LOS EQUIPOS AUTODIRIGIDOS: NOVEDOSO INSTRUMENTO PARA LA GESTION DEL CONOCIMIENTO EN ORGANIZACIONES EMERGENTES AUTORES: MSc. Inocencio Sánchez Callís Lic. Liurba Calzada Linares Lic. Loretta Isabel Aguilera Capote
RESUMEN La presente ponencia se sustenta en una investigación realizada en una organización emergente e intenta reflexionar acerca de la necesidad de conformación de Los Equipos Autodirigidos: novedoso instrumento para la gestión del conocimiento en organizaciones emergentes. Se realiza un estudio de caso en un centro docente de nivel superior donde se preparan, fundamentalmente, estudiantes extranjeros y donde el trabajo por proyectos cobra día a día una importancia capital para la institución, por lo que se hace necesario que exista una organización en equipos que funcionen de manera autodirigida lo cual presupone una forma de estructura organizativa, cualitativamente superior a los patrones tradicionales que permite la solución de problemas de manera rápida y autónoma y donde se promueve una nueva forma en la gestión del conocimiento más asociado al coaching y a promover el desarrollo individual de cada miembro del equipo, que al tradicional control de las actividades que estos realizan. La ponencia concluye que el trabajo como equipo autodirigido es la clave de una mejor gestión del conocimiento no sólo para lograr un mejor rendimiento sino también porque ofrece una mejor calidad de vida dentro de las organizaciones emergentes. En la investigación se aplicaron diferentes técnicas de investigación de avanzada. PALABRAS CLAVES: Equipos Autodirigidos Gestión del Conocimiento Gerencia OBJETIVOS : Reflexionar acerca de la necesidad de conformación de los Equipos Autodirigidos como un novedoso instrumento para mejorar la Gestión del Conocimiento en Organizaciones Emergentes.
INTRODUCCION La presente ponencia se sustenta en una investigación realizada en una organización emergente e intenta reflexionar acerca de la necesidad de la conformación de: Los Equipos Autodirigidos: novedoso instrumento para la gestión del conocimiento en organizaciones emergentes. El estudio parte de un análisis crítico que permite integrar criterios de la ciencia sociológica y de la administración para el logro de este objetivo. En la medida que las organizaciones han ido evolucionando se ha hecho necesario simplificar la complejidad organizativa, comprometer al trabajador con las metas y fines organizacionales y lograr una mejora en el desempeño que apunte al dueto eficiencia + eficacia. Estas pretensiones se hacen más viables si las personas son cada vez competentes, más autónomas y tienen sentido de su rol profesional en su grupo de trabajo y sobre todo si las personas logran agruparse y trabajar en verdaderos equipos autodirigidos. Nos motivamos a realizar esta investigación desde la óptica de un paradigma micro-objetivo, al observar que el trabajo por proyecto se ha puesto en boga en diversos sectores de la sociedad como forma de acometer tareas; sin embargo, vemos como no se logra una optimización real en el proceso de trabajo, puesto que se obvian los criterios de funcionalidad al efectuar la conformación de los mismos. Dicha insuficiencia la detectamos en la institución docente de nivel superior escogida caso de estudio, por ser una organización emergente: la Escuela Internacional de Educación Física y Deporte de La Habana. Generalmente nuestras organizaciones adolecen de un pensamiento como equipo autodirigido, lo cual no excluye el hecho de se piense en grupo. Una entidad en la que los grupos laborales funcionen como células autodirigidas estará en mejores condiciones para desarrollar su gestión empresarial, será probablemente más competitiva. El aporte más novedoso de la investigación radica en que desde el punto de vista teórico - metodológico se plantea como condición sine qua non que el equipo este conformado por individuos competentes que desarrollen comportamientos positivos que faciliten su funcionamiento autodirigido.
La ponencia concluye que el trabajo como equipo autodirigido es la clave de una mejor gestión del conocimiento no sólo para lograr un mejor rendimiento sino también porque ofrece una mejor calidad de vida dentro de las organizaciones emergentes. Además de proporcionarle a los equipos de trabajo el beneficio de ser más eficientes en la coordinación de actividades y resolución de problemas, con la participación activa de los involucrados; generadores de una cultura organizacional que promueve la contribución y participación en el logro de resultados siendo capaces de autoadministrar su desarrollo y dotados de herramientas para administrar situaciones críticas. En la investigación se aplicaron diferentes técnicas de investigación de avanzada.
RESULTADOS (DESARROLLO) 1. Los Modelos Tradicionales Sistemas Burocráticos y Funcionales Sistemas Gerenciales Rígidos Deficiencia Organizacional Estructuras Piramidales En el 1960, alrededor de más de la mitad de la fuerza laboral de los países industrializados estaban envueltos en el proceso de manufactura. En el año 2000 sólo un tercio de la población será obrera. Se estima que sólo en E.U.A. Dos tercios de la población trabaja en el sector servicio, lo que reconfirma que el verdadero producto de nuestros tiempos es el conocimiento. Peter Drucker La Sociedad Post-Capitalista El Nuevo Diseño Organizacional Estructuras Dinámicas Sistemas Gerenciales Flexibles Estructuras Flexibles y Abiertas Ventajas del Nuevo Diseño Organizacional Organizaciones Competentes e Innovadoras Gerentes con capacidad de Autogestión Mejoramiento Continúo de las Organizaciones
I. Por qué las Organizaciones deben CAMBIAR? 1. Para mantener su vigencia en el mercado 2. Para lograr la eficiencia organizacional 3. Para convertirse en empresas dinámicas 4. Para ser vanguardistas e innovadoras GESTION DEL CONOCIMIENTO Nueva herramienta de gestión empresarial cuyo objetivo es aumentar la productividad en las empresas y en las organizaciones, así como aumentar su competitividad. Implica Gestión de la Información Gestión de la Documentación Gestión de Recursos Humanos Organización del Trabajo Qué se requiere? Planes de mejora participativos Comunicación e información en todos los sentidos Formación permanente Beneficios Acceso a la información Agilidad en la consulta Rapidez en la recuperación de la inversión
GESTION GERENCIAL Habilidad para saber aplicar adecuadamente las diferentes técnicas gerenciales Clases de Gerencias: 1. Gerencia Interna 2. Gerencia Externa 3. Gerencia de las Uniones I. GERENCIA Cargo o Gestión del Gerente Gestión de dirigir, administrar o representar a una sociedad o empresa II. AUTOGERENCIA Capacidad de dirigirse a uno mismo Para dirigir hay que dirigirse a uno mismo y para lograrlo es necesario autoconocerse. AUTOGESTION Es sinónimo de Gestión Propia Administración de la organización por sus propios miembros o empleados Modelo de comportamiento participativo en que ocurre la más amplia distribución del ejercicio del poder en las organizaciones, es decir, la igualdad total de poder III. EQUIPOS AUTODIRIGIDOS -Self Directed Teams- Equipos que están más cerca del cliente que la organización entera misma y cumplen más con las metas y expectativas Equipos en que los individuos asumen un compromiso personal con el cambio Equipos que tienen acceso a otros equipos, suplidores y clientes Equipos cuyos líderes son verdaderos facilitadores y coaches "Son equipos naturales dueños de un determinado producto o proceso".
PROPÓSITOS DE LOS EQUIPOS AUTODIRIGIDOS Introducir considerables cambios organizacionales Mejoras no sólo en el desempeño operacional, sino en las personas mismas Que la información fluya, dentro del equipo y que tenga acceso a fuentes internas y externas Que los miembros del equipo puedan manejar los conflictos del grupo, calendariar el propio trabajo o desarrollar sus propios planes de negocios y presupuestos EL EQUIPO AUTODIRIGIDO COMO HERRAMIENTA DEL CAMBIO EN LA GESTIÓN DELCONOCIMIENTO FORMULA PARA EL CAMBIO Aliente a su gente a aceptar los riesgos y a trabajar en equipo Motive a asumir conductas personales positivas frente al cambio Prepare a la gente- Muestre panoramas positivos Elimine los hábitos defensivos Aproveche las competencias de su gente Potencie el Coaching Constantes cambios significan constantes oportunidades para crecer y ayudar al equipo a triunfar CARACTERISTICAS COMO NUEVA HERRAMIENTA DELCONOCIMIENTO Es flexible frente al cambio y acepta los nuevos retos Es abierto a recibir nueva información Se desprende de los Viejos Modelos para asumir los nuevos roles Se muestra dispuesto a inventar nuevas maneras de hacer las cosas Posibilita introducir las mejoras necesarias Mejora el clima organizacional Mantiene la confianza y la tranquilidad del grupo El EQUIPO AUTODIRIGIDO COMO EJERCITADOR DEL COACH Se potencia el entrenamiento de todos los miembros del equipo donde cada individuo de acuerdo a sus competencias puede actuar como un Guía, Instructor, Entrenador en diferentes situaciones y escenarios organizacionales. Todos los buenos coaches reconocen que ganar un juego no es tan importante como ganar consistentemente temporada tras temporada.
El Equipo como COACH El equipo efectivo guía y asegura el éxito de todos sus miembros La mayoría de los miembros actúan como coaching y deben ser proactivos Los coachings efectivos tienen la gran oportunidad de balancear, escuchar y ofrecer soporte sin evadir sus responsabilidades. Muchos líderes piensan que con ser buenos facilitadores pueden resolver los problemas de sus equipos en vez de ofrecer soporte a los grupos para que resuelvan sus problemas por sí mismos. EL EQUIPO AUTODIRIGIDO COMO FACILITADOR Permite Diseñar o apoya programas de capacitación en función de la mejora del desempeño laboral Promueve la capacitación según una evaluación sistemática de las necesidades individuales Adapta la capacitación a las necesidades individuales Evalúa adecuadamente el progreso y la aptitud o cambio en el trabajo Los líderes deben trabajar implacablemente para fomentar un clima en el que los principios de la enseñanza sean practicados en la vida diaria. Peter Senge- La Quinta Disciplina El EQUIPO AUTODIRIGIDO COMO ENTE MOTIVADOR Ofrece seguridad laboral Incentiva a la superación constante Mantiene la moral del grupo Vigila la satisfacción de los miembros con el empleo Garantiza una fuerza laboral saludable Fomenta el entusiasmo por lograr los objetivos de la empresa FORMULA PARA MANTENER UN EQUIPO AUTODIRIGIDO No alimente los conflictos -Enfoquése en las soluciones, no en el problema- Forje una historia común para el grupo Fomente los vínculos y la integración de los miembros Cree un clima de verdadera colaboración Dedique tiempo para establecer planes específicos para fortalecer la cultura de cambio CLAVE PARA LIDERAR EQUIPOS El líder debe evitar reflejar ansiedad Debe aprender a delegar como habilidad para desarrollar el potencial de todos Confiar en el equipo y no horrorizarse con los errores que se cometan Potencial el empowerment y el coaching El líder debe guiar a la gente hacia metas individuales y de equipos.
CONCLUSIONES El trabajo como equipo autodirigido es la clave de una mejor gestión del conocimiento no sólo para lograr un mejor rendimiento sino también porque ofrece una mejor calidad de vida dentro de las organizaciones emergentes. Además de proporcionarle a los equipos de trabajo el beneficio de ser más eficientes en la coordinación de actividades y resolución de problemas, con la participación activa de los involucrados; generadores de una cultura organizacional que promueve la contribución y participación en el logro de resultados siendo capaces de autoadministrar su desarrollo y dotados de herramientas para administrar situaciones críticas. IMPACTO DE LOS EQUIPOS AUTODIRIGIDOS I. Elimina Sobrecarga laboral V. Mejora el clima sociopsicológico II. Da paso al Empowerment y al Coaching IV. Favorece la Identificación del equipo con las metas organizacionales III. Favorece la obtención de recompensas REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Drucker, Peter: La Sociedad Post-Capitalista Edit. Norma, Colombia 1993 Senge, Peter: La quinta disciplina. Granica, 1992 Artículos de trabajo en equipo: http://www.workteams.unt.edu/reports/townsley.html Margerison, Charles y Dick McCann: Administración en equipo Ediciones Macchi, 1993. Taps Cott, Don: Cambio de paradigmas empresariales. McGraw Hill, Internacional, Colombia, 1995 Kaplan, Robert y David Norton: Cuadro de Mando integral, Ediciones Gestión 2000, 1997. Katzenbach, Jhon: Equipos de alta gerencia. Cómo maximizar la capacidad de liderazgo tanto de los equipos como de los individuos. Material Fotocopiado, 1998
SINTESIS CURRICULAR DE LOS AUTORES Inocencio Sánchez Callís: Actualmente profesor de la Universidad del Deporte en Santiago de Cuba. Graduado de la Universidad de Oriente. Licenciado en Sociología. Master en Técnicas de Avanzada para el Desarrollo Integral Comunitario. Miembro de la ACPP. Ha sido consultor en diferentes empresas de Santiago de Cuba que se encuentran en proceso de Perfeccionamiento Empresarial, formando parte del Grupo de Gestión Tecnológica de MEGACEN, asociado al GECYT. Imparte cursos de posgrado en diferentes temas de la Ciencia de la Administración y es profesor del Diplomado de Dirección que se cursa en dicha institución. Ha participado en diversos eventos nacionales e internacionales y publica artículos relacionados con su línea investigativa. Es además colaborador de la Escuela Internacional de Educación Física y Deportes de la Habana. Email: inocenciosc@iscf.esisc.cu Liurba Calzada Linares: Actualmente profesora de la Escuela Internacional de Educación Física y Deportes de la Habana. Graduada del Instituto Superior Pedagógico "Enrique José Varona". Licenciada en Educación Especialidad Español Literatura. Cursa Maestría en Investigación Educativa. Fue activista de la UJC nacional. Ha recibido diferentes cursos y entrenamientos de posgrado que le han permitido adentrarse en el campo de la Ciencia de la Administración. Imparte cursos de Idioma Español para extranjeros. Ha participado en diversos eventos nacionales e internacionales y publica artículos relacionados con la línea investigativa Pedagógica y de la Dirección. Email: liurbacl@eiefd.co.cu o liurbacl@yahoo.es Loretta Isabel Aguilera Capote: Actualmente profesora de la Universidad del Deporte en Santiago de Cuba. Graduada de la Universidad de Oriente. Licenciada en Sociología. Cursa Maestría en Dirección. Imparte cursos de posgrado en diferentes temas de la Ciencia de la Administración y es profesora del Diplomado de Dirección que se cursa en dicha institución. Ha participado en diversos eventos nacionales e internacionales y publica artículos relacionados con su línea investigativa. Email: loretta@iscf.esisc.cu