8401 Bogotá D.C. 28 de agosto de 2003 Señora YADIRA CONTRERAS RINCON Directora de Licitaciones y Contratación Internacional de Negocios S.A. Calle 95 No. 15-33 Piso 7 PBX : 6019695 FAX: 6014837 e-mail : info@intnegocios.com Ciudad Referencia: 2003035817 931 Servicios Grales Adquis bienes 31 Remisión de información Sin anexos Apreciada señora Yadira: Comedidamente me permito dar contestación a las observaciones relacionadas con el proyecto de pliegos de condiciones de la licitación pública No 004 de 2003 en los siguientes términos: Primera observación formulada: Aclarar si el objeto del contrato es únicamente la prestación del servicio de aseo o si va incluido el servicio de cafetería. Lo anterior, por cuanto en el 1.3 se solicita suministrar los insumos de cafetería además se les va a prestar este servicio de cafetería a todos los funcionarios de esa entidad. En lo que tiene que ver que si el objeto del contrato es únicamente la prestación del servicio de aseo o si va incluido el servicio de cafetería es pertinente manifestarle que esta Entidad público nuevamente en su página de Internet el proyecto de pliegos en los cuales se especifica que el objeto de la licitación es SUMINISTRO DE LOS SERVICIOS DE ASEO EN EL EDIFICIO SEDE DE LA SUPERINTENDENCIA BANCARIA Y DE CAFETERÍA PARA SUS DIFERENTES DEPENDENCIAS. Segunda observación formulada:
En el numeral 3.4.8 se relaciona una constancia de visita a las instalaciones, aclarar si la visita es de carácter obligatorio o requisito de participación, o en su defecto, aclarar cual es el objeto de la expedición de una constancia de visita a las instalaciones de esa entidad por parte de los proponentes. Asimismo en el pliego se estipuló que la visita a las instalaciones, es de carácter obligatorio. El objeto de la visita es que los proponentes conozcan las instalaciones de la entidad (tipos de pisos que existen, sótanos, cantidad de vidrios en las marquesinas de entrada al edificio y en las plazoletas y áreas externas, entre otras), con el fin de que se establezca las cantidades de elementos que requieren para la prestación del servicio de aseo. Tercera observación formulada: Aclarar si para efectos de criterios de calificación en lo referente a la experiencia, se aceptan certificaciones de experiencia o contratos cuyo objeto sea la prestación del servicio de aseo y cafetería. SE RESPONDE En el íten 1.2 Valor de contratos celebrados y ejecutados a la fecha. quedó plasmado que el proponente deberá anexar a la propuesta tres (3) constancias de contratos suscritos con posterioridad al 1 de enero de 1995 las cuales pueden ser de aseo y cafetería de manera conjunta o pueden ser de manera independiente para cada servicio, así: Dos referidas al servicio de aseo y una al de cafetería o una al de aseo y dos de cafetería. Las constancias deben venir acompañadas de copia del respectivo contrato y señalar que el servicio fue totalmente ejecutado. Cuarta observación formulada: En el formato 1 literal A. CARACTERISTICAS TÉCNICAS especialmente en el numeral 6 se establece que los uniformes que utilicen los operarios deben ser aprobados por la Superintendencia Bancaria, al respecto consideramos que esta facultad debe reconsiderarse, pues los uniformes son imagen corporativa y distintiva de nuestra organización, toda vez, que en todos los contratos nuestros funcionarios lo portan en las mismas condiciones.
Con este requerimiento la Superintendencia Bancaria no pretende interferir en las políticas internas establecidas para consolidar la imagen institucional de la empresa que resulte favorecida con la licitación. Sin embargo, debido a que el personal contratado laborará en las instalaciones de esta entidad y que de igual forma hará parte de nuestra imagen, se reserva el derecho de exigir una adecuada presentación personal de los operarios que presten el servicio de aseo y de cafetería. Quinta observación formulada: Finalmente, consideramos que es necesario la especificación de las cantidades mínimas de los materiales e insumos relacionados en los numerales 1.2, 1.3.1, 1.3.2 y 1.3.3, para garantizar una propuesta acorde con la prestación del servicio y en igualdad de condiciones entre los oferentes. La entidad no puede establecer en forma precisa las cantidades de materiales que un contratista pueda requerir, toda vez que estos varían dependiendo de la marca y la clase del producto que utilicen. Se solicita la visita con el fin de que el proponente pueda determinar las cantidades de materiales que requiera, los cuales deben ser óptima calidad para mantener el edificio en perfectas condiciones de aseo. Cordialmente, REINALDO QUINTERO QUINTERO Coordinador Grupo de Contratos
8401 Bogotá, D.C., 12 de agosto de 2003 Señor PIERRE CHARLES QUIÑONES Represente Legal Serviaseo S.A. Carrera 54 No 16-75 PBX : 2602200 FAX: (91) 2628005 Ciudad Referencia: 2003035817 931 Servicios Grales Adquis bienes 31 Remisión de información Sin anexos Apreciado señor Quiñones: Comedidamente me permito dar contestación a las observaciones relacionadas con el proyecto de pliegos de condiciones de la licitación pública No 004 de 2003 en los siguientes términos: Primera observación formulada: Con el ánimo de lograr una mayor participación de las empresas de aseo y de acuerdo al procedimiento establecido en el decreto 2170 de 2002, referente a la oportunidad de presentar observaciones al borrador en referencia, atentamente manifestamos que hemos observado los factores de calificación dados en el capítulo IV que son: FACTORES DE CALIFICACIÓN 1. EVALUACIÓN ECONOMICA: 80 PRECIO 2. CALIDAD DEL SERVICIO 20 PUNTAJE TOTAL 100 El numeral 4.2 CALIDAD DEL SERVICIO establece: Para la calificación de este criterio se tendrá en cuenta la certificación de sistemas de gestión de calidad bajo norma ISO 9001, expedido por organismos nacionales o internacionales autorizados legalmente (ICOTEC-ISO-EAN).
Se tendrá una calificación de cero (0) puntos en este criterio cuando no se anexe el certificado respectivo. Vemos que en mercado Colombiano son pocas las empresas que ya tienen el certificado de la norma ISO 9001. El puntaje asignado de 20 puntos crea un desequilibrio que no permite participar a las empresas que no tienen el certificado ISO 9001, ya que conforma el 20% de la Calificación total, siendo éste un proceso en el cual muchas empresas están en vía de conseguir dicha certificación, daría una mayor oportunidad de participación sise pudiera adoptar una metodología de evaluación diferente asignando puntajes más equilibrados, que me permito sugerir: FACTORES DE CALIFICACIÓN 1. EVALUACIÓN ECONOMICA 95 PRECIO 2. CALIDAD DEL SERVICIO 5 PUNTAJE TOTAL 100 Rangos PARA LAS EMPRESAS QUE APORTEN EL CERTIFICADO ISO 9001. 5 PUNTOS PARA LAS EMPRESAS QUE ESTEN ADELANTANDO EL PROCESO DE CERTIFICACIÓN...3 PUNTOS PARA LAS EMPRESAS QUE NO ESTEN ADELANTANDO EL PROCESO DE CERTIFICACIÓN. 0 PUNTOS Se considera que no es procedente variar la ponderación del criterio de Calidad del Servicio, toda vez que el proceso de certificación garantiza la estandarización de los procesos en función de una prestación óptima del servicio. La certificación ISO, involucra un seguimiento detallado a las firmas que han sido certificadas, generando un control permanente y un mejoramiento continuo en los servicios y en los productos ofrecidos. Estos elementos representan para la Superintendencia, mayor seguridad en la selección de la propuesta más conveniente para la entidad. Por otra parte, no es acertada la observación presentada por la firma SERVIASEO S.A., respecto a que el factor de Calidad del Servicio, no permite participar a las firmas que no están acreditadas con la certificación ISO 9001, ya que dicha certificación se
tiene como criterio de calificación y no como condición mínima para participar en la licitación. Segunda observación: Otra sugerencia de modificación estaría dada al factor precio, el cual se le asigna el mayor puntaje al menor precio, vemos que en otros procesos licitatorios han adoptado un sistema de VALOR PROMEDIO o MEDIA ARITMÉTICA, en el cual el mayor puntaje se asigna a la oferta más cercana a la media. Esta fórmula genera un mayor equilibrio entre los servicios ofertados y la retribución justa recibida. Adicionalmente no permitiría ofrecimientos artificialmente bajos, ya que hemos visto que estos se dan con mucha frecuencia en otros procesos licitatorios, con detrimento en la prestación del servicio. SERVICIOS GENERALES En la determinación de los factores de selección, se tuvo como punto de referencia el estudio de mercado realizado, el cual permitió establecer el presupuesto oficial de la Licitación y los criterios mínimos exigidos. Por lo anterior se considera que no es conveniente para los intereses de la entidad, calificar el factor PRECIO, aplicando fórmulas relacionadas con el Valor Promedio o la Media Aritmética, toda vez que las condiciones mínimas exigidas como criterios habilitadores, son lo suficientemente exigentes para garantizar una adecuada prestación en el servicio, con el mejor precio ofertado. Igualmente, es claro para la entidad que el mayor componente dentro del precio del servicio, lo constituye la mano de obra, la cual está regulada por la Ley de manera expresa y al proponente le corresponde ajustarse a la misma y la Superintendencia puede hacer las verificaciones del caso. Además, se anota que se estable como una de las causales de eliminación de las propuestas la establecida en el numeral 3.2.6 del proyecto del pliego que hace referencia a cuando la propuesta ha sido presenta artificialmente baja con el propósito de obtener la adjudicación de la licitación.
Cordialmente. REINALDO QUINTERO QUINTERO Coordinador Grupo de Contratos C/oficio/lws