Manual de Operaciones de Contratos Contratos Manual de Usuario
Tabla de contenido 1 CONTRATOS 0 1.1 ADMINISTRAR CONTRATOS DE SERVICIOS 0 1.2 PLANTILLAS DE CONTRATO 0 1.3 CREAR CONTRATOS CON BASE A PLANTILLAS 0 1.4 REPORTES 0 2 BITÁCORA DE ACTUALIZACIONES 0
1 CONTRATOS 1.1 Administrar Contratos de Servicios Módulo: Proceso: Objetivo: Contratos Ingresar Contrato de Servicios Ingresar un nuevo contrato Prerrequisitos: Cliente existente en catálogo maestro de clientes del módulo de cuentas por cobrar Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo
Seleccionar del menú de herramientas la opción de Nuevo que aparece en la lista que se desplegó. Esto nos sirve para comenzar el proceso de la creación de un nuevo contrato para un cliente ya existente en él catalogo de clientes de ASA.
Seleccionar la categoría Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Categoría Seleccionar la categoría que se necesite para dar de alta un nuevo contrato que será de acuerdo al tipo de contrato que se va a crear. TIPO DE CONTRATO Combustibles Servicios Aeroportuarios Tua Gasolinería Arrendamiento CATEGORIA Acuerdo Servicio Acuerdo Servicio Acuerdo Servicio Gasolinería Acuerdo Arrendamiento
Seleccionar la intención del contrato. Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Categoría>Autoría Contratos>Resumen En este campo hay que indicar la intención del contrato que para efectos de esta empresa siempre va a ser Vender porque se va a estar vendiendo un servicio si tomamos en cuenta que pueden ser: Combustible, Servicios Aeroportuarios, TUA, Arrendamientos y Gasolina.
Seleccionar Duración de Contrato Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Categoría>Autoría Contratos>Resumen La duración del Contrato se va a obtener de manera automática ya que el sistema tiene esa función simplemente hay que llenar los campos de Duración y el de Período y después de esto dar un enter y el sistema les dará la fecha final.
Seleccionar Ingresar Descripciones Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Categoría>Autoría-> Contratos>Resumen>Texto En estos campos se pueden capturar dos diferentes tipos de descripciones las cuales se podrán ver en la pantalla del Navegador de Contrato, en la sección donde están los grupos de contrato y aparecen los contratos relacionados a ese grupo.
Ingresar Información Adicional Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Categoría>Autoría>Contratos>Resumen >Flexfields Descriptivo En los flexfields descriptivos se va a capturar toda la información de carácter legal del cliente del cual sé esta elaborando el nuevo contrato y que es información de suma importancia que se necesita este en el sistema para efectos documentales.
Verificar Aseguramiento de Calidad Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Categoría>Autoría Contratos> Resumen>Detalles En el campo de Lista de Verificación QA hay que seleccionar de la lista de valores que se despliega la opción de Aseguramiento de Calidad ASA, el cual cumple con los campos que son requeridos y si se omite alguno en el momento en que se ejecute el QA mandara un error y no se podrá terminar el contrato de manera exitosa.
Verificar Grupo del Contrato Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Categoría>Autoría>Contratos> Resumen>Detalles En el campo que se llama Nombre Grupo se va a indicar a que grupo pertenece el contrato que sé esta creando, este se va a seleccionar de la lista de valores que se despliega al darle clic al icono de los puntos suspensivos, y se selecciona el grupo correcto.
Ejecutar Salvar el Contrato Navegar por: Iniciar Contrato>Herramientas>Nuevo>Categoría>Autoría Contratos Hay que darle un clic en icono de Diskette que se encuentra en los iconos de la parte superior de la pantalla debajo de la barra de menús y nos dará el número automático del contrato que ya esta definido mediante la configuración para que lleve un consecutivo de numeración automática.
Actualizar Manejo de Anexos Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Categoría>Autoría>Contratos>Menú> Ver>Anexos En esta pantalla veremos la forma en la cual vamos a ir seleccionando la información para hacer el anexo al contrato.
Primer Paso.- Seleccionar en el campo llamado Categoría que se encuentra dentro de la pestaña Principal el tipo de documento que se quiere anexar, después de esto darle un clic en el botón de aceptar.
Segundo Paso.- Seleccionar la pestaña Origen y se abrirá una pagina Web en donde hay que darle la ruta de donde vamos a tomar el archivo que se va a anexar al contrato, después de que se dio la ruta hay que darle un clic al botón de aceptar.
Tercer Paso.- Aparecerá un cuadro de decisión en el cual vamos a darle un clic al botón si siempre y cuando se haya cargado bien el archivo.
Cuarto Paso.- En la pestaña de Origen aparecerá en el campo de llamado Archivo o URL el nombre del archivo que fue anexado a ese contrato.
Quinto Paso.- En el botón llamado Abrir Documento le da un clic y nos mostrara una pagina Web en la cual veremos el documento que fue anexado.
Actualizar Partes del Contrato - Arrendatario Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Categoría>Autoría>Contratos>Partes> Rol>Arrendatario En el campo de Rol se va a ingresar el nombre de Arrendatario que se selecciona de la lista de valores que se despliega, en el campo de Nombre Parte se va a ingresar el nombre de la empresa que se va a obtener de la lista de valores ya que esta contiene los nombres de todas las empresas que están incluidas en él catalogo maestro de clientes de ASA. TIPO DE CATEGORIA Acuerdo Servicio Acuerdo Arrendamiento Gasolinería TIPO DE ROL Cliente Arrendatario Cliente Actualizar Partes del Contrato - Arrendador
Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Categoría>Autoría >contratos> Partes>Rol>Arrendador En el campo de Rol se va a ingresar el nombre de Arrendador que se selecciona de la lista de valores que se despliega, y en el campo de Nombre Parte siempre va a ser ASA. Nota: En el caso de la categoría de Acuerdo de Servicio va a ser Proveedor. TIPO DE CATEGORIA Acuerdo Servicio Acuerdo Arrendamiento Gasolinería TIPO DE ROL Proveedor Arrendador Proveedor Ingresar Información Adicional
Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Categoría>Autoría-> Contratos> Partes>Flexfields Descriptivos En este flexfield descriptivo se ingresaran los datos en cuanto al representante o representantes legal de acuerdo a como lo tenga el arrendatario o cliente, y los socios si es una cooperativa, según sea el caso del tipo de Contrato. Esto solo se hara para el caso de el arrendatario o cliente según sea el tipo de contrato que se va a elaborar.
Ejecutar QA Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Categoría>Autoría-> Contratos> Resumen>Detalles NOTA: Para ejecutar el QA hay que darle un clic en el botón que esta en la parte inferior de la pantalla que dice Controlar Contrato Se ejecuta el QA para verificar que todos los datos hayan sido capturados en los campos que son requeridos para este QA y que nos mande el mensaje de que se ejecuto satisfactoriamente.
Definir el Grupo de Reglas que se necesitan para los contratos Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Categoría>Autoría->Contratos>Reglas En esta opción del sistema se va a tomar en el campo que se llama Grupo Regla de la lista de valores el que sé a tomar de manera automática ya que el sistema tiene esa funcionalidad.
Definir los artículos que corresponden a este contrato Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Categoría>Autoría>Contratos>Artículos En la pestaña de artículos se van a seleccionar los artículos (Declaraciones y Cláusulas) que están relacionados al tipo de categoría del contrato nuevo que se va a elaborar.
Definir los artículos que corresponden a este contrato Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Categoría>Autoría>Contratos> Artículos Aquí van a aparecer los artículos que se seleccionaron después de haberle dado un clic al botón de Referenciar en el punto anterior.
Ordenar los artículos que se seleccionaron para ver la manera en que se va a visualizar en Word para su impresión Navegar por : Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Categoría>Autoría>Contratos> Secciones En esta opción vamos a ir indicando la secuencia de las secciones para ver como se van a ir visualizando en el cuerpo del contrato.
Ordenar los artículos que se seleccionaron para ver la manera en que se va a visualizar en Word para su impresión Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Categoría>Autoría>Contratos> Secciones En esta opción vamos a ir relacionando cada artículo a su respectiva sección de la forma en que va a ser visualizada en el contrato.
Visualizar de que forma es que se exportara el contrato para su impresión Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Categoría>Autoría-> Contratos>Herramientas>Presentación Preliminar MS Word En esta pantalla se va a seleccionar el tipo de informe en el cual vamos a utilizar para la impresión del contrato que hemos creado. TIPO DE CONTRATO Combustibles Servicios Aeroportuarios Tua Arrendamiento Gasolinería TIPO DE INFORME Combustibles Servicios Aeroportuarios Tua Arrendamiento Gasolinería
1.2 Plantillas de Contrato Módulo: Proceso: Objetivo: Contratos Grabar Plantillas de Contrato Grabar el contrato que se creo para tenerlo como una plantilla Prerrequisitos: Contrato manual previamente creado. Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Categoría>Autoría>Contratos> Procesos>Grabar como Plantilla Este proceso nos va a servir para guardar el tipo de contrato que se acaba de elaborar y grabarlo como plantilla para contratos futuros con las mismas características de este que se elaboró.
Guardar la Plantilla creada Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Categoría>Autoría> Contratos> Procesos>Grabar como Plantilla Solo hay que darle un clic en el botón de aceptar del mensaje que apareció en la pantalla.
1.3 Crear Contratos con Base a Plantillas Módulo: Proceso: Objetivo: Prerrequisitos: Contratos Crear Contrato mediante Plantilla. Elaborar un nuevo contrato mediante una plantilla ya definida. Creación de plantilla modelo previamente grabada. Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Crear Contrato desde Plantilla En esta opción vamos a seleccionar el tipo de plantilla que se necesite para el tipo de contrato que se va a crear en el cual solo se le harán los cambios necesarios. Elaborar un nuevo contrato mediante una plantilla ya definida
Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Crear Contrato desde Plantilla Después que se selecciono el tipo de plantilla de la lista de valores que se desplegó hay que darle un clic al botón que dice crear para que ingresemos al contrato creado desde plantilla. Crear un nuevo Contrato desde una Plantilla ya establecida
Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Crear Contrato desde Plantilla>Autoría Contratos Hay que darle un clic en el botón de crear para que ingrese al nuevo contrato creado desde una plantilla, el sistema dará el número automático del contrato ya que la numeración automática ya esta definida mediante la configuración. Grabar Intención del nuevo Contrato
Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Crear Contrato desde Plantilla>Autoría Contratos>Intención La intención nunca va a cambiar siempre en todos los contratos va a ser la de vender. Grabar Duración del Contrato
Navegar por:iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Crear Contrato desde Plantilla>Autoría Contratos>Resumen>Duración Solo se cambiara la duración del contrato siempre y cuando la que esta ya definida como se grabo la plantilla no sea la misma para este nuevo contrato. Cambiar las Descripciones ya que estas estarán con los nuevos datos que se necesiten para este nuevo tipo de contrato
Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Crear Contrato desde Plantilla> Autoría Contratos>Resumen>Texto Aquí se le va a cambiar la descripción que vayan de acuerdo a este nuevo contrato que sé esta elaborando. Realizar cambios de la Información Adicional
Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Crear Contrato desde Plantilla>Autoría Contratos>Resumen>Flexfield Descriptivos En estos campos de flexfields" descriptivos vamos a capturar la información del cliente de este nuevo contrato ya que cada cliente tiene información diferente. Indicar el Aseguramiento de Calidad (QA) que se va a utilizar en el Contrato
Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Crear Contrato desde Plantilla>Autoría Contratos>Resumen>Detalles En el campo de Aseguramiento de Calidad (QA), no se va a modificar nada ya que el que se tomo como base en la plantilla es el mismo para todo tipo de contratos. Indicar a que grupo pertenece el nuevo contrato que se elaboró
Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Crear Contrato desde Plantilla> Autoría Contratos>Resumen>Detalles Aquí vamos a indicar a que grupo pertenece este nuevo contrato, si es que pertenece a otro grupo ya que las plantilla ya tienen un grupo pre-establecido, y por lo regular van a pertenecer a ese grupo que ya viene establecido en la plantilla. Indicar las partes involucradas de acuerdo al tipo de contrato que sé esta elaborando
Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Crear Plantilla>Autoría Contratos> Partes>Rol>Arrendatario Aquí vamos a cambiar el nombre del nuevo arrendatario con el cual sé esta celebrando este nuevo contrato. TIPO DE CATEGORIA Acuerdo Servicio Acuerdo Arrendamiento Gasolinería TIPO DE PARTE Cliente Arrendatario Cliente Indicar las partes involucradas de acuerdo al tipo de contrato que sé esta elaborando
Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Crear Contrato desde Plantilla>Autoría Contratos>Partes>Rol>Arrendador En esta pantalla no hay que hacer cambios ya que en la plantilla ya va estar establecido el dato que se requiere. TIPO DE CATEGORIA Acuerdo Servicio Acuerdo Arrendamiento Gasolinería TIPO DE ROL Proveedor Arrendador Proveedor Ingresar la información adicional necesaria a los flexfields descriptivos
Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Crear Contrato desde Plantilla>Autoría Contratos>Partes >Rol>Flexfields Descriptivos En este flexfield descriptivo se ingresaran los datos en cuanto al representante o representantes legal de acuerdo a como lo tenga el arrendatario o cliente, y los socios si es una cooperativa, según sea el caso del tipo de Contrato. Esto solo se hara para el caso de el arrendatario o cliente según sea el tipo de contrato que se va a elaborar.
Ejecutar el QA que se definió y verificar que los datos hayan sido capturados correctamente Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Crear Contrato desde Plantilla>Autoría Contratos>Resumen>Detalles Se ejecuta el QA para verificar que todos los datos hayan sido capturados en los campos que son requeridos para este QA y que nos mande el mensaje de que se ejecuto satisfactoriamente.
Definir el Grupo de Reglas que se necesitan para los contratos. Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Crear Contrato desde Plantilla>Autoría Contratos>Reglas En esta opción del sistema se va a tomar en el campo que se llama Grupo Regla de la lista de valores el que sé a tomar de manera automática ya que el sistema tiene esa funcionalidad.
Modificar algunas de las declaraciones y artículos Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Crear Contrato desde Plantilla>Autoría Contratos>Artículos Seleccionar el artículo que se necesita cambiar y darle un clic en el botón nombrado mostrar texto, en la ventana que aparece hay que ingresar el texto en la parte donde dice Texto Variado, ya que ingresamos el nuevo texto darle un clic en el botón que se llama Comparar.
Aparecerá una ventana con la pregunta Desea grabar y continuar?, hay que darle un clic en el botón de Aceptar.
} Se abrirá una pagina de Internet en la cual muestra los cambios que se le hicieron al artículo, ya que el texto que se modifico aparecerá con una raya sobre cada palabra, y la el texto que quedara en el sistema será el que aparezca sin ninguna raya. Esto solo será necesario siempre y cuando el texto de cada artículo de acuerdo a cada contrato necesite alguna modificación, pero hay que recordar que las plantillas ya tienen la estructura que necesita cada tipo de contrato para que no se le hagan cambios.
Ordenar los artículos que se seleccionaron para ver la manera en que se va a visualizar en Word para su impresión Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Crear Contrato desde Plantilla>Autoría Contratos>Secciones En esta opción vamos a ir indicando la secuencia de las secciones para ver como se van a ir visualizando en el cuerpo del contrato.
Ordenar los artículos que se seleccionaron para ver la manera en que se va a visualizar en Word para su impresión Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Crear Contrato desde Plantilla>Autoría Contratos>Secciones En esta opción vamos a ir relacionando cada artículo a su respectiva sección de la forma en que va a ser visualizada en el contrato. En esta opción vamos a ir relacionando cada artículo a su respectiva sección de la forma en que va a ser visualizada en el contrato.
Visualización del Contrato Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Categoría>Autoría Contratos> Herramientas>Presentación Preliminar MS Word En esta pantalla se va a seleccionar el tipo de informe en el cual vamos a utilizar para la impresión del contrato que hemos creado. TIPO DE CONTRATO Combustibles Servicios Aeroportuarios Tua Arrendamiento Gasolinería TIPO DE INFORME Combustibles Servicios Aeroportuarios Tua Arrendamiento Gasolinería
1.4 Reportes Módulo: Proceso: Objetivo: Contratos Ejecutar Reportes Estándar Identificar los reportes que ofrece el sistema por estándar Prerrequisitos: Contratos manuales y por plantilla previamente elaborados. Navegar por: Iniciar Contratos->Menú->Ver->Solicitudes->Ejecutar una nueva solicitud>solicitud única Dar click en aceptar y seleccionar en el campo de nombre, de la lista de valores que aparece el informe deseado. Reportes Módulo Contratos. Informe QA de Contratos. Informe Administración de Pronóstico de Contrato de Servicio. Informe Configuración de Service Contracts Informe Detallado de Service Contracts. Informe Reservas de Contrato de Servicio Informe Resumen de Pronósticos de Service Contracts. Informe de Service Contracts por Estado Oks. Informe Productos no Renovados.
2 Bitácora de actualizaciones Versión Fecha Páginas Descripción 1 09/Julio/04 52 Creación del documento 2 12/Julio/04 52 Revisión de contenido 3 13/Julio/04 52 Revisión de documento