Índice. Guía para efectuar un Trámite de Anticipo. Introducción..2. Objetivos generales...3. Qué es un anticipo?... 4

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2 Índice Introducción..2 Objetivos generales...3 Qué es un anticipo? Qué representa un Anticipo? - Qué es el SECIP? Proceso del Trámite de Anticipo Elaboración del contrato - Firma del contrato - Trámite de firma de testigos - Entrega de Contrato - Verificación de la factura modelo y lista de documentos - Entrega de documentos solicitados - Verificación de contra recibo Versión: 01 1

3 Introducción Esta guía presenta de manera más detallada cómo se realiza el trámite para solicitar un anticipo, qué procedimientos se requieren para la autorización del mismo y cuáles son los documentos necesarios para poder solicitarlo de manera óptima. Este documento pretende facilitar el procedimiento requerido para la solicitud en cuestión describiendo los pasos que se deben seguir, y al mismo tiempo queden establecidos y unificados los criterios que se tomarán en cuenta para su validación y autorización. Para la Secretaría de Infraestructura y Obra Pública es de suma importancia que los servicios que brinda la institución se lleven a cabo sin complicaciones y de forma adecuada. Versión: 01 2

4 Objetivos Generales Presentar la información básica e indispensable sobre lo que es un Trámite de anticipo, cuándo y cómo puede ser solicitado y qué autoridades son las encargadas para hacerlo válido. Dar a conocer los pasos requeridos para efectuar un trámite de Anticipo. Delimitar las responsabilidades operativas para la ejecución, control y evaluación del proceso. Apoyar en la inducción y capacitación del personal responsable de la solicitud en cuestión, para que tenga conocimiento de las responsabilidades que debe asumir, e identifique el seguimiento que debe dar. Optimizar el cumplimiento y la autorización del trámite. Lograr un mejor control interno de los procedimientos efectuados. Mejorar la atención por parte de las direcciones involucradas de la Secretaría de Infraestructura y Obra Pública, con el fin de ofrecer un servicio de calidad. Versión: 01 3

5 Qué es un anticipo? Los anticipos que se otorgan en los contratos de obra pública, representan un pago por adelantado de parte de la dependencia o entidad hacia el contratista, con el fin de que construya las oficinas, almacenes, bodegas e instalaciones pertinentes en el lugar donde se llevarán a cabo los trabajos. Este pago inicial cubre también los gastos de traslado de la maquinaria y el equipo de construcción que darán inicio a la obra. El objetivo de este primer desembolso es apoyar la debida ejecución y continuidad de las obras y servicios. Es importante mencionar que para determinar el porcentaje de los anticipos que se otorgarán, las dependencias y entidades deben tener en cuenta las características, complejidad y magnitud de los trabajos a efectuar. El anticipo puede ser hasta por un máximo del veinticinco por ciento de la asignación aprobada para el contrato respectivo, en ese ejercicio. Qué representa un anticipo? El anticipo tiene una gran responsabilidad, debido a que el mal manejo de estos recursos puede originar retrasos en la ejecución de los trabajos, suspensiones de obras, terminaciones anticipadas, rescisiones de los contratos, e incluso el que los contratistas indebidamente se apoderen de los anticipos y desaparezcan sin que sea posible su localización para cualquier aclaración. Qué es el SECIP? Es una herramienta tecnológica desarrollada por la Secretaria de Infraestructura y Obra Pública, dirigida a la planeación, organización, control y evaluación de la obra pública y los servicios relacionados. En el SECIP podemos verificar el análisis financiero, documental y físico de las edificaciones que se están ejecutando. Proporciona mayor eficiencia a los procesos administrativos de la SIOP y el Contratista. Brinda información oportuna a nuestros ejecutivos para la toma de decisiones. Facilita la transparencia de las obras para que el ciudadano se encuentre informado. Versión: 01 4

6 1. La Elabora el contrato de Adjudicación de Obra o servicios relacionados, especificando el porcentaje del anticipo y posteriormente se avisa a los contratistas sobre los detalles del contrato. 2. El Firma el contrato que elaboró la Dirección General Jurídica (DGJ). 3. La Recabará la firma de los testigos (Dirección Administrativa, Consultivo, Dirección Ejecutora y DGJ) al cumplir con este requisito, el Secretario de la DGJ envía el contrato a la Dirección de Control Presupuestal. Versión: 01 5

7 4. La Después de autorizar el contrato, entrega al constructor un juego original del mismo. El contratista quedará a la espera de la factura de anticipo. Si por el contrario, el contrato no fuera autorizado, entonces se proporcionará un desistimiento del anticipo. 5. El Revisará la factura modelo en SECIP para generar una factura propia. Para continuar con el trámite, recibirá una lista de documentos requeridos que deberá entregar para que pueda recibir el anticipo. Si no fuera autorizado el anticipo, ya sea por aplazar el inicio de la obra o por no cumplir con algún requisito establecido, será necesario presentar un documento de desistimiento ante la Dirección de Control Presupuestal (DCP) para que pueda recabar la firma de la Dirección General de Seguimiento Evaluación y Desarrollo Institucional. 6. El Entregará los siguientes documentos: - Fianza de anticipo - Fianza de cumplimiento - Factura - Validación de la factura (SAT) - Contrato - Orden de trabajo - Calendario - Presupuesto en original y 3 copias (firmado y validado) éste se entregará a la Versión: 01 6

8 - Posterior a la entrega de los documentos, en el SECIP se realizará la captura de la póliza de fianza de anticipo y cumplimiento y se adjuntará al resto de los documentos. 7. La Una vez que haya validado los documentos, realizará un contra recibo para hacer la captura del tiempo de vigencia de la fianza de vicios ocultos (SECIP) que se menciona en el contrato. 8. Luego de la validación que determina la DCP se procede a realizar el pago del Anticipo al contratista involucrado y se concluye adecuadamente el trámite. Versión: 01 7