Foro de Financiación para la Educación Superior. Francisco Piedrahita Rector, Universidad Icesi

Foro de Financiación para la Educación Superior Francisco Piedrahita Rector, Universidad Icesi Bogotá, Marzo 3, 2010

Temas a tratar Acerca de la Universidad Icesi Cómo ha avanzado la Universidad en la implementación de sistemas de información para facilitar la gestión de recursos financieros? Qué herramientas de uso administrativo utiliza la universidad? Cómo utilizan los sistemas de información para facilitar la gestión administrativa? Cuál es la importancia del uso de herramientas eficientes para el manejo de costos? Cuál es la importancia del uso de herramientas eficientes para el manejo de presupuesto? Cuál es el rol de los sistemas de información en la rendición de cuentas? Qué dificultades se podrían encontrar en un proceso de rendición de cuentas para las Instituciones de Educación Superior? Cómo debería implementarse un Plan único de Cuentas y cuáles son los beneficios para las Instituciones de Educación Superior?

Quiénes somos? Quiénes somos Somos una universidad privada, sin ánimo de lucro, fundada en 1979 por los principales líderes empresariales del Valle del Cauca. Ellos siguen conformando los cuerpos directivos

La Universidad en cápsulas Programas de Pregrado 19 Estudiantes de Pregrado Programas de Maestría 6 Estudiantes de Maestría 620 Profesores de Planta 147 Grupos Investigación reconocidos B,6. C,2. D,3. Área de terreno Has 4100 11 10

Profesores de Planta Profesores % TCE % Doctores 28 19.0 27.5 19.6 Candidatos a Doctores 25 17.0 25.0 17.8 MD Candidatos a Doctores Doctorado en Curso 2 1.4 2.0 1.4 16 11.0 16.0 11.4 MD Especialistas 1 0.7 0.5 0.4 Máster 38 25.8 37.5 26.7 Máster en Curso 24 16.3 22.0 15.6 Otros 13 8.8 10.0 7.1 Total 147 100.0 140.5 100.0 50.2% de Profesores TCE con Doctorado o en formación doctoral No incluye Profesores vinculados a Fundación Valle del Lili ni a CIDEIM 26.33 estudiantes de pregrado diurno/ Prof. TCE

Campus

Acreditación de Programas Acreditación Nacional e Internacional - Administración de Empresas. MEN Resolución No. 5605 del 25 de agosto de 2009. (Reacreditado) - Ingeniería de Sistemas MEN Resolución No. 7174-23 Octubre, 2008. (Reacreditado). - Diseño Industrial MEN Resolución No. 8108-19 Diciembre, 2006. - Ingeniería Telemática MEN Resolución No. 376-2 Febrero, 2007. - Economía y Negocios Internacionales MEN Resolución No. 2428-11 Mayo, 2007. - Ingeniería Industrial MEN Resolución No. 2429-11 Mayo, 2007. -Maestría en Administración (dos versiones) AMBA Acreditación Internacional - 12 Febrero, 2010 En proceso: Acreditación Institucional con CNA, Acreditación

Procesos Institucionales Qué herramientas de uso administrativ o utiliza la universidad?

Procesos Institucionales

Qué herramientas de uso administrativo utiliza la universidad? Documentación de procesos institucionales

Documentación de procesos

Qué herramientas de uso administrativo utiliza la universidad? Automatización de procesos El porcentaje se determina con base en el número de actividades que están soportadas por algún sistema de información de la Universidad

Uso de Tecnologías Infraestructura tecnológica de apoyo a la gestión académica, financiera y administrativa Intranet Sistemas de información institucionales Servicios E-learning Blogs, Wiki, OCW, foros Correo electrónico Agenda compartida Bibliotec a Catálogo público Acceso remoto a Bases de datos Metabuscador Biblioteca Digital Interne t Servidores Red institucional Acceso a los Portales de la Universidad Sitio Web U.Icesi Estudiantes Profesores Colaboradores Egresados Aspirantes Oficinas: Profesores Colaboradores Salas de cómputo Red inalámbrica Estudiantes Profesores Colaboradores

Principales sistemas de información para la Sistema de gestión administrativa y financiera seguimiento Sistema de registro académico pregrado Sistema de registro académico postgrado Tablas base principales Sistema de Promoción Académica Estudiantes [pre, pos, educon] Profesores Colaboradores Programas/Materias Proyectos de investigación Espacios físicos Egresados Colegios Empresas Sistema de Profesores y empleados Sistema de Becas y créditos Sistema de Egresados Sistema Relaciones Icesi Empresa CRM Sistema de Investigaciones Sistema de Biblioteca Sistema de Sistema de Espacios Comunicaciones Correo electrónico Físicos y eventos a objetivos estratégicos Nómina Empleados y profesores Sistema Contable Financiero Sistemas adquiridos Sistemas desarrollados

Sistema de información financiera Soporta la información Contable Financiera Facturación Becas Créditos Control de Ingresos y egresos Caja y Bancos Presupuesto Genera los informes de Gestión Administrativa Ejecución del Presupuesto Estados Financieros

Herramientas para manejo de costos Ninguna para Programas de Pregrado; análisis de contribución ocasional para Programas de Posgrado y otros No costeamos por Programa Vemos la Universidad como un todo No buscamos eficiencias puntuales (FVL) No creemos que sistemas de asignación de costos por cascadas múltiples lleven a buenas decisiones

Herramientas para manejo de presupuesto Estados Financieros y Ejecución Presupuestal disponibles al cuarto día hábil del mes siguiente, para Comité Administrativo Ejecución Presupuestal en Intranet el segundo miércoles del mes siguiente para uso de responsables de Centros de Costos Rendición de cuentas a Junta Directiva el segundo miércoles de cada mes Discusión con Comité de Rectoría el

Rendición de Cuentas a Supervisores Sostenibilidad Mensual: Ingresos y Egresos, Balance y Flujo de Caja, comparados con Presupuestos y con Año anterior Semestral: Informe de Matrículas: estudiantes nuevos, matrícula total, becas, distribución de frecuencias de tamaños de grupos. Annual: Informes finacieros anuales auditados, Fuentes y usos de fondos, donaciones, Presupuestos de: Inversiones, Ingresos y Egresos, Flujo de Caja; y

Rendición de Cuentas a Supervisores Calidad Procesos de Acreditación Nacional e Internacional Resultados ECAES Resultados de Práctica Encuesta a 6 meses de graduados Informe de Admisiones (por ICFES, estrato, origen geográfico, PAEP, etc.) Informe de deserción Avance Programa de formación doctoral

Rendición de Cuentas a otros Ministerio de Educación Ministerio de Hacienda ICETEX COLCIENCIAS Donantes Bancos Sociedad en general

Objetivos institucionales OBJETIVO INSTITUCIONAL INDICADORES a. Porcentaje promedio de desempleo de las últimas cuatro cohortes, medido un año después de su graduación b. Porcentaje de practicantes que son evaluados en Lograr el reconocimiento de nuestros egresados su desempeño profesional como excelentes o muy por parte de las organizaciones y por la bien por sus jefes. 1 sociedad en general, por sus valores humanos, c. Posición de los programas, en los ECAES, a nivel capacidades profesionales y conocimientos. regional y nacional. d. Porcentaje de egresados que obtienen el examen ECAES puntaje que se alejan de la media nacional una o más desviaciones estándar. Contribuir a la equidad social incrementando el a. % estudiantes estratos 1 y 2 con becas Icesos 2 número de estudiantes provenientes de los estratos socioeconómicos de menores ingresos. b. % estudiantes con ayuda económica Ser reconocidos por la comunidad académica por los resultados de los grupos de 3 investigación, y por la calidad de los procesos de aprendizaje y desarrollo de capacidades profesionales y valores en los estudiantes. a. Número de grupos de investigación clasificados en A o A1 por Colciencias b. Número de publicaciones de los profesores en revistas incluidas en el ranking de ISI WEB. c. Número de publicaciones de los profesores en revistas indexadas por Colciencias en categoría A1, A, B d. Número de ponencias en eventos internacionales

Objetivos institucionales OBJETIVO INSTITUCIONAL INDICADORES a. No. de programas de pregrado nuevos Ampliar la presencia de la Universidad en las 4 distintas áreas del conocimiento, con nuevos programas de pregrado, maestría y doctorado. b. No. de programas de maestría nuevos c. No. de programas de doctorado nuevos a. Porcentaje de proyectos de consultoría y de intervención social, que fueron calificados por los Incrementar nuestro aporte en el usuarios con 4 o más en una escala de 1 a 5. mejoramiento de las empresas, las 5 organizaciones sociales, las políticas públicas, b. Participación en los ingresos de la Universidad de las comunidades los programas de educación continua, consultoría e intervención social

Objetivos institucionales OBJETIVO INSTITUCIONAL INDICADORES a. Número de estudiantes pregrado / Número profesores planta Mantener un grupo de colaboradores con las capacidades humanas y profesionales requeridas, que incluya un número creciente 6 de profesores de planta, con una alta formación académica, en un ambiente que propicia el desarrollo personal e institucional. Mejorar continuamente la calidad de los procesos de enseñanza-aprendizaje, de 7 investigación, de extensión y de gestión administrativa b. Porcentaje de profesores de planta con doctorado c. Porcentaje de profesores de planta realizando estudios de doctorado d. Porcentaje de profesores de planta con maestría e. Porcentaje de profesores de planta realizando estudios de maestría f. Porcentaje de colaboradores con planes de desarrollo definidos a partir de la evaluación de desempeño a. Porcentaje de programas de pregrado con acreditación de alta calidad, de los acreditables. b. Acreditación institucional lograda c. Acreditación internacional de la FCAE lograda d. Certificación ISO9000 lograda para los programas de educación continua

Objetivos institucionales OBJETIVO INSTITUCIONAL INDICADORES a. Mts2 construídos por estudiante (calculado al 2do semestre). Asegurar la disponibilidad oportuna de planta b. Mts2 construídos por estudiante. 8 física según demande el desarrollo de la Universidad c. Mts2 de terreno por estudiante d. Nivel de utilización de salones. 9 10 Asegurar la sostenibilidad económica de la Universidad Asegurar una comunicación efectiva de nuestras realizaciones y logros a. Flujo de caja antes de construcciones mayores y de donaciones (medido a Noviembre 30). b. Utilidad antes de donaciones (medida a Diciembre 31). a. No. de boletines de prensa enviados y % de efectividad. b. Porcentaje de ejecución del presupuesto de difusión y comunicación de logros. d. % de actualización de las bases de datos por año (organizaciones, egresados).

Modelo IE comercial Maximizar: Utilidad Restricciones: Legales y las que impongan los dueños Condición: Convencer a usuarios de legitimidad y valor de los programas

Modelo sugerido Maximizar: Productividad # Grados otorgados / $ recursos recibidos % graduados en X semestres Restricción: Calidad Registro calificado Acreditaciones de excelencia Investigación: grupos, producción intelectual Condición: Fuente principal de ingreso: Aporte global del estado

Modelo Universidad Icesi Maximizar: Calidad Acreditaciones nacionales e internacionales Mejores egresados [ECAES, Calidad de empleo] Más y mejor investigación Más y mejor impacto social Restricción: Sostenibilidad Flujo de caja operacional positivo Deuda controlada y pagable Condición: Fuente principal de ingreso: Matrícula de estudiantes

Dificultades en proceso de rendición de cuentas para IES Cómo medir Productividad? Efectividad? Grados otorgados? Resultados egresados en largo plazo? Y resultados de investigación? Cómo medir Calidad? Cómo combinar esas medidas? Cómo diferenciar Universidades públicas y privadas? PUC?

Temas a tratar Acerca de la Universidad Icesi Cómo ha avanzado la Universidad en la implementación de sistemas de información para facilitar la gestión de recursos financieros? Qué herramientas de uso administrativo utiliza la universidad? Cómo utilizan los sistemas de información para facilitar la gestión administrativa? Cuál es la importancia del uso de herramientas eficientes para el manejo de costos? Cuál es la importancia del uso de herramientas eficientes para el manejo de presupuesto? Cuál es el rol de los sistemas de información en la rendición de cuentas? Qué dificultades se podrían encontrar en un proceso de rendición de cuentas para las Instituciones de Educación Superior? Cómo debería implementarse un Plan Único de Cuentas y cuáles son los beneficios para las Instituciones de Educación Superior?

Plan Único de Cuentas y beneficios para las IES Llegó este Lunes; Contabilidad de Fondos Dos comparaciones PUC y Normas Internacionales de Información Contable PUC y calificaciones de estudiantes

Muchas Gracias