30-01-2008 PDA ON-LINE TUTORIAL DE PDA ON-LINE
Documento: pdaonline Edición: 01 Nombre: Tutorial de PDA On-line Fecha: 27-07-2005 1
Índice Instalación... 2 Administración... 5 PDA on-line... 12 Contabilidad... 12 Ventas... 14 Compras... 19 CRM / Otros... 23 Servicios Técnicos... 25 1
Instalación - Ejecute el programa que encontrará en el CD-ROM que le hemos proporcionado. - Del menú lateral, seleccione la opción PDA On-line. - Lea los requerimientos del sistema y compruebe que cumple con todos ellos. - Antes de proceder con la instalación del producto, asegúrese de disponer del fichero correspondiente a la licencia. Para la obtención del fichero debe ir a la opción ACTIVAR, rellenar el formulario y proceder a su envío. En breve recibirá el fichero correspondiente a su licencia. Tenga en cuenta que la asignación de los datos proporcionados para su correspondiente asignación a la licencia es un proceso manual. Por tanto, recomendamos no esperar a estar en las instalaciones del cliente a realizar la activación del producto para la obtención del fichero correspondiente a la licencia. - Una vez activado el producto, le enviaremos un e-mail en el cual le proporcionaremos un archivo con el nombre LICENSE. Descargue este archivo en un directorio local, luego veremos qué hacer con él. - Le aparecerá un asistente de instalación. Lea atentamente los pasos a seguir hasta que se encuentre esta pantalla: - Escriba el e-mail del administrador en el primer recuadro; y en el segundo el puerto que desee utilizar para el servidor Web. El más recomendado es el 80, ya que así se evita de tener que poner el número de puerto a continuación de la URL. 2
- La próxima pantalla del asistente se debe rellenar la información necesaria por el servidor web. En el primer cuadro escriba su dirección de correo. En el segundo cuadro introduzca el servidor de correo saliente (SMTP). Si no dispone de esta información puede solicitarla a su proveedor de internet. - En la pantalla que le mostramos a continuación seleccione el archivo que le hemos adjuntado por e- mail y que hemos guardado localmente con el nombre LICENSE. Luego pulse Instalar licencia. - En la próxima pantalla, en Configuración de EUROWIN tiene que seleccionar dentro de la carpeta Euroterm el archivo EUROWIN.exe. Debe tener en cuenta que no se pueden utilizar unidades de red, es decir, que el PDA On-line tiene que estar instalado en el mismo ordenador que el servidor de EUROWIN. En Configuración de EUROWIN CRM tiene que seleccionar dentro de la carpeta Euroterm CRM el archivo ewcrm.exe, este apartado no es obligatorio si usted no tiene implementado el modulo de CRM en su EUROWIN. 3
Cuando aparezca la pantalla siguiente, pulsamos el botón guardar las configuraciones modificadas y finalizar la instalación. 4
Administración Para acceder a la Administración deberemos introducir detrás de la URL admin.php (ej. http://80.13.156.76/pda/admin.php o http://pda.miempresa.com/admin.php) El primer caso de dará si no tenemos subdominios, en cambio, el segundo ejemplo de dará si tenemos subdominio. El password por defecto es admin, pero en la administración se puede cambiar. 5
- Servidor de correo saliente (SMTP): En este recuadro se tiene que poner el servidor de correo saliente (SMTP). Si no disponemos de esta opción la podemos solicitar a nuestro proveedor de servicios de Internet. - Autentificación SMTP: Esta opción tiene que estar habilitada si el servidor de correo que utilizamos no es anónimo, es decir, que requiere usuario y contraseña para enviar e-mails. - Usuario SMTP y Password SMTP: En el caso de que tengamos la opción anterior habilitada, es decir, que no utilizamos un servidor de correo anónimo, tenemos que introducir el Usuario y el Password para utilizar ese servidor de correo. - Logo de la empresa: El logo que subamos aquí nos aparecerá en los documentos PDF. Para subirlo tenemos que darle al botón examinar, seleccionar en el explorador de Windows la imagen y finalmente aceptar. Posteriormente deberemos darle al botón guardar. - E-mails que recibirán los servicios terminados: En caso de tener el módulo de Servicios Técnicos, en este apartado deberemos introducir los mails de las cuentas de correo que queramos que reciban una copia del Servicio en formato PDF. Sólo se enviarán en el caso de que también se envíe al cliente. - Los servicios con mantenimiento incluyen: En el caso de tener el módulo de Servicios Técnicos, en este apartado deberemos indicar que incluyen los servicios que se hayan seleccionado como mantenimiento (ya sea normal o por líneas). Se puede incluir el kilometraje, el tiempo del servicio, las dos cosas, o ninguna de las dos cosas. - Controlar que los KM introducidos no sean inferiores que los KM actuales del coche: En caso de tener el módulo de Servicios Técnicos, en este apartado deberemos indicar si el técnico puede continuar o no en caso de que ponga KM inferior al que sale por defecto, que es el KM actual del coche. - Llevar a cabo el control Kilométrico: En el caso de tener el módulo de Servicios Técnicos, en este apartado deberemos especificar si deseamos que en la tabla de gestión de trabajos realizados nos guarde el kilometraje, si está opción está habilitada desde la PDA no nos preguntará el kilometraje del coche. - Alertar al técnico cuando se superen los: En caso de tener el módulo de Servicios Técnicos, en este apartado deberemos especificar la cantidad de KM a partir de los cuales se alertará al técnico. Este número de KM se sacará de la resta de los KM finales KM iniciales, KM Llegada empresa KM finales, y KM del cliente. - Servicio Mínimo de los Servicios Técnicos: En caso de tener el módulo de Servicios Técnicos, en este apartado deberemos especificar el servicio mínimo de los servicios técnicos. - Código de cliente al cual se asignarán las horas trabajadas en los servicios para la propia empresa: En el caso de tener el módulo de Servicios Técnicos, en este apartado deberemos especificar el cliente al cual vamos a aplicar esos servicios para la propia empresa. Ej. El tiempo que pasa desde que hacemos Inicio T. Empresa hasta Fin T. Empresa. - AL crear nuevos clientes aprovechar códigos de clientes borrados: Si tenemos esta opción habilitada al crear un nuevo cliente el código de este se aprovechará de algún cliente que haya estado borrado, de lo contrario cogerá un código nuevo. 6
- Reproducir sonido cuando se reciba un nuevo mensaje de EW: Si esta opción está habilitada cuando llegue un nuevo mensaje de EW a la PDA On-line reproducirá un sonido. Esta opción no es aconsejable si se trabaja con GPRS. - Password de la administración y repita el Password: En estos dos campos deberemos introducir el password en el caso de que deseemos cambiar el actual password de la administración. - Sesiones en uso de la PDA On-line: En este apartado nos aparecerán todos los usuarios que actualmente estén conectados al PDA On-line. Si se cierra el navegador por la X las sesiones se van a quedar colgadas y deberemos ir hasta la administración para seleccionar las sesiones que se hayan quedado colgadas para Borrar estas sesiones. Esto no nos va a pasar si salimos del PDA On-line por la opción que lleva implementada el PDA On-line, que es Salir. - Seleccione los usuarios para darles permisos: En este apartado nos aparecerán todos los usuarios de EUROWIN, para un usuario específico tenemos que seleccionarlo y pulsar el botón Seleccionar usuario. Una vez hecho esto, nos aparecerá la siguiente pantalla con todos los permisos disponibles respecto a un usuarios: 7
8
- Ventas: Ver presupuestos cliente: Este permiso sirve para ver los presupuestos de un cliente. Ver pedidos cliente: Este permiso sirve para ver los pedidos de un cliente. Ver ventas cliente: Este permiso sirve para ver las ventas de los últimos 3 años de un cliente. Ver albaranes cliente: Este permiso sirve para ver los albaranes de venta de un cliente. Editar pedidos: Este permiso sirve para editar los pedidos de un cliente. Crear /elim. Pedidos: Este permiso sirve para crear o eliminar pedidos de un cliente. Editar Albaranes: Este permiso sirve para editar los albaranes de venta de un cliente. Crear / elim. Albaranes: Este permiso sirve para crear o eliminar albaranes de un cliente. Editar presupuestos: Este permiso sirve para editar los presupuestos de un cliente. Crear / elim. Presupuestos: Este permiso sirve para crear o eliminar presupuestos de un cliente. - Compras: Ver propuestas proveedor: Este permiso sirve para ver las propuestas de compra de un proveedor. Ver pedidos proveedor: Este permiso sirve para ver los pedidos realizados a un proveedor. Ver compras proveedor: Este permiso sirve para ver las compras de los 3 últimos años de un proveedor. Ver albaranes proveedor: Este permiso sirve para ver los albaranes de compra de un proveedor. Editar pedidos: Este permiso sirve para editar los pedidos de compra de un proveedor. Crear /elim. Pedidos: Este permiso sirve para crear o eliminar pedidos de compra de un proveedor. Editar Albaranes: Este permiso sirve para editar los albaranes de compra de un proveedor. Crear / elim. Albaranes: Este permiso sirve para crear o eliminar albaranes de compra de un proveedor. 9
- Contabilidad : Ver facturas: Este permiso sirve para ver las facturas de un cliente. Ver riesgo Cliente: Este permiso sirve para ver el riesgo de un cliente. Ver facturación cliente: Este permiso sirve para ver la facturación de un cliente. Ver extracto de cuenta: Este permiso sirve para ver el extracto de cuenta de un cliente. - Servicios Técnicos: Ver / Hacer sus servicios: Este permiso sirve para que un técnico pueda ver y hacer los servicios que tenga él asignados como técnico destino. Ver / Hacer todos los servicios: Este permiso sirve para que un técnico pueda ver y hacer todos los servicios, independientemente si él esta como técnico asignado o no. Crear Servicios: Este permiso sirve para poder crear servicios. Editar Servicios: Este permiso sirve para poder editar servicios. - Otros: Consultar artículos: Este permiso sirve para poder realizar búsquedas de un artículo, así como ver el stock o el precio. Crear artículos: Este permiso sirve para poder crear artículos. Crear Clientes: Este permiso sirve para poder crear clientes. Editar clientes: Este permiso sirve para poder editar clientes. Crear Futuros Clientes: Este permiso sirve para crear futuros clientes. Editar Futuros Clientes: Este permiso sirve para editar futuros clientes. Enviar mensajes EW: Este permiso sirve para enviar mensajes del EW. Recibir mensajes EW: Este permiso sirve para recibir mensajes de EW. Acceso a la Agenda de EW: Este permiso sirve para acceder a la agenda de EUROWIN desde la PDA On-line. 10
- Control Horario: Este apartado es para restringir el acceso de un usuario a la aplicación. Para que siempre tenga acceso debemos marcar la opción Tener siempre acceso, de lo contrario debemos especificarlo de la siguiente manera: En el primer apartado marcamos el horario que queremos que el usuario pueda entrar, luego marcamos los días de la semana que queremos que entre con este horario, y finalmente pulsamos el botón agregar. Todos los días/horas que no aparezcan en el recuadro el técnico no podrá entrar a la aplicación. - Copiar permisos de: Este apartado nos permite copiar los permisos de un usuario a otro usuario sin hacer falta asignar permiso a permiso. - Técnico EUROWIN: En el caso de tener el módulo de servicios en EUROWIN deberemos asignar a cada usuario de EUROWIN un técnico, a la vez que este técnico tiene que tener un empleado asignado. Para asignar un empleado a un técnico deberemos ir al modulo de Montajes, Archivos -> Técnicos. - Vendedor EUROWIN: Con cada usuario de EUROWIN deberemos asignarle un vendedor de EUROWIN. En caso de seleccionar todos, el usuario le saldrán todos los clientes, independientemente del vendedor de ese cliente. También podrá filtrar las búsquedas por todos los vendedores o por alguno en concreto. Si se le asigna un vendedor, sólo le aparecerán sus clientes y en las búsquedas automáticamente saldrán filtradas por su vendedor. 11
PDA on-line Una vez validados en PDA On-line con el mismo usuario y password que EUROWIN, nos aparecerá la pantalla general para elegir el módulo al que queremos entrar. Los módulos dependerán de los permisos que tengamos, de los módulos instalados en el EUROWIN y de si tenemos el CRM o no. En el caso de que no tengamos el CRM pero tengamos permisos para la mensajería de EUROWIN, gestión de clientes o acceso a la Agenda de EUROWIN nos aparecerá un módulo con el nombre de Otros. Contabilidad Una vez estemos dentro del módulo de contabilidad podremos elegir entre buscar un cliente para luego ver el riesgo, el extracto de la cuenta, datos de facturación; o podemos elegir buscar un número de factura, que nos mostrará la factura correspondiente. Para la búsqueda de clientes podemos poner el nombre del cliente, el código completo del cliente o el código del cliente en formato EUROWIN, es decir, con el punto en medio. Ej. 43.1 En el caso de que elijamos un cliente, en la primera pantalla nos mostrará todos los datos del cliente, a la vez que nos aparece un menú desplegable con las siguientes opciones: 12
Nueva Búsqueda: Está opción nos enviará a la pantalla principal de contabilidad para realizar una nueva búsqueda de un cliente. Datos Cliente: Una vez seleccionado un cliente nos muestra esta pantalla, que son todos los datos del cliente. Riesgo del cliente: Esta opción nos muestra el riesgo del cliente. Facturas Pend. de Cobro: Nos muestra las facturas pendientes de cobro. Albaranes Pend. de Facturar: Nos muestra los albaranes pendientes de facturar. Total de impagos: Nos muestra el número de impagos y el valor total de éstos. Pedidos Pend. de servir: Nos muestra los pedidos que aún no se han servido. Facturas negociación de cobro: Son las facturas que ya se sabe el número de cuenta bancaria. Facturas pendiente de cobro remesas: Son aquellas facturas que ya se han remitido al banco. Total pendiente de cobro: Son las remesas que el cliente ha devuelto. Crédito disponible: Es la diferencia del crédito del cliente menos las facturas pendientes de cobro. Facturación cliente: En este apartado podemos ver toda la información relacionada con la facturación de un determinado cliente. Extracto de cuenta: En este apartado podemos ver los extractos de cuenta relacionados con un cliente. También podemos acotar las búsquedas por fecha, por acumulado, por apertura o por cierre. Para ir a configurar estos parámetros de búsqueda deberemos darle al botón de cambiar. Las acotaciones se guardarán indefinidamente por cada usuario. 13
Ventas Al igual que el módulo de contabilidad, podemos elegir entre distintas búsquedas, dependiendo de los permisos que tengamos. Podemos realizar búsquedas por clientes, por número de albarán de venta, por número de presupuesto, por número de pedido de venta, por nombre de artículo o por código completo del artículo. Para la búsqueda de clientes podemos poner el nombre del cliente, el código completo del cliente o el código del cliente en formato EUROWIN, es decir, con el punto en medio. Ej. 43.1 En el caso de que elijamos un cliente, en la primera pantalla nos mostrará todos los datos del cliente, a la vez que nos aparece un menú desplegable con las siguientes opciones: Listado ventas cliente: En este apartado podemos ver las ventas del cliente anteriormente elegido de los últimos 3 años divididas por meses. Cuando seleccionemos un mes nos aparecerán todos los albaranes de venta con la fecha comprendidas en ese mes, junto a su fecha, su número de factura y el importe. Si pulsamos el link del número de albarán nos mostrará el albarán detallado. Las ventas las podemos parametrizar mediante el botón cambiar. Las acotaciones podrán ser según la familia, la subfamilia y la marca de los productos vendidos, según el vendedor (si se tiene relacionado el usuario con el vendedor Todos), o según si están facturados o pendientes de facturar. Las acotaciones se guardarán indefinidamente por cada usuario. Listado presupuestos cliente: En este apartado podremos ver el listado de presupuestos de un determinado cliente. La lista de presupuestos la podemos parametrizar mediante el botón cambiar. Las acotaciones podrán ser según la familia, la subfamilia y la marca de los productos vendidos, según el vendedor (si se tiene relacionado el usuario con el vendedor Todos), o según si están aceptados o cancelados, o si están entregados o por entregar. Las acotaciones se guardaran indefinidamente por cada usuario. 14
Crear pedido de venta: Este apartado nos servirá para crear un pedido de venta al cliente que hayamos seleccionado al principio. Los botones + yl nos servirán para mostrar o esconder respectivamente la cabecera y el pie del pedido. Letra: En el caso de que trabajemos con letras, ésta será la letra del pedido. Pedido: El número del pedido. Fecha: Fecha de creación del pedido. Entrega: Fecha de entrega del pedido. F. Pago: Forma de pago. Por defecto coge la del cliente, si éste no tiene coge la asignada por defecto de la empresa. Vendedor: En caso de tener asignado el vendedor Todos va a salir para elegir vendedor, de lo contrario nos saldrá el vendedor que tengamos asignado. Dto. P.P.: Es el descuento de pronto pago. Imp. P.P: Importe del descuento P.P. Iconos: De derecha a izquierda tenemos: 1.- Para añadir una nueva línea. Podemos seleccionar un artículo ya sea por su nombre o por su código de artículo completo. Si queremos introducir lo que en EUROWIN sería un comentario, deberemos pulsar el botón Otra Definición. Si deseamos ver la ficha de ese artículo deberemos pulsar el botón lupa. 2.- Nos crea un nuevo pedido. 3.- Nos guarda el pedido actual. 4.- Nos borra el pedido actual. 5.- Son las observaciones del pedido actual. 6.- Nos genera un PDF del pedido actual. Se puede descargar o enviar por mail. 7.- Nos sirve para ir al primer pedido de este cliente 8.- Nos sirve para ir al anterior pedido de este cliente 15
9.- Nos sirve para ir al siguiente pedido de este cliente 10.- Nos sirve para ir al primer pedido de este cliente 11.- En las líneas del pedido servirá para eliminar la línea del pedido. Crear albarán de venta: Este apartado nos servirá para crear un albarán de venta al cliente que hayamos seleccionado al principio. El + o el nos servirán para mostrar o esconder respectivamente la cabecera y el pie del albarán. Letra: En el caso de que trabajemos con letras, ésta será la letra del albarán. Albarán: El número del albarán. Fecha: Fecha de creación del albarán. Almacén: El almacén con el cual trabajamos, es decir, donde restaremos el stock. F. Pago: Forma de pago. Por defecto coge la del cliente; si éste no tiene, coge la por defecto de la empresa. Vendedor: En el caso de tener asignado el vendedor Todos va a salir para elegir vendedor, de lo contrario nos saldrá el vendedor que tengamos asignado. Dto. P.P.: Es el descuento de pronto pago. Rec. Finan: Es el Recargo financiero Iconos: De derecha a izquierda tenemos: 1.- Para añadir una nueva línea. Podemos seleccionar un artículo ya sea por su nombre o por su código de artículo completo. Si queremos introducir lo que en EUROWIN sería un comentario, deberemos pulsar el botón Otra Definición. Si deseamos ver la ficha de ese artículo deberemos pulsar el botón lupa. 2.- Nos crea un nuevo albarán. 3.- Nos guarda el albarán actual. 4.- Nos borra el albarán actual. 5.- Son las observaciones del albarán actual. 16
6.- Nos genera un PDF del albarán actual. Se puede descargar o enviar por mail. 7.- Nos sirve para ir al primer albarán de este cliente. 8.- Nos sirve para ir al anterior albarán de este cliente. 9.- Nos sirve para ir al siguiente albarán de este cliente. 10.- Nos sirve para ir al primer albarán de este cliente. 11.- En las líneas del pedido servirá para eliminar la línea del albarán. 12.- En las líneas del pedido servirá para añadir las series a un artículo, siempre y cuando este trabaje con series y nuestra empresa trabaje con series. Crear presupuesto: Este apartado nos servirá para crear un presupuesto al cliente que hayamos seleccionado al principio. Los botones + yl nos servirán para mostrar o esconder respectivamente la cabecera y el pie del presupuesto. Letra: En el caso de que trabajemos con letras, esta será la letra del presupuesto. Presupuesto: El número del presupuesto. Fecha: Fecha de creación del presupuesto. Entrega: Fecha de entrega del presupuesto. F. Pago: Forma de pago. Por defecto coge la del cliente, si éste no tiene coge la por defecto de la empresa. Vendedor: En caso de tener asignado el vendedor Todos va a salir para elegir vendedor, de lo contrario nos saldrá el vendedor que tengamos asignado. Dto. P.P.: Es el descuento de pronto pago. Imp. P.P: Importe del descuento P.P. Iconos: De derecha a izquierda tenemos: 17
1.- Para añadir una nueva línea. Podemos seleccionar un artículo ya sea por su nombre o por su código de artículo completo. Si queremos introducir lo que en EUROWIN sería un comentario, deberemos pulsar el botón Otra Definición. Si deseamos ver la ficha de ese artículo deberemos pulsar el botón lupa. 2.- Nos crea un nuevo presupuesto. 3.- Nos guarda el presupuesto actual. 4.- Nos borra el presupuesto actual. 5.- Son las observaciones del presupuesto actual. 6.- Nos genera un PDF del presupuesto actual. Se puede descargar o enviar por email. 7.- Nos sirve para ir al primer presupuesto de este cliente. 8.- Nos sirve para cargar una plantilla de un presupuesto. 9.- Nos sirve para ir al anterior presupuesto de este cliente. 10.- Nos sirve para ir al siguiente presupuesto de este cliente. 11.- Nos sirve para ir al primer presupuesto de este cliente. 12.- En las líneas del presupuesto servirá para eliminar la línea del presupuesto. Gestión de artículos: En este apartado podremos gestionar todos nuestros artículos. La búsqueda de artículos la podemos hacer respecto al nombre, o también podemos poner el código completo del artículo. Una vez tengamos el artículo seleccionado nos mostrará la información de ese artículo. El precio que sale es de PVP aplicándole la tarifa del cliente. Si la búsqueda la realizamos desde la pantalla principal de ventas el precio que nos dará será el de PVP pero con la tarifa por defecto de la empresa. Desde este apartado también podemos crear artículos. En el código si lo dejamos en blanco nos creará un código por defecto, que es el código de la familia + código de la marca + 1 (entre el código de la marca y el 1 se rellena de 0 hasta llegar a la longitud del campo). En el caso de que exista este código, en vez de 1 se pondrá 2 y así sucesivamente. También se pueden crear Marcas. Para crear una marca deberemos ir al icono de la carpeta. Si se rellena el campo proveedor se añadirá una entrada para ese producto con ese proveedor a precio 0. Este campo no es obligatorio, se puede poner el código completo del proveedor o el código del proveedor en formato EUROWIN, es decir, con un punto. Ej. 40.1 18
Compras Al igual que el modulo de Ventas, podemos elegir entre distintas búsquedas, dependiendo de los permisos que tengamos. Podemos realizar búsquedas por proveedores, por número de albarán de compra, por número de propuestas, por número de pedido de compra, por nombre de artículo o por código completo del artículo. Para la búsqueda de proveedores podemos poner el nombre del proveedor, el código completo del proveedor o el código del proveedor en formato EUROWIN, es decir, con el punto en medio. Ej. 40.1 En el caso de que elijamos un proveedor, en la primera pantalla nos mostrará todos los datos del proveedor, a la vez que nos aparece un menú desplegable con las siguientes opciones: Listado compras proveedor: En este apartado podemos ver las compras del proveedor anteriormente elegido de los últimos 3 años divididas por meses. Cuando seleccionemos un mes nos aparecerán todos los albaranes de compra con la fecha comprendida en ese mes, junto a su fecha, su número de factura y el importe. Si le pulsamos el link del número de albarán nos mostrará el albarán detallado. Las compras las podemos parametrizar mediante el botón cambiar. Las acotaciones podrán ser según la familia, subfamilia y la marca de los productos comprados, o según si están facturas o pendientes de facturar. Las acotaciones se guardaran indefinidamente por cada usuario. Listado propuestas: En este apartado podremos ver el listado de propuestas de un determinado proveedor. La lista de propuestas las podemos parametrizar mediante el botón cambiar. Las acotaciones podrán ser según la familia, subfamilia y la marca de los productos vendidos, o según si están aceptados o cancelados, entregados o por entregar. Las acotaciones se guardaran indefinidamente por cada usuario. Crear pedido de compra: Este apartado nos servirá para crear un pedido de compra al proveedor que hayamos seleccionado al principio. Los botones + yl nos servirán para mostrar o esconder respectivamente la cabecera y el pie del pedido. 19
Pedido: El número del pedido de compra. Fecha: Fecha de creación del pedido. Entrega: Fecha de entrega del pedido. Dto. P.P.: Es el descuento de pronto pago. Imp. P.P: Importe del descuento P.P. En las líneas del pedido servirá para eliminar la línea del pedido. Iconos: De derecha a izquierda tenemos: 1.- Para añadir una nueva línea. Podemos seleccionar un artículo ya sea por su nombre o por su código de artículo completo. Si queremos introducir lo que en EUROWIN sería un comentario, deberemos pulsar el botón Otra Definición. Si deseamos ver la ficha de ese artículo deberemos pulsar el botón lupa. 2.- Nos crea un nuevo pedido. 3.- Nos guarda el pedido actual. 4.- Nos borra el pedido actual. 5.- Son las observaciones del pedido actual. 6.- Nos genera un PDF del pedido actual. Se puede descargar o enviar por mail. 7.- Nos sirve para ir al primer pedido de este proveedor. 8.- Nos sirve para ir al anterior pedido de este proveedor. 9.- Nos sirve para ir al siguiente pedido de este proveedor. 10.- Nos sirve para ir al primer pedido de este proveedor. 20
Crear albarán de Compra: Este apartado nos servirá para crear un albarán de compra al proveedor que hayamos seleccionado al principio. El + o el nos servirán para mostrar o esconder respectivamente la cabecera y el pie del albarán. Albarán: El número del albarán. Fecha: Fecha de creación del albarán. Almacén: El almacén con el cual trabajamos, es decir, donde ingresaremos el stock. F. Pago: Forma de pago. Por defecto coge la del proveedor; si éste no tiene coge la por defecto de la empresa. Dto. P.P.: Es el descuento de pronto pago. Rec. Finan: Es el recargo financiero Iconos: De derecha a izquierda tenemos: 1.- Para añadir una nueva línea. Podemos seleccionar un artículo ya sea por su nombre o por su código de artículo completo. Si queremos introducir lo que en EUROWIN sería un comentario, deberemos pulsar el botón Otra Definición. Si deseamos ver la ficha de ese artículo deberemos pulsar el botón lupa. 2.- Nos crea un nuevo albarán. 3.- Nos guarda el albarán actual. 4.- Nos borra el albarán actual. 5.- Son las observaciones del albarán actual. 6.- Nos genera un PDF del albarán actual. Se puede descargar o enviar por mail. 7.- Nos sirve para ir al primer albarán de este proveedor. 8.- Nos sirve para ir al anterior albarán de este proveedor. 9.- Nos sirve para ir al siguiente albarán de este proveedor. 10.- Nos sirve para ir al primer albarán de este proveedor. 11.- En las líneas del servirá para eliminar la línea del albarán. 21
12.- En las líneas del servirá para añadir las series a un artículo, siempre y cuando este trabaje con series y nuestra empresa trabaje con series. Gestión de artículos: En este apartado podremos gestionar todos nuestros artículos. La búsqueda de artículos las podemos hacer respecto al nombre, o también podemos poner el código completo del artículo. Una vez tengamos el artículo seleccionado nos mostrará la información de ese artículo. El precio que sale es de PVD. Si la búsqueda la realizamos desde la pantalla principal de ventas el precio que nos dará será el de PVD. Desde este apartado también podemos crear artículos. En el código si lo dejamos en blanco nos creará un código por defecto, que es el código de la familia + código de la marca + 1 (entre el código de la marca y el 1 se rellena de 0 hasta llegar a la longitud del campo). En el caso de que exista este código, en vez de 1 se pondrá 2 y así sucesivamente. También se pueden crear Marcas, para crear una marca deberemos ir al icono de la carpeta. Si se rellena el campo proveedor se añadirá una entrada para ese producto con ese proveedor a precio 0. Este campo no es obligatorio, se puede poner el código completo del proveedor o el código del proveedor en formato EUROWIN, es decir, con un punto. Ej. 40.1 22
CRM / Otros En este módulo nos encontraremos con los siguientes apartados: Planning de tareas: En este apartado podremos ver todas las tareas que tenemos, ya sean desde el EUROWIN o desde el CRM. El desplegable superior dependerá de los permisos del EUROWIN. En este desplegable habrá los usuarios que tengamos permisos para ver o editar su agenda de EUROWIN. Si pulsamos el link del día en que tengamos alguna tarea, nos mostrará todas las tareas de ese día. En el caso de estar creada desde el CRM veremos el cliente junto a su información, de lo contrario sólo veremos la fecha y la tarea. Las Tareas creadas desde el CRM tendremos la opción de cerrarlas desde la propia PDA On-line. Para cerrarlas deberemos pulsar el link de la hora de la Tarea. Nueva Operación: En caso de tener CRM podremos crear operaciones en respecto a un cliente o a un futuro cliente. N. tarea Cliente: En el caso de tener CRM podremos crear Tareas relacionadas con un Cliente. N. tarea Fut. Cliente: En caso de tener CRM podremos crear Tareas relacionadas con un futuro Cliente. Al crear una tarea, de no tener creada una operación para ese cliente automáticamente nos redirigirá para crear una operación para ese cliente. Nueva Entrada: Este botón nos sirve para crear una nueva entrada, en el caso de tener permisos para ver o editar la agenda de otros usuarios la nueva entrada se creará respecto al usuario que tengamos seleccionado en el desplegable. ATENCIÓN: No es posible crear Operaciones ni Tareas a otros usuarios que no seamos nosotros mismos, aunque tengan permisos de CRM. 23
Gestión de Clientes: En este apartado podremos gestionar nuestros clientes y futuros clientes (dependiendo de los permisos que tengamos). Para editar un cliente o futuro cliente deberemos de realizar una búsqueda para seleccionar el cliente a editar, una vez lo tengamos seleccionado se nos cargarán los datos en un formulario para poderlos modificar. Para crear un cliente debemos pulsar el botón crear cliente; éste nos llevará a un formulario para rellenar la información principal. Para crear un Futuro cliente el procedimiento será el mismo, pero variará el botón, que será Crear F. Cliente y la información del formulario. Mensajería EW: En este apartado podremos enviar o recibir (dependiendo de los permisos) mensajes de EUROWIN. Estos mensajes de EUROWIN podrán ser visualizados desde la PDA on-line o desde el programa. Por defecto al entrar en el módulo nos mostrará todos los mensajes que tenemos, marcándonos los leídos y no leídos. Si visualizamos un mensaje lo podremos confirmar o lo podremos responder; si los respondemos se nos abrirá la misma pantalla que en nuevo mensaje pero con el usuario que nos ha enviado el mensaje seleccionado. Si tenemos algún mensaje pendiente de leer nos aparecerá un icono de un sobre ( ) en la parte superior de la aplicación. Este icono es un link que al pulsarlo nos llevará a la lista de mensajes de EUROWIN. También se puede habilitar un sonido cuando nos llegue un mensaje nuevo, aunque no es muy aconsejable habilitarlo en caso de que la conexión de la PDA sea mediante GPRS. 24
Servicios Técnicos Este módulo sólo estará disponible si EUROWIN tiene instalado el módulo de servicios. Para que un técnico pueda realizar servicios se tiene que relacionar el usuario de EUROWIN con un código de Técnico (esta relación se monta desde la Administración del PDA On-line) a la vez que este técnico se tiene que relacionar con un empleado (esta relación se monta desde el EUROWIN, desde el módulo servicios, archivos - > técnicos). En esta pantalla nos muestra todos los servicios que tengan aplicado el técnico (en el caso de que tenga el permiso ver / hacer sus servicios). Si el técnico tiene el permiso de ver / hacer todos los servicios, la lista dependerá del código de técnico que tengamos introducido en la administración. La lupa ( ) nos muestra toda la información del cliente del servicio. El papel con el lápiz ( respectivos permisos. ) sirve para editar un servicio, y sólo nos aparecerá en caso de que tengamos los Parámetros de búsqueda: La lista de los servicios la podemos filtrar por fecha, por ruta, por cliente, por técnico (si tenemos el permiso de ver / hacer todos los servicios), por acabados o no acabados, urgentes o no urgentes, o asignados o no asignados en el caso de que tengamos el permiso de ver / hacer todos los servicios. Las acotaciones se guardarán indefinidamente por cada usuario. Botón crear servicio: Este botón nos permitirá crear servicios con los principales campos, en el caso de tener el respectivo permiso de crear servicios. En el formulario de crear el servicio podemos introducir el cliente por código completo de cliente o también podemos poner el código en formato EUROWIN (con el punto en medio). Los tipos de servicio (por defecto técnico y programador) se pueden cambiar en el EUROWIN, en el módulo de servicios, archivos -> Configuración de servicios. Botón matrícula: Este botón nos permite cambiar la matrícula del vehículo que está utilizando el técnico. Por defecto coge la matrícula de la ficha del empleado, pero si pulsamos el botón podemos cambiar la matrícula. ATENCIÓN: El cambio de la matrícula mediante el botón sólo tendrá efecto mientras estemos en la PDA, al volver a entrar en la aplicación nos volverá a cargar la matrícula de la ficha del empleado. Llevar a cabo el control kilométrico: Esta opción sólo nos aparecerá si tenemos la opción de la administración (Llevar a cabo el control Kilométrico) marcada. Lo que hace esta opción es no pedirnos los KM del vehículo y 25
sus efectos son por sesión y por usuario. Un ejemplo de su utilización seria si nuestro técnico viaja en AVE, o junto a otro compañero para hacer un montaje conjunto. Realización de un servicio El Botón Inicio T. Empresa y Botón Fin T. Empresa: Estos dos botones van enlazados, todo el tiempo y KM que transcurran entre que pulsamos en botón Inicio Tiempo Empresa hasta que pulsamos el botón Fin Tiempo Empresa irá al cliente definido en la administración. Un ejemplo sería el tiempo que emplean los técnicos para preparar los servicios. Al hacer Fin T. Empresa nos pide qué vamos a hacer después de este tiempo de empresa. Podemos elegir FIN [último] en el caso de que luego ya hayamos terminado, o podemos elegir FIN [otro] en caso de que luego realicemos un servicio, de ser así, nos pedirá el servicio que vamos a realizar de una lista. El KM inicial del servicio seleccionado será el mismo que el KM que le hemos puesto en Fin T. Empresa. El sistema internamente coge el tiempo en que se pulsa el botón. Si no venimos del tiempo empresa tendremos que entrar dentro del servicio y pulsar el botón salida, en ese momento nos pedirá el kilometraje del coche, e internamente cojera la hora de salida. Ahora deberemos entrar en el servicio que hayamos empezado, nos van a aparecer dos botones: Cancelar: Este botón nos permitirá cambiar de servicio en caso de que este se anule o salga un servicio más urgente. Los KM iniciales y la hora inicial se conservarán del primer servicio. Llegada: Este botón captura la hora que se llega a casa del cliente junto a los KM del vehículo (en el caso de que tengamos habilitado el control kilométrico). Una vez hemos pulsado el botón de Llegada nos aparecerá un recuadro para poner la solución del servicio, pero hay dos formar de rellenar un servicio, normal o por líneas. Normal: Se pone la solución y se marca si ese servicio ha entrado en mantenimiento o no. Por líneas: Si escogemos este tipo de solución nos permitirá especificar dentro de un mismo servicio las diferentes tareas que se han realizado, el tiempo de cada una y si entren en mantenimiento o no. Arriba por defecto nos pondrá la hora inicio hasta la hora actual del sistema que tenemos que justificar, una vez justificadas estas horas nos aparecerán los botones de Fin [otro] y Fin [ultimo]. Este tiempo por defecto no es editable, pero se puede hacer una pequeña modificación para que sean editables y se pueda especificar el tiempo del servicio, más abajo se explica detalladamente. Más abajo nos aparecerán dos botones, Fin [otro] y Fin [último]. Si después de este servicio tenemos que hacer otro servicio tendremos que pulsar el botón Fin [otro], de lo contrario tendremos que pulsar Fin [último]. A continuación nos aparece una página donde nos solicita los datos del servicio, tales como si está terminado o no. En el caso de haber solucionado el servicio por líneas no nos preguntará las horas de ese servicio, pero si lo hemos solucionado normal nos pedirá las horas del servicio. Por defecto la hora inicio y la hora fin no son editables y nos aparecen las reales, esto es debido a que EUROWIN sólo tiene en cuenta el coste. Para poder editar las horas y los KM en esta pantalla deberemos hacer lo siguiente: 26
Crear los siguientes campos en la base de datos del módulo de los servicios, la reconoceremos porque empieza por serv. Dentro de esta Base de datos encontraremos una tabla llamada servcon. En esta tabla tenemos que crear los siguientes campos: 1.- HORA_INI2 -> varchar de longitud 5 2.- HORA_FIN2 -> varchar de longitud 5 3.- KM2 -> Decimal de longitud 10,2 Con esta pequeña modificación el PDA On-line ya nos dejará editar las horas y los KM que vamos a cobrar al cliente. ATENCIÓN: El EUROWIN esta información no se utiliza, es decir, en las horas y KM del servicio y de la tabla gestión de trabajos sólo aparecerán las horas y los KM de costes. A continuación nos mostrará el extracto del servicio, este lo podremos dar formato de impresión pulsando el botón de Imprimir o también lo podremos enviar por e-mail formato PDF. ATENCIÓN: Para poder imprimir mediante bluetooth nos hará falta un software de impresión llamado PiePrint. Una vez terminado este proceso, en caso de haber elegido Fin [otro], en el servicio seleccionado nos aparecerá el botón llegada, la Hora y los kilómetros iniciales se cojera por defecto los finales del último cliente. Si elegimos Fin [último], cuando lleguemos a la empresa tendremos que pulsar Llegada Empresa, que nos va a capturar la hora de llegada y el kilometraje (en caso de que tengamos habilitado el control kilométrico). Durante el viaje de vuelta se puede dar el caso de que tengamos que parar a comer, en este caso tendremos que pulsar el botón de Pausa, situado dentro del servicio último que hemos realizado. Una vez terminamos tenemos que pulsar el botón reanudar. A nivel interno esto afectara de la siguiente manera: Cuando pulsamos el botón Pausa rellenamos con los KM y las horas el campo Hora Fin y KM fin. Cuando pulsamos Reanudar creamos una entrada para el cliente definido en la Administración y cogemos la hora inicial (hora del sistema) y el KM inicial (KM al llegar al restaurante). Una vez llegamos a la empresa deberemos pulsar el botón llegada, es ese momento cerraremos la entrada que hemos creado al pulsar el botón reanudar con el kilometraje actual del coche junto a la hora de llegada. 27
Este documento ha sido creado por el Departamento de Internet y el Departamento de Documentación de EUROWIN Soft. Con el fin de mejorar la calidad de este manual, si detecta alguna errata puede comunicárnosla enviando un mensaje a la siguiente dirección de correo electrónico: manuales@eurowin.com