Consejo de Educación Inicial y Primaria CEIP Programación - Dpto. Computación. Manual de Usuario ENTSYS

Consejo de Educación Inicial y Primaria CEIP Programación - Dpto. Computación Manual de Usuario

Contenido 1. Introducción... 4 2. Participantes... 4 3. Consideraciones generales... 5 3.1 Funcionalidad... 5 3.2 Requerimientos... 5 3.3 Sugerencias... 5 4. Usuarios... 6 4.1 Administrador de sistema... 6 4.2 Administrador de documentos... 6 5. Inicio de sesión al sistema... 7 6. Pantalla inicial... 8 6.1 Barra lateral - Administrador de documentos... 9 7. Documentos... 10 7.1 Bandeja de entrada... 10 7.1.1 Acciones a los documentos... 12 7.2 Crear documento... 23 7.2.1 Crear documento para oficina actual... 23 7.2.2 Agregar documento generado en otra oficina... 28 7.3 Ver documentos en oficinas inactivas.... 29 8. Remisión... 31 8.1 Remitir documento... 31 8.2 Reimprimir remito... 32 9. Reportes... 32 9.1 Por N Gestión/Documento/Expediente... 32 9.1.1 Por N Gestión... 34 9.1.2 Por N Documento... 34 9.1.3 Por N Expediente... 34 9.2 Por tipo y fecha del movimiento... 35 9.3 Por asunto... 36 9.4 Por carácter del documento... 37 9.5 Por año... 37 9.6 Por cédula... 38 Página 2

9.7 Por palabra clave... 39 10. Búsqueda... 40 10.1 Búsquedas generales en el sistema... 40 11. Recuperar Documentos... 40 12. Cambio de contraseña... 41 Página 3

1. Introducción El presente documento contiene información específica y necesaria para el correcto uso del software. En el documento se detalla el alcance, las funcionalidades, requerimientos y las distintas opciones de acciones dentro de. La capacitación del sistema también cuenta con videos no-presenciales que se complementan con el presente documento. 2. Participantes El desarrollo de fue realizado en su totalidad por la Sección Programación del Departamento de Computación y contó con la colaboración del Departamento Organización y Métodos ambos dependientes de la División Planeamiento Administrativo del Consejo de Educación y Primaria (CEIP). Desarrolladores MarcosBrumberg Departamento de Computación Santiago Figueredo Departamento de Computación Página 4

3. Consideraciones generales 3.1 Funcionalidad es un sistema de administración y seguimiento de documentos de diferentes tipos (expedientes, memo, nota, etc.) pertenecientes al Consejo de Educación Inicial y Primaria. El sistema permite: a) Ingreso y salida de un documento a una oficina b) Estado y seguimiento de un documento específico c) Autentificación d) Remitos está dirigido a las personas con conocimientos básicos en informática y que serán Administradores de documentos. NO ADMINISTRADORES DE SISTEMA. 3.2 Requerimientos Para el correcto uso del sistema se requiere: a) PC con RED b) Navegador web (IE 7. o posterior / Firefox) 3.3 Sugerencias a) A veces puede suceder que se realice algún cambio (nueva consulta o nuevo filtro de búsqueda) y no actualice la pantalla. En este caso se debe presionar la tecla F5 recargar la pantalla. b) Para mayor rendimiento se sugiere utilizar la tecla (TAB) Página 5

4. Usuarios 4.1 Administrador de sistema La administración será responsabilidad de Organización y Métodos en la División Planeamiento Administrativo del CEIP. Dicha oficina será encargada de la creación y del mantenimiento de los siguientes puntos: Usuarios Asuntos Tipo documentos Prioridades Altas y bajas de novedades Habilitar oficinas Privilegios de Administrador de documentos (punto 4.2) 4.2 Administrador de documentos Consiste fundamentalmente en la creación de un documento, movimiento,ingreso de observaciones, remisión, seguimiento y consulta de los mismos. Las responsabilidades del administrador de documentos son las siguientes: Creación de documentos de su oficina o de otra Ver documentos en su oficina Mover documentos a otra oficina Ver los movimientos Agregar observaciones Crear remitos Realizar consultas Página 6

5. Inicio de sesión al sistema Para acceder al sistema (link Internet Explorer) se debe tener un usuario y contraseña. Dicho usuario debe ser previamente creado por el administrador del sistema. Una vez que se tiene el usuario y contraseña se deben ingresar en los correspondientes campos y luego confirmar el ingreso. Imagen 5.1 Login. Ingreso al Sistema Inicialmente el usuario y contraseña para el ingreso al sistema serán la misma. Siendo esta el apellido y primera letra del nombre ( Ej.: Carlos Martinez será el usuario MARTINEZC). Una vez confirmada la acción, por primera y única vez se pedirá el cambio de contraseña ( ventana emergente, imagen 5.2) a la que el usuario desee ( admite mayúsculas, minúsculas y números) la cual deberá ingresar dos veces, guardándose esa contraseña como válida. Imagen 5.2 Cambio inicial de contraseña Página 7

6. Pantalla inicial Una vez que se ingresa al sistema nos aparecerá la siguiente pantalla de inicio: Imagen 6.1 Pantalla inicial En esta pantalla se puede visualizar, en la parte superior una barra de información con los siguientes componentes: NOMBRE: nombre y apellido asociado al usuario que ingreso al sistema. PERFIL: tipo de usuarioasociado al usuario que ingreso al sistema. OFICINA:oficinaasociada al usuario que ingreso al sistema. CAMBIAR CONTRASEÑA:permite cambiar la contraseña al usuario actual. CERRAR SESIÓN: éste iconocierra la sesión del usuario en el sistema. También se puede observar, a la izquierda de la imagen (imagen 6.1), unabarra LATERAL la cual contiene las diferentes acciones que puede realizar el usuario dependiendo del tipo de perfil del mismo. Todos los componentes anteriormente mencionados son comunes a todas las pantallas del sistema. Página 8

6.1 Barra lateral - Administrador de documentos La barra lateral para el perfil de usuario Administrador de documentos contiene las funciones categorizadas de siguiente forma: DOCUMENTOS o Bandeja de entrada o Crear nuevo documento para oficina actual o Agregar documento generado en otra oficina o Ver documentos en oficinas inactivas REMISION o Remitir documentos o Reimprimir remitos REPORTES o Por N de Gestión /Documento / Expediente o Por tipo y fecha del documento o Por asunto o Por carácter del documento o Por año o Por cédula de identidad o Por palabra clave BUSQUEDAS o Búsquedas generales en el sistema Para utilizar dicha barra, hacer clic sobre la Categoría (Documentos, Remisión, Reportes, Búsquedas) y se desplegará un menú con las funciones mencionadas anteriormente. ANTES DEL CLIC DESPUES CLIC Imagen 6.2Barra lateral Página 9

7. Documentos Contiene las funciones necesarias para poder crear, mover, seguir, observar, archivar y consultar un documento. Las opciones para trabajar con documentos se distribuyen de la siguiente manera: Bandeja de entrada Crear nuevo documento para oficina actual Agregar documento generado en otra oficina Ver documentos en oficinas inactivas 7.1 Bandeja de entrada En la bandeja de entrada se encuentran los documentos que están en nuestra oficina. Imagen 7.1.1Bandeja de entrada La anterior imagen muestra la pantalla inicial de la bandeja de entrada de una oficina. En la parte superior se disponen los diferentes filtros de búsqueda de documento y en la parte inferior muestra el resultado. A cada documento se le puede realizar las siguientes acciones(ver más en detalle 7.1.1 Acciones a los documentos): Confirmar: confirmar que se recibió el documento. Ver: permite visualizar el contenido del documento. Imprimir: imprimir documento. Ver caratula: permite ver e imprimir la caratula que se adjunta al documento. Página 10

Ver movimientos: permite ver e imprimir la caratula que se adjunta al documento. Agregar Observaciones (Agregar Obs.): permite agregar observaciones al documento. Ver observaciones (Ver Obs.): permite ver las observaciones del documento. Archivar documento (Archivar Doc.): archiva el documento Agrupar documento (Agrupar Doc.): permite agrupar el documento a otros documentos También existen 3 botones que cumple las siguientes funciones: Limpiar: limpia todos los campos y los deja con los valores predeterminados. Se utiliza para realizar una búsqueda o filtrado nuevo. Filtrar: realiza la búsqueda o filtrado de documentos con los datos que especificamos. Información Extendida: amplía la información de los documentos que se encuentran en la grilla. La siguiente imagen muestra el resultado de una búsqueda sin presionar el botón Información Extendida. Imagen 7.1.1.1 crear documento Luego de presionar el boton Información Extendida (Hay mas datos adicionales. La imagen es solo en forma ilustrativa). Imagen 7.1.1.1 crear documento Página 11

7.1.1 Acciones a los documentos Como se menciono en el ítem anterior (7.1 Bandeja de entrada) a cada documentos se le puede realizar distintas acciones. En esta sección se detalla cada una de las funciones. Imagen 7.1.1.1 Acciones a documentos 1 Al presionar ( ) se despliega las acciones como ilustra la siguiente imagen. Imagen 7.1.1.2Acciones a documentos 2 7.1.1.1 Confirmar documento Los documentos enviados de otras oficinas aparecerán en rojo como muestra la imagen 7.3.5 hasta que no se confirme el movimiento. Se realiza la confirmación del movimiento cuando el documento está físicamente en la oficina receptora. Para confirmar un documento hacer clic en( ) y seleccionar Confirmar. En las siguientes imágenes vemos un ejemplo de confirmación de documento. Imagen 7.1.1.1.1Confirmar documento Página 12

Imagen 7.1.1.1.2Confirmar documento Observar que una vez confirmado, el documento quedará en negro y aparecerá en la oficina emisora con estado CONFIRMADO. 7.1.1.2 Ver documento Esta opción solo permite visualizar el contenido del documento. Oficina, asunto, sub-asunto, descripción, palabra clave, tipo de documentos, interés, etc. No se pueden ver archivos anexados ni observaciones ni movimientos del documento. Para ver un documento hacer clic en( ) y seleccionar Ver. Imagen 7.1.1.1.2Ver documento 7.1.1.3 Imprimir Esta opción permite imprimir o guardar el documento en formato PDF. El documento en PDF contiene la gestión, asunto, centro de interés, movimientos y las observaciones correspondientes al documento. Se puede imprimir o guardar en la PC como archivo PDF Para ver un documento hacer clic en( ) y seleccionar Imprimir. Página 13

Imagen 7.1.1.1.3Ver documento 7.1.1.4 Ver carátula Es el resumen del documento. Permite tener los datos de cómo fue ingresado al sistema. Para ver carátula hacer clic en( ) y seleccionar Ver carátula. Imagen 7.1.1.1.3Ver documento La siguiente imagen muestra un ejemplo de la caratula de un documento. La misma se puede Imprimir o Guardar en formato PDF haciendo clic en los correspondientes iconos. Página 14

Imagen 7.1.1.1.3Ver documento 7.1.1.5 Ver movimientos Para ver los movimientos de un documento hacer clic en( movimientos. ) y seleccionar Ver Imagen 7.1.1.1.5Movimientos documento Página 15

Imagen 7.1.1.1.5Movimientos documento 7.1.1.6 Agregar observaciones Un documento permite tener observaciones. Las observaciones no se pueden modificar ni eliminar y permanecen junto al documento. Para agregar una observación hacer clic ( seleccionar Agregar Obs.. ) y Imagen 7.1.1.1.6Agregar observacion Página 16

Imagen 7.1.1.1.6 Agregar observacion La primera parte de la imagen anterior muestra los campos más relevantes del documento como usuario de creación, tipo de documento, etc. La segunda parte permite agregar las observaciones que creamos pertinentes. Para confirmar la observacion hacer clic en el botón Confirmar. En nuestro ejemplo se agrego la observación Observación 1. Página 17

7.1.1.7 Ver observaciones Se pueden ver las observaciones que tiene un documento. Para ver una observación hacer clic ( ) y seleccionar VerObs.. Imagen 7.1.1.1.7 Ver observaciones La siguiente imagen muestra las observaciones de un nota.observar que se puede filtrar las observaciones por la ofician observadora. Para eso hacer clic en ( ) y elegir la oficina. Debe mostrar las observaciones realizadas por la oficina elegida. Al hacer clic en ( ) se puede ver el detalle de la observación seleccionada. Imagen 7.1.1.1.7 Ver observaciones 7.1.1.8 Archivar documento Permite archivar un documento, es decir el mismo no tendrá más movimientos. Para archivar un documento hacer clic ( ) y seleccionar Archivar Doc.. Página 18

Imagen 7.1.1.1.8 Archivar documento Luego de hacer clic en Archivar Doc., nos sale una ventana permitiendo agregar observaciones al documento (para agregar observacion ver 7.1.1.1.6 Agregar observaciones). NO ES OBLIGATORIO el ingreso de observaciones para archivar un documento. 7.1.1.9 Desarchivar documento Para desarchivar un documento, se debe buscar los documentos que esten es estado ARCHIVO. Para esto, debemos hacer clic en DOCUMENTOS de la barra lateral y luego clic en Bandeja de entrada. Luego,se debe cambiar la opción de ESTADO, que por defecto esta en PENDIENTE a ARCHIVO como muestra la siguiente imagen (imagen 7.1.1.1.9). Luego hacer clic en el botón Filtrar. Imagen 7.1.1.1.9Buscar documento con estado ARCHIVO Página 19

Para desarchivar un documento hacer clic ( ) y seleccionar Desarchivar Doc.. Imagen 7.1.1.1.9Desarchivar documento Luego de hacer clic en Desarchivar Doc., nos sale una ventana permitiendo agregar observaciones al documento (para agregar observación ver 7.1.1.1.6 Agregar observaciones). 7.1.1.10 Agrupar documento Se puede agrupar otros documentos al documento seleccionado. Para agrupar documentos hacer clic ( ) y seleccionar Agrupar Doc.. Imagen 7.1.1.1.10Agrupar documento Se abrirá una nueva ventana que despliega una lista de documentos que se encuentran en mi oficina, de las que podre seleccionar los documentos a agrupar como ilustra la siguiente imagen. Luego de seleccionar, presionar el botón Agrupar. Página 20

Imagen 7.1.1.10 selección de documentos a agrupar Luego de hacer clic en el botón Agrupar nos sale una ventana permitiendo agregar observaciones al documento (para agregar observación ver 7.1.1.1.6 Agregar observaciones). Una vez que se agrupa algún documento, nos aparece dos nuevas opciones más Ver agrupaciones y Desagrupar documentos. 7.1.1.11 Ver agrupaciones Se pueden ver los documentos agrupados al documento. Para ver la agrupación hacer clic ( ) y seleccionar Ver agrupación. Como se aprecia en la imagen, en el campo Agr.a N Gest. Se muestra en rojo el código de gestión correspondiente al documento principal ( documento al cual se le agruparon otros) Imagen 7.1.1.11 Ver agrupación La siguiente imagen muestra un ejemplo. Página 21

Imagen 7.1.1.11 Documentos agrupados 7.1.1.12 Desagrupar documentos Se puede desagrupar o quitar documentos agrupados a otro documento. Para desagrupar documentos hacer clic ( ) y seleccionar Desagrupar Doc.. Imagen 7.1.1.12 Desagrupar Doc. Aparecerá una nueva ventana con los documentos agrupados al documento como muestra la siguiente imagen. Se selecciona el o los documento(s) que se desean quitar y se oprime el botón Desagrupar. Imagen 7.1.1.12 Seleccionar documento a desagrupar. Página 22

7.2 Crear documento 7.2.1 Crear documento para oficina actual Esta opción nos permitirá crear un documento a la oficina que tenga asociado el usuario que ingresó al sistema. Para crear un documento de la oficina, se debe hacer clic en Crear un documento de la oficina actual. Para acceder a dicha opción hacer clic en Documentos y luego hacer clic en Crear nuevo documento para oficina actual. Imagen 7.1.1.1 crear documento Significado de los campos de la imagen 7.1.1.1 Crear documento: RECORDAR: Para la actualización de la tabla es necesario presionar (TAB) Tipo de Documento: código del tipo de documento que se desea crear. Al hacer clic en ( ) se desplegaran los distintos tipos de documentos existentes en el sistema a ser seleccionados. Depende del tipo de documento los campos extra que se deben completar. Por ejemplo en la imagen (imagen 7.1.1.1) se eligió Tipo de Doc. 4 que es un Acta y me pide que complete los campos de N de Acta, Resolución y Fecha.También, en caso de contar con esos datos, podemos ingresar información respecto al antecedente del documento, pudiendo ingresar Nro. de carpeta, año y nro. de legajo. Página 23

N /Año Documento: este campo es automático y la numeración depende del tipo de doc. Oficina: oficina creadora del documento. Este campo es automático porque estamos creando un documento para la oficina a la cual pertenecemos (oficina asociada al usuario). Carácter: código del carácter. Alhacer clic en ( ) se desplegaran para seleccionar los distintos caracteres existentes en el sistema. Estado: el estado del documento. Estos pueden ser PENDIENTE, CUMPLIDO, ANULADO. Por defecto esta en PENDIENTE. Interés: tema del documento. Estos pueden ser PERSONAL, INSTITUCIONAL-ESCUELA, INSTITUCIONAL-INSPECCIÓN y GENERAL. Por defecto esta en GENERAL. Depende del tema que se elija se deben llenar campos adicionales. PERSONAL: se debe escribir la(s) cédula(s), nombre(s) y apellido(s) de las persona (s). Al ingresar la cédula, si la persona está relacionada con el CEIP, el nombre y apellido serán automáticos. Imagen 7.1.1.2Tema interés PERSONAL * Con la ( ) se puede eliminar una cédula. * [Nueva fila] permite crear una fila para agregar otra cédula. Página 24

INSTITUCIONAL-ESCUELA: se debe seleccionar las escuelas con interés en el documento. Imagen 7.1.1.3Tema interés INSTITUCIONAL-ESCUELA * Con la ( ) se puede eliminar una escuela. * [Nueva fila] permite crear una fila para agregar otra escuela. Al hacer clic en ( siguiente imagen: ) se despliega una ventana para la selección de escuelas como ilustra la Imagen 7.1.1.4 Tema interés INSTITUCIONAL-ESCUELA Selección escuela Para seleccionar la escuela, presionar ( ). Para una mejor búsqueda puede utilizar en esta ventana el filtro de departamento (Dpto) como por el nombre y/o número de la escuela. Luego de seleccionar la escuela, la misma se ingresa a la tabla de escuela.(recordar: Para la actualización de la tabla es necesario presionar (TAB)) Página 25

Imagen 7.1.1.5Tema interés INSTITUCIONAL-ESCUELA- Resultado INSTITUCIONAL-INSPECCIÓN Imagen 7.1.1.4Tema interés INSTITUCIONAL-INSPECCIÓN * Con la ( ) se puede eliminar una inspección. * [Nueva fila] permite crear una fila para agregar otra inspección. Al hacer clic en ( siguiente imagen: ) se despliega una ventana para la selección de escuelas como ilustra la Imagen 7.1.1.4 Tema interés INSTITUCIONAL-ESCUELA Selección escuela Para seleccionar la inspección, presionar ( ).Para una mejor búsqueda puede utilizar en esta ventana el filtro de nro de la inspeccion, departamento o y/o nombre de la misma. Página 26

Luego de seleccionar la inspección, la misma se ingresa a la tabla de Inspección. (RECORDAR: Para la actualización de la tabla es necesario presionar (TAB)) Imagen 7.1.1.5 Tema interés INSTITUCIONAL-ESCUELA- Resultado GENERAL: este tema no requiere campos adicionales. Imagen 7.1.1.5 Crear documento - 2 Significado de los campos de la imagen 7.1.1.5 Crear documento-2: Tema. Al hacer clic en ( ) se podrá visualizar y seleccionar los distintos asuntos existentes en el sistema. Como lo muestra la siguiente figura, pudiendo elegirse, clickeando sobre el resaltado, el subtema que mejor describa al documento.para acotar mejor los temas puede utilizar el filtro de Buscar por Texto ingresando parte o toda la palabra a buscar, o bien puede desplegar los subtemas en la opción Filtrar por Tema Imagen 7.1.1.6Temas y subtemas Página 27

Sub Tema: Nombre del asunto. Depende de la elección del Tema, es campo automático. Extracto:información adicional del documento. Brinda información descriptiva y adicional del documento, Si bien no es obligatorio su llenado es importante a la hora de buscar un documento. Palabra clave (OPCIONAL)::palabra que puede identificar al documento. Puede ser muy útil para la búsqueda. Luego de ingresar los datos del documento se debe confirmar la realización del documento. Hacer clic en el botón CONFIRMAR (Enter).Esto presentara inmediatamente una pantalla donde se muestra la caratula del documento, la cual debe anexarse físicamente al mismo. NOTA: Al crearse un documento nuevo en el sistema el mismo le asignara un numero de gestión como numero único del mismo, independientemente del número del tipo de documento que correspondiese ( para memos, notas, etc ) 7.2.2 Agregar documento generado en otra oficina Consiste en crear un documento que no fue creado físicamente por la oficina asociada al usuario que ingresó al sistema. Posee los mismo campos y funciona de igual manera que como se detalló en el punto 7.1.1 Crear documento para oficina actualcon la salvedad que se debe elegir la oficina que creó el documento físicamente. Para acceder a dicha opción hacer clic en Documentos y luego hacer clic en Agregar documento generado en otra oficina. Imagen 7.1.2.1 Seleccionar oficinageneradora Alhacer clic en ( ) se podrá visualizar y seleccionar los distintas oficinas existentes en el sistema como muestra la siguiente imagen. Página 28

Imagen 7.1.1.5 Búsqueda y selección de oficina Se puede buscar las oficinas por niveles (ADMINISTRACION PUBLICA, ANEP, DIVISION, DEPARTAMENTO, etc.) o se puede buscar por nombre. Imagen 7.1.1.5 Resultado búsqueda de oficina Para seleccionar la oficina, presionar o el código o el nombre ( los dos están resaltados). Una vez seleccionada la oficina presionar TAB para actualizar la oficina, se mostrara el nombre y dependencia jerárquica de la misma como lo indica la siguiente figura. Imagen 7.1.1.6 Resultado oficina seleccionada 7.3 Ver documentos en oficinas inactivas. Dado que la implementación del sistema se hará gradualmente, sumando oficinas, nos encontraremos con la situación de que al dar salida a un documento (físico) a otra oficina ésta no lo pueda recibir por el sistema porque aún no lo tiene. Entonces en el caso de que dicho documento (físico) vuelva a la oficina que lo envió, la única forma de entrarlo a nuestra oficina es optando por esta opción. El mecanismo es idéntico a la Bandeja de Entrada ( explicada anteriormente), solo que dentro de las opciones por documento que tenemos solo nos permite Confirmar ( para entrarlo a nuestra oficina) y Ver, como lo muestra la siguiente imagen: Página 29

Imagen 7.3Confirmando un documentopara entrarlo a nuestra oficina Página 30

NOTA: Al crearse un documento nuevo en el sistema el mismo le asignara un numero de gestión como numero único del mismo, independientemente del número del tipo de documento que correspondiese ( para memos, notas, etc ) 8. Remisión 8.1 Remitir documento Para acceder a dicha opción hacer clic en Remitos y luego hacer clic en Remitir documento. Imagen 8.1.1 Remisión de remitos El remito es obligatorio para dar salida al documento en el sistema. El usuario debe elegir de la grilla que se muestra, todos los documentos a ser remitidos a la misma oficina. Primero debe elegir la oficina destinataria (clickeando en la lupa aparecerá una lista de las oficinas a usar), luego se deberá ingresar el Número de Gestión perteneciente al documento a remitir y presionar Tabulador, posteriormente seleccionar el documento a remitir, lo cual lo moverá de la grilla al carrito, luego de seleccionado todos los documentos a remitir hacer click en Imprimir remito ; o si tenemos algún documento erróneo en el carrito seleccionar limpiar carrito y comenzar el proceso nuevamente. Una vez que se elige los documentos a remitir y la oficina destino, hacer clic en Imprimir remito. Se crea un documento PDF el cual se puede imprimir o guardar. Página 31

8.2 Reimprimir remito En caso de necesitarse reimprimir determinado remito hacer clic en Remitos y luego hacer clic en Reimprimir remito. Imagen 8.2.1Reimpresion de remitos Se muestra una página donde aparecen todos los remitos emitidos hasta la fecha, de ser necesario podemos acotar los remitos utilizando los filtros de búsqueda (Nro. Remito, Fecha, Oficina destino).una vez seleccionado el remito a reimprimir darle clic a Reimprimir. 9. Reportes Se pueden realizar distintos tipos de consulta de acuerdo a las necesidades. Para ver las consultas disponibles, ir a la Barra principal ->Consultas. Para realizar las consultas se ingresan los datos correspondientes. El resultado de una consulta será en formato PDF lo cual permite imprimir y/o guardado. 9.1 Por N Gestión/Documento/Expediente Para realizar una consulta por N Gestión/Documento/Expediente ir a Barra Lateral->Reportes -> N Gestión/Documento/Expediente. Luego se debe seleccionar el tipo de filtrado por el cual se desea hacer la consulta como ilustra la siguiente imagen (imagen 8.1.1). Según la opción seleccionada se pedirá los datos correspondientes a dicha selección. El resultado de alguna de estas consultas será la información detallada del documento, esto es: Datos generales Asuntos Interés Movimientos Observaciones Página 32

Imagen 8.1.1 Opciones de listado Página 33

9.1.1 Por N Gestión Para seleccionar Por N Gestión se debe ir a Barra Lateral -> Reportes-> N Gestión/Documento/Expedientey luego seleccionar en Filtrar por: N Gestión. En N Gestión ingresar el dato correspondiente y luego presionar el botón Listar Documentos. Imagen 8.1.1.1 Listado por N gestión 9.1.2 Por N Documento Para seleccionar Por N Documento se debe ir a Barra Lateral -> Reportes-> N Gestión/Documento/Expedientey luego seleccionar en Filtrar por: N Documento. Luego, el sistema pide el Tipo, Nro. y Año del documento. Se debe seleccionar el Tipo de Documento e ingresar los datos correspondientes en los campos Nro/Año Documento y luego presionar el botón Listar Documentos. Imagen 8.1.2.1 Listado por N gestión 9.1.3 Por N Expediente Para seleccionar Por N Expediente se debe ir a Barra Lateral -> Reportes-> N Gestión/Documento/Expedientey luego seleccionar en Filtrar por: N Expediente. Luego, el sistema pide el Tipo, Nro. y Año del documento. Se debe seleccionar el Tipo de Documento e ingresar los datos correspondientes en los campos Nro/Año Documento y luego presionar el botón Listar Documentos. Página 34

Imagen 8.1.3.1 Listado por N gestión 9.2 Por tipo y fecha del movimiento Para seleccionar Por tipo y fecha de movimiento se debe ir a Barra Lateral -> Reportes->Por tipo y fecha de movimiento. Los movimientos corresponden a la oficina asociada al usuario que ingreso al sistema. Luego, el sistema pide el Tipo de movimiento (ENTRADA o SALIDA) y el rango de fechas del movimiento. Se debe seleccionar el Tipo de movimiento e ingresar el rango de fechas en los campos Fecha inicial y Fecha final (al hacer clic en presionar el botón Listar Documentos. se despliega el calendario) y luego Imagen 8.3.1 Listado por Tipo Movimiento Página 35

Imagen 8.3.2 Resultado listado por tipo de movimiento 9.3 Por asunto Para seleccionar Por asunto se debe ir a Barra Lateral -> Reportes->Por asunto. Luego, el sistema pide que se seleccione el Asunto y el Tema. Una vez seleccionados, presionar el botón Listar Documentos. Importante: Si no se selecciona el Tema, el sistema igual realizara la consulta. Seleccionará todos los documentos con el Asunto elegido. Imagen 8.3.2 Listado por asunto Imagen 8.3.2 Resultado por asunto Página 36

9.4 Por carácter del documento La búsqueda que permite es asociada a la oficina del usuario.para seleccionar Por carácter se debe ir a Barra Lateral -> Reportes->Por carácter. Luego, el sistema pide que se seleccione carácter del documento (COMUN o URGENTE). Una vez seleccionados, presionar el botón Listar Documentos. Imagen 8.4.1 Listado por carácter Imagen 8.4.2 Resultado por carácter 9.5 Por año Para seleccionar Por año se debe ir a Barra Lateral -> Reportes->Por año. Luego, el sistema pide que se ingrese el año del documento o el año del expediente. Se ingresan en los campos Año documento y Año x Expediente respectivamente. Una vez ingresados, presionar el botón Listar Documentos. Página 37

Imagen 8.5.1 Listado por año Imagen 8.5.2 Resultado por año 9.6 Por cédula Para seleccionar Por cédula se debe ir a Barra Lateral -> Reportes->Por cédula. Luego, el sistema pide que se ingrese la cédula en el campo Cédula. Una vez ingresada, presionar el botón Listar Documentos. Para realizar la consulta, cuando se realiza la creación del documento se debe haber ingresado como tema de interés PERSONAL e ingresado la C.I. Página 38

Imagen 8.6.1 Listado por cédula Imagen 8.6.2Resultado listado cédula 9.7 Por palabra clave Para seleccionar Por palabra clave se debe ir a Barra Lateral -> Reportes->Por palabra clave. Luego, el sistema pide que se ingrese la palabra clave en el campo Palabra clave. Una vez ingresada, presionar el botón Listar Documentos. Imagen 8.8.1 Listado por palabra clave Página 39

Imagen 8.8.2 Resultado listado por palabra clave 10. Búsqueda 10.1 Búsquedas generales en el sistema Esta opción permite buscar todos los documentos que hay en el sistema, es decir, todos los documentos que tiene cada oficina. Las acciones a los documentos esta restringida, solo se permite: Ver documento (ver 7.1.1.2 Ver documento) Imprimir (ver 7.1.1.3 Imprimir) Ver movimientos (ver 7.1.1.5 Ver movimientos) Ver observaciones (ver 7.1.1.7 Ver observaciones) 11. Recuperar Documentos Esta opción nos permitirá recuperar documentos remitidos a oficinas destinos incorrectos. Para poder recuperar el/los documentos se deberá ingresar el numero de gestión y luego presionar en Filtrar. Aparecerá el documento a recuperar correspondiente a dicho número Página 40

de gestión, hacer click en y elegir la opción Recuperar doc.. El documento reaparecerá en la bandeja de entrada como documento en estado confirmado. 12. Cambio de contraseña En la barra principal hacer clic en Mis datos y luego en Cambiar mi contraseña. Imagen 7.10.1.1 Cambiar contraseña Muestra los datos del usuario. Hacer clic en Cambio de contraseña. Mostrar la siguiente pantalla. Imagen 7.10.1.1 Cambiar contraseña Ingresamos la nueva contraseña en el campo Nueva contraseña? y luego la escribimos nuevamente en el campo Confirme nueva contraseña. Hacer clic en Confirmar. Página 41