Sistema de proyectos IMTA M. Villarreal, C. A. Servín y A. R. Pérez Resumen El Instituto Mexicano de Tecnología del Agua (IMTA), con base a su nueva personalidad jurídica, requirió tener una metodología para el costeo de proyectos. Al respecto, la Subcoordinación de Tecnología Económica y Financiera del Agua desarrolló algoritmos para el costeo de proyectos; aunado a lo anterior y con el fin de modernizar y mejorar las aplicaciones informáticas para la gestión de proyectos del IMTA, el Comité de Calidad y Modernización Administrativa elaboró los formatos para la gestión de proyectos. Tanto los algoritmos de costeo como los formatos de calidad han sido implantados en el Sistema de proyectos IMTA (costeo y formalización de proyectos, versión 2.0), elaborado por la Subcoordinación de Tecnología Informática, el cual tiene por objetivo permitirle al jefe de proyecto almacenar la información de su proyecto en medios electrónicos, tales como bases de datos, usando páginas de internet amigables. La información almacenada es procesada por el sistema para generar el costo total del proyecto, así como los documentos de gestión de proyectos (anexo técnico, apertura de proyecto, propuesta de servicio) y la hoja de distribución del presupuesto del Sistema integral financiero (SIF). A su vez, es protegida por medio del uso de una clave y contraseña que sólo conoce el jefe de proyecto y en donde se puede asignar la misma clave a varios proyectos, si así se requiriera. Los proyectos almacenados pueden ser internos; contratados, donde aplica el impuesto al valor agregado (IVA), y contratados donde no se aplica el IVA (por ejemplo: fundaciones). También se ofrece un módulo de consulta en la que cualquier persona, sin necesidad de clave, puede consultar la información de cualquier proyecto sin poder modificarla. La presentación mediante el diseño gráfico de todas las páginas se encuentra en fase de construcción. Introducción La descentralización del IMTA ha implicado, entre otros aspectos, una reestructuración de la manera de hacer la gestión de los proyectos, tanto para ajustarse a la norma 9001:2000 como para homogeneizar la estimación del precio de los productos que ofrece el Instituto. Para calcular el precio se desarrolló la ecuación que permite incorporar no solamente los costos directos e indirectos del proyecto, sino también permite conformar los fondos necesarios para financiar la investigación, equipar al IMTA y mantener su infraestructura. Con la finalidad de coadyuvar con las tareas administrativas que permitan realizar una gestión de proyectos eficiente, se concibió la construcción del Sistema de gestión de proyectos IMTA, del que forma parte el módulo Costeo y formalización de proyectos (ilustración 1). Este módulo tiene la finalidad de ser una herramienta que permite la elaboración de la propuesta de servicio, documento necesario para la negociación en la venta de un proyecto; la elaboración de la apertura de proyecto y la hoja SIF, documentos necesarios para la posterior tramitación interna. Además, este módulo permite concentrar la información en una base de datos, con todas las ventajas que ello implica. Como cuenta con la rutina para estimar el presupuesto del proyecto, también resulta ser un instrumento que hace posible homogeneizar el criterio de aplicación de la fórmula para estimar el cobro de los proyectos. La versión 2.0 del módulo Costeo y formalización de proyectos tiene, como precedente, el desarrollo de un programa efectuado en el lenguaje de programación Delphi, que no se pudo hacer de uso extensivo debido a problemas de compatibilidad con algunos sistemas operativos del IMTA; asi- 176
Ilustración 1. Propuesta del Sistema de gestión de proyectos IMTA. mismo, dicho sistema presentó diversos problemas para operar en un ambiente de red local, por lo que se decidió efectuar éste mismo, pero en plataforma web; es decir, usando un navegador, con acceso a la Intranet del IMTA (IMTANet). En la elaboración de la nueva versión del módulo Costeo y formalización de proyectos intervinieron las subcoordinaciones de Tecnología Económica y Financiera del Agua y la de Tecnología Informática, apegándose siempre a las observaciones hechas por el Comité de Calidad y Modernización Administrativa. El sistema de gestión de proyectos El Sistema de gestión de proyectos del IMTA (ilustración 1) se concibe como una herramienta para coadyuvar en la realización de una administración eficiente. Este sistema plantea, como eje, la creación de un banco de datos centralizado que se alimenta de la información generada por cada proyecto. Esta información, que se deberá estar actualizando continuamente por los funcionarios correspondientes, es accesible tanto para los interesados directos de un proyecto, como parcialmente accesible para terceros que deseen información sobre otros proyectos que la institución desarrolla. El módulo Costeo y formalización de proyectos, versión 2.0, es la primera parte disponible en red del sistema y tiene como objetivos: Facilitar la elaboración de los documentos para la gestión interna y externa de los proyectos, según los lineamientos impuestos por la norma elaborada por el Comité de Calidad y Modernización Administrativa. Elaborar presupuestos conforme a la fórmula autorizada por la Junta de Gobierno del Instituto. Generar un banco de datos en el que se concentrará la información necesaria para las diferentes instancias administrativas del IMTA, jefes de proyectos o terceros interesados en saber lo que se realiza en el Instituto. Formar parte del sistema para apoyar una gestión eficiente de los proyectos del Instituto. Este módulo se compone de los siguientes submódulos: Información, Antecedentes, Objetivos, Metodología, Resultados esperados, Clasificación, Actividades, Participantes, Presupuesto, Viáticos y pasajes, Precio y resumen, Exclusiones y Reportes (anexo técnico, apertura de proyecto, propuesta de servicio y la hoja SIF). 177
Desarrollo del sistema Como plataforma de desarrollo se seleccionó el lenguaje de programación PHP, que permite realizar páginas dinámicas para internet. La información se almacena en una base de datos MySQL para Linux. Todos los productos utilizados son de dominio público, por lo que no se requiere pagar licencia por su uso, hecho que las ha convertido en las herramientas más utilizadas por diversos sectores de la industria y el gobierno. El desarrollo partió de tomar las pantallas disponibles en el sistema anterior hecho en Delphi y generar la versión web de las mismas. Debido a restricciones en cuanto tiempos de entrega, se omitió el seguimiento de una metodología formal de desarrollo de software, consistente en reunir los requisitos del cliente como base del desarrollo del programa, lo cual implicó la problemática de tener que realizar modificaciones sobre la marcha para hacerlo amigable en su uso. Esto, a la vez, se reflejó en una dinámica de constantes cambios en los algoritmos de costeo y en los formatos de los documentos de gestión de proyectos, durante etapas avanzadas de la programación del sistema. Se realizaron juntas con personal de las subcoordinaciones involucradas en el desarrollo del módulo, de la jefatura administrativa y del Comité de Calidad y Modernización Administrativa, donde se presentaron los avances para discutir los elementos a incorporar o modificar para mejorar el sistema. Se contó con la retro-alimentación voluntaria de un grupo pequeño de jefes de proyecto, lo cual permitió mejorar el sistema en su totalidad; sin embargo, aún se requiere probar extensivamente el programa para detectar los requerimientos de todos los usuarios con la finalidad de perfeccionarlo. Funcionalidad del sistema Para utilizar el sistema, el jefe de proyecto o usuario tiene que entrar a la página de la Intranet del IMTA http://imtanet.imta.mx, dirigirse a la sección de servicios y entrar al Sistema de proyectos IMTA. Se recomienda utilizar el sistema Internet Explorer versión 6 para evitar posteriores problemas de impresión. La utilización de otros navegadores, como Netscape, puede arrojar errores debido a que solamente ha sido probado con Internet Explorer. El menú principal del sistema cuenta con las opciones para dar de alta un nuevo proyecto, modificar, consultar y acceder a la bitácora del sistema (ilustración 2). El sistema utiliza una clave de entrada con contraseña, tanto para dar de alta como para modificar la información de un proyecto. Cuando se da de alta un nuevo proyecto, el usuario proporciona todos los datos generales que se necesitan. En la ilustración 3 se observa el tipo de pantalla para la captura de datos generales del proyecto. Así también, el sistema contiene las pantallas para captu- Ilustración 2. Submódulos principales. 178
rar el tipo de proyecto (interno o contratado, con IVA o sin IVA), objetivos, metodología, resultados esperados, clasificación, actividades, participantes, presupuesto, viáticos y pasajes y las exclusiones del proyecto. Estos datos se utilizarán posteriormente para generar los formatos de anexo técnico, apertura de proyecto, propuesta de servicio y la hoja del Sistema integral financiero. Al haber introducido los datos siguientes: si el proyecto es interno o contratado, sin IVA o con IVA; especialistas participantes del proyecto y gastos del proyecto por partidas presupuestales 2000 y 3000, el sistema calcula el costo del proyecto, según la fórmula autorizada por la Junta de Gobierno del IMTA. Este costeo se puede revisar en la sección Precio y resumen (ilustración 4). Al haber completado la información general del proyecto, así como también todos los datos para costeo del mismo, se pueden generar los formatos de anexo técnico, apertura de proyecto, propuesta de servicio y la hoja SIF, como se mencionó con anterioridad. Este tipo de formato de observa en la ilustración 5. Ilustración 3. Información del proyecto. Ilustración 4. Presupuesto. 179
Ilustración 5. Formato del SIF. Resultados Con la información capturada se pueden generar los documentos del proyecto: el anexo técnico, apertura de proyecto, hoja SIF y propuesta de servicios, así como el cálculo del costo total del proyecto para los casos de proyectos internos, contratados donde se aplica el IVA y contratados donde no se aplica el impuesto al valor agregado. El programa permite utilizar cualquier tipo de impresora; la configuración para los cambios de página se realiza una sola vez, pero cuando el usuario cambia de impresora requerirá configurar de nuevo la impresión. Otra solución para imprimir es exportar los reportes a un formato Word, donde el jefe de proyecto pueda hacer modificaciones adicionales, u Office, versión 2000 en adelante, que permite exportar de manera directa. Conclusiones Se tiene un sistema amigable y robusto que permite manejar la información de un proyecto, independientemente del sistema operativo (Win 95, Win 98, Win ME, Win 2000, Win NT, Win XP) que tenga el usuario. El módulo Costeo y formalización de proyectos requiere incorporar las observaciones de los usuarios; en este caso: jefes de proyecto, para dejar el sistema en un estado de operabilidad que los satisfaga. Para esto, se requiere la colaboración de los usuarios, indicando las limitaciones y errores que detecten al utilizar el módulo, así como comunicar sus sugerencias para mejorar el sistema. La experiencia de desarrollar un sistema para plataforma web fomenta la capacidad del instituto para ofrecer nuevos productos o servicios, tanto a áreas internas como externas. El sistema contribuye a fomentar la política de calidad, ya que estandariza y agiliza los cálculos que cada jefe de proyecto debe realizar para tramitar y presupuestar el costo total de su proyecto. La plataforma seleccionada (web) para utilizar el sistema permite garantizar que se pueda aprovechar en cualquier sistema operativo y en cualquier equipo que tenga una conexión a Internet y posea, por lo menos, la versión 6 de Internet Explorer como navegador. Recomendaciones Se requiere la participación formal y comprometida del usuario, la cual puede tomar la forma de 180
un grupo asignado de jefes de proyecto, uno por coordinación, por ejemplo, que contribuya con observaciones y sugerencias y, finalmente, al probar los cambios incorporados, manifieste su conformidad en el uso del sistema. Para facilitar el uso extensivo del módulo Costeo y formalización de proyectos y garantizar un buen resultado en cuanto a su utilización, es necesaria la impartición de un curso sobre la operación del programa. Bibliografía Manuales en línea y tutoriales sobre el lenguaje PHP y MySQL, en la página http://www.lawebde lprogramador.com Autores Mario Villarreal Rodríguez. Ingeniero en computación por la Universidad Nacional Autónoma de México, maestro de Ciencias Computacionales por la San Diego State University. Especialidad en desarrollo de software, sistemas distribuidos y redes. Especialista en hidráulica de la Subcoordinación de Tecnología Informática. Carl Anthony Servín Jungdorf. Ingeniero minero metalurgista por la Universidad Nacional Autónoma de México, especialidad en Técnicas Mineras por el Instituto Nacional Politécnico de la Lorena, Francia. Especialista en hidráulica de la Subcoordinación de Tecnología Económica y Financiera Amparo Rosario Pérez Salazar. Ingeniera mecánica eléctrica con especialidad en el área Sistemas Eléctricos y Electrónicos, por la Universidad Nacional Autónoma de México, 1979; maestra en Ingeniería Electrónica por la Universidad Nacional Autónoma de México, 1989. Actualmente, Subcoordinadora de Tecnología Informática del Instituto Mexicano de Tecnología del Agua. 181