Boletín Jurídico A Ñ O 5, N º 2 3 J U L I O 2 0 1 4 Contenido Editorial REGISTRO OBLIGATO- RIO DE EMPLEADORES. Requisitos y procedimiento. Actualización de Datos Baja de empleadores. VISADO DE CONTRA- TOS DE TRABAJO NA- CIONALES Y EXTRAN- JEROS. Plazo, requisitos y condiciones. REGISTRO DE SISTE- MAS DE CONTROL DE ASISTENCIA. Libro de asistencia. Biométrico REGISTRO DE LIBRO DE ACCIDENTES DE TRABAJO HOMOLOGACIÓN DE CONVENIOS COLECTI- VOS DE INCREMENTO SALARIAL VISADO DE FINIQUI- TOS DE TRABAJO PRINCIPALES TRÁMITES ANTE EL MINISTERIO DE TRABAJO, EMPLEO Y PREVISIÓN SOCIAL Editorial En atención a la importancia que tiene para todo empleador, el conocimiento de la normativa que regula su relacionamiento con el Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social, el presente Boletín Jurídico contiene importante información oportuna y actualizada sobre los principales trámites que se realizan ante dicha cartera de Estado, como son: el Registro Obligatorio de Empleadores (ROE) (requisitos y procedimiento, actualización de datos y baja de empleadores); el Visado de contratos de trabajo nacionales y extranjeros (plazo, requisitos y condiciones); el Registro de sistemas de control de asistencia (tipos de sistemas, plazo y requisitos): el Registro del Libro de Accidentes de Trabajo; la homologación de los convenios colectivos de incremento salarial; y el Visado de finiquitos de trabajo; a fin de evitar, la imposición de sanciones por infracción a leyes sociales. Siendo que la normativa que regula el relacionamiento del empleador con el Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social, ha sido objeto de varias modificaciones en los últimos tiempos, sin ningún consenso ni consulta previa con los llamados a cumplirla, sería positivo incorporar un consenso oitiano o tripartito, previo a su aprobación y puesta en vigencia, de forma que los llamados a cumplir las nuevas normas, puedan adecuarse a cumplirlas con cierta antelación, minimizando de esta forma el riesgo a la aplicación de multas emergentes por incumplimiento. REGISTRO OBLIGATORIO DE EMPLEADORES En el marco del Decreto Supremo N 0288 de fecha 9 de septiembre de 2009 y su reglamentación emitida por el Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social, mediante Resolución Ministerial No. 704/09, de fecha 21 de septiembre de 2009, el Gobierno Nacional crea el Registro Obligatorio de Empleadores (ROE) para las Sociedades Comerciales, Empresas Unipersonales, Sociedades Cooperativas, Sociedades Civiles, Asociaciones Civiles y Empresas Públicas a cargo del Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social con la finalidad de que esta cartera de Estado pueda disponer de información socio laboral actualizada y completa de todas aquellas unidades productivas que cuenten con trabajadores en condición de subordinación y dependencia. REQUISITOS Y PROCEDIMIENTO: Previamente a dirigirse a la ventanilla única de la repartición del Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social que corresponda, el empleador, deberá realizar una preinscripción vía web, llenando el Formulario de Registro Obligatorio de Empleadores (ROE), disponible en el siguiente link: http://www.mintrabajo.gob.bo/roe.asp Una vez llenado el formulario e impreso en 3 ejemplares, deberá dirigirse a la ventanilla de la Jefatura Departamental o Regional dependiente del Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social del departamento o región donde opera la oficina central del empleador y presentar la siguiente documentación: A) Formulario de Registro Obligatorio de Empleadores (ROE), con su respectivo croquis y firma del representante legal, más sello institucional de la empresa (3 ejemplares). B) Boleta de depósito de Bs. 80,00.- (OCHENTA 00/100 BOLIVIANOS), a la cuenta N 1-6036425 del Banco Unión. Se aclara que el empleador tiene un plazo de 3 meses a partir del inicio de las actividades de su empresa para la inscripción al ROE sin multas, entendiendo como inicio de sus actividades la fecha de registro de la empresa, ante la Caja de Salud correspondiente. Una vez presentados todos los requisitos, el Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social, entregará al empleador el Certificado de Inscripción respectivo, en el cual figurarán las sucursales con las que cuenta la institución a nivel nacional y la contraseña para la actualización de datos vía internet.
P Á G I N A 2 El parágrafo II del Artículo 3 (Registro, actualización y renovación) del Decreto Supremo N 0288 de fecha 09 de septiembre de 2009, establece que a partir de la vigencia del Registro Obligatorio de Empleadores (ROE), es decir a partir de fecha 09 de septiembre del año 2009, para la renovación de la Matrícula en el Registro de Comercio de Bolivia, se exigirá la inscripción actualizada del Registro Obligatorio de Empleadores. De la misma forma, el mismo parágrafo determina que el Sistema Financiero incorporará como requisito para la tramitación de créditos, la presentación del ROE. ACTUALIZACIÓN DE DATOS: Una vez inscritas en el Registro Obligatorio de Empleadores, las Sociedades Comerciales, Empresas Unipersonales, Sociedades Cooperativas, Sociedades Civiles, Asociaciones Civiles y Empresas Públicas, tienen la obligación de actualizar la información contenida en el Registro, UNA VEZ CADA SEMESTRE, de acuerdo a la fecha de registro o última actualización, debiendo hacerlo en las oficinas departamentales o regionales de Trabajo o vía internet. De la misma forma, el empleador deberá realizar la actualización de sus datos en el ROE, cuando hubiere modificado su número de NIT, razón social, dirección de la empresa, representante legal o número de sucursales. Debido a que dicha información se encuentra impresa en el Certificado del ROE, el empleador deberá solicitar al Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social, la re impresión del mismo, para lo cual deberá presentar: A) Nota de solicitud dirigida al Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social. B) Formulario de Aviso de Novedades del Empleador, debidamente llenado, disponible en la siguiente página web: http://www.mintrabajo.gob.bo/descargas.asp. C) Formulario Registro Obligatorio de Empleadores (ROE) actualizado (3 ejemplares). D) Última actualización del Formulario Registro Obligatorio de Empleadores (ROE). E) Documentación que respalde la modificación de los datos. F) Depósito de Bs. 10,00 (DIEZ 00/100 BOLIVIANOS) a la Cuenta N 1-6036425 del Banco Unión, por presentación de Formulario de Aviso de Novedades del Empleador. G) Depósito de Bs. 50,00 (CINCUENTA 00/100 BOLIVIANOS) a la Cuenta N 1-6036425 del Banco Unión, para la re impresión del Certificado del ROE con los datos modificados. BAJA DE EMPLEADORES: En caso de baja definitiva de empleadores, se deberá presentar en ventanilla de la Jefatura Departamental o Regional dependiente del Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social, los siguientes documentos: A) Formulario de Aviso de Novedades del Empleador. B) Baja del Ente Asegurador (AFP y Caja de Salud). C) Baja del NIT (Servicio de Impuestos Nacionales). D) Certificado de Registro Obligatorio de Empleadores (original). E) Última presentación de Planillas Trimestrales (fotocopia simple). VISADO DE CONTRATOS DE TRABAJO NACIONALES Y EXTRANJEROS Una de las obligaciones que debe cumplir el empleador ante el Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social, es el visado de sus contratos de trabajo, es así que en fecha 25 de mayo de 2012 emitió el Instructivo N 003/2012 Requisitos para el Visado de Contratos de Trabajo Nacionales y el Instructivo N 004/2012 Requisitos para el Visado de Contratos de Trabajo Extranjeros. PLAZO, REQUISITOS Y CONDICIONES: Dichos instructivos determinan los siguientes requisitos, que deberán ser presentados al Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social, en un plazo de 30 días a partir de la fecha de inicio de la relación laboral: A) Contrato de Trabajo debidamente firmado por el empleador y trabajador (3 copias originales). B) Registro Obligatorio de Empleadores (ROE) fotocopia simple. C) Cédula de Identificación personal del empleador (fotocopia simple). D) Poder de representación legal del empleador (fotocopia simple). E) Cédula de Identificación personal del trabajador (fotocopia simple) y para el caso de extranjeros, adjuntar además una fotocopia simple de su pasaporte. F) Depósito de Bs. 10,00.- (DIEZ 00/100 BOLIVIANOS) a la Cuenta N 1-6036425 del Banco Unión, por Visado de Contrato de Trabajo Nacional (Sólo trabajadores nacionales). B O L E T Í N J U R Í D I C O
A Ñ O 5, N º 2 2 Para el caso de contratos de trabajo de extranjeros, se deberá acompañar a la documentación antes referida, un depósito a la Cuenta N 1-6036425 del Banco Unión, por el monto determinado de acuerdo a la siguiente escala establecida en el Artículo Primero de la Resolución Ministerial No.- 509/06 de fecha de 2006: La condición para que el Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social pueda visar el Contrato de Trabajo, es cumplir y contener lo estipulado por el Artículo 7 del Decreto Reglamentario de la Ley General del Trabajo y no contemple restricciones o renuncias a derechos laborales reconocidos por Ley. SUDAMÉRICA PAÍS DE PROCEDENCIA VALOR DEL TRÁMITE Argentina, Brasil, Ecuador, Paraguay, Perú, o Uruguay $us. 52,00.- Chile $us. 300,00.- Colombia $us. 205,00.- Venezuela $us. 60,00.- CENTROAMÉRICA Cuba $us. 185,00.- NORTEAMÉRICA Canadá $us. 150,00.- Estados Unidos $us. 300,00.- EUROPA Alemania. 80,00.- Holanda. 433,00.- Rusia $us. 50,00.- Dinamarca $us. 118,00.- Suecia $us. 139,00.- ASIA Japón, China o Corea $us. 37,00.- Otros Países $us. 50,00.- REGISTRO DE SISTEMAS DE CONTROL DE ASISTENCIA El Registro de Sistemas de Control de Asistencia, constituye una obligación que tiene todo empleador ya sea de empresas o instituciones privadas legalmente establecidas en el país, de presentar al Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social, el registro de asistencia de sus trabajadores y del tiempo de trabajo que realicen, estableciendo el cómputo de horas extraordinarias, a través de cualquiera de los siguientes medios: A) Libro de asistencia. B) Biométrico Mediante Resolución Administrativa No. 063/99, de fecha 9 de julio de 1999, el Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social, regula la presentación de dichos registros de asistencia, determinando: Un plazo de 3 meses a partir del momento que la empresa o institución privada cuente con trabajadores, para el registro de cualquiera de las 2 modalidades de registro de asistencia. Que el Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social, mediante Resolución Administrativa autorizará el uso de cualquiera de las 2 modalidades de registro de asistencia, La imposición de sanción por infracción a leyes sociales, por incumplimiento de la obligación de registrar los sistemas de control de asistencia. Las empresas o instituciones, de acuerdo al tipo de Sistema de Control de Asistencia que opten por utilizar, deberán presentar al Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social, la siguiente documentación: P Á G I N A 3 De conformidad al Artículo 7 del Decreto Reglamentario a la Ley General del Trabajo, se dispone que: El contrato individual de trabajo deberá contener, por lo menos, las siguientes estipulaciones: a) Nombres y apellidos paterno y materno o razón social de los contratantes; b) Edad, nacionalidad, estado civil y domicilio del trabajador; c) Naturaleza del servicio y el lugar donde será prestado; d) Determinación de si el trabajo o servicio se efectuará por unidad de tiempo, de obra, por tarea o a destajo o por dos o más de estos sistemas; e) Monto, forma y período d e p a g o d e l a remuneración acordada; f) Plazo de contrato; g) Lugar y fecha del contrato; h) Inscripción de sus herederos, con indicación de nombres y edad, para los efectos de la d i s p o s i c i o n e s concernientes a la reparación de riesgos profesionales..
P Á G I N A 4 Conforme el Auto Supremo No. 37 de fecha 22 de febrero del año 1985, la falta de presentación del Libro de Asistencia y otros documentos hace presumir la existencia de las horas extraordinarias, por atribuirse al empleador, la carga de la prueba, concordante con el Artículo 3 inciso g),los Artículos 66, 150 y 182 del Código Procesal del Trabajo; y el Artículo 41 del Decreto Reglamentario de la Ley General del Trabajo. Libro de Asistencia: A) Fotocopia simple del Certificado de Registro Obligatorio de Empleadores (ROE). B) Libro de Asistencia. C) Depósito de Bs. 30,00.- (TREINTA 00/100 BOLIVIANOS) a la Cuenta N 1-6036425 del Banco Unión, por concepto de apertura de Libro de Asistencia. En caso de renovación del Libro de Asistencia, además de los requisitos A) y B), se deberá realizar el depósito de Bs. 15,00.- (QUINCE 00/100 BOLIVIANOS), a la Cuenta N 1-6036425 del Banco Unión, por concepto de renovación y/o reapertura del Libro de Asistencia. Biométrico A) Nota de solicitud de aprobación del Sistema de Control de Asistencia Biométrico, dirigido a la Jefatura Departamental de Trabajo, especificando: Dirección exacta de la empresa donde se encuentra instalado el sistema biométrico y de cada una de las sucursales, en caso de más de un biométrico. Descripción de aspectos técnicos relevantes del sistema biométrico. B) Fotocopia simple del Certificado de Registro Obligatorio de Empleadores (ROE). C) Depósito de Bs. 260,00.- (DOSCIENTOS SESENTA 00/100 BOLIVIANOS) a la cuenta N 1-6036425 del Banco Unión, por concepto de registro de sistema de control de asistencia biométrico. En caso de más de un biométrico, se deberá realizar depósitos por separado. Una vez recepcionado el trámite, el Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social, programará día y hora para que un funcionario de dicha cartera de Estado, visite la empresa, con el objeto de verificar que el biométrico cumpla con lo especificado en la nota de solicitud de aprobación de sistema de control de asistencia biométrico presentada por la empresa. Posteriormente y luego del Informe realizado por el funcionario del Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social, se emitirá la correspondiente Resolución de Aprobación del Sistema de Control de Asistencia Biométrico. REGISTRO DE LIBRO DE ACCIDENTES DE TRABAJO En atención a que el Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social, busca el registro de los accidentes de trabajo, a fin de preservar la integridad y salud del trabajador, apoyado en el personal técnico de dicha cartera de Estado, que entre las funciones de inspección que tiene, se encuentra la de investigar y analizar los accidentes de trabajo y establecer las causas que lo originaron, impartiendo las recomendaciones pertinentes para evitar accidentes similares. Al respecto, recordemos que en opinión del famoso fundador de la Compañía de Seguros de Accidentes en Francia, M. Hippolyte Marestaing, el Accidente de Trabajo o del Trabajo, es aquella lesión corporal proveniente de la acción súbita y violenta de una causa exterior. Por su parte, Guillermo Cabanellas, conceptualiza que al Accidente de Trabajo o del Trabajo, como el suceso normal, resultante de una fuerza imprevista y repentina, sobrevenido por el hecho del trabajo o en ocasión de éste, y que determina en el organismo lesiones o alteraciones funcionales, permanentes o pasajeras.. Corresponde entender a las enfermedades de trabajo, como todas aquellas que se pueden adquirir a causa o como consecuencia de la labor que realiza quien trabaja por cuenta ajena, distinguiéndose según nuestra doctrina, legislación y jurisprudencia, tres clases diferentes: 1. Enfermedades profesionales. 2. Enfermedades accidentales; y 3. Enfermedades comunes o inculpables. Ahora bien y de conformidad al inciso 26 del Artículo 6 del Decreto Ley N 16998, de fecha 02 de agosto de 1979, Ley General de Higiene, Seguridad Ocupacional y Bienestar, el empleador tiene la obligación de llevar un registro y estadísticas de enfermedades y accidentes de trabajo que se produzcan en su industria. Por ello, en caso de producirse enfermedades de Trabajo, el Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social, ha previsto, entre los trámites que se realizan ante dicha cartera de Estado, uno denominado Apertura o Reapertura de Libros de Accidentes, el cual deberá ser realizado ante Ventanilla Única del Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social, presentando los siguientes documentos: B O L E T Í N J U R Í D I C O
A Ñ O 5, N º 2 1 P Á G I N A 5 Apertura o reapertura de libros de accidentes A) Solicitud dirigida al Ministro de Trabajo, Empleo y Previsión Social, para la Apertura del Libro de Accidentes, especificando si es apertura o reapertura. B) Fotocopia simple del Certificado de Registro Obligatorio de Empleadores (ROE). C) 1 Cuaderno (que puede ser comprado en cualquier librería). D) Depósito de Bs. 30,00.- (TREINTA 00/100 BOLIVIANOS) a la Cuenta N 1-6036425 del Banco Unión, por concepto de apertura de libro de accidentes. En caso de nuevo libro de accidentes, únicamente el depósito de Bs. 15,00.- (QUINCE 00/100 BOLIVIA- NOS) a la Cuenta N 1-6036425 del Banco Unión por concepto de renovación o reapertura de libro de accidentes. Una vez recepcionado el trámite, el Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social, programará día y hora para que un funcionario de dicha cartera de Estado, visite la empresa, con el objeto de realizar una inspección de la misma y verificar que la misma cumpla con los parámetros mínimos de seguridad, y en caso de que efectivamente se cumplan esos parámetros, el inspector realizará la apertura del libro de accidentes. HOMOLOGACIÓN DE CONVENIOS COLECTIVOS DE INCREMENTO SALARIAL Anualmente el Gobierno Nacional emite un Decreto Supremo que dispone el salario mínimo nacional así como la base porcentual del incremento salarial que alcanzará a los trabajadores del sector privado, el mismo que posteriormente es reglamentado mediante Resolución Ministerial emitida por el Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social, el cual, determina la obligación que tienen las empresas e instituciones del sector privado, de presentar los Convenios Colectivos de Incremento Salarial, así como el plazo de presentación para su homologación ante las jefaturas departamentales y/o regionales de dicha cartera de Estado. Para tal efecto, se deberá presentar la siguiente documentación: A) Formulario de declaración jurada de incremento salarial debidamente llenado y firmado por el representante legal de la empleadora o empleador, documento que se encuentra publicado en la página web (www.mintrabajo.gob.bo) del Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social. B) Convenio colectivo de incremento salarial original y una copia. C) Planilla de Reintegro del incremento salarial retroactivo al 01 de enero de la gestión (original y una copia), para lo que se deberá llenar de forma obligatoria el acápite en la planilla correspondiente al haber básico de la planilla de diciembre de la gestión pasada. D) Realizar el depósito por la planilla de reintegro por Bs. 55,00.-, para planillas hasta los Bs. 100.000,00. o Bs. 75,00.-, para planillas que superen los Bs. 100.000,00.-, en Cuenta N 1-6036425 del Banco Unión (Depósito a cargo de la empleadora o empleador). De conformidad a lo establecido por los Artículos 85 de la Ley General del Trabajo, de fecha 08 de diciembre de 1942 y el Artículo 85 del Reglamento a la Ley General del Trabajo, a p r o b a d o m e d i a n t e Decreto Supremo N 224 de 23 de agosto de 1943, el patrono, su representante o empleado a cargo de la a t e n c i ó n, d e b e r á denunciar el accidente de trabajo, dentro de las 24 horas hábiles de producido el mismo. VISADO DE FINIQUITOS DE TRABAJO La presentación de la documentación señalada, también podrá ser efectuada a través de la Oficina Virtual de Trámites del Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social. Un documento importante dentro la relación laboral entre empleador y trabajador y hasta la extinción de la misma, es el finiquito, el cual es utilizado en Bolivia, para acreditar el pago del quinquenio o la liquidación y cancelación de los beneficios sociales y derechos laborales a un trabajador, durante o después de la relación laboral, Dicho documento es utilizado por el Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social y constituye la prueba irrefutable y que acredita que el trabajador ha recibido la cantidad justa de sus derechos laborales, firmando al pie de dicho documento señalando su conformidad con el mismo,
P Á G I N A 6 El Articulo 9 (despidos) del Decreto Supremo No. 28699 de 1 de mayo de 2006 y el parágrafo segundo del Articulo 1 (Retiro Voluntario) de la Resolución Ministerial No. 447/09 emitida por el Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social en fecha 8 de julio de 2009, reglamentario del Decreto Supremo No. 110 de 1 de mayo de 2009, establecen un plazo de 15 días para presentar el finiquito al Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social y pagar al trabajador sus derechos laborales y beneficios sociales, siempre y cuando hubiera cumplido mas de 90 días de trabajo, bajo pena en contra del empleador de ser actualizados estos derechos en base a la variación de la unidad de fomento a la vivienda (UFV s), además de imponérsele una multa del 30% del monto total a cancelarse. El Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social, es el llamado por ley para velar por el cumplimiento del pago de estos derechos laborales, para tal efecto se establece como condición para su pago, que el trabajador hubiera cumplido más de 90 días de trabajo, conforme lo prevé el Decreto Supremo N 0110 de fecha 1 de mayo de 2009 y su reglamento aprobado mediante Resolución Ministerial N 447 de fecha 08 de julio de 2009. Asimismo, se establece un plazo de 15 días calendario a partir de la conclusión de la relación laboral, ya sea por despido o por renuncia voluntaria del trabajador, para que la empresa presente el finiquito y realice el pago correspondiente al trabajador, bajo pena en contra del empleador, de ser actualizados los derechos laborales, así como la imposición de una multa del treinta por ciento (30%) del monto total a cancelarse al trabajador. Dicho trámite debe realizarse previa presentación de los siguientes requisitos: Visado de finiquito de trabajo: 1. Formulario de finiquito (disponible en la página web del Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social: www.mintrabajo.gob.bo), debidamente llenado, firmado y sellado por la empresa en triple ejemplar. 2. Fotocopia de la cédula de identidad del trabajador. 3. Estado y/o extracto de los aportes a las AFP s actualizado y certificación de las AFP s, de que la empresa se encuentra al día con los aportes cancelados para la jubilación del trabajador. 4. Depósito de Bs. 20,00.- (VEINTE 00/100 BOLIVIANOS) a la Cuenta N 1-6036425 del Banco Unión, por concepto de costo administrativo para la visación y/o legalización del finiquito. Gerencia Jurídica - CNI Dirección: Avenida Mariscal Santa Cruz No. 1392, Edif. Cámara Nacional de Comercio, piso 14. Teléfonos - Fax: (591 2) 2374477-2317911 - 2362766 Mail: sromero@cnibolivia.com glora@cnibolivia.com www.cnibolivia.com B O L E T Í N J U R Í D I C O