REIWIN FULL. Software para Control de Tiempo y Asistencia

REIWIN FULL Rev. 03-01-2002 Software para Control de Tiempo y Asistencia El software para control de Tiempo y Asistencia REIWIN, es un potente sistema diseñado en lenguajes de última generación que funciona en ambiente Windows, y permite obtener el máximo provecho de los modelos de relojes INETELEKTRON, siendo el complemento ideal para solucionar definitivamente y con eficiencia los problemas de control de horario, de una forma prolija y sencilla a la vez. Este programa permite realizar un completo Control de Asistencia en forma automática, sin esfuerzos manuales y con muchísima versatilidad, controlando los incumplimientos de horarios definidos y determinando los totales de horas o días que deben ser liquidados. El programa es una herramienta que le brinda un eficaz control del cumplimiento de horarios, turnos, llegadas tarde, ausencias justificadas, vacaciones, licencias, etc., de su personal. Le permite generar numerosos listados indispensables para realizar la liquidación de haberes en forma automática y sin contratiempos. Su compatibilidad con los productos existentes actualmente para liquidación de haberes le asegura una solución de amplio espectro a un costo realmente conveniente. Mediante su interfaz gráfica intuitiva, podrá realizar fácilmente Altas, Bajas y Modificaciones del personal de la empresa, imputaciones de ausencias y tardes, 1

almuerzos, correcciones de horario, etc., aún sin poseer conocimientos avanzados de computación. El software de control de Tiempo y Asistencia REIWIN le abre las puertas a un nuevo nivel de información que brindará a su empresa una nueva visión acerca del estado actual e histórico del cumplimientos de horarios del personal, visión que permitirá planear el futuro, desde una sólida base informativa. Funcionamiento: Una vez que se registraron las fichadas en el reloj, se descargan a la PC, y es allí donde empieza a ser importante tener un muy buen Software de Control Horario, porque es el que se encargará de hacer el análisis y el cálculo del tiempo trabajado informando los totales de horas o días a algún sistema de sueldos y jornales para completar una liquidación automática. Legajos de Personal La definición de legajos del personal, cuenta con numerosos datos, incluyendo tanto datos principales como adicionales, permitiendo incorporar una foto de la persona para su mejor reconocimiento y control de archivo. No todo el Personal se controla de igual manera Una de las mayores causas de fracaso en la implementación de sistemas de Control Horario, se debe a que la imposibilidad de tratar o controlar en forma distinta a los diferentes niveles de personal, con lo cual los ejecutivos y gerentes dejan de fichar y el sistema cae en desuso. Una de las mayores ventajas del ReiWin, reside en la posibilidad de definir Reglas de Proceso Personalizadas, para cada empleado en particular, de forma tal que se puede configurar para tratar en forma más contemplativa o restrictiva a cada empleado en particular, evitando que los altos ejecutivos rechacen su utilización, por considerar que quedarán expuestos a un esquema rígido que no contempla su flexibilidad de horario. Definición de tipos de Horas y Días Este software le permitirá configurar los tipos de horas estándar (normales, nocturnas, extras al 50%, al 100%, almuerzo, turnos rotativos, etc.), asignando a cada una, un color único de identificación, que luego servirá para poder realizar las imputaciones en forma gráfica. Además, podrá especificar si lo desea, qué cantidad de horas representan un día, o qué porcentaje del total de horas deberá trabajar para completar un día. Definición de Turnos y Horarios Rotativos Un turno puede estar compuesto por un horario, es decir un turno Simple, o más de un horario, en cuyo caso se transforma en Rotativo, lo cual significa que el personal que tenga asignado ese turno, cumplirá los diferentes horarios en forma rotativa según el orden en que éstos figuren en la definición del turno. Inclusive, usted podrá asignar más de un turno a una persona, indicándole al sistema los turnos alternativos, para que el sistema decida, basándose en las fichadas, qué turno está cumpliendo. 2

Definición de Horarios La definición de horarios se puede realizar fácilmente en forma gráfica, con sólo dibujar el recuadro correspondiente con el Mouse utilizando el tipo de hora (o sea el color) deseado. Se puede dar de alta numerosos horarios, cada uno de los cuales puede contener casi cualquier combinación de horas. Descarga de los Relojes Desde el programa, y vía RS-232 (la misma norma que se utiliza para conectar el mouse), es posible descargar las fichadas acumuladas en la memoria interna no volátil del reloj. En caso que el reloj se encuentre a distancia, la descarga se podrá realizar por red TCP-IP, o bien vía módem. Una vez descargadas las fichadas, el software acomoda los valores obtenidos dentro de los esquemas de horarios definidos para cada persona en forma totalmente automática, pintando el interior de los recuadros, de forma tal que en una sola pantalla es posible ver si ha cumplido con el horario (el recuadro se halla pintado o lleno) o si existe alguna diferencia (recuadros sin pintar o desfasados). Conectividad El software REIWIN FULL, incluye la posibilidad de comunicación con uno o varios relojes conectados en red. Mediante el módulo de configuración WINCFG (ver mas abajo), es posible controlar una gran red de relojes conectados de diferente forma. Entre las fomas de conexión podemos citar RS-232, RS-485, TCP-IP, MODEM, Fibra óptica, etc. A continuación se Ejemplifica un esquema de conexión de varios relojes en una red del tipo Ethernet TCP-IP controlados desde una PC con el software REIWIN FULL y el módulo WINCFG. INTERCONEXION DE RELOJES EN REDES VIA TCP-IP EDIFICIO CENTRAL EDIFICIO 1 Software T&A REIW IN -RS232 REI-4000 -RS232 REI-500 Red WAN o LAN Ethernet (Puede estar compuesta por varias redes locales(lans) interconectadas entre si, formando una W AN. EDIFICIO 2 -RS232 REI-500 EDIFICIO 3 -RS232 RS485 RS232-RS485 RS232 RS485 -RS232 REI-4000 REI-4000 REI-4000 Piso 1 Piso 2 3

Imputaciones Entre todas las ventajas y novedades que posee el software, la posibilidad de realizar imputaciones en modo gráfico es tal vez la mayor de ellas, ya que reduce el tiempo de operación y procesamiento de la información en una altísima proporción. Sólo debe pintar o despintar los recuadros en forma muy sencilla utilizando el Mouse sin necesidad de utilizar el teclado. Deje que REI trabaje por usted Si lo desea, con sólo presionar los botones de ajuste diarios o mensuales, el programa se encargará de ajustar los valores de las fichadas a los horarios preestablecidos, evitándole pérdidas de tiempo innecesarias introduciendo infinidad de correcciones al horario mediante el teclado numérico. Revolucionario pero Compatible Si usted se siente cómodo realizando los ingresos e imputaciones mediante el método anterior de ingresar los horarios con el teclado numérico, el software le permite trabajar como lo venía haciendo, dándole tiempo para que se compenetre y aproveche las innumerables ventajas del modo Gráfico. Necesita Ayuda? En todo momento, presionando F1, podrá obtener la inestimable ayuda que le brindará el REI, el simpático ayudante gráfico lo guiará en forma amena y entretenida durante el proceso de consulta acerca de un ítem en particular. Seguridad El Software incorpora un esquema de seguridad basado en diferentes usuarios, cada uno con su correspondiente clave y nivel de acceso, lo cual permite asegurarse que sólo aquellas personas que posean autorización trabajen con el sistema. Auditoría, quién, cuándo y qué? Combinando con la seguridad, el completo sistema de auditoría, le permitirá conocer qué operaciones realizaron cada uno de los usuarios, a fin de tener un control total sobre las imputaciones realizadas por su personal. Informes Configurables Cada una de las características del programa, se encuentra resaltada en la gran variedad de informes configurables que posee el mismo. Desde informes sencillos de las tablas definidas hasta completos detalles de la información procesada de horarios, turnos, auditoría, correcciones, llegadas tardes, cumplimientos de hora, etc. Todos estos informes se pueden imprimir, enviar a un archivo en el disco, o exportar a diferentes formatos incluyendo grabación directa como archivos de Microsoft Office 97 (documento de texto, planillas Excel, etc.) Exportación de información para Liquidación de Haberes El programa permite exportar toda la información procesada para ser tomada por los sistemas de Liquidación de Sueldos y Jornales. Su mayor versatilidad, le permite poder trabajar con la gran mayoría de los programas de liquidación de Haberes existentes en el mercado. Importación de Archivos de Fichadas de otros Relojes (que no sean marca INTELEKTRON): El sistema cuenta con un potente y configurable módulo de importación de fichadas, que le permite crear sus propias 4

definiciones de formatos, para así poder compatibilizar el programa con casi cualquier archivo de fichadas obtenido de los principales relojes existentes. Trabajo en Multi-Empresa Resulta fácil realizar la administración y control horario del personal como perteneciente a diferentes empresas, indicando para cada legajo a cual de ellas pertenece. El resto de los datos (horarios, horas, turnos, etc. ) bastará cargarlos sólo una única vez, ya que dicha información se maneja de forma compartida. Informes para Control de Comedor El Módulo Comedor consta de dos informes que permiten calcular la cantidad de ingresos al comedor de cada persona o la cantidad de ingresos al comedor en determinada fecha. Estos informes, conjuntamente con la utilización de relojes REI- 4000 con su correspondiente Impresora de tickets, brindan un excelente sistema de control de comedores, posibilitando que cada empleado, mediante su fichada, retire el correspondiente ticket de almuerzo para entregar al concesionario. En la ventana de definición de Relojes, existe la posibilidad de definir la "función" de cada reloj instalado. De esta forma, el reloj puede destinar sus fichadas para el cálculo de horas trabajadas, como lo venía haciendo hasta ahora (Proceso) y/o para la contabilización de fichadas al comedor. Los informes de Control de Comedor, permiten luego verificar la cantidad de comidas que consumieron los empleados, por fecha, hora y tipo, de forma tal de comparar dicha información con la presentada por el concesionario, evitando de esta forma los excesos y errores. Equipo recomendado Debido a su novedosa y revolucionaria interfaz gráfica que posee el software REI le permitirá funcionar en cualquier computadora que corra Windows 95, 98, Milenium o NT; pero con el fin de aprovechar al máximo sus capacidades y acelerar los tiempos de proceso, es recomendable poseer un equipo dedicado que tenga las siguientes características: Procesador Velocidad Memoria Mouse Monitor Video Disco Rígido CD Rom Puertos Serie Sistema Operativo PC RECOMENDADA Pentium II 350 Mhz 64 Megabytes RAM EDO (física) Imprescindible SVGA Color, 800 x 600 Pixeles Placa de 4 Megabytes y color de 16 bits AGP 4 Gigabytes (libre de defectos) 24X 2 (Al menos 1 libre) Windows 95 / Windows 98 / Milenium / NT Resumen de Características Exportación de datos con cualquier sistema de liquidación de sueldos y jornales estándar del mercado. Facilidades de importación de datos de fichadas de relojes de diferentes marcas. 5

Definición de horarios para cada día de la semana y días feriados. Definición de turnos rotativos (x. Ej. mañana, tarde y noche) Definición de turnos alternativos (verifica el que mejor se adapta entre varios) Adaptación a todos los convenios y tipos de horarios. Control de almuerzo. Horarios flexibles y salidas en comisión. Control de cualquier tipo de horas extras configurable (Ej.: 50%, 78% 100%, especiales, nocturnas, días del gremio, etc.) Determinación del corte horario para empresas con personal nocturno. Cálculo dinámico de horas que facilita enormemente la solución de cualquier error cometido al fichar. Lectura de fichadas directa de los relojes INTELEKTRON vía RS-232/485/Fibra Óptica o remota a través de un módem o red Ethernet TCP-IP. Permite fácilmente cambiar la tarjeta de un legajo, en caso de pérdida o reemplazo, temporal o definitivo. Análisis de las fichadas de cada legajo. Eliminación de fichadas duplicadas. Detección de entradas y salidas por Software o por Hardware con tolerancias definidas por el usuario. Permite varias fichadas diarias e imputa automáticamente a cada tipo de hora. Detecta ausencias y tardes en forma automática. Ágiles consultas de las fichadas, contrastando en una única pantalla el horario, las marcaciones y los tipos de hora trabajadas por cada legajo. Modificación manual de fichadas en control automático mediante un archivo de auditoría. Definición de usuarios, niveles de acceso y jerarquías para cada opción de menú. Generación de archivos exportables DBF o ASCII Informes por pantalla, impresora o archivo, exportación a formatos office (word, excel, etc) Módulos opcionales disponibles El software para control de tiempo y asistencia es un sistema totalmente autónomo, plenamente operativo y funcional, pero con el fin de sumarle características excepcionales, se encuentran disponibles diferentes módulos opcionales que permiten potenciar aún mas su utilidad, permitiéndole crecer junto con las necesidades de su empresa. Configurador de Relojes Permite tener control total desde las PC de los relojes INTELEKTRON, pudiendo configurarlos, habilitar o inhabilitar personal para fichar, programar la sirena de turnos y setear todas aquellas opciones que posea el reloj cómodamente desde la PC. Informes estadísticos Este módulo se presenta a través de distintos informes, con gráficos de tortas, barras y lineales, que comparan toda la información referente a horas o días trabajados, faltas, causas de ausentismo y demás; con distintos períodos de comparación: día por día, mensuales, anuales, etc. Posee listas definibles, donde se puede hacer un ranking de los empleados más cumplidores, de los más faltantes, etc., permitiendo de esta manera, mantener 6

informado a las gerencias y al personal fácilmente. La posibilidad de agrupar los totales según categorías, tipos de personal y sectores, permite filtrar la información para obtener un mayor control. Además, incluye informes inteligentes históricos, que previo análisis de los datos contenidos en el sistema, explican la evolución de algún determinado recurso a lo largo del tiempo. Centro de Costos Actualmente, en la mayoría de las empresas, es necesario dividir la información y los recursos en centros de costos, a fin de evaluar en forma precisa el rendimiento de cada uno de ellos en lo que respecta al cumplimiento de horario, distribución de horas extras, nivel de ausentismo, etc. Mediante este módulo, una misma persona puede acumular conceptos y novedades para diferentes centros de costos. Los diferentes centros de costos pueden ser asignados por persona, en la definición de horarios, o de acuerdo al reloj en que se produce la fichada. Editor histórico de Fichadas Esta potente herramienta permite manejar en forma directa las fichadas descargadas del reloj. Aunque no es estrictamente necesaria su utilización, representa una ayuda excepcional a fin de colaborar con la adaptación del personal que utilizará el sistema, principalmente si ya se encontraba utilizando los viejos programas de control horario basados en imputar ausencias y tardes mediante el agregado y eliminación de fichadas. Como se explicó anteriormente, el REIWIN incorpora un nuevo y revolucionario método de correcciones e imputaciones, de por sí mucho más potente, que reemplaza el método antiguo de edición de fichadas, pero a veces, resulta conveniente contar con ambas opciones. Descargador programable de fichadas: ReiSync Este nuevo módulo permite programar en forma automática la descarga de uno o varios relojes, independientemente del tipo de conexión que posean (RS232, MODEM, etc). Un potente y sencillo editor permite generar diferentes tareas, cada una a ejecutarse en forma automática a la hora estipulada. De esta forma es posible programar la descarga de los equipos durante la noche, luego de cada cambio de horario, o cuando la empresa lo estime más conveniente. Servicios de Capacitación e Implementación Para un mejor aprovechamiento del Software de Control Horario de Personal y a fin de acompañar al cliente en el proceso de puesta en marcha inicial, INTELEKTRON le brinda los servicios de Capacitación e Implementación. Estos servicios pueden ser tomados en nuestra empresa o a domicilio. Cursos de Capacitación La asistencia a los cursos de capacitación son una parte esencial del proceso de aprendizaje y familiarización del cliente con el sistema, ya que brindan a los futuros usuarios, los conocimientos básicos necesarios para poder aprovechar al máximo las ventajas del mismo. INTELEKTRON cuenta con un microcine totalmente equipado a tal fin, con capacidad para un máximo de 20 personas sentadas. 7

Implementación y Puesta en Marcha Una vez tomados los cursos, el siguiente paso es la implementación. Personal altamente capacitado y con la experiencia de múltiples casos acumulada, brinda la asistencia necesaria en el domicilio del cliente, a fin de ayudarlo y guiarlo en el proceso de definiciones, carga inicial de datos y puesta en marcha del sistema en su totalidad. Esta etapa se realiza en forma conjunta con el personal de RRHH, configurando el software de acuerdo a las necesidades de su empresa. De esta manera se optimizan los tiempos y reduce al mínimo el tiempo de puesta en marcha. Instalación, servicios y repuestos Todos los equipos basados en tarjetas de identificación que ofrece INTELEKTRON son de diseño y fabricación propia. Esto es fundamental por el tipo de equipo y servicio que se tata. Por eso INTELEKTRON posee todo el know. How de los equipos que comercializa y garantiza la provisión de repuestos para un correcto mantenimiento de los mismos. Además, cada equipo se entrega con un completo manual en castellano, con instructivos de uso e instalación, para que si lo desean, puedan en la empresa misma realizar la instalación sin problemas. Por otra parte y si se requiere una solución completa, que incluya la instalación y puesta en marcha inicial de los equipos, INTELEKTRON cuenta con Dto. exclusivo de instalación y una red de Agentes Autorizados en todo el país, que pueden ofrecerle, una solución a su medida. Cuadros comprativos entre las diferentes versiones de REIWIN VERSIÓN DE REIWIN CANTIDAD DE PERSONAL SOPORTE DE DATOS PYME 50 Máximo ACCESS FULL 100 100 Máximo ACCESS FULL +100 Sin Límite ACCESS ENTERPRISE Cliente Servidor Sin Límite MS- SQL 7.0 Importante: Por sus características, la versión ENTERPRISE Cliente Servidor es un producto que requiere un tratamiento especial, ya que está orientado a grandes empresas que ya poseen una infraestructura informática importante, necesaria para poder optar por esta versión. Esto determina que tanto la comercializació, como así también el proceso de implementación y puesta en marcha deban tratarse en forma especial y metódicamente, por ese motivo, no se incluye en los siguientes cuadros comparativos. CARACTERÍSTICAS DE LA VERSIÓN PYME Y LA VERSIÓN REIWIN FULL PyME FULL Posibilidad de incorporarle módulos adicionales No Sí Contempla manual en castellano, ayuda en línea, etc., todo dentro del software. Sí Sí Ambiente Windows 95 o superior. Sí Sí Realizar modificaciones sobre el software. - Sí 8

Realizar modificaciones sobre los informes. - Sí Personalización por empresa los informes. - Sí Descarga desde cualquier equipo de la línea. Sólo REI-500 Sí Descarga por RS-232/485, Módem, TCP-IP y Fibra Óptica. Sólo RS-232 Sí Foto del empleado en el legajo. Sí Sí Exporta datos a los sistemas estándar de liquidación de sueldos. Sí Sí Exporta datos a los sistemas estándar de liquidación de sueldos en días. - Sí Realiza imputaciones en los horarios del empleado. Sí Sí Genera hora en comisión para entrada y salida intermedia. - Sí Define distintos valores de tolerancia para entrada y salida por día. - Sí Definir horas por defecto en legajos, Ej.: ausentes, tarde, comisión, almuerzo, - Sí t Definir tiempo mínimo para cualquier hora. - Sí Definir tiempo de almuerzo en un rango horario. - Sí Definir distintos niveles de seguridad por usuario. 3 10 Permite utilizar horarios nocturnos. - Sí Bases de Datos protegidas por clave. - Sí Permite personalizar el formato del archivo de importación de Fichadas. - Sí Obtener informes de una persona determinada. - Sí Obtener informes expresados en Días. - Sí Permite cambiar el número de tarjeta a una persona en un período de tiempo - Sí d t i d Posibilidad de incluir Configurador de Relojes (Módulo Opcional). - Sí Permite auto imputar ausencias en los días feriados con un tipo de Hora - Sí d t i d Permite simular Entradas y Salidas por Software. - Sí 9

TIPOS DE INFORMES Informes Basados en Fichadas Informes de Ausencias y Tardes Informes de Liquidación Horaria Listados INFORMES PyME FULL Informe de Control de la jornada laboral - Sí Informe de Marcaciones sin Horas de Error Sí Sí Informe de Marcaciones sin Horas de Error (Reducido) - Sí Informe Totalizador de Días - Sí Informe Totalizador de horas - Sí Listado de Fichadas entre las 00:00 y las 24:00 Sí Sí Listado de Fichadas entre las 00:00 y las 24:00 (Reducido) - Sí Listado de Fichadas Erróneas Sí Sí Listado de Fichadas Personales Sí Sí Listado de Fichadas Personales (Reducido) - Sí Informe de Ausencias Pendientes de Imputar Sí Sí Informe de Ausencias Pendientes de Imputar (Reducido) - Sí Informe de Horas Perdidas por Empresa - Sí Informe de Horas Perdidas por Empresa (Reducido) - Sí Informe de Horas Perdidas por Persona - Sí Informe de Horas Perdidas por Persona (Reducido) - Sí Informe de Llegadas Tarde - Sí Informe de Llegadas Tarde (Reducido) - Sí Informe de Llegadas Tarde con Personal sin Fichadas - Sí Informe de Llegadas Tarde c/pers. sin Fichadas (Reducido) - Sí Informe de Personal en al Empresa hasta las 09:30 Sí Sí Informe de Pers. en al Empresa hasta las 09:30 (Reducido) - Sí Informe de Personal Presenta Hasta las 09:30 Sí Sí Informe de Personal Presenta Hasta las 09:30 (Reducido) - Sí Listado de Ausencias expresado en Días - Sí Listado de Ausencias expresado en Días (Reducido) - Sí Listado de Ausencias expresado en Días Detallado - Sí Listado de Ausencias en Días Detallado (Reducido) - Sí Listado de Ausencias por Tipo - Sí Listado de Ausencias por Tipo (Reducido) - Sí Resumen de Llegadas Tarde - Sí Resumen para Liquidar (Sin Horas Ausente) Sí Sí Resumen para Liquidar (Sin Horas Ausente) (Reducido) - Sí Resumen para Liquidar (Sólo Horas Extras) Sí Sí Resumen para Liquidar (Sólo Horas Extras) (Reducido) - Sí Resumen para Liquidar (Todas las Horas) Sí Sí Resumen para Liquidar (Todas las Horas) (Reducido) - Sí Resumen para Liquidar Expresado en Días - Sí Resumen para Liquidar Expresado en Días (Reducido) - Sí Ficha Personal de Todos los Legajos Sí Si Listado de Categorías de Personal Sí Sí Listado de Feriados Definidos - Sí Listado de Funciones del Sistema - Sí Listado de Horarios Sí Sí Listado de Legajos Activos - Sí Listado de Sectores de la Empresa Sí Sí Listado de Tipos de Hora Sí Sí Listado de Tipos de Personal Sí Sí Listado de Turnos - Sí Listado de Turnos Asignados por Persona - Sí Listado de Turnos Asignados por Persona (Reducido) - Sí Especiales Planilla de Control de Ausentismo - Sí Varios Informe de Auditoría - Sí 10

http://www.intelektron.com.ar/personal/soft/reiwin/reiwin.htm http://www.intelektron.com.ar/personal/soft/modulos/modulo.htm http://www.intelektron.com.ar/personal/relojes.htm Nota: La información aquí brindada representa una descripción aproximada de las características del producto. Las mismas pueden sufrir variaciones sustanciales a lo largo del tiempo. INTELEKTRON SRL se reserva el derecho de alterar las mismas si previo aviso. 11