ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Reunión Regional de Archivos del Sur y el Sureste MAR/2008 LAM 1
Proceso de digitalización Ing. Benjamín Torres Bautista btorres@segob.gob.mx MAR/2008 LAM 2
Qué es la digitalización? Es el proceso con el que se obtienen imágenes electrónicas a partir de sus documentos físicos y se resguardan en un medio digital de almacenamiento masivo, con el propósito de recuperar estas imágenes mediante la búsqueda de los documentos a las que están asociadas. El almacenamiento se refiere a los medios y los métodos usados para guardar y mantener la información digital disponible para usarla más adelante. Algunas serán necesarias de inmediato, mientras que otras no serán requeridas durante largo tiempo. MAR/2008 LAM 3
Objetivo de esta ponencia Dar a conocer los aspectos generales del proceso de digitalización para que los asistentes conozcan los elementos que deben tomar en cuenta en la realización de un proyecto de este tipo. Presentaciones relacionadas: Reunión Nacional de Archivos 2007 Consejos prácticos para la digitalización de archivos históricos Segunda Reunión de Archivos del Gobierno Federal 2007 Autenticación y preservación de documentos electrónicos que son creados durante los flujos de trabajo propios s actividades del Banco Proceso de digitalización mediante un tercero Proceso de digitalización con recursos propios Autenticación de documentos creados digitalmente Autenticación de documentos digitalizados MAR/2008 LAM 4
Proceso de digitalización masiva, mediante un tercero Si no lo mides, no lo controlas Si no lo controlas, no lo mejoras Políticas Procedimientos Instructivos de trabajo Indicadores del proceso Rastreabilidad de los documentos Scanners Equipo de almacenamiento MAR/2008 LAM 5
y preparación y cotejo Identificación Expurgo Foliación Liberación de los elementos de sujeción Tipos de scanners MAR/2008 LAM 6
Selección de scaners de acuerdo a la a digitalizar Obtención digitales Realizar tratamientos automatizados a las imágenes: recortar, alinear, acomodo Tipos de scanners MAR/2008 LAM 7
Re-armado de fojas que se digitalizaron en un scanner diferente Dejar la en el mismo estado como se entrego en la recepción Tipos de scanners MAR/2008 LAM 8
Captura de índices de expediente o documento Grabar la imagen digital a la estructura de directorios especificada Asociar la imagen con su expediente o documento correspondiente Tipos de scanners MAR/2008 LAM 9
Verificar la calidad en las diferentes etapas del proceso de digitalización: avance Calidad de documentos Registro de parámetros de revisión Emisión de informe de revisión. Tipos de scanners MAR/2008 LAM 10
cliente Verificación del volumen de producción solicitado Muestro de Asociación correcta con los documentos Calidad Tipos de scanners MAR/2008 LAM 11
Se devuelve la al Cleinte, junto con: Formato de entregarecepción. Inventario. Transferencia digitales al equipo de almacenamiento del. Tipos de scanners MAR/2008 LAM 12
Tipos de scanners Scanners MAR/2008 LAM 13
Equipos e Scanners MAR/2008 LAM 14
Para administración (Indexación) LaserFiche Documentum Archivístico (Cuadro General de Clasificación Archivística) Albala Corte ingles Archivo 3000 Sistema de Administración de Archivos del AGN Scanners MAR/2008 LAM 15
Principios de los sistemas de gestión calidad Enfoque basado en el proceso Enfoque en el cliente Liderazgo Participación del personal Sistema enfocado a la gestión Mejora continua Toma de decisiones basadas en hechos Relaciones mutuamente benéficas 9001:2000 MAR/2008 LAM 16
ISO 9001:2000 para el proceso de digitalización PR. Elaboración y control de documentos Listado maestro de control de documentos PR. los registros Listado de control de registros Manual de la Calidad PR. Capacitación Plan de la Calidad PR. Acción Preventiva y Correctiva Personal Materiales Equipos PR. Adquisiciones PR. Revisión de la Dirección Comité Calidad Mejora Continua Informe de indicadores de calidad Proceso PR. del negocio FT. del PR PR. Producto no Conforme IT. Del procedim. Seguimiento de Acciones Preventivas y Correctivas PR. Auditoría Interna Auditoría Externa PR. Medicion de la Satisfacción del MAR/2008 LAM 17
Trabajos previos para iniciar un proyecto de digitalización Organizar y describir los documentos con base en el Cuadro General de Clasificación Archivísitica (CGCA) y en la Norma Internacional General de Descripción Archivística (ISAD- G), con el propósito de crear el expediente electrónico (Archivístico). El Sistema de Administración de Archivos es una herramienta para el manejo de expedientes electrónicos. A manera de ejemplo se anexan bases de licitación del AGN MAR/2008 LAM 18