IMPORTANCIA DE UNA ADECUADA CAPACITACION A LOS NUEVOS COLABORADORES EN LAS ORGANIZACIONES. CASO DE ESTUDIO EN LA EMPRESA SIEMENS S.A SANDRA VIVIANA RESTREPO GUERRERO UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA FACULTAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA ESPECIALIZACION EN ALTA GERENCIA BOGOTA D.C. 2014
IMPORTANCIA DE UNA ADECUADA CAPACITACION A LOS NUEVOS COLABORADORES EN LAS ORGANIZACIONES. CASO DE ESTUDIO EN LA EMPRESA SIEMENS S.A Sandra Viviana Restrepo Guerrero, Universidad Militar Nueva Granada RESUMEN Con el fin de abordar una problemática que puede estarse presentando en las organizaciones sin ser puntualmente detectada como lo es la falta de capacitación a los nuevos colaboradores y el desconocimiento de la responsabilidades y funciones específicas por parte de los mismos, se plantea una revisión enfocada en las necesidades de los dueños de proceso en cuanto a la capacitación de sus colaboradores versus la capacitación y conocimiento real que se les brinda al ingresar a la organización en una de las compañías industriales más grandes del mundo, en la cual se evidencia que la mayoría de los nuevos colaboradores no tienen claro el alcance de sus funciones, así como un conocimiento general de la empresa y sus diferentes sectores, lo que ocasiona inconvenientes al momento de responder por las tareas ante los dueños de proceso; se plantea el presente estudio de caso donde se aborda la problemática específicamente para el departamento de Calidad y Asuntos Regulatorios de la empresa Siemens S.A sector Healthcare evaluándolo desde diferentes puntos de vista e indagando con cada uno de los participantes tales como colaboradores, gerentes y departamento de recursos humanos para finalmente evidenciar la causa del desconocimiento, presentarlo a los dueños de proceso y finalmente plantear mejora al mismo. PALABRAS CLAVE: Capacitación, colaboradores, organización, Recursos Humanos, funciones, descripción de cargo. IMPORTANCE OF ADEQUATE TRAINING TO NEW PARTNERSHIP IN ORGANIZATIONS. CASE STUDY IN THE COMPANY SIEMENS SA ABSTRACT In order to tackle a problem as it can be presented in organizations without being detected promptly as is the lack of training for new staff and lack of specific responsibilities and functions by themselves, a review focused arises in the needs of process owners regarding the training of its employees versus actual training and knowledge provided to them to join the organization in one of the largest industrial companies in the world, which is evidence that most new employees not clear the scope of their duties, as well as a general knowledge of the company and its various sectors, which causes problems when responding to tasks by process owners; this case study where the issue is addressed specifically to the Department of Quality and Regulatory Affairs Company Siemens SA Healthcare Sector evaluating it from different points of view and asking each of the participants
such as employees, managers and department arises human resources to finally show the cause of ignorance, submission process owners and finally raise the same improvement. JEL: C12, C42, C91, D21, D74, D83, M12, M14, M51 KEYWORDS: Training, partners, organization, Human Resources, roles, job description. INTRODUCCIÓN Siemens S.A es una empresa multinacional de origen alemán fundada en 1847 en Berlín, presente en más de 190 países y cuenta con aproximadamente 400.000 empleados alrededor del mundo, es una empresa muy bien posicionada en los sectores de Energy, Industry, Infrastructure and Cities y Healthcare. En Colombia puntualmente en el sector Healthcate (salud) a pesar de su compleja organización y su gran disponibilidad de tecnología se han evidenciado falencias en la capacitación a los nuevos colaboradores ya que estos no tienen claro el alcance de sus funciones, así como un conocimiento general de la empresa y sus diferentes sectores, lo que ocasiona inconvenientes al momento de responder por las tareas ante los dueños de proceso, es entonces donde surge el cuestionamiento referente a que si resulta suficiente la capacitación y directrices iniciales que se le brindan a los colaboradores por parte del departamento de recursos humanos y por parte de los gerentes de departamento para que los mismos puedan iniciar y desempeñar sus funciones de la forma adecuada. El presente estudio se pretende abordar una problemática puntual evidenciada en el departamento de Calidad y Asuntos Regulatorios de la empresa Siemens S.A sector Healthcare la cual consiste en el desconocimiento por parte de los nuevos colaboradores del alcance de sus funciones, así como un conocimiento general de la empresa y sus diferentes sectores, para ello se plantea una revisión puntual con el área de recursos humanos respecto a los plantes de capacitación establecidos para los nuevos colaboradores, de igual manera con los dueños de procesos con el fin de detectar la falencia que conlleva a este desconocimiento y en ultimas se ve reflejado en la falta de gestión. Para el presente estudio de caso y con base en los antecedentes surge una hipótesis la cual plantea que la capacitación inicial brindada a los nuevos colaboradores no es suficiente para que los mismos tengan un conocimiento general de la organización ni el alcance de sus funciones, por lo que se pretende evidenciar las falencias por medio de la revisión de los esquemas de capacitación con las áreas y personas involucradas buscando así el planteamiento de mejoras al proceso de capacitación para los nuevos colaboradores y de esta forma garantizar el conocimiento de la organización y de las funciones para las cuales fueron contratados. REVISIÓN LITERARIA La capacitación representa un paso fundamental en el acoplamiento y curva de aprendizaje de un nuevo colaborador en la organización, y aunque bien como menciona Billikopf, G. (2003), una adecuada selección de personal es fundamental para disminuir los tiempos necesarios para la capacitación, sin embargo esto no quiere decir que esta se pueda o deba omitir ya que se debe garantizar la transmisión del conocimiento de la organización puntual a la que se ingresa y también de las funciones puntuales que se van a desempeñar; Diez J, Abreu J. (2009) hace referencia a la crisis económica por el cual atraviesa el mundo actualmente y también a la creciente competitividad
de productos y servicios en diversas áreas del quehacer humano, y es allí donde cobra importancia evaluar la necesidad de contar con un personal preparado y motivado para enfrentar estas demandas, Padilla R, Juárez M. (2007) afirman también que la inversión en capital humano es un elemento central para la creación y fortalecimiento de ventajas comparativas dinámicas, las cuales ofrecen un gran potencial de desarrollo económico y social. Es por esto que capacitar al personal debe surgir de una necesidad sentida como lo plantean Urzúa S, Puentes E. (2010) y Peñafort, C. (2003) el cual demuestra compromiso y esfuerzo publico y privado de la organización y esta a su vez debe tener claro que se trata de un proceso que lleva tiempo pero conlleva también a resultados muy positivos si se identifican correctamente las necesidades de la empresa. Bermúdez, H. (2011) afirma que numerosas investigaciones permiten inferir que, en general, las empresas contemporáneas están de acuerdo en brindar importancia al hecho de recibir adecuadamente a sus nuevos trabajadores y brindarles las herramientas necesarias al comenzar sus labores, inmediatamente después de haber firmado su contrato, sin embargo este esfuerzo de las organizaciones al proporcionar las herramientas para que los colaboradores de desempeñen correctamente, debe ser también un proceso medido, pues como lo muestra Guiñazú, G. (2004), la capacitación tiene una finalidad y esta es la aplicación de lo aprendido en el puesto de trabajo y en este punto recursos humanos juega un papel fundamental al brindarle un apoyo al gerente para poder monitorear adecuadamente su personal a cargo; Delgado, J. (2000) nos muestra en la figura 1 las aplicaciones y relación de la descripción de cargos que le van a permitir al gerente tener un mejor control en el desempeño de los empleados, dentro de los factores claramente está involucrado el entrenamiento y desarrollo del personal, el cual es un factor importante en la determinación de las necesidades de instrucción. Figura 1. Control del desempeño del personal. Delgado, J. (2000) A largo plazo este proceso inicial va a ser un factor muy positivo para la organización ya que sus colaboradores tendrán el conocimiento y manejo de los temas gracias a lo que Corral, C. (2011) menciona como un adecuado programa de inducción donde las empresas se enfocan en cubrir aspectos como lo son el reducir el nivel de ansiedad y nerviosismo a que están expuestos los nuevos colaboradores, brindar la información necesaria para trabajar en forma cómoda y eficaz, facilitar los aspectos sobre procedimientos, organización y marco jurídico-laboral propios de la organización así como promover la adaptación de las características personales de los nuevos empleados con los demás de la organización.
METODOLOGÍA El presente trabajo de investigación pretende detectar las falencias en la capacitación de los nuevos colaboradores del departamento de Calidad y Asuntos Regulatorios y con base en el objetivo principal y objetivos específicos previamente determinados, se proponen una serie de actividades como se muestra en la figura 2, las cuales consisten en la revisión de la inducción corporativa establecida y estandarizada por recursos humanos, esto por medio de una entrevista al gerente regional del área quien es a su vez el encargado de liderar y aprobar las capacitaciones generales para todos los sectores; de igual forma se pretende hacer una revisión documental con el gerente del departamento de Calidad y Asuntos regulatorios con el fin de revisar el procedimiento elaborado para la capacitación de nuevos colaboradores del área referente a la inducción del sector y del cargo, así como las descripciones de los roles y formatos generados en este proceso. Es fundamental revisar la existencia y aplicación de estos documentos así como su fecha de elaboración y seguimiento. Figura 2. Metodología a realizar en el presente trabajo de investigación. Posteriormente se realizará una entrevista con cada dueño de proceso del departamento, es decir el encargado a nivel regional tanto de Calidad como de Asuntos Regulatorios con el fin de conocer cuáles son los conocimientos básicos previos que consideran debe tener un nuevo colaborador para poder iniciar y desempeñar funciones de la forma esperada, también se le aplicara una sencilla encuesta con preguntas cerradas referente al ingreso de nuevos colaboradores a su área, seleccionando los aspectos que él considera deben cumplirse antes de que los mismos inicien las labores para las cuales fue contratado; una vez se tenga esta información se procede a realizar una entrevista a todos los colaboradores del departamento con el fin de indagar acerca de su proceso de ingreso, esto por medio de una de una encuesta para evidenciar los aspectos que se tuvieron en cuenta en el momento del ingreso a la compañía. Una vez recolectada la información se podrá realizar el análisis de la misma con el fin de detectar si se están realizando las actividades mínimas requeridas manifestadas por los dueños de procesos
para que los colaboradores tengan un conocimiento global de la organización, el sector y sus funciones y responsabilidades en el cargo. Con base en los resultados se pretende proponer mejoras al proceso con el fin de garantizar una adecuada capacitación a los colaboradores así como un control y una adecuada gestión documental del mismo. RESULTADOS Para detectar las falencias en la capacitación de los nuevos colaboradores del departamento de Calidad y Asuntos Regulatorios en el momento del ingreso se define la revisión de los esquemas de capacitación establecidos por pate de recursos humanos para la inducción corporativa y por parte de las gerencias en cuanto a la capacitación del sector e inducción al cargo, la dinámica establecida fue la entrevista donde se indaga por el plan de capacitación, tiempos establecidos y documentación del mismo. Posterior a la aplicación de la metodología propuesta se evidencia que existe una inducción corporativa estandarizada por recursos humanos, la cual se realiza cada tres meses a los nuevos colaboradores que ingresaron a la compañía en este periodo de tiempo, la cual consiste en una presentación general de cada uno de los sectores de la compañía, esta fue establecida con el objetivo de proporcionar oportunamente a los nuevos colaboradores un conocimiento global de la organización y sus instalaciones. El responsable del departamento de Calidad y Asuntos Regulatorios considera importante brindar una capacitación a los nuevos colaboradores del departamento y cuenta con algunos registros informales referentes a los mismos aunque el departamento no cuenta con un procedimiento y formatos documentados y normalizados. El departamento de Calidad y Asuntos Regulatorios cuenta con descripciones de cargo organizadas y normalizadas para cada uno de los roles involucrados a nivel tanto local como regional, las cuales fueron elaboradas en conjunto con el departamento de Recursos Humamos. Como resultado de la entrevista y encuesta realizada a los dueños de proceso se evidencia que consideran necesario que los nuevos colaboradores al momento de su ingreso cuenten con: 1. Inducción corporativa 2. Inducción específica del sector 3. Conocimiento de las funciones y responsabilidades específicas 4. Procedimientos correspondientes a los procesos en los cuales está involucrado 5. Conocimiento de la ubicación tanto física como virtual de la documentación Por otra parte se realizó la revisión y entrevista a los colaboradores del departamento evidenciando que efectivamente contaron con una inducción corporativa aunque manifestaron que esta se realizó cuando llevaban por lo menos un mes en la compañía lo cual no cumple con el objetivo planteado por recursos humanos, adicionalmente se evidencia que se les entrego al inicio la carpeta que contiene los procedimientos que aplican al área pero no contaron con una inducción o capacitación específica para el sector lo que ocasionó un desconocimiento del negocio y de sus funciones específicas durante un largo periodo de tiempo, incluso fueron conscientes de ella cuando se presentaron algunos inconvenientes.
Durante la investigación se fueron evidenciando las causas por las cuales se propuso ésta, las cuales arrojaron resultados que no habían sido percibidos por los dueños de proceso y los cuales fueron notificados posteriormente a la obtención de los de los resultados, ya que a nivel gerencial se tenía una expectativa de inducción y capacitación diferente a lo que realmente estaban recibiendo los nuevos colaboradores, quienes por una u otra razón no están manifestando la necesidad de conocer el alcance de sus funciones. Una vez socializados los resultados con los dueños de proceso se tomaron medidas como la notificación formal a recursos humanos mostrando la evidencia del no cumplimiento del objetivo planteado por ellos al pretender dar una capacitación corporativa oportuna con el fin de solicitar un replanteamiento de la periodicidad de las fechas de capacitación buscado que se realizaran en periodos de tiempo más cortos; adicionalmente se realizó la normalización e implementación del instructivo de capacitación para los nuevos colaboradores del Departamento de Calidad y Asuntos Regulatorios y se implementaron planes estandarizados de capacitación enfocados a cada rol donde se socialicen los procedimientos, se entregue formalmente el cargo con su respectiva descripción de funciones, alcance regional y/o local y gestión de reportes. La implementación de estas mejoras tendrá seguimientos trimestrales y se pretende socializar los resultados y mejoras a los otros departamentos del sector para lograr unificar este criterio y afrontar esta problemática identificada. CONCLUSIONES El presente trabajo de investigación permitió identificar evaluar y proponer mejoras a una problemática puntual en la empresa Siemens S.A sector Healthcare departamento de Calidad y Asuntos Regulatorios, la cual estaba afectando negativamente el desempeño de sus colaboradores debido al desconocimiento de sus funciones y el alcance de las mismas, lo que en ultimas afectaba los resultados y servicio a los clientes internos y externos. Se establecerán parámetros para la capacitación de los colaboradores desde su ingreso lo que resulta fundamental en la organización, ya que van a ser precisamente estos los que van a liderar los procesos, representar la empresa y prestar un servicio en la misma. El planteamiento de mejoras y seguimientos basados en resultados proporcionarán una asertiva decisión respecto los mismos, los cuales a su vez contribuirán al fortalecimiento de los procesos, los cuales serán socializados y transmitidos a otras áreas y sectores de la organización con el fin de tratar una problemática futura que se pueda presentar con los colaboradores de la organización. Se realizaran trimestralmente capacitaciones y actualizaciones para todo el personal principalmente enfocados a los temas críticos del negocio y que se presenten en el momento. BIBLIOGRAFÍA Bermúdez, H. (2011). La inducción general en la empresa. Entre un proceso administrativo y un fenómeno sociológico. Revista Universidad & Empresa. Corral, C. (2011). La importancia del programa de inducción, en las empresas del sector servicio. Revista El Buzón de Pacioli. Billikopf, G. (2003). Capacitación del personal, Universidad de California.
Delgado, J. (2000). La importancia de la capacitación en los recursos humanos. Hitos de Ciencias Económico Administrativas. Peñafort, C. (2003). El personal y su capacitación. Conferencia. Congreso Nacional de Cría, Santa Fe, Argentina. Ramírez S, Abreu L. (2008). El impacto de la capacitación del personal: Caso empresa manufacturera de tubos. International Journal of Good Conscience Padilla R, Juárez M. (2007). Efectos de la capacitación en la competitividad de la industria manufacturera. Revista de la CEPAL. Guiñazú, G. (2004). Capacitación efectiva en la empresa. INVENIO. Fernández J, Navío A. (1999). El desarrollo y la gestión de competencias profesionales: una mirada desde la formación Revista Iberoamericana de Educación (ISSN: 1681-5653) Diez J, Abreu J. (2009). Impacto de la capacitación interna en la productividad y estandarización de procesos productivos: un estudio de caso. International Journal of Good Conscience. Urzúa S, Puentes E. (2010). La evidencia del impacto de los programas de capacitación en el desempeño en el mercado laboral. Banco Interamericano de Desarrollo. Notas Técnica Costa, M. (1998). Gestión de la capacitación en las organizaciones conceptos básicos. Ministerio de salud. Siliceo, A. (2004). Capacitación y desarrollo del personal, Cuarta edición. Editorial Limusa. Grupo Noriega editores. Dessler, G. (2001). Administración de personal, Octava edición. Pearson educación. CYBERGRAFÍA SIEMENS S.A. (2013. 01 Septiembre). Consultado el día 02 Marzo de 2014 de la World Wide Web: http://www.siemens.com/entry/cc/en/ FAEDIS Unimilitar Nueva Granada (2014) [Video en línea]. Disponible: http://www.youtube.com/watch?v=o2hh4ffa9tm [Consulta: 2014, Febrero 22]. RECONOCIMIENTO El autor agradece el apoyo de la Empresa Siemens S.A, principalmente a las áreas de Recursos Humanos y Calidad y Asuntos Regulatorios por la participación y el acceso a la información para el análisis presentado en este artículo, de igual manera agradece al Coordinador del Programa de Alta Gerencia de la Universidad Militar Nueva Granada por las herramientas brindadas durante el proceso.
BIOGRAFIA Sandra Viviana Restrepo Guarrero, es Bacterióloga de la Pontificia Universidad Javeriana, certificada como Auditora del Sistema Integrado de Gestión de Calidad y con especialización en alta gerencia de la Universidad Militar Nueva Granada, se puede contactar en el correo electrónico vivianapuj@hotmail.com.