GUÍA TÉCNICA DIRIGIDA AL ORGANISMO EJECUTOR Procedimientos del Responsable Técnico
INDICE INTRODUCCIÓN. 1. Objetivo de la guía del Responsable Técnico. 2. Alcance. 3. Atribución del Programa. SECCION I. ACTIVIDAD DESARROLLADA POR EL RESPONSABLE TECNICO 1.1. Descripción general de la participación del Responsable Técnico durante la ejecución del proyecto. 1.2. Agentes del convenio. 1.3. Funciones del Responsable Técnico. 1.4. Incompatibilidad de funciones del Responsable Técnico SECCION II. ACTIVIDADES PREVIAS AL INICIO DEL PROYECTO 2.1 Descripción general. 2.2 Organización de la información previa a la suscripción de convenios. 2.3 Suscripción de convenios. 2.4 Participación de la charla técnica y de Medidas de Seguridad en Obra previo a la visita de inicio. 2.5 Disponibilidad del primer aporte de cofinanciamiento. 2.6 Participación en la visita de verificación previa al inicio. 2.7 Proceso de selección de participantes. 2.8 Suscripción del acta de entrega de terreno. 2.9 Inicio del cuaderno de obra. 2.10 Inicio de los trabajos. Requisitos para el Inicio del proyecto 1. SECCION III. ACTIVIDADES DURANTE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO 3.1 Descripción general. 3.2 Solicitud y recepción de desembolsos. 3.3 Disponibilidad del aporte de cofinanciamiento. 3.4 Adquisición de materiales, herramientas y servicios. 3.5 Elaboración y presentación de valorizaciones. 3.6 Presentación de informes durante la ejecución del proyecto. 3.6.1 Informe mensual. 3.6.2 Otros informes eventuales. 3.7 Verificación de la identidad del participante. 3.8 Solicitud de pago a participantes. 3.9 Levantamiento de observaciones notificadas. 3.10 Paralización y reinicio de los trabajos. 3.11 Solicitud de modificaciones al expediente técnico. 3.11.1 Modificaciones que requieren suscripción de adendas. 3.11.2 Modificaciones que no requieren suscripción de adendas. 3.12 Reemplazo del Responsable técnico. 3.13 Suscripción de adendas. 1 Este término incluye obras y servicios financiados por el Programa Construyendo Perú. 3
SECCION IV. ACTIVIDADES POSTERIORES A LA TERMINACIÓN DE LOS TRABAJOS 4.1 Descripción general. 4.2 Suscripción del acta de terminación de los trabajos y el acta valorizada de materiales sobrantes. 4.3 Elaboración y presentación del informe final. 4.4 Elaboración y presentación de planos finales del proyecto (replanteo). 4.5 Suscripción del acta de transferencia de obra. 4.6 Elaboración y presentación del expediente de liquidación del convenio. 4.7 Devolución de saldos no utilizados del desembolso del rubro otros. SECCION V. TRATAMIENTO DEL RECURSO PARTICIPANTE 5.1 Definición de participante. 5.2 Intervención del Programa para verificar el perfil del participante y condiciones de trabajo en los proyectos. 5.3 Movimiento de participantes durante la ejecución del proyecto. 5.4 Procesos de selección complementarios. 5.5 Registro y presentación de los movimientos de participantes. 5.6 Plazos establecidos para la comunicación de movimientos de participantes. 5.7 Del retiro de participantes. 5.8 Del Registro de las Hojas de Tareo de Participantes 5.9 Pago a participantes. SECCION VI. RESOLUCIÓN DEL CONVENIO 6.1 Resolución por incumplimiento del Organismo Ejecutor. 6.2 Resolución unilateral. 6.3 Resolución de muto acuerdo. 6.4 Liquidación de oficio. ANEXO I. ANEXO II. Glosario de Términos. Formatos utilizados por el Organismo Ejecutor. 4
INTRODUCCIÓN 1. OBJETIVO DE LA GUÍA DE RESPONSABLE TÉCNICO El objeto de la presente Guía es establecer los procedimientos técnico-administrativos que deberán seguir los diferentes profesionales que participan como Responsables Técnicos de los Proyectos que se financian con aportes del Programa de Emergencia Social Productivo Construyendo Perú, en adelante el Programa. 2. ALCANCE Esta Guía es de observancia obligatoria de los Responsables Técnicos, Organismos Ejecutores y todas las Oficinas Zonales del Programa Construyendo Perú y está dirigido principalmente tanto a los Organismos Ejecutores como a los Coordinadores Técnicos Externos y a las personas contratadas para la Oficina Zonal que participan durante la ejecución de los convenios desde la priorización de proyectos por parte del Comité Interinstitucional (CI). 3. ATRIBUCIÓN DEL PROGRAMA El contenido de la presente Guía podrá ser modificada parcial o totalmente por la Dirección Nacional del Programa empleando para el efecto directivas o instructivos que se difundirán a través de comunicación escrita. 5
SECCION I ACTIVIDAD DESARROLLADA POR EL RESPONSABLE TÉCNICO 1.1 DESCRIPCION GENERAL DE LA PARTICIPACIÓN DEL RESPONSABLE TÉCNICO DURANTE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO El Responsable Técnico es el profesional con capacidad técnica-administrativa de acuerdo a su especialidad, designado por el Organismo Ejecutor para que asuma la dirección técnica de la obra y/o servicio en atención al expediente técnico aprobado, Bases y la presente Guía, así como para que asesore al Organismo Ejecutor en el buen uso de los fondos destinados para la ejecución de la obra y/o servicio materia del Convenio de financiamiento suscrito con el Programa. En ese sentido mantiene una relación directa con el Organismo Ejecutor y su Representante Legal. Su labor en relación al convenio de ejecución del proyecto suscrito con el Programa, será verificada por la Oficina Zonal, para ello coordina directamente con el Coordinador Técnico Externo de la obra y eventualmente con las personas contratadas del área de supervisión de la Oficina Zonal. Coordinador Técnico Externo.- Es el profesional externo contratado por el Programa para verificar el cumplimiento de los objetivos y las obligaciones contraídas en el Convenio de ejecución del proyecto. Responsable de Proyectos SUP, en adelante Responsable de Proyectos.- Es el profesional responsable del área de supervisión de la Oficina Zonal y ejerce la coordinación y supervisión de los actividades de los Coordinadores Técnicos Externos a su cargo, coordina directamente sobre su actividad con la Jefatura de la Oficina Zonal y de acuerdo a lo establecido en las directivas e instructivos que se establecen desde la Oficina Nacional. Técnico de Proyectos.- Es el profesional que ejerce las actividades de supervisión de las actividades de los Coordinadores Técnicos Externos a su cargo, coordina sus actividades directamente con el Responsable de Proyectos. Jefe de la Oficina Zonal.- Es el responsable de la ejecución del Programa en la zona de intervención de la Oficina Zonal. En razón a sus actividades conjuntamente con el Responsable de Proyectos lidera el proceso de verificación de los convenios. La información generada durante la ejecución del convenio es registrada por el Programa, para ello se han sistematizado los diversos procedimientos elaborándose una serie de formatos que facilitan la labor del responsable técnico y que aparecen detallados en el Anexo II Formatos utilizados por el Organismo Ejecutor. Toda la documentación que el Organismo Ejecutor remita a la Oficina Zonal y al Coordinador Técnico Externo será efectuada a través del formato OE-21 carta de presentación de documentación 1.2 AGENTES DEL CONVENIO Se denominan agentes del convenio a las personas que participan de manera directa en la ejecución del proyecto. Estos agentes asumen responsabilidad directa sobre la ejecución del convenio. Representante legal. 6
Responsable técnico. Coordinador Técnico Externo. 1.3 ACTIVIDADES DEL RESPONSABLE TÉCNICO 1.3.1 Revisar detalladamente el proyecto a su cargo antes del inicio de la ejecución del mismo procediendo a formular las observaciones a que hubiere lugar, en caso correspondiera. 1.3.2 Participar en el proyecto a su cargo como mínimo el tiempo que le corresponda de acuerdo al coeficiente de participación asignado según el expediente técnico aprobado el mismo que es de medición diaria. 1.3.3 Ejercer la dirección técnica del proyecto de acuerdo al expediente técnico aprobado, debiendo adoptar las medidas pertinentes y oportunas para culminar los trabajos en el plazo previsto. Será responsable de los atrasos o paralizaciones injustificadas así como de la calidad de los trabajos ejecutados. 1.3.4 Observar que los recursos asignados al proyecto a su cargo, se usen única y exclusivamente para la ejecución de la obra y/o servicio conforme el expediente técnico aprobado. 1.3.5 Programar oportunamente, y en forma conjunta con el Coordinador Técnico Externo, la fecha de inicio de los trabajos. 1.3.6 En coordinación con el Organismo Ejecutor, tramitar y obtener licencias, autorizaciones, permisos u otros documentos similares necesarios para la ejecución del proyecto, incluyendo la autorización para la colocación del cartel de obra y/o servicio. La ubicación de este cartel deberá ser acordada con el Coordinador Técnico Externo. Las autorizaciones a que se hace mención comprenderán también la obtención de la aprobación de las pruebas exigidas por la entidad respectiva cuando se trate de proyectos de saneamiento o similares. 1.3.7 En coordinación con el Organismo Ejecutor colocar el cartel de obra y/o servicio en el lugar acordado con el Coordinador Técnico Externo dentro de los quince (15) días calendario de iniciado los trabajos, y mantenerlo en buenas condiciones hasta la culminación de los trabajos. 1.3.8 Comunicar al Programa y al Organismo Ejecutor en caso la obra y/o servicio se encuentre ya ejecutada o esté siendo ejecutado por otra entidad o desaparezca la necesidad de ejecutar el proyecto. Si se hubieran realizado desembolsos informará al Organismo Ejecutor a efectos de que se devuelva al Programa, los montos correspondientes. 1.3.9 Participar en el acto de entrega de terreno conjuntamente con el Representante Legal del Organismo Ejecutor y suscribir el acta respectiva, previa verificación de su libre disponibilidad. Dicha acta está referida a la delimitación de la zona y los hitos donde se ejecutará la obra y/o servicio. 1.3.10 Iniciar el cuaderno de obra, el mismo que deberá visarlo en todas sus páginas. 1.3.11 Anotar en el cuaderno de obra, las principales ocurrencias, consultas y avances de la obra y reportar mensualmente el acumulado de dichas anotaciones en el respectivo informe. Asimismo, deberá anotar la ocurrencia de atrasos injustificados y para los casos en que se requiera deberá elaborar y presentar el 7
cronograma acelerado de ejecución obra y/o servicio, cronograma de aportes (desembolsos del Programa y cofinanciamiento) y cronograma del recurso participante. 1.3.12 Disponer la permanencia del cuaderno de obra en el lugar de los trabajos. 1.3.13 Plantear y solicitar, mediante anotación en el cuaderno de obra, la autorización al Coordinador Técnico Externo de los trazos de obra parciales o trazo total de la obra y/o servicio. 1.3.14 Elaborar y presentar oportunamente, para su adquisición respectiva, el listado de insumos necesarios para la ejecución de los trabajos de acuerdo al calendario de adquisición de materiales. 1.3.15 Disponer el retiro de los materiales rechazados por su mala calidad o por no corresponder a las especificaciones técnicas del expediente técnico aprobado. 1.3.16 En coordinación con el Organismo Ejecutor y a solicitud del Coordinador Técnico Externo, disponer el retiro de la persona o personas que se encuentren causando incorrecciones, desórdenes o cualquier otra falta que tenga relación y afecte la correcta ejecución de la obra y/o servicio. 1.3.17 Cautelar la cantidad de materiales, mano de obra, necesarios para garantizar el cumplimiento del cronograma de avance de obra y/o servicio y la continuidad de los trabajos hasta la terminación a conformidad de los mismos. 1.3.18 Cautelar que las personas que prestan servicios en el proyecto sea en el número y categoría previstos en el cronograma de recurso participante del expediente técnico aprobado. 1.3.19 Remitir, en coordinación con el Organismo Ejecutor los retiros, deserciones reemplazos, rotación y nuevos ingresos de participantes a través del formato OE-06. 1.3.20 Llevar un registro de asistencia a través del cual se pueda determinar la participación y permanencia de cada participante durante la ejecución de la obra y/o servicio, según formato OE-01 registro de asistencia de participantes y el formato OE-16 hoja de tareo de participantes. Esta actividad comprenderá también la verificación permanente de la identidad de los participantes. 1.3.21 Proporcionar al Coordinador Técnico Externo copia de las respectivas hojas de tareo (formato OE-16) debidamente llenada y suscrita hasta la fecha de la visita, a las cuales se adjuntará copia de las respectivas hojas de asistencia formato OE-01 (debidamente suscrita por el participante). 1.3.22 Comunicar al Responsable del Área de Promoción Social y Capacitación de la Oficina Zonal, en caso de presentarse un accidente durante la ejecución del proyecto. 1.3.23 Presentar impreso y en digital, en las fechas programadas, a la Oficina Zonal la hoja de pago a participantes, la misma que deberá suscribirla en señal de conformidad luego de obtener el V B del Coordinador Técnico Externo. 1.3.24 Cautelar que durante la ejecución del proyecto no se atente contra el medio ambiente. Implementar las medidas de mitigación que correspondan. 8
1.3.25 En coordinación con el Organismo Ejecutor, solicitar oportunamente al Programa los desembolsos por conceptos diferentes al de MONC. 1.3.26 Anotar en el cuaderno de obra la valorización quincenal. 1.3.27 En coordinación con el Organismo Ejecutor, remitir al Coordinador Técnico Externo, dentro de los quince (15) días calendarios de realizado el desembolso por parte del Programa, el informe de gastos de acuerdo al formato OE-07 Informe de gastos adjuntando copia de los comprobantes de pago. 1.3.28 Presentar al Coordinador Técnico Externo y a través del Organismo Ejecutor, dentro de los dos (02) primeros días calendarios, el informe mensual cuya estructura se muestra en el formato OE-03. 1.3.29 Presentar al Coordinador Técnico Externo y a través del Organismo Ejecutor, las solicitudes de modificatorias al expediente técnico adjuntando para el efecto el informe técnico justificatorio. 1.3.30 Presentar al Coordinador Técnico Externo, dentro de los tres (03) días hábiles de concluidos los trabajos, el informe final cuya estructura se muestra en el formato OE-03. 1.3.31 Presentar en la oportunidad solicitada y/o en el informe mensual y/o final la información adicional de carácter relevante requerida por el Programa. 1.3.32 Participar y suscribir el Acta de Terminación de la obra y/o servicio formato OE- 09 una vez concluidos a satisfacción los trabajos. 1.3.33 De ser el caso, elaborar y presentar al Coordinador Técnico Externo dentro de los siete (07) días hábiles de concluidos los trabajos, los planos finales (replanteo) de obra y la memoria descriptiva valorizada, los mismos que deberán contener su respectiva firma en señal de conformidad. 1.3.34 Proporcionar toda la información y facilidades necesarias para la labor de verificación a cargo de los representantes del Programa. 1.3.35 Asistir a la Oficina Zonal, en caso fuera citado por esta oficina para fines de coordinación, capacitación o actualización. 1.3.36 Presentar al Coordinador Técnico Externo, en la oportunidad y de acuerdo a la estructura señalada en la presente Guía, la liquidación técnico-financiera de la obra y/o servicio. 1.3.37 Verificar el cumplimiento correcto y oportuno de las medidas de seguridad prevista en el Manual de Medidas de Seguridad en Obra. 1.3.38 Las demás actividades señaladas en la presente Guía. 1.4 INCOMPATIBILIDAD DE LAS ACTIVIDADES DEL RESPONSABLE TECNICO Es incompatible el ejercicio de las actividades de Responsable Técnico del proyecto con la de evaluador de proyectos o coordinador técnico externo. Mientras se encuentre participando como responsable técnico de obras y/o servicios financiados por el Programa no podrá evaluar proyectos ni verificar obras que se ejecuten con financiamiento del Programa ya sea en la misma Oficina Zonal u otra Oficina del Programa a nivel nacional. 9
SECCION II ACTIVIDADES PREVIAS AL INICIO DEL PROYECTO 2.1 DESCRIPCIÓN GENERAL Estas actividades comprenden la etapa que se desarrolla desde la priorización del proyecto seleccionado por el Comité Interinstitucional hasta el inicio de los trabajos y corresponden principalmente a las siguientes: Organización de la información previa a la suscripción de convenios. Suscripción de convenios. Participación de la charla técnica previo a la visita de inicio. Disponibilidad del primer aporte de cofinanciamiento. Participación en la visita de supervisión de inicio. Participación del taller de capacitación para la selección de participantes. Proceso de selección de participantes. Suscripción del acta de entrega de terreno. Inicio del cuaderno de obra 2. Inicio de los trabajos. 2.2 ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN PREVIA A LA SUSCRIPCIÓN DE CONVENIOS Antes de la suscripción del convenio la Oficina Zonal deberá verificar que se encuentren vigentes los poderes del Representante legal del Organismo Proponente y del Representante Legal del Organismo Cofinanciante. También se verificará que la habilidad del Responsable Técnico se encuentre vigente al momento de suscribir el convenio. Al acto de suscripción del convenio el Representante Legal, el Responsable Técnico y Representante Legal del Organismo(s) Cofinanciante(s) deberán portar el documento de identidad original. 2.3 SUSCRIPCIÓN DE CONVENIOS Contando con la conformidad de la Oficina Zonal a la documentación indicada en el numeral 2.2, en la oportunidad señalada por el Programa, el Representante Legal se acercará al local de la Oficina Zonal a efectos que se realice la suscripción del convenio de ejecución de la obra y/o servicio entre los representantes del programa y del organismo proponente. A partir de la suscripción del convenio el Organismo Proponente asume la condición de Organismo Ejecutor. Al final del acto de suscripción del convenio el Organismo Ejecutor recibirá una fotocopia del expediente técnico aprobado. 2.4 PARTICIPACIÓN DE LA CHARLA TECNICA Y DE MEDIDAS DE SEGURIDAD EN OBRA PREVIO A LA VISITA DE INICIO En la oportunidad establecida por el Programa, el Responsable Técnico deberá asistir a la charla técnica dirigida por el Responsable de Proyectos y/o Técnico de Proyectos del 2 En caso de obras y servicios. 10
área de supervisión de la Oficina Zonal. Dicha charla tratará sobre las responsabilidades que deberá cumplir como Responsable Técnico desde el inicio del proyecto hasta la liquidación del mismo y los alcances de las medidas de seguridad que corresponden aplicar conforme a lo previsto en el Manual de Medidas de Seguridad en Obra. La asistencia a esta charla es de carácter obligatorio. 2.5 DISPONIBILIDAD DEL PRIMER APORTE DE COFINANCIAMIENTO (No aplicable para cofinanciamiento proveniente de organismos públicos). Luego de suscrito el convenio, el Responsable Técnico procederá a revisar el expediente técnico de obra y/o servicio procediendo a extraer el listado de insumos correspondiente al primer aporte de cofinanciamiento, el mismo que será alcanzado al Organismo Ejecutor a efectos que se realicen las acciones necesarias que permitan cumplir con la disponibilidad de estos insumos antes de la visita de verificación de inicio a cargo del Coordinador Técnico Externo. La disponibilidad del aporte de cofinanciamiento será demostrada durante la visita de verificación previa al inicio. La disponibilidad del aporte de cofinanciamiento comprometido por el Organismo Ejecutor corresponderá al primer o único desembolso de acuerdo al cronograma de cofinanciamiento. 2.6 PARTICIPACIÓN EN LA VISITA DE VERIFICACION PREVIA AL INICIO Previa coordinación, el Responsable Técnico conjuntamente con el Coordinador Técnico Externo, se constituirán al lugar donde se ejecutará el proyecto a efectos de llevar a cabo la visita de verificación previa al inicio realizada por el Programa. En esta visita podrá también participar el Representante Legal del Organismo Ejecutor. En dicha visita se realizará la siguiente verificación por parte del Programa: a. Verificación de las condiciones del terreno en cuanto a disponibilidad, dimensiones y topografía sean las adecuadas para la ejecución de la obra y/o servicio. b. Verificación de la disponibilidad del aporte de cofinanciamiento comprometido por el Organismo Ejecutor correspondiente al desembolso según el cronograma de cofinanciamiento. La verificación señalada en el punto b, no será necesaria realizarla durante esta visita de verificación, para los convenios cuya fuente de cofinanciamiento comprometida en el expediente correspondan a organismos públicos. La no exigencia en la presentación del cofinanciamiento durante la visita de verificación previa al inicio no exime la obligación del Organismo Ejecutor de ingresar los insumos comprometidos como cofinanciamiento como plazo máximo antes del inicio de la obra. El Jefe de la Oficina Zonal, en atención al resultado de la visita de verificación previa al inicio emitirá al Organismo Ejecutor una comunicación escrita la misma que podrá concluir en cualquiera de las dos situaciones: Que el proyecto sea declarado conforme, en cuyo caso el Organismo Ejecutor estará autorizado para programar el inicio de obra (según el cronograma de fechas de inicio de obra establecido por el Programa). 11
Que el proyecto sea declarado observado, en cuyo caso le serán alcanzadas al Organismo Ejecutor las observaciones para su subsanación, las mismas que deberán ser levantadas dentro de los 03 días hábiles de recibida la comunicación. El Organismo Ejecutor alcanzará a la Oficina Zonal el levantamiento de las observaciones, las mismas que de resultar conformes, le serán comunicadas en ese sentido, autorizándose en dicha comunicación el inicio de los trabajos, según el cronograma de fechas de inicio establecido por el Programa, caso contrario la comunicación indicará la resolución del convenio. 2.7 PROCESO DE SELECCIÓN DE PARTICIPANTES Luego de suscrito el convenio, el Jefe de la Oficina Zonal entregarán una carta al Organismo Ejecutor comunicándole la necesidad de que participe en el Taller de Capacitación organizado por la Oficina Zonal como actividad previa al proceso de selección. La asistencia del Representante Legal y el Responsable Técnico a este taller tiene carácter obligatorio. Luego de realizado el taller, el Organismo Ejecutor procederá a dar inicio al Proceso de Selección de Participantes. El número de participantes requerido corresponderá a lo indicado en el expediente técnico aprobado y será proporcionado por el Responsable Técnico. El proceso de selección concluye con la elaboración de los padrones respectivos (OP-03), los mismos que serán luego remitidos a la Oficina Zonal para su revisión luego de finalizado el plazo otorgado para este proceso. El Responsable del Área de Promoción realizará la revisión de los padrones alcanzados, la que de resultar favorable será informada al Organismo Ejecutor encontrándose en consecuencia el proyecto apto para su inicio. 2.8 SUSCRIPCIÓN DEL ACTA DE ENTREGA DE TERRENO Contando con la conformidad para el inicio de los trabajos y encontrándose aprobado el proceso de selección de participantes por parte de la Oficina Zonal, el Organismo Ejecutor conjuntamente con el Coordinador Técnico Externo procederán a suscribir el Acta de Entrega de Terreno (formato OE-02). En dicho acto participarán suscribiendo la referida acta: Por parte del Organismo Ejecutor: El Representante Legal y Responsable Técnico. Por parte del Programa: El Coordinador Técnico Externo y opcionalmente un representante de la Oficina Zonal (Responsable de Proyectos o Técnico de Proyectos o Jefe de la Oficina Zonal). Por parte de los beneficiarios indirectos: un representante designado de la localidad usuaria o propietaria del terreno. Podrá participar también un representante de la entidad encargada de la posterior operación y mantenimiento. Dicho acto servirá también para confirmar la fecha en que se dará inicio a los trabajos, la misma que deberá corresponder a la fecha más próxima según el cronograma establecido por el Programa. 12
2.9 INICIO DEL CUADERNO DE OBRA El cuaderno de obra deberá contener páginas originales con dos copias, será iniciado luego de otorgada la conformidad para el inicio del proyecto por parte del Coordinador Técnico externo y la aprobación del proceso de selección de participantes por parte de la Oficina Zonal. Será proporcionado por el Organismo Ejecutor y sus páginas deberán estar enumeradas en forma correlativa con las correspondientes visaciones del Responsable Técnico y Coordinador Técnico Externo en señal de conformidad al inicio del cuaderno de obra. El original y las copias serán finalmente distribuidos de la siguiente manera: Original para la Oficina Zonal respectiva. Una copia para el Coordinador Técnico Externo. Una copia para el Organismo Ejecutor. En caso que el Organismo Ejecutor sea una entidad pública el Programa podrá entregar las páginas originales del cuaderno de obra a esta entidad, debiendo en este caso quedarse con una copia fedateada. En dichos cuadernos el Responsable Técnico y el Coordinador Técnico Externo, cada uno dentro de sus respectivas atribuciones, anotarán las principales incidencias, tales como el avance o retraso de los trabajos, las consultas, las respuestas, las autorizaciones y, en general, todo lo relacionado con las personas que prestan servicios, equipo y materiales, plazo, modificaciones de la obra, etc. Respecto a estas anotaciones se deberá poner especial atención a la MONC señalándose principalmente aspectos referidos al número diario de participantes que intervienen en la ejecución de los trabajos y a la cantidad de materiales ingresados y que fueron adquiridos tanto con aporte del programa como del cofinanciamiento. El primer asiento corresponde a la trascripción del Acta de Entrega de Terreno, de ser el caso. El Responsable Técnico abrirá el cuaderno de obra y empleará los tomos que sean necesarios hasta la terminación de la obra. El Responsable Técnico está encargado del uso, custodia y llenado del cuaderno de obra correspondiente, su presentación al Coordinador Técnico Externo o representantes del Programa será obligatoria en cada una de las visitas. Su permanencia en el lugar de los trabajos será responsabilidad del Organismo Ejecutor. Sólo el Coordinador Técnico Externo y el Responsable Técnico están autorizados para realizar anotaciones en el cuaderno de obra. En cada una de sus visitas, el Coordinador Técnico Externo exigirá la presentación del cuaderno de obra, hará las anotaciones que crea conveniente y recabará una copia a efectos de presentarla en el informe mensual correspondiente. El cierre del cuaderno de obra lo hará el Responsable Técnico mediante anotación expresa al término de los trabajos, debiendo el Coordinador Técnico Externo, en caso estuviera de acuerdo, otorgar su conformidad mediante la anotación respectiva. 2.10 INICIO DE LOS TRABAJOS La ejecución de los trabajos se realizará de acuerdo al cronograma indicado en el expediente técnico aprobado. 13
Requisitos para el Inicio de la Ejecución del proyecto a. El Programa haya contratado al Coordinador Técnico Externo. b. El Coordinador Técnico Externo haya emitido opinión favorable respecto al inicio de la ejecución del proyecto. c. Se haya realizado satisfactoriamente el proceso de selección de participantes y estos hayan asistido al Taller de Medidas de Seguridad en Obra. d. La disponibilidad del aporte del cofinanciamiento comprometido por el Organismo Ejecutor o por el Cofinanciante haya sido verificado por el Programa. e. Que los implementos de seguridad, presupuestados según el expediente técnico aprobado se encuentren disponibles. f. informe de verificación previo al inicio de obra (formato CT-01) cuyo pronunciamiento sea Conforme y debidamente suscrito por el Coordinador Técnico Externo. Los trabajos empezarán en la fecha más próxima que corresponda según el cronograma establecido por el Programa, debiendo el Coordinador Técnico Externo constituirse en la obra y/o servicio a efectos de verificar que el inicio de los trabajos se realice de manera correcta. Es requisito indispensable en el caso de Organismos Ejecutores Públicos, la presentación y verificación del aporte del cofinanciamiento antes del inicio del proyecto. La cantidad de participantes requerido al inicio de la obra y/o servicios, estará en función al Cronograma Recurso Participante actualizado a la fecha de inicio, y serán seleccionados del padrón inicial de participantes OP-03. Si por causas imputables al Organismo Ejecutor, el proyecto no comenzara en la fecha programada, el inicio quedará diferido automáticamente para la siguiente fecha que corresponda según lo aprobado por el Programa. Si por causas imputables al Organismo Ejecutor, no se iniciará en la segunda fecha programada, el Programa queda facultado para resolver el convenio. Previo al inicio de los trabajos el Responsable Técnico revisará el expediente técnico aprobado efectuando un replanteo inicial e identificando en caso existieran las circunstancias que pudieran generar modificatorias al proyecto aprobado. Como máximo el primer día hábil de comenzados los trabajos, el Organismo Ejecutor a través de su Responsable Técnico alcanzará al Coordinador Técnico Externo todos los cronogramas de obra actualizados a la fecha de inicio de los mismos: Cronograma de ejecución de obra y/o servicios. Cronograma valorizado mensual. Cronograma del uso del recurso participante. 14
SECCION III ACTIVIDADES DURANTE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO 3.1 DESCRIPCIÓN GENERAL Estas actividades comprenden la etapa que se desarrolla desde el inicio de ejecución de la obra y/o servicio hasta la terminación de la misma identificándose dentro de ella dos tipos de actividades: a. Actividades de carácter ordinario: Solicitud y recepción de desembolsos. Disponibilidad del aporte de cofinanciamiento Adquisición de materiales, herramientas y servicios. Elaboración y presentación de valorizaciones. Presentación de informes durante la ejecución de obra y/o servicio. Verificación de la identidad de participantes. Solicitud de pago a participantes. b. Actividades de carácter no ordinario: Levantamiento de observaciones notificadas. Paralización y reinicio de los trabajos. Solicitud de modificaciones al expediente técnico. Reemplazo del Responsable Técnico. Suscripción de adendas. 3.2 SOLICITUD Y RECEPCIÓN DE DESEMBOLSO (Correspondiente al rubro OTROS) Se denomina desembolso a la entrega del aporte monetario del Programa que se efectúa con cargo al convenio de ejecución. De acuerdo a lo indicado en el expediente técnico aprobado, estos desembolsos servirán para la adquisición de materiales, herramientas, gastos indirectos o mano de obra calificada. De acuerdo a lo establecido por el Programa, este desembolso se efectuará de la forma siguiente: Desembolso Único: Para Organismos Ejecutores de acuerdo a lo establecido en el convenio de financiamiento. Los desembolsos se efectuarán en moneda nacional y se realizarán de acuerdo a lo que el Programa establezca, pudiendo ser a través de transferencias en cuenta interbancaria o a través de cheques del Banco de la Nación a nombre del Organismo Ejecutor o de las personas que sean designadas para tal efecto. En señal de conformidad, luego de recibidos los desembolsos, el Organismo Ejecutor suscribirá una declaración jurada, para el efecto empleará el formato OE-13 Declaración jurada de recepción de desembolsos, debiendo entregar dos copias de este formato con el cargo de recepción respectivo. Una copia formará parte del expediente de liquidación. 15
Solicitud del desembolso El trámite del desembolso se realiza a partir de la conformidad otorgada a la visita de verificación previa al inicio (formato CT-01) y el formato OE-12 Solicitud de Requerimiento de Desembolso, presentado por el Organismo Ejecutor. Después de haberse hecho efectiva la entrega del único desembolso al Organismo Ejecutor, éste deberá presentar la pre liquidación técnica y financiera una vez que haya alcanzado el 80% de avance físico de la obra. 3.3 DISPONIBILIDAD DEL APORTE DE COFINANCIAMIENTO Tal como lo establecen las Bases y su documentación anexa, el aporte de cofinanciamiento deberá encontrarse disponible en el lugar de la obra y/o servicio antes de la entrega del desembolso. La disponibilidad de cofinanciamiento deberá ser mostrada para la verificación del Coordinador Técnico Externo teniendo en cuenta el cronograma de desembolsos del cofinanciamiento. Las variaciones del listado de insumos motivadas en exigencias técnicas, deberán ser comunicadas para su aprobación al Coordinador Técnico Externo. Estas variaciones serán aceptadas siempre que no disminuyan el monto de cofinanciamiento que corresponda. En los casos que comprometan al listado de insumos correspondiente a aportes del Programa serán aceptadas siempre que no impliquen incremento del desembolso respectivo. 3.4. ADQUISICIÓN DE MATERIALES, HERRAMIENTAS Y SERVICIOS El Responsable Técnico cautelará que el Organismo Ejecutor efectúe las adquisiciones de materiales, herramientas y servicios de acuerdo al listado de insumos del cronograma de adquisiciones del expediente técnico aprobado. Las adquisiciones que se realicen deberán cumplir con los requisitos de calidad necesaria de acuerdo a las especificaciones técnicas aprobadas. Los pagos correspondientes a costos indirectos se efectuarán mensualmente y de manera proporcional al avance de los trabajos. Estos pagos no incluirán el reconocimiento de impuestos que correspondan al servicio prestado debiendo ser estos asumidos por quién prestó el servicio. El Organismo Ejecutor tramitará mensualmente el pago por honorarios al Responsable Técnico ello siempre y cuando el Coordinador Técnico Externo y el Responsable de Proyectos no hubiesen realizado observación alguna al informe mensual emitido por el Responsable Técnico. En caso de reemplazo del Responsable Técnico el saldo no cancelado (incluido el monto reservado para la liquidación según lo señalado en el cuadro Desagregado de costos indirectos según fuentes de las Bases del concurso) constituirán el nuevo monto que corresponda por los servicios del nuevo Responsable Técnico. Los documentos de gasto que constituyen la rendición deberán observar los siguientes aspectos: 16
1. Todos los comprobantes de pago (facturas, boletas de venta, tickets y/o recibos de honorarios), deberán consignar el nombre del Organismo Ejecutor, numero de RUC si se trata de un organismo con personería jurídica, y deberán contener el detalle de la adquisición o servicio recibido. 2. Verificar el número de RUC del proveedor en la página de la SUNAT, a fin de constatar la habilitación por parte de dicho organismo como contribuyente formal. 3. Los comprobantes de pago no deberán presentar enmendaduras y deberán encontrarse limpios y claros, además deberán consignar sólo los insumos adquiridos con cargo a los aportes del Programa, es decir no serán permitidos aquellos documentos que consignen insumos adquiridos con fondos del Programa y cofinanciamiento, debiendo realizarse ello por separado. 4. Los recibos de honorarios profesionales, deberán contener los datos exactos del Organismo Ejecutor y dentro del concepto el detalle del servicio prestado. Asimismo dentro de los recuadros de importes éstos deberán consignar los datos de la cantidad recibida una vez deducido las retenciones si se diera el caso. 5. Verificar que las retenciones de impuesto a la renta de 4ta. Categoría las efectué el Organismo Ejecutor con personería jurídica que posea número de RUC. Estas retenciones deberán ser declaradas y pagadas en la oportunidad del pago al profesional. 6. En caso un Organismo Ejecutor no cuente con número de RUC, se utilizará el formulario 116 como pago a cuenta de impuestos a nombre del profesional que emitió su recibo de honorarios profesionales. 7. No se aceptarán declaraciones juradas, ni recibos internos de caja por movilidad. Los materiales que se adquieran incluirán el costo de traslado, es decir, el precio será el de material puesto en obra. Excepcionalmente, para aquellos materiales que por sus condiciones particulares de adquisición y distribución tenga que requerirse el pago de flete, éste se realizará mediante boletas de venta o recibos por honorarios profesionales, de la manera señalada en los numerales anteriores. Los gastos de flete sólo procederán si este rubro se encuentra considerado en el expediente técnico. Las cargas financieras que generen las diferentes cuentas bancarias serán asumidas por el Organismo Ejecutor. 3.5. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE VALORIZACIONES La valorización de los trabajos será realizada por el Responsable Técnico de forma quincenal correspondiendo éstas al día quince (15) calendario y al último día calendario de cada mes, debiendo consignar en el cuaderno de obra, para revisión y aprobación del coordinador técnico, los metrados ejecutados. En el caso de la valorización mensual el Responsable Técnico elaborará y presentará dentro de los dos (02) días calendarios siguientes el formato OE-04 valorización desagregada acumulada, para la revisión y aprobación del Coordinador Técnico Externo. Las valorizaciones serán elaboradas de acuerdo a los metrados y precios unitarios del presupuesto del expediente técnico aprobado. Las valorizaciones correspondientes a las modificaciones presupuestales, adicionales o deductivos, se presentarán separadamente de acuerdo al presupuesto aprobado en la adenda respectiva. 17
Si dentro de los plazos establecidos el Responsable Técnico no cumpliera con presentar las valorizaciones referidas, el Responsable de Proyectos o el Jefe de la Oficina Zonal procederá a notificar al Organismo Ejecutor el incumplimiento, en este supuesto el Coordinador Técnico Externo elaborará las valorizaciones inhibiéndose el Organismo Ejecutor de observarlas. El avance físico de la obra será calculado a partir de la siguiente expresión: % de Avance Físico = Costo Directo Valorizado Costo Directo Total del Presupuesto X 100 El Organismo Ejecutor está obligado a cumplir con los plazos parciales establecidos en el cronograma respectivo. En caso que el retraso sea mayor al diez por ciento (10%) respecto al avance físico programado, el Responsable Técnico elaborará y presentará dentro de los tres (03) días hábiles siguientes un nuevo calendario que contemple la aceleración de los trabajos, de modo que se garantice el cumplimiento de la obra dentro del plazo previsto. Dicho retraso se calculará de la siguiente manera: % de retraso = % Avance físico ejecutado acum. - % Avance físico programado acum. Si dentro del plazo establecido no se cumple con la entrega del calendario acelerado de avance, el Coordinador Técnico Externo elaborará dicho calendario quedando el Organismo Ejecutor sujeto al mismo. Si, posteriormente a la entrega del nuevo calendario, la valorización siguiente que corresponda, arroje un atraso mayor al diez (10%) del avance físico respecto al avance programado en el calendario acelerado, el Coordinador Técnico Externo anotará el hecho en el cuaderno de obra e informará a la Oficina Zonal, considerándose como causal de resolución del convenio. 3.6 PRESENTACION DE INFORMES DURANTE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO 3.6.1 Informes mensuales. Dentro de los dos (02) días calendario posteriores al vencimiento de cada mes y durante la ejecución de la obra y/o servicio, el Responsable Técnico elaborará el informe mensual del Responsable Técnico (formato OE-03), el mismo que será presentado por el Organismo Ejecutor ante el Coordinador técnico Externo. Dicho informe estará referido entre otros aspectos a: Detalle de las principales partidas ejecutadas durante el mes. Información relevante del mes. Cuadro de control de participantes, que permita observar el número semanal de participantes que prestaron servicios en el convenio. Cuadro de control de desembolsos, que permita observar el monto total desembolsado y el monto total rendido. Vistas fotográficas que permitan observar el desarrollo de los trabajos durante el mes. Copias del cuaderno de obra. 18
Si fuera el caso, el informe de gastos (formato OE-07) sustentado con la respectivas copias de los comprobantes de pago y los recibos por honorarios, las cuales deberán encontrarse completamente legibles. Si existieran, copia de los certificados de ensayos de materiales realizados durante el mes. Otros que solicite el Coordinador Técnico Externo. La elaboración del informe mensual servirá para que el Coordinador Técnico Externo realice las siguientes verificaciones: a. Que el avance físico se encuentre conforme a lo programado. b. El cumplimiento en la rendición de desembolso de acuerdo a lo señalado en los numerales 3.2 y 3.4 de la presente sección. c. Comparación de avance físico referido a los aportes del Programa y financiero de MONC, obtenidos de la valorización desagregada acumulada (formato OE-04). Las variaciones mayores al 10 % deberán ser explicadas, haciéndose merecedor el Organismo Ejecutor de las notificaciones respectivas en caso de situaciones no justificadas. d. Si fuera el caso el reporte de control de obra referido a pruebas técnicas de calidad. e. Cumplimiento del impacto ambiental y las medidas de seguridad. f. Control de avance financiero el cual estará referido al avance porcentual de gasto rendido respecto al monto total del aporte del programa aprobado en el Convenio. En este aspecto se controlará que las variaciones existentes no generen un mayor monto respecto al monto aprobado para el rubro y que finalmente no se altere el costo directo aprobado. El avance financiero estará dado por la siguiente expresión: % de Avance Financiero respecto al aporte del Programa = Gasto Total Ejecutado del Aporte del Programa x 100 Aporte Total del Programa El gasto total ejecutado del aporte del Programa estará dado por lo reportado en el formato OE-07 (la rendición se detallará por insumos). Respecto a este formato también deberá considerarse lo correspondiente a la MONC en base al monto total de todas las hojas de pago tramitadas hasta el último día del mes. En caso el Organismo Ejecutor no cumpliera con presentar el informe mensual emitido por el Responsable Técnico dentro del plazo establecido o éste se encontrara observado, se hará merecedor a una notificación suscrita por el Responsable de Proyectos o Jefe de la Oficina Zonal, estableciéndose en ella el plazo para la presentación o subsanación de las observaciones. Si pese al plazo otorgado el organismo no cumpliera con presentar lo requerido, el hecho será tomado como causal de resolución del convenio. 3.6.2 Otros informes eventuales. a. Informes sustentatorios de solicitud de modificatoria del expediente técnico. Son informes elaborados por el Responsable Técnico y presentados por el Organismo Ejecutor al Coordinador Técnico Externo en los cuales se sustenta las solicitudes de modificatorias al expediente técnico. Su tratamiento es descrito en el numeral 3.11. 19
b. Informes de carácter adicional solicitados por el Programa. Adicionalmente el Organismo Ejecutor a través del Responsable Técnico presentará los informes que le sean solicitados por el Coordinador Técnico Externo o aquellos que en cumplimiento de sus tareas considere necesario presentar al Programa. Dentro de este grupo se encuentran los informes especiales de control de calidad. 3.7 VERIFICACIÓN DE LA IDENTIDAD DE LOS PARTICIPANTES Durante la ejecución de los trabajos, el Responsable Técnico verificará diariamente la identidad de los participantes, asimismo alcanzará al Coordinador Técnico Externo, las veces que sea requerido, una copia de los formatos OE-01 registro de asistencia de participantes. 3.8 SOLICITUD DE PAGO A PARTICIPANTES El pago a participantes corresponde al monto por incentivo económico que se le reconoce a cada participante por el trabajo realizado durante la ejecución de la obra y/o servicio, este es cargado al aporte destinado a la mano de obra no calificada y se realizará de manera mensual de acuerdo a los mecanismos señalados en la sección V de la presente guía. El Responsable Técnico participa elaborando las hojas de pago a participantes formato OE-05 otorgando su conformidad a esta hoja de pago y solicitando el pago respectivo, para ello esta documentación será presentada de manera consolidada empleando la Carta de presentación de documentos ver formato OE-21. 3.9 LEVANTAMIENTO DE OBSERVACIONES NOTIFICADAS Los incumplimientos de parte del Organismo Ejecutor o del Responsable Técnico a cualquiera de las obligaciones establecidas en las Bases, en el Convenio o en la presente Guía, merecerán que el Jefe de la Oficina Zonal, el Responsable de Proyectos o el Coordinador Técnico Externo emitan notificaciones requiriendo el debido cumplimiento. También serán emitidas notificaciones para solicitar el levantamiento de alguna observación, en dichas notificaciones se establecerá el plazo dentro del cual deberán subsanarse las observaciones identificadas. El incumplimiento en el levantamiento de tales observaciones podrá motivar la resolución del convenio. 3.10 PARALIZACIÓN Y REINICIO DE LOS TRABAJOS El Organismo Ejecutor a través del Responsable Técnico podrá solicitar al Programa la paralización de los trabajos cuando se produzca cualquiera de las siguientes circunstancias: Demora en la entrega de desembolsos por parte del Programa. Ejecución de obras complementarias y/o modificaciones al expediente técnico aprobado. Desabastecimiento sostenido de materiales (escasez de materiales en la zona) y/o insumos u otros casos fortuitos o de fuerza mayor (fenómenos climatológicos, vicios ocultos, etc.) debidamente probados. El Coordinador Técnico Externo recibirá y evaluará técnicamente el motivo de la paralización solicitada por el Organismo Ejecutor, la misma que de encontrarla justificada la remitirá a la Oficina Zonal recomendando la paralización de los trabajos. 20
El incumplimiento de las obligaciones del Organismo Ejecutor motivará que el Responsable de Proyectos o el Jefe de la Oficina Zonal, pueda ordenar, mediante comunicación escrita, la paralización de los trabajos. Dicha comunicación señalará además la fecha desde la cual tendría efectos la paralización. En caso que el motivo de paralización de la obra sea atribuible al Organismo Ejecutor y que el periodo de la misma sea igual o mayor a 21 días hábiles acumulados, el Programa iniciará el proceso de resolución unilateral del convenio. 3.10.1 Caso fortuito o de fuerza mayor. Se entiende como caso fortuito o de fuerza mayor a una situación extraordinaria irresistible e imprevisible, fuera del control del Organismo Ejecutor que no le sea atribuible, o que puedan ser atribuibles a hechos naturales. Estas situaciones podrán deberse a: Fenómenos naturales como terremotos, aluviones, etc, que dificulten de manera significativa la continuidad de los trabajos. Situaciones climáticas o la existencia de conflictos que dificulten de manera significativa la continuidad de los trabajos. La ausencia total o en parte de personal de obra al punto que afecte la óptima calidad de los trabajos. La ausencia de materiales o herramientas de manera que imposibiliten la ejecución de los trabajos o afecten significativamente los rendimientos establecidos en el expediente técnico aprobado. En estos casos el Organismo Ejecutor comunicará al Programa por medio escrito dentro de un plazo no mayor a tres (03) días hábiles de producido el hecho, la situación que impide la ejecución de la obra y/o servicio a fin de que este proceda a la evaluación respectiva. Tanto las solicitudes de paralización como la fecha en que se reinicia serán anotadas en el cuaderno de obra. La Oficina Zonal previo informe del Coordinador Técnico Externo evaluará oportunamente el reinicio de los trabajos considerando para ello que las causas que motivaron la paralización han sido superadas. En caso la evaluación sea favorable, la Oficina Zonal comunicará por escrito el resultado favorable de la evaluación, disponiendo en consecuencia el reinicio de los trabajos, en dicha comunicación se precisará además la fecha en que debe efectivizarse el reinicio. El mismo día de reiniciado los trabajos, el Responsable Técnico elaborará y presentará por intermedio del Organismo Ejecutor al Coordinador Técnico Externo la siguiente documentación actualizada a la fecha de reinicio: Cronograma de ejecución de obra y/o servicio. Cronograma valorizado mensual. Cronograma Recurso participante. De manera excepcional, debido a estas situaciones que pongan en riesgo la ejecución de la obra y/o servicio o la economía del proyecto, el Coordinador Técnico Externo de manera inmediata podrá ordenar la paralización de los trabajos, consignando dicha orden en el cuaderno de obra. 21
3.11 SOLICITUD DE MODIFICACIONES AL EXPEDIENTE TÉCNICO Excepcionalmente, por causas justificadas, debidamente comprobadas y aceptadas, conforme a las directivas del Programa podrán modificarse los términos del convenio para lo cual, de ser el caso, requerirá la suscripción de adendas según los siguientes casos. 3.11.1 Modificaciones que requieren suscripción de adendas. Todas las modificatorias, a excepción de las modificaciones al convenio que no correspondan a variaciones técnicas del expediente técnico, deberán ser solicitadas al Coordinador Técnico Externo para su aprobación, de manera oportuna, por el Representante Legal del Organismo Ejecutor, adjuntando el informe técnico sustentatorio del Responsable Técnico, el mismo que dependiendo del caso podrá contener presupuesto, análisis de costos unitarios, planos, memoria descriptiva, etc. El Responsable de Proyectos en los casos que considere conveniente solicitará que junto al informe técnico antes referido se presente el informe aprobatorio del profesional que formuló el proyecto original (proyectista). Es responsabilidad del Organismo Ejecutor obtener este informe aprobatorio. El Responsable Técnico y el Coordinador Técnico Externo, cada uno dentro de sus atribuciones, deberán anotar estos hechos en el cuaderno de obra. Las modificaciones al expediente técnico que conlleven a la suscripción de adendas podrán estar referidas a: a. Ampliaciones de Plazo. Las ampliaciones de plazo son aquellas que modificarán la fecha de término programada y podrán fundamentarse sólo en las siguientes causales: i. Demora por desabastecimiento sostenido de materiales (escasez de materiales en la zona) y/o insumos u otros casos fortuitos o de fuerza mayor (fenómenos climatológicos, vicios ocultos, etc.) Debidamente probados. ii. Demora en la entrega de los desembolsos. iii. Ejecución de obras complementarias y/o modificaciones al expediente técnico aprobado. iv. Paralizaciones aprobadas por la Oficina Zonal. Sólo será procedente otorgar ampliaciones de plazo, cuando la causal modifique el calendario de ejecución de la obra y/o servicio, de manera que represente demora en la terminación del proyecto. Las ampliaciones de plazo que no devengan de una ampliación presupuestal, no generarán incremento en el aporte del programa. b. Modificaciones al expediente técnico. i. Modificaciones presupuestales. Los montos que se originen de las modificaciones presupuestales deberán ser comprometidos en igual forma y condiciones de financiamiento original, en ese sentido en caso de ampliaciones de presupuesto el Programa asumirá íntegramente el financiamiento de mano de obra no calificada (MONC) y en caso de deducciones de presupuesto se efectuará a favor de éste; mientras que el costo adicional diferente al de mano de obra no calificada, será asumido tanto por el Programa y el 22