PÁGINA: 1 DE 6 PROCEDIMIENTO: CONTROL DE LOS REGISTROS DE LA CALIDAD
PÁGINA: 2 DE 6 1. Objetivo: Establecer los controles necesarios para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros obligatorios de la Norma ISO 9001:2008 (Registros de la calidad). 2. Responsable: Titular del Centro de Trabajo que por sus funciones posee registros de la calidad. 3. Alcance: Registros de la Calidad. 4. Normas de Operación: El control de registros de la calidad se realizará de acuerdo con los requerimientos que establece la Norma ISO 9001:2008; Los responsables de asentar los datos o contenido en los registros de la calidad deberán asegurarse que cuando se requiera modificación, ésta se realice de tal forma de que no exista duda en los datos asentados; Los datos o contenido de los registros de la calidad deben hacerse con tinta o en archivo electrónico; Los registros de la calidad pueden presentarse en el medio de soporte que se considere conveniente; Los Titulares de los Centros de Trabajo controlarán aquellos registros de la calidad que les correspondan, de acuerdo a lo establecido en la Lista de Registros de la Calidad Requeridos por la Norma ISO 9001:2008, incluida en este procedimiento. En el micrositio del SGC de la página web del COBAEV, está incluida la Lista de Registros de la Calidad Requeridos de la Calidad por la Norma ISO 9001:2008 por Centro de Trabajo. Cada uno de los Centros de Trabajo proporcionará las medidas de protección necesarias para garantizar la integridad de los registros de la calidad, es decir, que el ambiente del área que se elija para el almacenamiento permita la conservación de los registros; Los registros de la calidad deberán ser colocados en lugares accesibles y fácilmente identificables; auxiliándose para ello con fólderes, carpetas de argollas, cuadernos de registro, medios electrónicos, etc. los cuales pueden estar contenidos en libreros, archiveros, cajones o cajas de cartón que cumplan con las condiciones enunciadas de conservación; El tiempo de retención mínimo para los registros de la calidad será de tres años, pudiendo ser mayor de conformidad con las necesidades de los Centros de Trabajo que los generen o por la Normatividad aplicable;
PÁGINA: 3 DE 6 Cuando se requiera incluir un nuevo registro de la calidad en el Listado de Registros de la Calidad, es necesario comunicarlo previamente al Representante de la Dirección. 5. Descripción de Actividades: NO. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 1 2 Titular del Centro de Trabajo Inicia Llena el formato Listado de Registros de la Calidad, con base en la Lista de Registros de la Calidad Requeridos por la Norma ISO 9001:2008 por Centro de Trabajo. a) Nombre del registro b) Responsable de mantener los registros. Persona designada para controlar el registro de acuerdo a las actividades que realiza. c) Archivo temporal. Tiempo y lugar de resguardo durante el periodo que se requiera consultar el registro de forma accesible, por ejemplo: en una oficina. d) Archivo permanente. Tiempo y lugar de resguardo que no requiere un acceso inmediato, por ejemplo: archivo muerto. Nota: La suma de tiempo entre el archivo temporal y el permanente no debe ser menor a 3 años. e) Recuperación. Método para obtener el registro en caso de pérdida o deterioro, por ejemplo: conseguir una copia, respaldo electrónico, resumen de datos, recabar de la fuente original. d) Disposición Final. Acciones para eliminar o destruir los registros una vez concluido su tiempo de resguardo, por ejemplo: tirar, destruir, borrar, reciclar. Da seguimiento al cumplimiento del control de registros de la calidad en su Centro de Trabajo. Termina
PÁGINA: 4 DE 6 6. Formatos que intervienen en el procedimiento: NO. DENOMINACIÓN 1. Lista de Registros de la Calidad Requeridos por la Norma ISO 9001:2008 2. Listado de Registros de la Calidad LISTA DE REGISTROS DE LA CALIDAD REQUERIDOS POR LA NORMA ISO 9001:2008 REQUISITO REGISTRO REQUERIDO 5.6.1 Revisiones por la Dirección. Ejemplo: Minuta de la Revisión por la Dirección. 6.2.2. (e) Educación, formación, habilidades y experiencia. Ejemplos: Expediente personal de cada trabajador en el Departamento de Recursos Humanos y Expediente de actualización del personal en cada Centro de Trabajo. 7.1 7.2.2 Evidencia de que los procesos de ejecución y el producto resultante cumplen con los requisitos. Ejemplos: Acta de academia estatal, Acta de academia local, Dosificación de contenidos y/o dosificación programática, Tercer examen parcial, Formato de supervisión del procedimiento operativo supervisiones académicas (Reforma Integral). Resultados de la revisión de requisitos relacionados con el servicio educativo y las acciones originadas por la misma. Ejemplos: Propuestas autorizadas para la inversión en infraestructura y ampliación de la cobertura para la Educación Media Superior, Formatos de notificación de movimientos en el catálogo de centros de trabajo y Minuta de supervisión física de la infraestructura del plantel. 7.3.2 Elementos de entrada para el diseño y desarrollo (NO APLICA). 7.3.4 Resultados de las revisiones de diseño y desarrollo y cualquier acción necesaria (NO APLICA). 7.3.5 Resultados de la verificación de diseño y desarrollo y cualquier acción necesaria (NO APLICA). 7.3.6 Resultados de la validación de diseño y desarrollo y cualquier acción necesaria (NO APLICA).
PÁGINA: 5 DE 6 LISTA DE REGISTROS DE LA CALIDAD REQUERIDOS POR LA NORMA ISO 9001:2008 REQUISITO REGISTRO REQUERIDO 7.3.7 Resultados de la revisión de los cambios de diseño y desarrollo y cualquier acción necesaria (NO APLICA). 7.4.1 Resultados de las evaluaciones del proveedor y las acciones que se deriven de las mismas. Ejemplo: Evaluación de proveedores. 7.5.2 Los requisitos de los registros para demostrar la validación de los procesos. Ejemplos: Acta de academia estatal, Dosificación de contenidos y/o dosificación programática, y Tercer examen parcial. 7.5.3 Identificación y trazabilidad, cuando sea un requisito. Ejemplos: Número de matrícula del estudiante y Expediente personal del estudiante. 7.5.4 Propiedad del alumno que se pierda, deteriore o que, del algún modo, se encuentre inadecuado para su uso. Ejemplos: Registro que evidencie la perdida, el deterioro o el inadecuado uso de la propiedad del estudiante. 7.6 Resultados de calibración y verificación de los instrumentos de seguimiento y medición. Ejemplos: Formato de supervisión del procedimiento operativo supervisiones académicas (Reforma Integral), Informe de indicadores educativos y Control de verificación de software. 8.2.2 Registros de las auditorías y sus resultados. Ejemplos: Plan de auditoría, Programa de auditoría e Informe general de auditoría interna. 8.2.4 Liberación del producto (servicio educativo). Ejemplos: Copia de certificado de estudios en papel o Copia electrónica de documento, Libro de registro de certificados emitidos por planteles. 8.3 Naturaleza de las No conformidades del servicio y subsecuentes acciones tomadas, incluyendo las concesiones obtenidas. Ejemplo: Reporte del servicio no conforme. 8.5.2 y 8.5.3 Resultados de la acción correctiva y preventiva. Ejemplo: Plan y seguimiento de las acciones correctivas y preventivas.
VERSIÓN NO.: 4 PÁGINA: 6 DE 6 LISTADO DE REGISTROS DE LA CALIDAD Centro de Trabajo: Titular Centro de Trabajo: Fecha de actualización: Hoja de NOMBRE DEL REGISTRO RESPONSABLE DE MANTENER LOS REGISTROS ARCHIVO TEMPORAL ARCHIVO PERMANENTE TIEMPO LUGAR TIEMPO LUGAR RECUPERACIÓN DISPOSICIÓN FINAL Firma del Titular