PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO Y EVALUACION DE PLANES CÓDIGO:PDE-PR-04 VERSIÓN: 4.0 FECHA: 01-04-2015 PÁGINAS: 5 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ------------------------------------------------------------------------ 2. ALCANCE ------------------------------------------------------------------------- 3. DEFINICIONES ------------------------------------------------------------------ 4. RESPONSABLE ----------------------------------------------------------------- 5. RESPONSABILIDADES ------------------------------------------------------- 6. GENERALIDADES -------------------------------------------------------------- 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO --------------------------------- 8. CONTROL DE CAMBIOS ----------------------------------------------------- 9. ANEXOS --------------------------------------------------------------------------- Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Subdirector de Cargo: Profesional del SGC Cargo: Representante de la Alta Dirección Planeación
Página 2 de 5 1. OBJETIVO: Facilitar a los gestores de los proyectos y al personal de seguimiento y evaluación (SyE) de Planes, mejorar la calidad del Seguimiento y la evaluación, y promover una reflexión crítica orientada al mejoramiento, para que los proyectos tengan mayor impacto y demostrar la responsabilidad de la Corporación. 2. ALCANCE: Es aplicado a todos los planes y proyectos operativos de la Corporación desarrollados por las distintas dependencias. 3. DEFINICIONES: Para facilitar la comprensión del presente documento, se definen los siguientes términos: SEGUIMIENTO: es un proceso que tienen por objeto establecer el nivel de cumplimiento de los Planes y Proyectos, en términos de productos, desempeño de las Corporaciones en el corto y mediano plazo y su aporte al cumplimiento del PGAR y de los objetivos de desarrollo sostenible. EVALUACION EX ANTES: Es una evaluación hecha antes de la ejecución del proyecto. Permite estimar tanto los costos como el impacto (o beneficios) y en consecuencia, adoptar la decisión (cualitativa) de implementar o no el proyecto. A partir de ella resulta posible identificar las alternativas óptimas para alcanzar los objetivos del impacto perseguidos. EVALUACION EX POST: es el proceso mediante el cual se verifica el grado de logro de objetivos y metas formulados en un proyecto, este consiste en la sistematización y explicación de los resultados acumulados a la fecha de la evaluación, basado en indicadores como: eficacia, eficiencia, efectos, impacto, relación costos / impacto. La evaluación ex post incluye a la evaluación de impactos y el monitoreo. SPI: Instrumento de control social a los recursos de inversión del Gobierno Central del nivel nacional (Ministerios, Establecimientos Públicos, Departamentos Administrativos, Empresas industriales y Comerciales del Estado, Sociedades de Economía Mixta), creado mediante decreto 3286 de 2004 y permite consultar a funcionarios públicos y a la ciudadanía en general, en ambiente gráfico en Internet, información de seguimiento a los proyectos de inversión de la Nación. SUIFP: SISTEMA UNIFICAFICDO DE INVERSION PUBLICA MADS: Ministerio de ambiente y Desarrollo Sostenible, es el órgano rector de la gestión del ambiente y de los recursos naturales renovables, encargado de orientar y regular el ordenamiento ambiental del territorio y de definir las políticas y regulaciones a las que se sujetarán la recuperación, conservación, protección, ordenamiento, manejo, uso y
Página 3 de 5 aprovechamiento sostenible de los recursos naturales renovables y del ambiente de la nación, a fin de asegurar el desarrollo sostenible, sin perjuicio de las funciones asignadas a otros sectores. 4. RESPONSABLES: Equipo de planeación 5. RESPONSABILIDADES Suscribir el acta de inicio de cada proyecto con los gestores de proyectos Proyectar oficios o requerimiento a los jefes de dependencias solicitando la presentación de informes Profesional especializada (o): Revisar los proyectos y los planes en el contexto de su estructura, costo y coherencia con políticas y planes institucionales Verifica que los informes cumplan con el formato de presentación. Verificar a través de las herramientas de seguimiento y evaluación el avance físico y financiero de los proyectos y los planes específicos Diligenciar los formatos de seguimiento para la elaboración del informe consolidado de la gestión de la Corporación Verificar mensualmente el reporte de avance de metas (indicadores) de cada proyecto Corroborar en campo la eficiencia y la eficacia de la aplicación de recursos programados en los proyectos Verificar el resultado final de la ejecución de los proyectos y los planes específicos 6. GENERALIDADES El procedimiento tiene sustento legal en la necesidad de realizar seguimiento y evaluación de los instrumentos de planeación de largo, mediano y corto plazo, implica un conjunto de actividades ordenadas y cronológicas que permitan medir el impacto de los proyectos, como las dificultades intrínsecas en el proceso de ejecución para imponer las medidas correctivas que faciliten el cumplimiento de sus objetivos de manera efectiva
Página 4 de 5 7. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES ITEM 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABILIDAD RESGISTRO Hacer revisión y análisis de los Planes, Programas y Proyectos de la Corporación. Si los resultados de la revisión indican que los Planes, Programas y Proyectos están completos y tienen todos los soportes, continúa con la actividad 3, de lo contrario debe ejecutarse la actividad 2. Completar la información o documentación faltante de los Planes, Programas y Proyectos de la Corporación. Solicitar trimestralmente los informes físicos de la ejecución de los Planes, Programas e informes financieros del avance de los proyectos para el control y seguimiento de los mismos. Realizar control y seguimiento verificando que los informes cumplan con los requisitos de evaluación. Si los informes cumplen con los requisitos de evaluación, se continúa con la actividad 6, de lo contrario pasa a la actividad 5. Solicitar el complemento y ajuste de la información a los responsables de los Planes, Programas y Proyectos. Consolidar la información del seguimiento en los formatos para presentación de informes al Consejo Directivo de manera semestral. Reportar trimestralmente, la información de los Planes, Programas y Proyectos a los organismos de control, y en el portal (SPI) de seguimiento de los proyectos con recursos de la nación. Procesar la información del resultado de las evaluaciones y elaborar informe consolidado. Envío y Presentación de informe al Director General: Envía informe al Director y en reunión de comité Directivo el Subdirector de planeación presenta el informe consolidado del seguimiento a la ejecución de los proyectos. Envío de informe a la oficina de prensa para su publicación. - - Profesional especializado Profesional especializado Técnico operativo Auxiliar administrativa Oficio Oficio final Oficio de envío final Oficio de envío final 11 Publicación del informe final de los Planes, Programas y Proyectos Profesional Universitario de Prensa s Publicados 8. CONTROL DE CAMBIOS
Página 5 de 5 VERSIÓN DESCRIPCION DEL CAMBIO 1 Creación del documento Febrero 11 del 2011 2 Modificación del documento Agosto 28 del 2014 3 Identificación de los puntos de control del procedimiento Diciembre 11 del 2014 4 Modificación del documento Abril 01 del 2015 9. ANEXOS Ninguno