SAP Estudio de la Consumo Masivo Ingenio San Carlos Ingenio San Carlos: Un soporte de control inigualable con SAP El Ingenio San Carlos es una empresa dedicada a la producción y comercialización de azúcar de caña y sus derivados. Está ubicado en la provincia del Guayas y su extensión actual es de aproximadamente 25.000 hectáreas de caña para cosecha, distribuidas en los cantones de Marcelino Maridueña, Naranjito y El Triunfo. Produce anualmente alrededor de 2.000,000 toneladas métricas de caña, que representa el 33% del azúcar que el mercado ecuatoriano consume y cumple con cuotas de exportación a Estados Unidos, Perú y otros países. El Ingenio San Carlos tenía implementadas varias soluciones para su gestión financiera, administrativa y operativa, todas con diferentes tecnología por lo que se requerían extremos controles para integrar la información y mantenerla consistente, además con poca posibilidad de adecuar a las nuevas estrategias del negocio por sus limitaciones y poca escalabilidad.
2 SSAP Estudio de la Consumo Masivo Ingenio San Carlos TRANSFORMACIÓN DEL NEGOCIO Empresa Ingenio San Carlos Locación Ecuador Industria Consumo Masivo Productos y Servicios Producción y comercialización de azúcar de caña y sus derivados Empleados 3,761 Página web www.sancarlos.com.ec Soluciones y Servicios SAP SAP ERP ECC 6.05 y SAP BI Objetivos principales: Integrar los procesos administrativos, financieros, agrícolas y productivos, bajo una sola plataforma tecnológica. (SAP BIOSALC - NOMINA) Depurar y unificar los datos maestros Adoptar las mejores prácticas de la industria Crear las bases para escalar hacia nuevas soluciones Cumplir con las IFRS (NIIF: Normas Internacionales de Información Financiera) y con las normativas de la legislación y tributación ecuatoriana Mejorar los estándares de la seguridad de la información La resolución: Identificación de los procesos empresariales con el fin de enviar esta información a los potenciales proveedores de las diferentes soluciones informáticas. Se estableció la necesidad de integrar el ERP con una vertical para la industria azucarera, lo que fue un punto a favor de SAP, al contar con instalaciones con dicha vertical en Latinoamérica. Los beneficios clave: Información estadística en línea que permite controlar stocks almacenados, movimientos de productos y liquidar nóminas de los trabajadores de cuadrilla en forma más ágil y precisa. Automatización de procesos bancarios Mejor administración en el control de entregas de saldos pendientes de retiro en las bodegas, manejando variables como: fecha de facturación, clientes, materiales y tipos de entrega. Leer Más La integración es la piedra angular del proyecto, anteriormente los saldos contables no cuadraban con los físicos, lo que originaba la creación de débitos y créditos para ajustar valores. Ahora, la cuentas por pagar de proveedores son un reflejo de los inventarios recibidos, las ventas tienen sus contrapartidas con los despachos y sus cobranzas, las existencias se actualizan inmediatamente cuando ocurre el evento, los costos de los productos se basan en gastos reales y en la materia prima consumida, dejando además en evidencia la fecha y el usuario que originó la transacción, sin importar de donde viene la fuente. Andrés Arosemena Romero, Director de Desarrollo Tecnológico y Sistemas, San Carlos.
3 SAP Estudio de la Consumo Masivo Ingenio San Carlos Una solución, múltiples ventajas La Misión del Ingenio San Carlos es producir azúcar de óptima calidad y a costo competitivo, para satisfacer a sus consumidores, en un ambiente laboral propicio y así contribuir al desarrollo agroindustrial del país, generando trabajo, utilidades y bienestar para todos. Su Visión es la de ser una empresa altamente productiva de gente motivada que cumple las normas más exigentes de calidad y medio ambiente. En 2008, la administración comenzó la búsqueda de una plataforma para la planificación de los recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) que pudiese incluir todas estas organizaciones. El plan pretendía implementar el nuevo sistema primero en el ingenio antes de desplegarlo a través de las restantes empresas de la organización y así generar sinergia entre todas ellas. Para los estándares ecuatorianos, San Carlos es una organización grande y compleja. Tiene varias empresas relacionadas, incluyendo una destilería de alcohol, una planta de papel, cartón corrugado y una planta de reciclaje. La empresa administra además otras instalaciones como un hospital, supermercado, escuelas y albergues. El ingenio San Carlos tenía clara la necesidad de integrar y estandarizar todos los procesos: desde las labores del campo hasta los pagos a los proveedores, y que este cambio tendría como beneficio aprovecharse de las mejores prácticas y así modernizar su gestión. Esto derivó en una gran oportunidad, con muchos cambios disciplinarios y estructurales, con el gran objetivo de integrar todas la áreas en una herramienta tecnológica moderna de clase mundial, así inició el Proyecto ERP, Integrando San Carlos.
4 SAP Estudio de la Consumo Masivo Ingenio San Carlos La elección de un aliado estratégico Los objetivos concretos del proyecto fueron: Integración de todos los procesos administrativos, financieros, agrícolas y productivos bajo una sola plataforma tecnológica. (SAP BIOSALC - NOMINA) Integración, depuración y unificación de datos maestros (calidad de datos) Adoptar las mejores prácticas de la industria. Crear las bases para escalar hacia nuevas soluciones. Cumplir con las IFRS (NIIF : Normas Internacionales de Información Financiera) Normativas de la legislación y tributación ecuatoriana Costo real de cada una de las presentaciones de productos terminados Seguridad de la Información Como parte del proceso de selección, San Carlos necesitaba identificar sus procesos empresariales dentro de una lista exhaustiva de funcionalidades de software, enviar esta lista a los proveedores y utilizarla como base de comparación de las diferentes soluciones; un proceso que el grupo de selección de San Carlos pensó que tomaría aproximadamente un año. Para obtener la ayuda de expertos con su selección de ERP y para acelerar este proceso, San Carlos recurrió a Technology Evaluation Centers (TEC), empresa especializada en este tipo de servicio. San Carlos y TEC creó una lista de requisitos que incluían funcionalidades ERP estándares así como características y funciones específicas de la industria agrícola y de la fabricación por procesos, que permitió comparar y diligenciar una larga lista de soluciones y emitir peticiones de información (RFI, por sus siglas en inglés) para recopilar las respuestas de los proveedores. Al comparar las soluciones, San Carlos pudo identificar debilidades y fortalezas de cada una de ellas, permitiendo que la empresa tuviese una idea clara de cómo cada producto podría satisfacer sus necesidades. Dentro del proceso de selección se identificó la necesidad de integrar el ERP con una vertical para la industria azucarera, lo que fue un punto a favor de SAP, al contar con instalaciones con dicha vertical en Latinoamérica (BIOSALC). La capacitación fue impartida por cada uno de los keyusers a sus usuarios respectivos, en las diferentes áreas de la empresa. Como el conocimiento fue transferido del consultor a los keyusers, durante todo el proyecto, se generó confianza en los usuarios, quienes recibieron el apoyo que esperaban en la Salida en Vivo. San Carlos estaba consciente del gran cambio cultural que este proyecto acarrearía y, para tal efecto, se creó una matriz de impacto para identificar las áreas que mayores obstáculos podrían tener. Con un plan de comunicación adecuado, continuo y con el involucramiento de todos los usuarios, sumando un alto compromiso de mandos medios y soportado con el alto grado de participación de los gerentes, fue posible minimizar inconvenientes para los usuarios.
5 SAP Estudio de la Consumo Masivo Ingenio San Carlos Información en tiempo real La Solución SAP ERP ECC 6.05 tuvo su Salida en Vivo oficial el 5 de Marzo de 2012. Se implementaron los módulos de FI, CO, MM, SD, WM, PP, PS, CS. Se diseñaron dos tipos de interfaces, una con un sistema de nómina local, y otras con un sistema agroindustrial para ingenios azucareros, que cubre la gestión del campo, cosecha, mantenimientos, gestión de fábrica y calidad, llamado BIOSALC. La empresa que desarrolló la implementación fue Sonda del Ecuador, Implementador e integrador con otras soluciones no SAP (BIOSALC y Nómina). Luego, la solución de SAP BI tuvo su Salida en Vivo en Diciembre de 2013. El sistema SAP, ha permitido, obtener información estadística en línea sobre todo el movimiento de transportes de producto terminado realizados en un determinado periodo. Esta herramienta brinda la posibilidad de identificar las cantidades de viajes realizados por los distintos proveedores de transportes, permitiendo filtrarla por ruta, vehículo, conductor, material, número de entrega, etc. La herramienta proporciona adicionalmente, información sobre costos incurridos en cada transporte, lo cual permite llevar un control real de este rubro contra lo presupuestado. También constituye un soporte de información que permite liquidar nóminas de trabajadores de cuadrilla en forma más ágil y precisa. El reporte brinda información sobre la cantidad de sacos movilizados por cada uno de los grupos de cuadrilla, distinguiendo el material estibado, la entrega correspondiente a dicha movilización, motivo del movimiento (venta, traspaso, etc.), fecha o periodo de análisis e inclusive la conversión de los materiales a unidad de medida alterna (S50), ya que las tarifas de estiba están determinadas a esta unidad de medida. Por otro lado el sistema tiene una serie de herramientas y transacciones, que permiten controlar y obtener información, sobre los stocks almacenados, no solamente en las Bodegas, sino que la información puede ser detallada para controlar los niveles de existencia por Áreas de Almacenamientos (galpones), lotes de producción, material específico, todo esto en tiempo real. SAP ha permitido determinar con exactitud el costo real cada una de las presentaciones de azúcar (granel y enfundado) mensualmente, y los costos agrícolas (lotes) actualmente reciben la totalidad de sus componentes directos e indirectos, obteniendo un costo más preciso de la caña. Los Beneficios Logrados $3.769 de ahorro en papelería gracias a la automatización de registros de despacho de combustible 80% menos de tiempo para la aprobación de un pedido de compras
6 Ingenio San Carlos Continúa el trabajo con SAP Ingenio San Carlos está en proceso de implementación y optimización de BI / BO. Además continúa con la evaluación de Success Factors Selección y Capacitación y BPC.