0_G-02 Elaboró: Andrey Marenco Guevara Gestor de la Calidad Institucional 7//204. PROPÓSITO Ministerio de Agricultura y Ganadería Servicio Fitosanitario del Estado Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno Revisó: Kattia Murillo Alfaro Gestora de la Calidad de Laboratorios 9/2/204 Aprobó: Adrián Gómez Díaz Jefe Unidad PCCI 9/2/204 Página de 8 Explicar los pasos a seguir para configurar y utilizar el control de cambios de Microsoft, con el fin de que dicha herramienta se ajuste a los requerimientos del procedimiento de control de documentos del SFE. 2. ALCANCE Esta guía aplica a todos los responsables de crear o modificar documentos del SGC basado en la norma INTE/ISO 900:2008. 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS Cuadro. Documentos Relacionados. Código 0 Nombre del Documento Procedimiento para el control de documentos y registros. 4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 4.. Ajustando la configuración del control de cambios El primer paso para actualizar documentos con la ayuda del control de cambios de Microsoft, es el de configurar las opciones de ésta herramienta en. Para esto, una vez abierto el documento que se quiere modificar, se debe: 4... Ir a la ficha Revisar que se muestra en la figura siguiente: Figura. La Ficha Revisar.
0_G-02 Página 2 de 8 4..2. Dar click sobre la flecha pequeña que aparece al extremo derecho inferior de la sección mostrada a continuación: Figura 2. Ícono de Control de Cambios y sus Opciones. 4..3. La acción anterior abrirá una ventana como la que se muestra en la figura siguiente, donde se deberá dar click sobre el botón de Opciones avanzadas. Figura 3. Ventana de Opciones de Control de Cambios. 4..4. Una vez realizado el paso anterior, se abrirá una ventana como la que se muestra en la figura de la página siguiente, donde se deberán configurar las opciones de seguimiento tal y como encuentran configuradas en la figura.
0_G-02 Página 3 de 8 Figura 4. Opciones de control de cambios 4..5. Posteriormente se debe dar click sobre el botón de Aceptar de la ventana de Opciones avanzadas de control de cambios (figura 4). Luego, también se debe dar click sobre el botón de Aceptar de la ventana de Opciones de Control de Cambios (figura 3).
0_G-02 Página 4 de 8 4..6. Lo anterior asegurará que cuando se inserte contenido en el documento, las palabras aparezcan en azul y subrayado y cuando elimine contenido, las palabras eliminadas aparezcan en rojo y tachadas. Nota: Es importante mencionar que los pasos anteriores normalmente se deben realizar en una sola ocasión, ya que los cambios de configuración se guardan automáticamente. 4.2. Activando y desactivando el control de cambios 4.2.. Para activar el control de cambios, basta con ir a la ficha Revisar y dar click sobre el lápiz y la hoja que representan el ícono de control de cambios que se presentó en la figura 2 de esta guía. 4.2.2. Para desactivar el control de cambios, se debe dar nuevamente click sobre el botón que lo activó (ver punto 4.2.). 4.3. Modificando el documento con control de cambios activados Una vez activado el control de cambios, se debe tener presente que lo que se borre durante la actualización del documento, no se eliminará de inmediato, se conservará, pero aparecerá tachado y en rojo. Además, lo que agregue, le aparecerá en azul y subrayado. Se pueden seguir las siguientes recomendaciones para modificar el documento: 4.3.. Comenzar cambiando la versión, el mes y año de rige, de elaboración, de aprobación y de revisión, luego los nombres de las personas que elaboran, aprueban y revisan. Borrar la información a corregir e incluir la nueva. Como se mencionó anteriormente, lo borrado se pondrá en rojo, y lo nuevo en azul y subrayado. 4.3.2. Eliminar o agregar la información necesaria para actualizar el documento. En caso de mover un párrafo de un lado a otro con la opción de cortar y pegar, el texto original que corta se mostrará en rojo y tachado, pues aunque no está eliminando, para efectos del control de cambios, el texto sí se eliminó del lugar donde estaba. Luego, al pegar el texto en el lugar deseado, el mismo se agregará
0_G-02 Página 5 de 8 en azul, pues para efectos de control de cambios, incluyó un nuevo párrafo en la sección donde lo pegue. 4.3.3. Cuando se cambia viñetas o listas numeradas, el número o viñeta anterior se tachará en rojo, pues será eliminado, y la nueva viñeta o nueva lista numerada aparecerá en azul. 4.3.4. Las imágenes que se eliminan, no se ponen en color rojo, y pareciera que siguen ahí sin eliminarse, pero si se ve una raya vertical al lado izquierdo de la imagen, significa que la imagen sí se eliminará cuando se acepten los cambios. 4.3.5. La eliminación de filas o columnas de tablas no se registra en el control de cambios, por lo que no debe eliminar las tablas por completo. En su lugar, se deberá suprimir el contenido de la tabla, que hará que lo escrito se ponga en rojo y tachado. Una vez que se acepten los cambios, que se explican en la sección siguiente, la tabla quedará vacía y en ese paso, con el control de cambios desactivado, podrá eliminar la tabla para que no forme parte del documento en limpio. 4.3.6. Al insertar celdas o nuevas tablas en el documento, la celda insertada mostrará un relleno de color celeste, este relleno es normal y se usa para evidenciar que dicha celda fue insertada. 4.3.7. Si se utilizan colores diferentes en algún texto que inserte, el texto no se mostrará del color que usted seleccione de manera inmediata, este seguirá presentándose de color azul, pero a la hora de aceptar los cambios en el documento, el color que eligió se aplicará. 4.4. Aceptando los cambios hechos en el documento Una vez que se haya terminado de modificar el documento, se puede elaborar una versión en limpio del mismo, donde se desaparezca el texto eliminado automáticamente (el texto que se presenta en color rojo y tachado). Para ello primero se deberá:
0_G-02 Página 6 de 8 4.4.. Crear una copia del documento con la evidencia del control de cambios, pues la evidencia de lo tachado y lo agregado cuando se actualiza un documento, debe quedar resguardada. 4.4.2. Una vez hecha la copia, se debe utilizar alguno de los dos documentos para aceptar los cambios, tal y como se menciona en el punto siguiente. 4.4.3. Para aceptar todos los cambios del documento, se debe ir a la ficha Revisar presentada en la figura de esta guía. 4.4.4. Luego se debe hacer click sobre la flecha que aparece bajo el ícono Aceptar para que aparezcan las opciones que se muestran en la figura siguiente. Figura 5. El ícono de aceptar cambios. 4.4.5. Finalmente se debe hacer click en la opción Aceptar todos los cambios y detener seguimiento. 4.4.6. Hacer lo anterior, provocará que se elimine todo el contenido que estaba en rojo y tachado, y que el contenido agregado, y que se muestra en azul y subrayado, aparezca en el color normal. 4.4.7. También se pueden ir aceptando los cambios del documento uno a uno, aunque este proceso tardará más. Para esto solo se debe dar click sobre el ícono de Aceptar y Microsoft irá mostrándole los cambios uno a uno, y usted decidiendo si acepta el cambio. 4.4.8. Es posible hacer el paso anterior al dar click derecho sobre una palabra que se encuentra en azul, para decidir si se acepta o se rechaza el cambio.
0_G-02 Página 7 de 8 4.5. Rechazando los cambios hechos en el documento En Microsoft se tiene la opción de rechazar los cambios que se le hagan al documento. A continuación se describe esta opción. 4.5.. Si se quieren rechazar todos los cambios hechos al documento, es decir, eliminar lo que se agregó y quitar el tachado de lo que originalmente se pretendía eliminar, simplemente se debe ir al ícono Rechazar, que se encuentra en la ficha Revisar presentada en la figura. El mismo se muestra a continuación: Figura 6. El ícono de rechazar cambios. 4.5.2. Si se quieren rechazar todos los cambios, se procederá a seleccionar la opción Rechazar todos los cambios del documento y detener seguimiento, lo que lo dejará en limpio, tal y como se encontraba antes de empezar a modificarlo. 4.5.3. Si no son todos los cambios los que se quieren rechazar, se pueden buscar uno por uno en el documento, y decidir si se rechazan o no, dando click sobre el botón Rechazar. 4.5.4. También se puede dar click sobre una palabra que se encuentra en rojo y tachada, para decidir si se acepta o se rechaza el cambio, es decir, si se elimina o se deja como estaba. 5. PUNTOS DE CONTROL No aplica.
0_G-02 Página 8 de 8 6. CONTROL DE REGISTROS No aplica. 7. CONTROL DE CAMBIOS Para evidenciar el control de cambios de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad del SFE, el Gestor de la Calidad mantiene en su custodia el archivo en pdf de la versión anterior con los cambios incluidos en la nueva versión, y los registros que se constituyen a partir del formulario 0_F-0 Formulario de aprobación y control de cambios. Las revisiones periódicas no necesariamente implican un cambio de versión si el documento no es modificado. El historial de revisiones se presenta en el cuadro siguiente: Cuadro 2. Historial de Revisiones. Fecha de revisión Versión Responsable 8//204 Kattia Murillo Alfaro --- Última Línea ---