Importación de Cuentas y Pólizas a Contafiscal Empezaremos por definir el proceso que se realizaría para iniciar con el manejo del sistema de Contafiscal 2000 ya que los archivos requeridos deben de contar con una estructura e información específica para el correcto proceso. Los archivos que acepta el sistema para la importación son específicamente del tipo de extensión CSV separado por comillas y TXT, será muy importante que su programa donde maneja su contabilidad tenga la capacidad de exportar información a EXEL o dicho en otras palabras que se pueda visualizar en la aplicación mencionada. En caso contrario, a continuación se describirá el proceso y estructura para la generación de los archivos necesarios de manera manual para el proceso de importación de su información y así poder generar los archivos requeridos por el SAT, siendo estos el XML del catalogo de cuentas, XML de sus pólizas y el XML de la Balanza. Es importante realizar la creación de la empresa, a continuación se describe el proceso: Nos dirigimos a la ruta Menú Archivo Nueva empresa y nos mostrara la pantalla para iniciar a llenar los campos necesarios.
Los campos principales a llenar son Directorio de datos, Razón Social, Dirección, RFC y Fecha de Constitución. A continuación seleccionamos la pestaña de Cuentas donde elegiremos la opción correcta de acuerdo a la estructura de las cuentas que crearemos o importaremos de acuerdo al manejo de sus cuentas. En el sistema de Contafiscal se cuenta con tres opciones para el alta del catalogo de cuentas:
La primera opción es Usar el predefinido del sistema. En esta opción las amplitudes de los niveles se ponen por default en 4 es decir que sus cuentas contaran con una estructura 0000-0000-0000-0000, que en este caso se utilizaran 16 de los 20 caracteres permitido en las cuentas. Aquí se muestra un ejemplo de la estructura de la cuentas con la opción Usar el predefinido del sistema y un reporte que exporta el sistema de Contafiscal a EXEL.
NOTA: Si el catalogo de cuentas predefinido por el sistema no se adecua a la estructura de sus cuentas puede ser estructurado mediante una modificación especial, realizada por nuestro departamento de desarrollo, con un cargo, este basado en la complejidad de la solicitud de la modificación. La segunda opción Importar de otra empresa, esta se habilita cuando ya se tiene una empresa creada en el sistema de Contafiscal y así se tomara la estructura y amplitud de las cuentas que se tengan en dicha empresa.
La tercera opción Creación Manual nos permite modificar la amplitud por nivel la cual va de 1 hasta 9 caracteres, usted definirá la estructura en cuanto al número de niveles y de dígitos para cada nivel, sin exceder de 20 caracteres en su totalidad y esto será de acuerdo a su criterio. Hasta aquí finaliza el proceso de la creación de la empresa. NOTA: Para mayor referencia del alta la empresa se puede apoyar con la Guía 254
Importación de Cuentas El sistema ofrece dos alternativas para la importación de información con archivos extensión CSV o TXT. La primera es desde el menú herramienta Importación cuentas / póliza ASCII La segunda es desde el menú movimientos utilerías importación utilizando un layout. Tomando en cuenta que es mandatorio que sus cuentas en cada nivel cuenten con un carácter diferente de cero ya que en caso contrario el sistema lo tomara como vacío, impidiendo la continuación del proceso de importación. Correcto: 5101-0001-0001-0001 Incorrecto: 5101-0000-0001-0001 Las cuentas pueden contar hasta con 6 niveles tomando en cuenta el límite de 20 caracteres en total para la estructura de la cuenta. Primera opción Menú Herramienta Importación cuentas / póliza ASCII Para este proceso en la creación de su empresa se tomara en cuenta desde los parámetros de empresa la opción Creación Manual donde usted definirá la estructura de las cuentas y la amplitud de cada uno de los niveles que en este ejemplo mantendremos en 4.
A continuación crearemos nuestro archivo en EXEL para proceder con la importación de nuestro catálogo de cuentas el cual debe de tener la estructura siguiente: Una columna para el número de la cuenta y otra para la descripción de las cuentas, una vez estructurado este documento como se indica, será necesario guardarlo como archivo CSV separado por comas. IMPORTANTE!! Se recomienda dar de alta una Cuenta de Diferencias por si existieran pólizas descuadradas al momento del proceso de importación de pólizas. Listo nuestro archivo nos dirigimos al sistema Contafiscal y daremos click en el menú Herramientas y en la opción Importar Cuentas y Pólizas ASCII.
Dando click en el botón archivo buscaremos la ruta donde guardamos el documento CSV de cuentas. Una vez seleccionado daremos click en leer archivo y desplegara la información que dimos de alta en el documento. Ya visualizada la información daremos una configuración como se muestra en la siguiente pantalla para que el archivo pueda ser cargado.
En la pestaña Separador de: seleccionaremos COMA, en Separador de Texto: seleccionaremos comillas, en Tabla a Importar: seleccionaremos Cuentas ya que es la informacion que se exportara.
Una vez dados estos parametros indicaremos la estructura de la informacion: Seleccionaremos la primera celda con el número de cuenta daremos click en Nombre del Campo: y elegiremos como nombre de la columna Cuenta y después nos colocamos en la segunda celda que tiene la descripción y en Nombre del Campo: elegimos Descripción y para finalizar daremos click en el botón,durante la importacion el programa nos pedira que indiquemos la naturaleza y rubro de cada una de las cuentas.
Una vez que termina el proceso de importación nos arroja la siguiente ventana y solo restara con dar click en paloma Verde para finalizar la exportación de cuentas, por último el sistema realizara una verificación de saldos y concluirá el proceso.
Importación de Pólizas La estructura del documento de pólizas es la siguiente: Fecha = la fecha como se ve debe tener el formato 2/2/4 y separado por slash (/). Tipo de Poliza = Diario 001, Ingresos 002, Egresos 003 NOTA: El sistema cuenta por default con 3 Tipos de Pólizas Diario, Egresos, Ingresos, pero es posible dar de alta otros tipos adicionales si así lo requiere. Este proceso será necesario realizarlo antes de realizar el proceso de importación de las pólizas en la ruta Menú Catálogos Tipos de póliza y botón Alta. Naturaleza: Identificar si el movimiento es un cargo o un abono. Imp. Cargos / Abonos = Importe del movimiento. Descripcion = Referente a la descripcion del movimiento. Identificador = este es un dato muy importante ya que con el identificador sabra el sistema que parta del archivo es si encabezado de las polizas y que parte el partidas. 0 (cero) encabezados de póliza 1 (uno) partidas. Una vez generado el archivo en EXEL y guardado en extensión CSV separado por
comillas nos dirigimos al sistema de Contafiscal y vamos al menú Herramientas y damos click en Importar Cuentas y Pólizas ASCII para que nos aparezca la siguiente pantalla. Buscaremos y cargaremos el archivo de EXEL para nuestras pólizas y leeremos el archivo para que nos muestre la información como se indica a continuación.
Daremos la siguiente configuración al documento dando click en la pestaña Separador de: y seleccionando Coma, en Separador de Texto:, marcaremos el BOX Primer renglón es el nombre de los campos y en Tabla a Importar: seleccionamos Pólizas / Partidas. Nos colocaremos en la última celda y nos dirigimos a la pestaña Nombre del campo: y seleccionamos Identificación Pólizas / Partidas, al dar click nos aparecerá la siguiente pantalla para seleccionar los identificadores. En Identificador de Pólizas colocaremos 0 y en Identificador de Partidas 1 y daremos click en paloma Verde y posterior en
En esta ventana configuraremos el documento de acuerdo al orden de la información: Nos colocaremos en cada una de las celdas y nombraremos cada una de las columnas del primer bloque como se indica: 1 Fecha 2 Tipo de Poliza 3 No. De Poliza 4 a 6 No se utilizan
7 Descripcion 8 No se utiliza El segundo bloque: 1 Fecha 2 Tipo de Poliza 3 No. de Poliza 4 Cuenta 5 Naturaleza 6 Imp. Cargos / Abonos 7 Descripcion 8 No se utiliza. Una vez configuradas las columnas damos click en siguiente pantalla: para que nos muestre la
Aquí configuraremos las opciones Tipos de póliza colocando para DIARIO el número 1, para INGRESOS número 2 y EGRESOS el número 3. Formato de fecha Día / Mes / Año NOTA: el nombre que le ponga en la platilla de EXEL en el campo NATURALEZA deberá de ser el mismo que coloque al momento de importar al Contafiscal en los espacios de Naturaleza en Identificador de Cargos e Identificador de Abonos. En esta pantalla de igual manera nos permite guardar la plantilla que acabamos de configurar dando click en el botón Salva Plantilla. Una vez dando click en Salvar pantalla nos enviara a la ventana donde asignaremos un nombre a dicha plantilla. Esta podremos utilizarla en importaciones posteriores para pólizas que ocupen la misma estructura a la que hayamos definido.
Una vez asignado el nombre damos click en paloma verde y continuamos con el proceso de importación. Finalizamos dando click en el botón y nos mostrara la siguiente pantalla y se dara por finalizado la importacion de Polizas con una verificacion de saldos. NOTA: Para mayor referencia Guía 281 NOTA: El sistema únicamente realiza la importación de datos de una póliza y no realiza el proceso de importación de XML, a razón que el proceso de carga de XML deberá de ser manualmente con el sistema de Admin CFDI y Contafiscal.
Movimientos utilerías importación. Layout
NOTA: Colocar los datos indicados en cada una de las posiciones manifestadas en el LAYOUT (el block de notas manifiesta del lado inferior derecho la posición de cada unos de los caracteres por eso la captura se realiza en dicha aplicación). A continuación se explicara el formato y datos principales que se requiere para generar el archivo en formato TXT para la importación de pólizas, este archivo se realiza en un archivo de Block de Notas con Fuente Consola Normal, ya que nos permite visualizar la posición del carácter así como una escritura lineal y continua sin cambio de renglón, es necesario seguir la estructura y especificaciones de posición de cada uno de los campos que se indican en el layout que se visualiza.
Empezaremos con la estructura del Encabezado el cual se estructurara en la primera línea, para el cual se utilizan las Claves manifestadas en el Layout Clv : 1, 2, 3, 4, 6, 8, 9, 10 (este corresponde al importe total de la póliza), 12 y 19. El encabezado quedaría estructurado de la siguiente manera como se enmarca (tomar en cuenta que el texto está dividido en dos partes ya que es muy extenso para mostrarse junto, pero la escritura es lineal, es decir en renglones completos): Ahora estructuraremos las Partidas de la Poliza (renglon por Partida) las cuales se redactaran en las lineas subsecuentes al encabezado, donde utilizamos de igual manera Claves que conformaron el encabezado y agregando las Claves requeridas para las partidas. Layout Clv parte del encabezado 1, 2, 3, 4, 6 y agregando las Clv 7, 8, 9, 10, 12, 17, 18, 26, 29, 30, 31, 33 que en conjunto integran las partidas. NOTA: para el dato de la fecha en Partida de las Polizas tomaremos la Clv 26, no la Clv 19. Quedando estructurado de la siguiente manera:
Una vez terminado el documento lo guardaremos con extensión TXT para así proceder con el proceso de importación. Nuestro archivo ya listo con las especificaciones del layout y ya importado al sistema de Contafiscal tiene la estructura como a continuación se muestra: Vamos a nuestro sistema de Contafiscal y con la empresa abierta, nos dirigimos a la ruta Menú Movimientos Utilerías Importación y nos aparecerá la siguiente ventana:
En el campo Directorio Origen: seleccionaremos la ruta donde guardamos nuestro archivo de polizas con extencion TXT, en Nombre de Archivo: escribiremos el nombre que le indicamos, en este caso Polizas.TXT, los demas campos los mantendremos sin afectar y procederemos a dar click en paloma verde para que inicie la importacion.
Cuando finalice el proceso nos arrojara el siguiente mensaje y nos indicara que fue exitosa la importación de nuestras pólizas. Comuníquese con nosotros! Contactenos a los teléfonos: 5211-5367, 5286-2839, 5286-2841 Fax: 5286-0019 e-mail: soporte@control2000.com.mx Estrategia Empresarial S.A. de C.V.