MEDESGA v.2 MEtdlgía de DEspliegue del AKS/SGA en ls departaments del Gbiern Vasc 18.9.09
CONTROL DE CAMBIOS Versión 2.0 (18.09.09) MEDESGA se cntextualiza dentr de dkusi Se adapta el dcument a las mejras desarrlladas en el AKS/SGA desde la publicación de MEDESGA 1.0 Versión 1.0 (20.07.06) Primera versión del dcument 2/22
INDICE 0 INTRODUCCIÓN... 4 1 PROCESOS Y ACTIVIDADES DE MEDESGA... 7 1.1 PRESENTACIÓN AL DEPARTAMENTO... 8 1.2 PROPUESTA DE DESPLIEGUE ESPECÍFICA PARA EL DEPARTAMENTO... 10 1.2.1 Acpi de infrmación... 10 1.2.2 Cntraste de requisits... 11 1.2.3 Prpuesta de Despliegue específica para el Departament... 12 1.3 REALIZACIÓN DEL DESPLIEGUE EN EL DEPARTAMENTO... 15 1.3.1 Cnfiguración del AKS/SGA... 15 1.3.2 Carga de dats en el AKS/SGA... 16 1.3.3 Integración de ls SSII de Gestión de Expedientes cn el AKS/SGA... 16 1.4 PUESTA EN MARCHA... 18 1.4.1 Frmación... 18 1.4.2 Lanzamient... 18 1.4.3 Tutría... 19 2 ESQUEMA RESUMEN... 20 3 PLANIFICACIÓN... 20 4 PARTICIPANTES... 21 3/22
0 CONTEXTO DE MEDESGA En el añ 2006 el Gbiern Vasc implantó su Artxibaren Kudeaketa Sistema/Sistema de Gestión de Archiv (AKS/SGA) crprativ. Este AKS/SGA tiene capacidad para gestinar tda la infrmación de Archiv de tds ls departaments del Gbiern Vasc en cualesquiera de sus niveles de Archiv (ficina, general e históric). Durante el añ 2007 el Departament de Industria integró su sistema de gestión de expedientes B29 y ha cargad parte de la infrmación de archiv que tenía en bases de dats Access. Así mism, el Archiv General está cargand infrmación de Archiv que tenía en bases de dats Access. Está previst el despliegue prgresiv y generalizad del AKS/SGA en td el Gbiern Vasc. Para prcedimentar este despliegue se ha elabrad MEDESGA. En el añ 2008 el Gbiern vasc ha implantad el Archiv digital: el repsitri crprativ para el almacenamient de ls dcuments electrónics que se reciban generen en el Gbiern Vasc. Cnsecuentemente, el AKS/SGA se ha mdificad para que guarde ls dcuments electrónics (y sus firmas) de ls expedientes en el Archiv digital. El Archiv digital y el AKS/SGA sn ls ds cmpnentes de la Infraestructura de gestión dcumental de PLATEA. A su vez, la Infraestructura de gestión dcumental frma parte de dkusi (DOkumentu KUdeaketa Sistema Integrala / Sistema Integral de Gestión dcumental del Gbiern Vasc). La metdlgía MEDESGA es una guía para desplegar el Artxibaren Kudeaketa Sistema/Sistema de Gestión de Archiv del Gbiern Vasc en ls departaments del Gbiern Vasc. MODELO GESTIÓN DOCUMENTAL POLÌTICAS Y METODOLOGÍAS INFRAESTRUCTURA DE GESTIÓN DOCUMENTAL INFRAESTRUCTURA GESTIÓN DOCUMENTAL Archiv Digital AKS/SGA INFRAESTRUCTURA DE INTEGRACIÓN INFRAESTRUCTURA DE TRAMITACIÓN TELEMATICA PLATEA INFRAESTRUCTURA DE PRESENCIA EN INTERNET MEDESGA 4/22
MEDESGA cuenta cn una Guía para ls departaments dnde se detallan las actividades específicas que debe hacer un departament para integrarse y detallan 1 INTRODUCCIÓN La utilización de MEDESGA favrece la cnsecución de ls bjetivs deseables de calidad, cste y plazs ya que sistematiza las actividades necesarias del despliegue del AKS/SGA. Para la elabración de la metdlgía se ha partid de la experiencia adquirida durante la implantación del AKS/SGA en el Departament de Industria, Cmerci y Turism del Gbiern Vasc. La situación actual de la mayría de departaments del Gbiern Vasc en materia de Archiv es la siguiente: En un departament hay múltiples aplicacines de gestión de expedientes. Ls dcuments electrónics (y sus firmas) de las aplicacines de gestión de expedientes n están almacenads en el repsitri crprativ: dkusi Ls departaments n tienen un Sistema Infrmátic de Gestión de Archiv que el facilite la gestión diaria de ls prcess de archiv (descripción, cnsulta, transferencia, préstam,...). Alguns dispnen de un cnjunt de bases de dats que tienen dats identificativs básics de un prcentaje pequeñ de ls expedientes archivads en el Archiv de ficina. N hay cnexión infrmática entre las aplicacines de gestión de expedientes y las Bases de dats de Archiv. Sól una parte de ls expedientes del departament archivads en el Archiv General están referenciads en una base de dats. ÁMBITO DEL PROYECTO : Cmunicación Aplicacines de gestión de expedientes SGA (Antes) B.D. Archiv B.D. Archiv Aplicacines de Gestión de expedientes B.D. Archiv B.D. Archiv Gestión de exped. Archivs de ficina Archiv General e Históric 3 5/22
La situación resultante tras el despliegue del AKS/SGA en un departament sería la siguiente: Ls departaments dispndrán de un Sistema Infrmátic de Gestión de Archiv crprativ que facilitará la gestión diaria de ls prcess de archiv (descripción, cnsulta, transferencia, préstam,...). Actualmente este sistema es emplead pr el Archiv General y el Departament de Industria Ls tramitadres pdrán cnsultar desde las aplicacines de gestión de expedientes dónde están archivads ls expedientes independientemente del nivel de archiv dnde se encuentren dichs expedientes (archiv de ficina, archiv general archiv históric). Tras la cnsulta, sin cambiar de interfaz, también pdrán slicitar el préstam de expedientes que n estén en su archiv de ficina. Ls archivers de ficina pdrán traspasar infrmación de las aplicacines de gestión de expedientes al AKS/SGA mediante un sencill prces de exprtación. Ls archivers de ficina pdrán realizar transferencias de expedientes desde el archiv de ficina al archiv general mediante un prcedimient implementad en el AKS/SGA. Ls expedientes archivads estarán descrits mediante una ficha cmún a tds ls departaments y que sigue el estándar ISAD(G): (General Internatinal Standard Archival Descriptin). Ls dcuments electrónics (y sus firmas) de las aplicacines de gestión de expedientes estarán almacenads en el repsitri crprativ: dkusi Series del Dpt. Exprtación al SGA ÁMBITO DEL PROYECTO : Cmunicación Aplicacines de gestión de expedientes SGA (Ahra) Tabla de Equivalencia xml + edcs Cuadr de clasificación crprativ Prces autmátic de Imprtación Aplicacines de Gestión de expedientes Cnsulta al SGA Signatura,... Fichas de ls expedientes (ISAD) S.G.A. (crprativ) Prcess de Archiv Registr,Cnsulta,Préstam Transferencia, Expurg Cuadr de clasificación Unid.prductras, Valración Gestión de espacis,... Gestión de exped. Archivs de ficina Archiv General e Históric 4 6/22
2 PROCESOS Y ACTIVIDADES DE MEDESGA MEDESGA se cmpne de cuatr prcess: Presentación al Departament Prpuesta de Despliegue específica para el Departament Realización del Despliegue en el Departament Puesta en marcha del sistema PRESENTACIÓN PROPUESTA REALIZACIÓN PUESTA EN MARCHA La metdlgía abrda el despliegue desde tres plans bien diferenciads: Organizativ: Agrupa ls elements que cmpnen la rganización del archiv (persnas, prcess, unidades de archiv, niveles de archiv, identificación de series, tablas de valración,...) Dats: Es el cnjunt de infrmación que gestina el archiv (expedientes, bases de dats de archiv,...) Sistemas de infrmación: Sn ls aplicativs que gestinan ls expedientes. A cntinuación describims cada un de ls prcess. Nta: En el dcument se hace referencia a fichers de ejempl y plantillas. Su títul se resalta cn letra Curier New de clr azul. Pr ejempl Presentación AKS/SGA.ppt 7/22
2.1 Presentación al Departament PRESENTACIÓN Este prces se cmpne de ds actividades: Presentación del AKS/SGA Presentación AKS/SGA.ppt Presentación del Prpuesta general de despliegue PROPUESTA REALIZACIÓN Cn la primera actividad Presentación del AKS/SGA se pretende que el Departament cnzca el AKS/SGA y entienda ls beneficis que btendrá tras su integración cn sus prcess actuales de gestión de archiv. Así mism, se cntextualizará el AKS/SGA dentr de dkusi. PUESTA EN MARCHA Se presentará el pryect ya finalizad de Implantación y puesta en marcha de un Sistema Infrmátic de Gestión de Archiv sprte del Sistema de Archiv del Gbiern Vasc. El guión de la presentación será: Objet del pryect Ámbit del pryect Alcance del pryect Especificacines funcinales de la herramienta Registr y descripción Cnsulta Estructuras prductras Dcuments electrónics Integración OPAC Transferencias Préstams Expurgs Análisis y valración Gestión de espacis Usuaris y seguridad Infrmes y estadísticas Imprtación y exprtación Participación de ls usuaris en el pryect Plan de trabaj Cn la segunda actividad Presentación del Prpuesta general de despliegue se pretende que el Departament cnzca ls pass a seguir para realizar el despliegue intern y tener una primera aprximación del cste que cnlleva. 8/22
Perfil Departament Respnsable del despliegue Archiver Tramitadr Servici de infrmática Archiv General Respnsable del Archiv General EJIE Jefe de pryect Analista funcinal Empresa cnsultra Jefe de pryect Cnsultr de Archiv Desarrlladres infrmátics Respnsabilidad Asiste a la presentación Asiste a la presentación Asiste a la presentación Asiste a la presentación Apya al Jefe de pryect de EJIE Presenta el pryect Asiste a la presentación Asiste a la presentación 9/22
2.2 Prpuesta de Despliegue específica para el Departament Tras la presentación al departament, se elabrará la prpuesta de despliegue específica para el departament. Esta prces se divide en tres actividades: Acpi de infrmación Cntraste de requisits Prpuesta de Despliegue específica para el Departament PRESENTACIÓN PROPUESTA REALIZACIÓN PUESTA EN MARCHA 2.2.1 Acpi de infrmación Esta actividad tiene pr bjetiv recpilar tda la infrmación de interés para analizar la situación actual del Departament en materia de Gestión de Archiv. Se recpilará infrmación sbre: Plan Organizativ Unidades Persnas Prcedimients. Prcess Unidades prductras históricas Cuadr de clasificación de las series del Departament Tablas de valración de las series del Departament Depósits de archiv Depsits de archiv - General - Ejempl Archiv general.dc Depsits de archiv - General - Plantilla.dc Depsits de archiv - Detalle - Ejempl OTI Alava.xls Depsits de archiv - Detalle - Plantilla.xls Plan de Dats Expedientes: Tiplgía, sprte, vlúmenes Nta: El departament puede realizar un sencill autdiagnóstic de cóm da respuesta a ls requisits relativs al plan de dats mediante la plantilla Diagnstic Dats.dc. Plan de Sistemas de infrmación Sistemas de infrmación de Gestión de Expedientes departamentales: Tiplgía, vlúmenes, perspectivas futuras Sistemas de infrmación de Gestión de Archiv departamentales: Tiplgía, vlúmenes, perspectivas futuras Listad BBDD de Archiv - Plantilla.dc Listad BBDD de Archiv - Ejempl de Industria.dc 10/22
Perfil Departament Respnsable del despliegue Archiver Tramitadr Servici de infrmática Archiv General Respnsable del Archiv General EJIE Jefe de pryect Analista funcinal Empresa cnsultra Jefe de pryect Cnsultr de Archiv Desarrlladres infrmátics Respnsabilidad Crdina el suministr de infrmación Suministra infrmación Suministra infrmación Suministra infrmación Suministra infrmación Crdina el acpi Realiza el acpi 2.2.2 Cntraste de requisits El bjetiv de esta actividad analizar cóm está la gestión de archiv del Departament respect de ls requisits necesaris para el despliegue del AKS/SGA. Requisits rganizativs Reglament Nrmativa Requisits de Dats Mdel de dats del AKS/SGA ISAD Requisits de Sistemas de infrmación Interfaz de cnsulta XML de intercambi de infrmación Perfil Departament Respnsable del despliegue Archiver Tramitadr Servici de infrmática Archiv General Respnsable del Archiv General EJIE Jefe de pryect Analista funcinal Empresa cnsultra Jefe de pryect Cnsultr de Archiv Desarrlladres infrmátics Respnsabilidad Clabra en el cntraste Clabra en el cntraste Clabra en el cntraste Clabra en el cntraste Clabra en el cntraste Crdina cntraste Realiza el cntraste Realiza el cntraste 11/22
2.2.3 Prpuesta de Despliegue específica para el Departament El bjetiv de este prces es elabrar la prpuesta de despliegue específica para el Departament. Esta actividad se cmpne de tres actividades: Elabración de la prpuesta Presentación al Departament Validación de la prpuesta 2.2.3.1 Elabración de la prpuesta El bjetiv de esta actividad es elabrar la prpuesta de despliegue. Descripción de actividades Buena práctica recmendada: Integración de las aplicacines de gestión de expedientes cn el Archiv digital Guia_Integracin-Guia_de_Us_-_Archiv Digital_C_2.1-v3.0.pdf Cnfiguración del AKS/SGA Cuadr de clasificación Carga de dats Planificación Evaluación Prpuesta de Cuadr de clasificacin - Ejempl de industria.mdb Prpuesta de Carga de dats - Plantilla.dc Prpuesta de Carga de dats - Ejempl de Industria.dc Bases de dats a cargar en el AKS/SGA Camps a cargar: Equivalencia entre ls camps de las BBDD departamentales y el AKS/SGA (Plantilla) Creación de la interfaz Perfil Departament Respnsable del despliegue Archiver Tramitadr Servici de infrmática Archiv General Respnsable del Archiv General EJIE Jefe de pryect Analista funcinal Empresa cnsultra Jefe de pryect Cnsultr de Archiv Desarrlladres infrmátics Respnsabilidad Clabra en la prpuesta Clabra en la prpuesta Clabra en la prpuesta Clabra en la prpuesta Clabra en la prpuesta Elabra la prpuesta Elabra la prpuesta Elabra la prpuesta 12/22
2.2.3.2 Presentación al Departament El bjetiv de esta actividad es presentar al Departament la prpuesta de despliegue. 2.2.3.3 Validación de la prpuesta El bjetiv de esta actividad es cnseguir el vist buen del Departament para realizar el despliegue. Perfil Departament Directr de servicis Respnsable del despliegue Archiver Tramitadr Servici de infrmática Archiv General Respnsable del Archiv General EJIE Jefe de pryect Analista funcinal Empresa cnsultra Jefe de pryect Cnsultr de Archiv Desarrlladres infrmátics Respnsabilidad Valida la prpuesta Valida la prpuesta Valida la prpuesta Valida la prpuesta 13/22
El siguiente diagrama representa las actividades del prces prpuesta de despliegue específica para el departament. Requisits Organizativs (Reglament,...) Acpi / Cntraste Requisits Mdel Dats (ISAD,...) Acpi / Cntraste Requisits Integración (XML,...) Acpi / Cntraste Actividades ORGANIZATIVAS Actividades MODELO DATOS Actividades INTEGRÁCIÓN Prpuesta 14/22
2.3 Realización del despliegue en el departament PRESENTACIÓN El prces de despliegue del AKS/SGA en el Departament cnsta de tres actividades: Buena práctica recmendada: Integración de las aplicacines de gestión de expedientes cn el Archiv digital El detalle de esta actividad de describe en: Guía de Us Archiv Digital abc. Guía de Integración. También sn de interés la lectura de: Cnfiguración del AKS/SGA Guía de Us Archiv Digital Abc. Aspects funcines. Guía de Us Archiv Digital abc. Aspects técnics. Carga de dats en el AKS/SGA PROPUESTA REALIZACIÓN PUESTA EN MARCHA Desarrll de la Integración de ls SSII de Gestión de Expedientes cn el AKS/SGA 2.3.1 Cnfiguración del AKS/SGA Mediante la herramienta de administración del AKS/SGA y en clabración cn el Archiv General se cnfigurarán ls siguientes cncepts antes de la carga de dats. Cuadr de clasificación Tablas de valración Depósits de Archiv Usuaris / Perfiles (Xl-Nets) Perfil Departament Respnsable del despliegue Archiver Tramitadr Servici de infrmática Archiv General Respnsable del Archiv General EJIE Jefe de pryect Analista funcinal Empresa cnsultra Jefe de pryect Cnsultr de Archiv Desarrlladres infrmátics Respnsabilidad Cnfigura el AKS/SGA Cnfigura el AKS/SGA Cnfigura el AKS/SGA 15/22
2.3.2 Carga de dats en el AKS/SGA Tras la cnfiguración del AKS/SGA se cargarán ls dats (expedientes y dcuments) en el AKS/SGA. Equivalencia de camps cn ls del AKS/SGA Adecuación de ls dats Cuadr de clasificación, camps nrmalizads,... Estimación de vlumen (Oracle) Prpuesta de Carga - Vlumen Oracle - Ejempl de Industria.xls Prcess batch de carga Perfil Departament Respnsable del despliegue Archiver Tramitadr Servici de infrmática Archiv General Respnsable del Archiv General EJIE Jefe de pryect Analista funcinal Empresa cnsultra Jefe de pryect Cnsultr de Archiv Desarrlladres infrmátics Respnsabilidad Adecua ls dats Clabra en la carga de dats Adecua ls dats Clabra en la carga de dats Facilita ls prcess de carga Adecua ls dats Carga ls dats Adecua ls dats Carga ls dats 2.3.3 Integración de ls SSII de Gestión de Expedientes cn el AKS/SGA En ls sistemas de Gestión de expedientes se deberá desarrllar ds nuevas funcinalidades Cnsultar infrmación del AKS/SGA Exprtar expedientes y dcuments (cn sus firmas) a un ficher intermedi en frmat XML. Para realizar esta actividad se seguirán las directrices de la metdlgía de Métrica 3: Análisis Diseñ Cnstrucción Implantación 16/22
Ls siguientes fichers sn plantillas y ejempls de interés para realizar esta actividad. Integracin - Crrespndencia de camps - Plantilla.dc Integracin - Crrespndencia de camps - Ejempl de Industria.dc Integracin - Equivalencias del cuadr de clasificacin - Ejempl de Industria.mdb Integracin - Cntrles.dc Integracin - Respuesta AKS/SGA.xml Integracin - ASI - Ejempl de Industria.dc Integracin - Interfaz de cnsulta.html Perfil Departament Respnsable del despliegue Archiver Tramitadr Servici de infrmática Archiv General Respnsable del Archiv General EJIE Jefe de pryect Analista funcinal Empresa cnsultra Jefe de pryect Cnsultr de Archiv Desarrlladres infrmátics Respnsabilidad Desarrllan la integración Facilita ls prcess de desarrll Clabra en el desarrll Desarrllan la integración El siguiente diagrama representa las actividades del prces Realización del despliegue en el departament. Cnfiguración del SGA Carga de dats Integración SSII - Interfaz de Cnsulta - Traspas de dats 17/22
2.4 Puesta en marcha Tras el prces de Realización se iniciará el prces de Puesta en Marcha. PRESENTACIÓN El prces de Puesta en marcha en el Departament cnsta de 3 actividades: Frmación Lanzamient Tutría PROPUESTA REALIZACIÓN PUESTA EN MARCHA 2.4.1 Frmación Planificación Perfiles Frmacin - Planificacin - Ejempl de Industria.dc Frmacin - Manual de usuari.pdf Tramitadres departamentales Archivers departamentales Perfil Departament Respnsable del despliegue Archiver Tramitadr Servici de infrmática Archiv General Respnsable del Archiv General EJIE Jefe de pryect Analista funcinal Empresa cnsultra Jefe de pryect Cnsultr de Archiv Desarrlladres infrmátics s Respnsabilidad Crdina a ls usuaris Recibe la frmación Recibe la frmación Da sprte a la frmación Facilita la gestión de la infraestructura Imparte la frmación 2.4.2 Lanzamient Tras la frmación de ls usuaris se prcederá al us del sistema 18/22
2.4.3 Tutría Tras el Lanzamient del sistema ls usuaris dispndrán de una tutría durante un mes de plaz. Perfil Departament Respnsable del despliegue Archiver Tramitadr Servici de infrmática Archiv General Respnsable del Archiv General EJIE Jefe de pryect Analista funcinal Empresa cnsultra Jefe de pryect Cnsultr de Archiv Desarrlladres infrmátics Respnsabilidad Recibe la tutría Recibe la tutría Apya la tutría la tutría Apya la tutría la tutría Imparte la tutría 19/22
3 ESQUEMA RESUMEN El siguiente diagrama representa tdas las actividades de la metdlgía. Presentación Presentación Requisits Organizativs (Reglament,...) Acpi / Cntraste Requisits Mdel Dats (ISAD,...) Acpi / Cntraste Requisits Integración (XML,...) Acpi / Cntraste Prpuesta Actividades ORGANIZATIVAS Actividades MODELO DATOS Actividades INTEGRÁCIÓN Prpuesta Realización Cnfiguración del SGA Carga de dats Integración SSII - Interfaz de Cnsulta - Traspas de dats Frmación Puesta en marcha Lanzamient Tutría 4 PLANIFICACIÓN El plaz medi de ejecución del despliegue en un departament se estima en 3 meses más un mes adicinal de tutría. Este plaz pdría variar en función del grad de cumplimient de ls requisits (rganizativs, mdel de dats, integración) y del vlumen de infrmación (númer de series, expedientes, aplicativs,...) 20/22
5 PARTICIPANTES La aplicación de MEDESGA requiere la participación de las siguientes entidades: Departament del Gbiern Vasc: Es la entidad sbre la cual se va a aplicar MEDESGA Archiv General: Es la entidad respnsable de la Gestión de Archiv del Gbiern Vasc EJIE: Es la entidad que respnsable del desarrll y la expltación de ls Sistemas de Gestión de Archiv del Gbiern Vasc: AKS/SGA (sistema crprativ), Sistemas de gestión departamentales,... En esta metdlgía se ha supuest que EJIE será la unidad que crdine y dinamice el despliegue. Empresa cnsultra: Es la entidad encargada de cmplementar la labr de ls trs tres participantes durante el despliegue del AKS/SGA: Acpi de infrmación, elabración de prpuestas, desarrlls infrmátics, frmación,... Será necesaria la participación de ls siguientes perfiles prfesinales: Departament Directr de servicis Respnsable del despliegue Archiver Tramitadr Servici de infrmática Archiv General Directr de Recurss Generales Respnsable del Archiv General EJIE Jefe de pryect Analista funcinal Empresa cnsultra Jefe de pryect Cnsultr de Archiv Desarrlladres infrmátics 21/22
ESFUERZO DE LOS PARTICIPANTES Respnsable Archiver Tramitadr Servici de infrmática Respnsable del Archiv General Jefe de pryect Analista funcinal Jefe de pryect Cnsultr de Archiv Desarrlladres infrmátics Departament Archiv General EJIE Empresa cnsultra 1 PRESENTACIÓN 2 PROPUESTA 2.1 Acpi de infrmación 2.2 Cntraste de requisits 2.3 Elabración de prpuesta 3 DESPLIEGUE 3.1 Cnfiguración del AKS/SGA 3.2 Carga de dats en el AKS/SGA 3.3 Integración de SSII 4 PUESTA EN MARCHA 4.1 Frmación 4.2 Lanzamient 4.3 Tutría 22/22