlíneas ) Despedida, ------------------ ------------------ ------------------ ( 4 interlíneas ) ------------------ NOMBRE DEL REMITENTE Cargo ------------------ ------------------ ( 2 interlíneas ) Anexos: (opcional) ------------------ ( 1 interlínea ) Datos del trascripto Parque principal Telefax: 2834019 2834024-2834201
ANEXO No 5 23
DECRETO No. 045 de 2010 (26 de mayo de 2010 ) POR MEDIO DEL CUAL SE ESTABLECE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA EN LA ALCALDIA DE PIEDRAS TOLIMA El Alcalde Municipal de PIEDRAS TOLIMA, en uso de sus atribuciones Constitucionales y Legales, en especial las conferidas por la Ley 594 de 2000, demás normas concordantes, en especial en las conferidas por el Acuerdo No. 060 de 2001, expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación y CONSIDERANDO: Que la Ley 594 de 2000 tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación Que el Acuerdo No. 060 de 2001, expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, establece los lineamientos y procedimientos que permiten a las Unidades de Correspondencia de las Entidades Públicas y de la privadas que cumplan funciones públicas, cumplir los programas de Gestión Documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos. Que la Planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental. En virtud de lo anteriormente expuesto, 24
DECRETA : ARTÍCULO PRIMERO: Establézcase a partir de la fecha, la UNIDAD DE CORRESPONDENCIA de la Alcaldía de Piedras Tolima, la cual se encargará de la gestión central y normalizada de los procedimientos de producción, recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. ARTÍCULO SEGUNDO: La Unidad de Correspondencia, deberá contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la Administración Pública. ARTÍCULO TERCERO: Para los efectos del presente Decreto, se definen los siguientes conceptos así: Acto Administrativo: Acto jurídico realizado por la Administración en ejercicio de sus competencias y en consecuencia, con arreglo al Derecho Administrativo. El Acto Administrativo se distingue de otras actuaciones administrativas no sólo por su carácter unilateral sino además por el hecho de generar efectos jurídicos específicos sobre los administrados. Archivo Electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión. Circular: Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido, dirigida a varios destinatarios. 25
Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones. Documento Electrónico de Archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Documento Público: Es el producido o tramitado por el servidor ejercicio de su cargo o con su intervención. público en Radicación de Comunicaciones Oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento. Registro de Comunicaciones Oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Fecha de Recibo o de Envío. 26
Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria. Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s) Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite. Anexos Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros. Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Tabla de Retención Documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo. Las tablas de retención pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos, comunes a cualquier administración; las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo. ARTÍCULO CUARTO: FUNCIONES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA. Son funciones de la Unidad de Correspondencia de la Alcaldía de Piedras Tolima: 1. Recibir todas las comunicaciones tanto internas como externas para su correspondiente radicación y registro. 27
2. Revisar las comunicaciones enviadas interna y externas para verificar su buena calidad en cuanto al cumplimiento de las normas expedidas por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas (ICONTEC), ortografía, redacción, calidad del papel y existencia de firmas autorizadas. En caso de presentarse fallas o inconsistencias, hacer devolución a la Dependencia de procedencia con nota aclaratoria, para su respectiva corrección. 3. Distribuir y recolectar las comunicaciones en el horario establecido en el presente Decreto. 4. Notificar a los funcionarios sobre el vencimiento del plazo para responder las comunicaciones si es del caso 5. Archivar la correspondencia conforme lo establecido en las Tablas de Retención Documental. ARTÍCULO QUINTO: HORARIO DE RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES. El horario de recepción y distribución de las comunicaciones oficiales de la Unidad de Correspondencia de la Alcaldía de Piedras Tolima será: RECEPCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: El horario es conforme a la jornada laboral de la Administración Municipal de Piedras, y para la recepción de comunicaciones oficiales externas e internas así: Recepción de comunicaciones oficiales externas: La recepción de comunicaciones oficiales externas es de MARTES a SABADO, desde las Siete y media de la mañana (7:30 a. m) hasta las once y treinta (11.30 a.m,) y desde las Dos de la tarde (2:00 p. m) hasta las Cuatro de la tarde (4:00 p. m). Recepción de comunicaciones oficiales internas: La recepción de comunicaciones oficiales internas es de MARTES a SABADO, desde las once y treinta de la mañana (11.30 a.m )hasta las Doce del mediodía (12:00) y desde las cuatro de la tarde (4 p.m)) hasta las cuatro y treinta de la tarde (4.30p.m). Recepción de comunicaciones oficiales por vía fax y por correo electrónico: Las comunicaciones oficiales externas recibidas por vía fax y por correo 28
electrónico de la Alcaldía de Piedras Tolima, el horario será todos los días de la semana sin limitación de hora. DISTRIBUCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: Para la distribución interna a cada una de las Dependencias que integra la Alcaldía de Piedras Tolima, de las comunicaciones oficiales externas recibidas, radicadas en la Unidad de Correspondencia, el horario será el siguiente: Distribución de comunicaciones oficiales externas e internas: El horario de distribución de las comunicaciones oficiales externas e internas, es de MARTES a SABADO, desde las Doce (12:00 M ) hasta las Doce y media (12:30 M ) del mediodía, y desde las Cuatro y treinta de la tarde (4:30 p. m) hasta las Cinco (5:00 p. m) de la tarde. PARÁGRAFO: El horario será modificado cuando el día lunes de la semana sea día festivo, los días martes se trasladará hábil para el día miércoles, por lo tanto siendo día festivo los días lunes el horario será; de MIERCOLES a SABADO en las horas fijadas con antelación. Cuando el representante de la Administración Municipal de Piedras, decrete jornada continua, el horario de recepción de comunicaciones oficiales externas será el establecido en la mañana, de Siete y media de la mañana (7:30 a. m) hasta las Doce del mediodía (12:00 m). Para la recepción de comunicaciones oficiales internas el horario es de Siete y media de la mañana (7:30 a. m) hasta la hora final establecida en la jornada continua. Para la distribución de comunicaciones oficiales externas e internas, el horario es desde las Doce y media del mediodía (12:30 m) hasta la hora final establecida en la jornada continua. ARTÍCULO SÉXTO: PROCEDIMIENTOS PARA LA RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES. El procedimiento para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni 29
habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados. ARTÍCULO SÉPTIMO: FIRMAS RESPONSABLES. En la Administración de la Alcaldía de Piedras Tolima de acuerdo a los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución serán los servidores públicos del nivel ejecutivo. La unidad de correspondencia velará por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido. PARÁGRAFO: En todas las comunicaciones oficiales, circulares, memorandos y actos administrativos que se genere en la Alcaldía de Piedras Tolima, por debajo del espacio destinado a la firma del Alcalde Municipal deberá inscribirse el siguiente texto Proyectó, seguido de las iniciales del (los) nombre (es) y apellidos de quien redactó el documento. ARTÍCULO OCTAVO: COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS. Las comunicaciones oficiales que ingresen a la Alcaldía de Piedras Tolima deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo. PARÁGRAFO: Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir. ARTÍCULO NOVENO: TRÁMITE DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS. 30
1. Todas las comunicaciones oficiales recibidas llegan a la Unidad de Correspondencia para ser radicadas y registradas 2. Todas las Comunicaciones Oficiales recibidas pasan directamente al funcionario competente para tramitar la contestación o respuesta del caso. 3. El (los) Funcionario (s) una vez enterado(s) del asunto de la comunicación contará con el tiempo asignado en la Unidad de Correspondencia para la comunicación según lo reglado en materia de derecho a la información 4. El Funcionario responsable de la Unidad de Correspondencia archivará el documento original conforme lo establecido en las Tablas de Retención Documental. PARÁGRAFO: La Unidad de Correspondencia, elaborará las planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas. ARTÍCULO DÉCIMO: COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS. Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la Unidad de Correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales. ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO: COMUNICACIONES OFICIALES VÍA FAX. Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva radicación en la Unidad de Correspondencia, la cual se encargará de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administración. 31
Las entidades que utilizan para la impresión de los fax, papel químico, deberán reproducir este documento, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad. En general no se radicarán ni registrarán cotizaciones, propagandas, ofertas, boletines publicitarios y las demás que a juicio de la Unidad de Correspondencia no requieran trámite alguno diferente a su recepción ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO: COMUNICACIONES OFICIALES POR CORREO ELECTRÓNICO. En la Alcaldía de Piedras Tolima, le corresponde al funcionario responsable de la Unidad de Correspondencia revisar diariamente la siguiente cuenta de correo electrónico de que dispone la Administración Municipal de Piedras. alcaldia@piedras-tolima.gov.co En general no se radicarán ni registrarán cotizaciones, propagandas, ofertas, boletines publicitarios y las demás que a juicio de la Unidad de Correspondencia no requieran trámite alguno diferente a su recepción. Todas las Comunicaciones Oficiales enviadas por Correo Electrónico deberán incluir el siguiente texto: La información contenida en este correo electrónico y sus archivos adjuntos es propiedad de la ALCALDIA DE PIEDRAS TOLIMA - La presente información es de carácter confidencial y ha sido enviada para uso exclusivo ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO: VIGENCIA Y DEROGATORIA. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias. COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dado en la ALCALDIA DE PIEDRAS TOLIMA, a los 6 días del mes de Abril año Dos Mil Diez (2010) 32
ROGELIO MONTEALEGRE MURILLO Alcalde Municipal. CIRCULAR No 8 PARA DE : Secretarios de Despacho, Jefes de Oficinas y Coordinadores de Despachos : Alcalde Municipal FECHA : ASUNTO: Adopción y puesta en marcha de la unidad de correspondencia o ventanilla única de Correspondencia. La Alcaldía Municipal de Piedras Tolima consiente que la planeación programación,organización y avance de las entidades Públicas, se logra entre otras, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y siguiendo los lineamientos de la normatividad Archivística Ley 594 del 2000, y el Acuerdo 060 de 2001 expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación donde establece los lineamientos y procedimientos que permiten a las unidades de correspondencia de las Entidades Públicas cumplir los programas de Gestión Documental para la producción, recepción distribución, seguimiento,conservación y consulta de los documentos. Por consiguiente se adopta y se pone en marcha a partir de la fecha la unidad de correspondencia o ventanilla única, según Decreto 027 de 06 de Abril de 2010. Todos los funcionarios cuentan con la capacitación y socialización del programa lo cual les permitirá el uso adecuado de la unidad de correspondencia. 33
A continuación se hace el bosquejo de los tiempos de recepción, y distribución de la correspondencia adoptada en el Decreto 027 de 06 de Abril de 2010. Recepción comunicaciones externas (USUARIOS) 7.30 A.M------------------11.30 A.M 2.00 P.M--------------------- 4.00 P.M Recepción comunicaciones internas (FUNCIONARIOS) 11: 30 A.M--------------------12:30 M 4: 00 P.M-------------------- 4:30 P.M Distribución comunicaciones internas y externas 12 : 00 M ----------------------12:30 P.M 4:30 P.M------------------------5:00 P.M Es importante que todos los funcionarios se responsabilicen del manejo de la información de acuerdo a los parámetros establecidos por la unidad de correspondencia y su acto Administrativo de adopción. Atentamente, ROGELIO MONTEALEGRE MURILLO Alcalde Municipal Elaboro : María del Carmen Guzmán 34
Primer encuentro de Oralidad Literaria ( Tertulia ) Fecha - 14 de mayo de 2010 Lugar - parque principal Municipio de Pierdas Hora 3.30 pm 35
Primer encuentro de Oralidad Literaria ( Tertulia ) Fecha - 14 de mayo de 2010 Lugar - parque principal Municipio de Pierdas Hora 3.30 pm 36
Entrega de Diplomas capacitación organización de archivo de gestión Fecha - junio 5 de 2010 Lugar - Despacho del Alcalde Hora - 10.30 am 37
Primer concurso de fotografía antigua Lugar parque principal Municipio de Piedras Fecha 16 de junio de 2010 Hora 3.30 pm 38
Primer concurso de fotografía antigua Lugar parque principal Municipio de Piedras Fecha 16 de junio de 2010 Hora 3.30 pm 39
Primer concurso de fotografía antigua Lugar parque principal Municipio de Piedras Fecha 16 de junio de 2010 Hora 3.30 pm 40
Primer concurso de fotografía antigua Lugar parque principal Municipio de Piedras Fecha 16 de junio de 2010 Hora 3.30 pm 41
Primer concurso de fotografía antigua Lugar parque principal Municipio de Piedras Fecha 16 de junio de 2010 Hora 3.30 pm 42
Primer concurso de fotografía antigua Lugar parque principal Municipio de Piedras Fecha 16 de junio de 2010 Hora 3.30 pm 43
Primer concurso de fotografía antigua Lugar parque principal Municipio de Piedras Fecha 16 de junio de 2010 Hora 3.30 pm 44
Primer concurso de fotografía antigua Lugar parque principal Municipio de Piedras Fecha 16 de junio de 2010 Hora 3.30 pm 45
Organización de los archivos de gestión de la Alcaldía Municipal 46
Archivo de gestión dependencia tesorería 47
Deposito de archivo vigencias anteriores 48