ALCALDÍA MUNICIPAL DE JURADÓ PLAN INSTITUCIONAL GESTION DOCUMENTAL Versión 1.0 Junio de 2015 ELABORÓ REVISÓ APROBÓ NOMBRE CARGO JUAN NICOLAS NARVAEZ CONTRATISTA COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO PRESIDENTE DEL COMITE JAVIER ANTONIO LENIS CORDOBA ALCALDE MUNICIPAL FIRMA FECHA 25 DE JUNIO DEL 2015 30 DE JUNIO DEL 2015 07 DE JULIO DEL 2015 Documento PINAR Página 1 de 11
Contenido Contenido... 2 1. INTRODUCCION... 3 2. OBJETIVO... 3 3. MISIÓN... 3 4. VISIÓN... 3 5. IDENTIFICACION DE ASPECTOS CRITICOS... 4 6. PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS... 5 7. FORMULACIÓN DE LA VISION ESTRATEGICA DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR... 6 8. FORMULACIÓN DE LOS OBJETIVOS... 7 9. FORMULACIÓN DE LOS PLANES Y PROYECTOS... 8 14. SEGUMIENTO CONTROL Y MEJORA... 8 15. NORMATIVIDAD RELACIONADA... 10 Documento PINAR Página 2 de 11
1. INTRODUCCION En este documento se describe El Plan Institucional de Archivos PINAR, que es un instrumento para la planeación de la función archivística, el cual se articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por las entidades. 2. OBJETIVO Establecer la programación anual de las actividades, proyectos y recursos que se desarrollara en cada vigencia de acuerdo con los aspectos críticos identificados sobre la gestión de la Alcaldía de Jurado. 3. MISIÓN La misión del municipio de Jurado es la de liderar el desarrollo local, en procura del bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de los juradoseños, prestando los servicios públicos que ordena la ley, construyendo las obras que demande el progreso local, ordenando el desarrollo de su territorio, promoviendo la participación ciudadana, el mejoramiento social y cultural de sus habitantes, articulando los sectores productivos, económicos, sociales, políticos, culturales y ambientales, y aprovechando las ventajas comparativas del municipio. 4. VISIÓN En el 2020, Jurado será un municipio reconocido nacional e internacionalmente por su condición de distrito fronterizo, caracterizado por una economía pujante sustentada en el intercambio de mercancías producto de su ubicación geográfica (frontera colombo-panameña), con un sector institucional fuerte y la buena calidad de vida de sus habitantes. Jurado habrá logrado una economía competitiva y sólida, basada en la estabilidad y sostenibilidad de los sectores pesquero, turístico, agropecuario y el intercambio comercial fronterizo, derivados del reconocimiento de sus potencialidades, de la explotación racional y sostenible de sus recursos naturales y del aprovechamiento de sus ventajas comparativas. La comunidad juradoseña se caracterizará por ser pacífica y participativa, apegada a Documento PINAR Página 3 de 11
la cultura local y regional, donde reinen los criterios de equidad, justicia, respeto por los derechos humanos y la protección del medio ambiente. El plan de desarrollo define recursos en el plan de inversiones para construir o participar en la construcción de una visión de territorio, por valor equivalente a 50 salarios mínimos legales mensuales. 5. IDENTIFICACION DE ASPECTOS CRITICOS : A continuación se presentan los aspectos críticos identificados así: ASPECTOS CRÍTICOS La Alcaldía No cuenta con las Tablas de Retención Falta de Presupuesto RIESGO No contar con un diagnóstico integral en gestión. No se cumple con las transferencias primarias. No se organizan los archivos de gestión según las tablas de retención. Pérdida de información por falta de organización del archivo de Gestión. Perdida de la evidencia y trazabilidad de su actividad a través de los documentos. Falta de conocimiento de los formatos establecidos para la producción. Apropiación de los funcionarios al terminar el trámite de los documentos y no sean entregados al archivo de la dependencia. No se cuenta con suficiente presupuesto adecuado para atender las necesidades de la gestión en la entidad. Establecer mecanismos para el desarrollo profesional del personal responsable de las unidades de archivo que integran la Alcaldía. La entidad no cuenta con espacios adecuados que aseguren la conservación de la documentación. Documento PINAR Página 4 de 11
6. PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS : Una vez, identificados los aspectos críticos, se evaluó el impacto que tienen éstos frente a cada uno de ejes articuladores. ASPECTOS CRÍTICOS RIESGO SOLUCION DIRECTA La Alcaldía No cuenta con las Tablas de Retención No contar con un diagnóstico integral en gestión. No se cumple con las transferencias primarias. No se organizan los archivos de gestión según las tablas de retención. Pérdida de información por falta de organización del archivo de Gestión. Perdida de la evidencia y trazabilidad de su actividad a través de los documentos. Falta de conocimiento de los formatos establecidos para la producción. Apropiación de los funcionarios al terminar el trámite de los documentos y no sean entregados al archivo de la dependencia. No se cuenta con suficiente presupuesto adecuado para atender las necesidades de la gestión en la entidad. Establecer mecanismos para el desarrollo profesional del personal responsable de las unidades de archivo que integran la Alcaldía. La entidad no cuenta con espacios adecuados que aseguren la conservación de la documentación. * * * * * Documento PINAR Página 5 de 11
7. FORMULACIÓN DE LA VISION ESTRATEGICA DEL PLAN INSTITUCIONAL S PINAR : Para la formulación estratégica, el municipio tomo como base los aspectos críticos y ejes articuladores con mayor sumatoria de impacto. ASPECTOS CRÍTICOS ADMINISTRACIÓN ARCHIVO ACCESO A LA INFORMACIÓN PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN ASPECTOS TECNOLÓGICOS DE SEGURIDAD FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN TOTAL La Alcaldía No cuenta con las Tablas de Retención Falta de Presupuesto 6 5 5 7 6 29 8 6 6 4 6 30 La entidad no posee espacios adecuados para el almacenamiento de la documentación 5 4 2 6 6 23 19 15 13 17 18 82 Documento PINAR Página 6 de 11
Teniendo en cuenta, la priorización de los aspectos críticos y los ejes articuladores de acuerdo a la sumatoria es el siguiente: ASPECTOS CRÍTICOS VALOR EJES VALOR ARTICULADORES FALTA DE PRESUPUESTO 30 ADMINISTRACIÓN ARCHIVO 19 LA ALCALDÍA NO CUENTA CON LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL LA ENTIDAD NO POSEE ESPACIOS ADECUADOS PARA EL ALMACENAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN. 29 FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN 23 ASPECTOS TECNOLÓGICOS DE SEGURIDAD 18 17 8. FORMULACIÓN DE LOS OBJETIVOS : Para la formulación de los objetivos se tomaron como base los aspectos críticos y ejes articuladores incluidos en la visión estratégica con el siguiente resultado: ASPECTOS CRÍTICOS / EJES ARTICULADORES FALTA DE PRESUPUESTO OBJETIVOS CONTAR CON APOYO ECONÓMICO PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA LA ALCALDÍA NO CUENTA CON LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ELABORAR LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL LA ENTIDAD NO POSEE ESPACIOS CONTAR CON LA INFRAESTRUCTURA ADECUADA PARA EL ADECUADOS PARA EL ALMACENAMIENTO ALMACENAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN. LA ENTIDAD NO CUENTA CON LAS TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL. ELABORAR LAS TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL Documento PINAR Página 7 de 11
A partir de lo anterior, se identificó los planes y proyectos asociados a los objetivos obteniendo la siguiente información: 9. FORMULACIÓN DE LOS PLANES Y PROYECTOS : Para la creación del mapa de ruta, la Secretaría General tuvo en cuenta el tiempo de ejecución de cada plan desarrollado de la siguiente manera: PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS CORTO PLAZO (1 AÑO) 2015 MEDIANO PLAZO LARGO PLAZO (1 A 4 AÑOS) (4 AÑOS EN ADELANTE) 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 CONTAR CON APOYO ECONÓMICO PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA ELABORAR LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL CONTAR CON LA INFRAESTRUCTURA ADECUADA PARA EL ALMACENAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN ELABORAR LAS TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL 10. SEGUMIENTO CONTROL Y MEJORA : Para la formulación del seguimiento, busca la normalización y aplicación de los procedimientos archivísticos y servir como instrumento de guía y orientación para facilitar un efectivo manejo de los demás temas relacionados con la gestión, que sean necesarios para adecuado funcionamiento de la gestión institucional. Documento PINAR Página 8 de 11
Plazo de Meta Descripción de Meta Responsable Corto Plazo 2015 Corto Plazo 2015 Corto plazo 2015 Contar con apoyo económico para el cumplimiento de la normatividad archivística Elaborar las tablas de retención Contar con cada uno de los implementos de cuidado personal para el manejo de los documentos tales como: tapa bocas, batas manga largas, gorros, guantes etc. Área de gestión Mediano Plazo 2015 2017 Mediano Plazo 2015 2017 Mediano Plazo 2015 2017 Largo Plazo 2017 2018 Largo Plazo 2017 2018 Contar con la infraestructura adecuada para el almacenamiento de la documentación Elaboración y actualización de instrumentos archivísticos Fase I Presentación y Optimización de modelos Gestión del Cambio Fase I - Sensibilización, Capacitación Solución Tecnológica encaminada a la prestación de servicios para la administración de unidades de correspondencia y archivos centrales Implantación del Sistema de Gestión Electrónica de Documentos Documento PINAR Página 9 de 11
Largo plazo 2017-2018 Implementar el diagnóstico integral de archivos aspecto de preservación a largo plazo. Largo plazo Implementar el SIC (Sistema Integrado 2017-2018 de Conservación de documentos) y contar con cada uno de los desinfectantes requeridos para el cuidado permanente de la documentación. Largo plazo 2018-2020 Contar con cada uno de los equipos necesarios para la conservación y cuidado de los documentos tales como: medidor de temperaturas, desomificador de temperatura, aire acondicionado entre otros. Área de gestión Área de gestión Área de gestión Largo plazo 2016-2019 Elaborar las tablas de valoración Área de gestión 11. NORMATIVIDAD RELACIONADA: Constitución Política Colombiana. Artículo 15, párrafo 3. Artículos 20, 23, 74, 94. 95,113. Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones, Artículos 5, 6, 14, 19, 21,42. Documento PINAR Página 10 de 11
Decreto 2578 de 2012: Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto número 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado. Decreto 2609 de 2012, Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión para todas las Entidades del Estado. Guía para la implementación de un Programa de Gestión. Expedido por el Archivo General de la Nación. Pautas para el Diagnóstico Integral de Archivos, expedidas por el Archivo General de la Nación. Manual para la formulación del Plan Institucional de Archivos, expedido por el Archivo General de la Nación. COMUNIQUESE Y CUMPLACE Dado en Jurado a los 07 días del mes Julio del 2015. Documento PINAR Página 11 de 11