Área Sistema Nacional de Contabilidad Área Sistema Nacional de Contabilidad Tratamiento contable de las cuentas presupuestales Ficha Técnica Autor : Dr. C.P.C.C. Marlon Prieto Hormaza* Título : Tratamiento contable de las cuentas presupuestales Fuente : Actualidad Gubernamental, Nº 52 - Febrero 2013 Sumario 1. Introducción 2. Cuenta 8101: Presupuesto institucional de apertura, modificaciones, presupuesto institucional modificado 3. Cuenta 8201: Presupuesto de ingresos 4. Cuenta 8301: Presupuesto de gastos 5. Cuenta 8401: Asignaciones comprometidas 6. Cuenta 8501: Ejecución de ingresos 7. Cuenta 8601: Ejecución de gastos 8. Reportes y estados presupuestales 9. Registro de información de cuentas presupuestales en el SIAF 1. Introducción El Plan Contable Gubernamental versión actualizada y aprobada con Resolución Directoral N 009-2012-EF/51.01 considera en su introducción que la contabilidad del Estado tiene como objetivo primordial contribuir a la mejora permanente de la toma de decisiones en los distintos niveles y sectores de gobierno, en el marco de la diversidad de transacciones que las entidades gubernamentales deben registrar y procesar para la oportuna elaboración de la información contable, como sustento de la transparencia en las rendiciones de cuentas por la gestión de los recursos públicos, lo que comprende su programación, su obtención y su utilización para el cumplimiento de los objetivos sociales. En tal contexto, la contabilidad constituye la herramienta fundamental de las decisiones de Estado y debe, en consecuencia, * Exconsultor del SIAF - MEF. Asesor y consultor de Gobiernos locales. Docente universitario - Posgrado. responder a sus exigencias; es necesario para ello que su aplicación no responda solo a los cambios en la estructura del Estado, sino que debe armonizar con la normativa contable global, lo que implica la adopción de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NIC- SP) y, de manera supletoria, de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), incluidas las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC), debiendo también armonizar con los Clasificadores Presupuestarios de Ingresos y de Gastos y, a través de ellos, con el Manual de Estadísticas de las Finanzas Públicas del año 2001 (MEFP 2001), del Fondo Monetario Internacional (FMI). En tal orden de ideas, en el presente artículo queremos analizar el tratamiento contable de las cuentas del elemento 8, cuentas de presupuesto y su efecto en los reportes y estados presupuestales para la toma de decisiones, cabe precisar que dicho elemento tiene solo seis cuentas, las cuales son: Cuenta 8101 Cuenta 8201 Cuenta 8301 Cuenta 8401 Cuenta 8501 Cuenta 8601 Presupuesto institucional de apertura, modificaciones, presupuesto institucional modificado Presupuesto de ingresos Presupuesto de gastos Asignaciones comprometidas Ejecución de ingresos Ejecución de gastos A continuación, analizaremos el tratamiento contable de cada una de ellas. 2. Cuenta 8101: Presupuesto institucional de apertura, modificaciones, presupuesto institucional modificado Agrupa las subcuentas que reflejan las aprobaciones, modificaciones del Presupuesto de Ingresos y Presupuesto de Gastos en cada Ejercicio Fiscal, asimismo registra las operaciones de cierre del ejercicio presupuestario y considera las siguientes subcuentas: 8101.01 Recursos ordinarios 8101.0101 Recursos ordinarios 8101.02 Recursos directamente recaudados 8101.0201 Recursos directamente recaudados 8101.03 Recursos por operaciones oficiales de crédito 8101.0301 Recursos por operaciones oficiales de crédito interno 8101.0302 Recursos por operaciones oficiales de crédito externo 8101.04 Donaciones y transferencias 8101.0401 Donaciones 8101.0402 Transferencias 8101.05 Recursos determinados 8101.0501 Contribuciones a fondos 8101.0502 Fondo de compensación municipal 8101.0503 Impuestos municipales 8101.0504 Canon y sobrecanon, regalías, renta de aduanas y participaciones Cabe recordar que se debe registrar el presupuesto institucional de apertura, las modificaciones presupuestarias y el presupuesto institucional modificado, por cada una de las fuentes de financiamiento. Asimismo, un aspecto a tener en cuenta en el tratamiento contable de esta cuenta es que se debita el monto inicial y las ampliaciones del presupuesto de gastos aprobado para cada ejercicio presupuestario, y se acredita el monto inicial y las ampliaciones del presupuesto de ingresos por las diferentes fuentes de financiamiento aprobado para cada ejercicio. Actualidad Gubernamental N 52 - Febrero 2013 1
Caso Nº 1 El presupuesto de la UE 556677 asciende a 25,000,000.00 conformado de la siguiente manera: - Recursos ordinarios S/.5,000,000.00 - RDR S/.18,000,000.00 - Canon S/.2,000,000.00 820102 Recursos directamente recaudados 82010201 RDR 18 000,000 820105 Recursos determinados 82010504 Canon y sobrecanon, regalías 2 000,000 81010205 RDR 18 000,000 820105 Recursos determinaos 82010504 Canon y sobrecanon, regalías 2 000,000 Por el registro del presupuesto de ingresos. Cabe precisar que en el asiento del presupuesto de ingresos no se considera el monto que corresponde a recursos ordinarios. 810101 Recursos ordinarios 81010101 Recursos ordinarios 5 000,000 81010205 RDR 18 000,000 810105 Recursos determinaos 82010504 Canon y sobrecanon, regalías 2 000,000 8301 PRESUPUESTO DE GASTOS 830101 Recursos ordinarios 83010101 Recursos ordinarios 5 000,000 830102 Recursos directamente recaudados 83010201 RDR 18 000,000 830105 Recursos determinados 83010504 Canon y sobrecanon, regalías 2 000,000 Por el registro del presupuesto de gastos A modo de análisis, podemos afirmar que la cuenta 8101 Presupuesto institucional de apertura, modificaciones, presupuesto institucional modificado sirve de enlace entre las cuentas contables del presupuesto de ingresos y presupuesto de gastos. Y su registro se realiza mediante notas de contabilidad. 3. Cuenta 8201: Presupuesto de ingresos Agrupa las subcuentas que representan el monto inicial y las modificaciones del presupuesto de ingresos por cada fuente de financiamiento. La nomenclatura de las subcuentas son las siguientes: 8201.01 Recursos ordinarios 8201.0101 Recursos ordinarios 8201.02 Recursos directamente recaudados 8201.0201 Recursos directamente recaudados 8201.03 Recursos por operaciones oficiales de crédito 8201.0301 Recursos por operaciones oficiales de crédito interno 8201.0302 Recursos por operaciones oficiales de crédito externo 8201.04 Donaciones y transferencias 8201.0401 Donaciones 8201.0402 Transferencias 8201.05 Recursos determinados 8201.0501 Contribuciones a fondos 8201.0502 Fondo de compensación municipal 8201.0503 Impuestos municipales 8201.0504 Canon y sobrecanon, regalías, renta de aduanas y participaciones La cuenta 8201 se debita por el monto inicial y las ampliaciones del presupuesto de ingresos por las diferentes fuentes de financiamiento aprobadas para cada ejercicio y se acredita por el monto de las anulaciones del presupuesto de ingresos por fuente de financiamiento. Caso Nº 2 La Municipalidad Distrital de Sicaya, según Resolución de Alcaldía N 345-MDS/A incorpora los saldos de balance del rubro 09 Recursos directamente recaudados por la suma de S/.30,000.00. 820102 Recursos directamente recaudados 82010201 RDR 30,000.00 81010205 RDR 30,000.00 Por la incorporación de saldos de balance ingresos. Es preciso mencionar que también se registra el asiento contable por la incorporación de los saldos de balance-gastos. 4. Cuenta 8301: Presupuesto de gastos Agrupa las subcuentas a nivel de fuentes de financiamiento por cada ejercicio fiscal. La nomenclatura de las subcuentas son las siguientes: 8301.01 Recursos ordinarios 8301.0101 Recursos ordinarios 8301.02 Recursos directamente recaudados 8301.0201 Recursos directamente recaudados 8301.03 Recursos por operaciones oficiales de crédito 8301.0301 Recursos por operaciones oficiales de crédito interno 8301.0302 Recursos por operaciones oficiales de crédito externo 8301.04 Donaciones y transferencias 8301.0401 Donaciones 8301.0402 Transferencias 8301.05 Recursos determinados 8301.0501 Contribuciones a fondos 8301.0502 Fondo de compensación municipal 8301.0503 Impuestos municipales 8301.0504 Canon y sobrecanon, regalías, renta de aduanas y participaciones 2 Actualidad Gubernamental N 52 - Febrero 2013
Área Sistema Nacional de Contabilidad La cuenta 8301 Presupuesto de gastos se debita para los siguientes casos: - El monto de las anulaciones del presupuesto de gastos por fuentes de financiamiento. - El traslado del saldo de esta cuenta al finalizar el ejercicio a la cuenta 8101 Presupuesto institucional de apertura, modificaciones y presupuesto institucional modificado, según corresponda. - Por el monto de los compromisos contraídos. Y se acredita para lo siguiente: - El monto inicial y las ampliaciones del presupuesto de gastos públicos aprobados para cada ejercicio presupuestario. - Por el monto de los compromisos rescindidos o anulados. Caso Nº 3 Para comprender el tratamiento contable, repetiremos el caso 2, que a la letra dice: La Municipalidad Distrital de Sicaya, según Resolución de Alcaldía N 345-MDS/A incorpora los saldos de balance del rubro 09 Recursos directamente recaudados, por la suma de S/.30,000.00. 81010205 RDR 30,000.00 8301 PRESUPUESTO DE GASTOS 830102 Recursos directamente recaudados 83010201 RDR 30,000.00 Por la incorporación de saldos de balance gastos. 5. Cuenta 8401: Asignaciones comprometidas Agrupa las subcuentas a nivel de fuente de financiamiento. Y la nomenclatura de las subcuentas son las siguientes: 8401.01 Recursos ordinarios 8401.0101 Recursos ordinarios 8401.02 Recursos directamente recaudados 8401.0201 Recursos directamente recaudados 8401.03 Recursos por operaciones oficiales de crédito 8401.0301 Recursos por operaciones oficiales de crédito interno 8401.0302 Recursos por operaciones oficiales de crédito externo 8401.04 Donaciones y transferencias 8401.0401 Donaciones 8401.0402 Transferencias 8401.05 Recursos determinados 8401.0501 Contribuciones a fondos 8401.0502 Fondo de compensación municipal 8401.0503 Impuestos municipales 8401.0504 Canon y sobrecanon, regalías, renta de aduanas y participaciones La cuentas 8401 Asignaciones comprometidas se debita para los siguientes casos: - El monto de los compromisos pagados y registrados en el proceso contable patrimonial. - El monto de los compromisos rescindidos o anulados. - El traslado del saldo de esta cuenta al finalizar el ejercicio, a la cuenta 8101 Presupuesto institucional de apertura, modificaciones y presupuesto institucional modificado, según corresponda. Y se abona: - El monto de los compromisos contraídos por todo gasto público. - El monto de las devoluciones de pagos efectuados. Caso Nº 4 El Pliego 00233 en el mes de enero contabiliza el compromiso anual por concepto de pago de remuneraciones por la suma de S/.800,000.00 financiados con el rubro 00 Recursos ordinarios. 8301 PRESUPUESTO DE GASTOS 810101 Recursos ordinarios 81010101 Recursos ordinarios 800,000.00 8401 ASIGNACIONES COMPROMETIDAS 830101 Recursos ordinarios 83010101 Recursos ordinarios 800,000.00 Por el registro contable del compromiso. En el SIAF, la contabilización de la fase del compromiso se realiza en forma automática, inclusive se puede agrupar varias operaciones de gastos y con una sola opción se contabilizan todos los compromisos. Además, queremos señalar que la naturaleza de la cuenta 8401 es acreedora, por lo tanto al cierre del ejercicio dicha cuenta no debe tener saldos deudores debido a que en la práctica el monto del devengado no puede ser mayor al del compromiso. Asimismo, como ya señalamos en el párrafo anterior, el registro del compromiso en el SIAF es automático, dicho procedimiento se contabiliza en la siguiente ruta del módulo contable: 6. Cuenta 8501: Ejecución de ingresos Agrupa las subcuentas, a nivel de fuentes de financiamiento, cuyas subcuentas son las siguientes: 8501.01 Recursos ordinarios 8501.0101 Recursos ordinarios 8501.02 Recursos directamente recaudados 8501.0201 Recursos directamente recaudados 8501.03 Recursos por operaciones oficiales de crédito Actualidad Gubernamental N 52 - Febrero 2013 3
8501.0301 Recursos por operaciones oficiales de crédito interno 8501.0302 Recursos por operaciones oficiales de crédito externo 8501.04 Donaciones y transferencias 8501.0401 Donaciones 8501.0402 Transferencias 8501.05 Recursos determinados 8501.0501 Contribuciones a fondos 8501.0502 Fondo de compensación municipal 8501.0503 Impuestos municipales 8501.0504 Canon y sobrecanon, regalías, renta de aduanas y participaciones La cuentas 8501 Ejecución de ingresos se debita para los siguientes casos: - El monto equivalente a la recaudación de los ingresos por fuentes de financiamiento, así como a la recepción de empréstitos. Y se abona: - El monto de las anulaciones o devoluciones. - Al cierre del ejercicio, el saldo de la cuenta será trasladado a la cuenta 8101 Presupuesto institucional de apertura, modificaciones y presupuesto institucional modificado, según corresponda. Caso Nº 5 La Municipalidad 12345 En el mes de enero ha recaudado la suma de S/.1,000.00 por concepto de serenazgo - Rubro 09 Recursos directamente recaudados. 8501 EJECUCIÓN DE INGRESOS 850102 Recursos directamente recaudados 85010201 Recursos directamente recaudados 1,000.00 820102 Recursos directamente recaudados 82010201 Recursos directamente recaudados 1,000.00 Por la recaudación de ingresos. Caso Nº 7 La Universidad del Centro en el mes de febrero ha recibido transferencias del canon minero por la suma de S/.80,000.00 - Rubro 18 Canon y sobrecanon, renta de aduanas, regalías y participaciones. 8501 EJECUCIÓN DE INGRESOS 850105 Recursos determinados 85010505 Canon 80,000.00 820105 Recursos determinados 82010505 Canon 80,000.00 Por la recaudación de ingresos. Cabe señalar que en el caso práctico, solo estamos reflejando el tratamiento contable en cuentas presupuestales, por otro lado la cuenta 8501 Ejecución de ingresos, nos muestra la recaudación real que percibe una institución pública que incluye a los ingresos, los saldos de balance, transferencias de partidas y otros; además dicha cuenta es de naturaleza solo deudora, y que se verá reflejada en el estado presupuestal EP-1 Ejecución de ingresos y gastos. 7. Cuenta 8601: Ejecución de gastos Agrupa las subcuentas a nivel de fuentes de financiamiento, cuya nomenclatura de las subcuentas son las siguientes: 8601.01 Recursos ordinarios 8601.0101 Recursos ordinarios 8601.02 Recursos directamente recaudados 8601.0201 Recursos directamente recaudados 8601.03 Recursos por operaciones oficiales de crédito 8601.0301 Recursos por operaciones oficiales de crédito interno 8601.0302 Recursos por operaciones oficiales de crédito externo 8601.04 Donaciones y transferencias 8601.0401 Donaciones Caso Nº 6 La Municipalidad 12345 en el mes de febrero ha recibido recursos por concepto del Foncomún por la suma de S/.50,000.00 - Rubro 07 Fondo de compensación municipal. 8501 EJECUCIÓN DE INGRESOS 850105 Recursos determinados 85010502 Foncomún 50,000.00 820105 Recursos determinados 82010502 Foncomún 50,000.00 Por la recaudación de ingresos. 8601.0402 Transferencias 8601.05 Recursos determinados 8601.0501 Contribuciones a fondos 8601.0502 Fondo de compensación municipal 8601.0503 Impuestos municipales 8601.0504 Canon y sobrecanon, regalías, renta de aduanas y participaciones La cuentas 8601 Ejecución de gastos se debita en los siguientes casos: - El monto de las devoluciones de pagos efectuados. - El traslado del saldo de esta cuenta a la cuenta 8101 Presupuesto Institucional de apertura, modificaciones y presupuesto institucional modificado, según corresponda. 4 Actualidad Gubernamental N 52 - Febrero 2013
Área Sistema Nacional de Contabilidad Y se abona: - El monto de los compromisos pagados y registrados en el proceso contable patrimonial. 8201 Presupuesto de gastos 8501 Ejecución de ingresos Caso Nº 8 El Pliego ABC realiza un gasto (devengado) por concepto de pago se servicios de energía eléctrica por la suma de S/.500.00 financiados con el rubro 18 Canon y sobrecnon, renta de aduanas, regalías y participaciones. 8401 ASIGNACIONES COMPROMETIDAS 840105 Recursos determinados 84010505 Canon 500.00 8601 EJECUCION DE GASTOS 860105 Recursos determinados 86010505 Canon 500.00 Por el gasto fase devengado 8. Reportes y estados presupuestales Son estados presupuestales los siguientes: B. PP - 2 Programación presupuestal de gastos Al cierre del ejercicio, el saldo del PP2 debe coincidir con la sumatoria de los saldos acreedores de las cuentas: 8301 Presupuesto de gastos 8401 Asignaciones comprometidas 8601 Ejecución de gastos EP - 1 EP - 2 EP - 3 EP - 4 Estado de ejecución de ingresos y gastos Estado de fuentes y uso de fondos Clasificación funcional de gasto Distribución geográfica del gasto Y reportes presupuestales: PP - 1 PP - 2 Programación del presupuesto de ingresos Programación del presupuesto de gastos Todos los estados y reportes presupuestales se construyen sobre la base del registro contable de las operaciones de ingresos y gastos relacionados a cuentas presupuestales, vale decir, solo se usan las cuentas del elemento 8 Presupuesto. En el siguiente cuadro se visualiza un listado de los estados y reportes presupuestales según el SIAF. C. EP-1 Ejecución de ingresos y gastos Al cierre del ejercicio, el saldo del EP1 debe coincidir con la sumatoria de las siguientes cuentas: La columna de ingresos con la cuenta 8501 Ejecución de ingresos. La columna de gastos con la cuenta 8601 Ejecución de gastos. A continuación, analizaremos los reportes presupuestales. A. PP - 1 Programación presupuestal de ingresos Al cierre del ejercicio el saldo del PP1 debe coincidir con la sumatoria de los saldos de las cuentas: Actualidad Gubernamental N 52 - Febrero 2013 5
D. EP - 2 Estado de fuentes y uso de fondos Al cierre del ejercicio, el saldo del EP2 debe coincidir con la resta de la cuenta 8501 Ejecución de ingresos y la cuenta 8601 Ejecución de gastos. 9. Registro de información de cuentas presupuestales en el SIAF A efectos de registrar las operaciones vinculadas a cuentas presupuestales, estas se registran en el SIAF mediante notas de contabilidad, para ello seleccionamos los códigos siguientes: - 100000-020 Proyecciones presupuestarias de ingresos - 100000-021 Proyecciones presupuestarias de gastos Caso Nº 9 E. EP - 3 Clasificación funcional del gasto Al cierre del ejercicio, el saldo del EP3 debe considerar el monto que corresponde al PIM y la Ejecución gastos del EP-1. El Pliego ABC tiene como presupuesto inicial de apertura la suma de S/.20 000,000.00 conformado de la siguiente manera: - Rubro 00 S/.5,000,000.00 - Rubro 08 S/.8,000,000.00 - Rubro 09 S/.4,000,000.00 - Rubro 07 S/.2,000,000.00 - Rubro 18 S/.1,000,000.00 Cabe precisar que el PIA (Presupuesto Inicial de Apertura se registra mediante notas de contabilidad tanto para los ingresos como para los gastos. A continuación, veremos el registro contable en el SIAF. Registro del presupuesto de ingresos F. EP - 4 Distribución geográfica del gasto Al cierre del ejercicio, el saldo del EP-4 debe considerar el monto que corresponde al PIM y la Ejecución gastos del EP-1. Debemos precisar que para el registro contable del presupuesto de ingresos, no se considera el monto que corresponde al rubro 00 Recursos ordinarios, dicho monto solo se considera en el asiento contable del presupuesto de gastos. Registro del presupuesto de gastos: 6 Actualidad Gubernamental N 52 - Febrero 2013