ACI-983 Informática I ACI-191 Taller de Informática Escuela de Ingeniería Unidad IV : Software de Planilla de Cálculo
TEMA 1: Microsoft Excel No todo el mundo sabe cuál es la potencialidad real de una hoja de cálculo. La idea generalizada en estos días de que sólo sirve para introducir listados de números es muy frecuente, pero totalmente alejada de la realidad. Lamentablemente esa idea se ha impuesto en el ámbito personal y laboral y podría afirmarse, casi con absoluta certeza, que la mayoría de las personas que utiliza una planilla de cálculo, no lo hace porque realmente necesite calcular algo, sino más bien porque requiere organizar y ordenar información. Tal hecho reduce la utilización de los recursos de la planilla a una mínima expresión. Se da el caso inverosímil de personas que habiendo ya ingresado los datos, no se atreven a ocupar las funciones del programa o a crear fórmulas y prefieren hacer los cálculos con una calculadora, porque según ellos les resulta más fácil. Una planilla de cálculo, como la que estudiarás, es mucho más que una serie de utilidades para organizar información. Más bien se trata de un programa informático que permite realizar operaciones complejas con todo tipo de datos, fundamentalmente numéricos, siempre que éstos puedan organizarse en forma de tabla. Con una hoja de cálculo no sólo podrás efectuar todas las operaciones que permite una potente calculadora, sino que además podrás usarla para ordenar, analizar y representar los datos ingresados. Una característica que hace especialmente útiles este tipo de programas es su capacidad de recalcular todos los valores obtenidos sin más que variar los datos iniciales. Todas las clases y el material que leerás y ejercitarás de aquí en adelante, está basado en la planilla de cálculo Microsoft Excel 2000, no obstante, te servirán también si tienes una versión inferior o superior del programa. Ingresar a Excel Para ingresar a Excel debes proceder tal como lo harías con cualquiera de los programas estudiados hasta ahora. Una de las opciones posibles es que lleves el puntero del mouse al botón Inicio de Windows, selecciones el menú Programas y luego hagas clic en el icono de Microsoft Excel. Si estás iniciando Excel por primera vez, el programa te solicitará que ingreses tus datos personales. Efectuado el ingreso o sin efectuarlo, puedes presionar Aceptar para ingresar al programa. Recuerda que si el icono del programa no está disponible directamente en el menú Programas, debes buscar dentro de la carpeta Microsoft Office. Después de un rato de espera, aparecerá la pantalla de inicio de Excel. Se abrirá la ventana de Excel, cuya descripción encontrarás en las páginas siguientes. 2006 Universidad de Las Américas Página 2 de 8
TEMA 2: Conceptos preliminares En esta parte debes concentrarte en reconocer directamente en la pantalla algunos elementos esenciales de toda planilla de cálculo y que corresponden al área de trabajo de la planilla. 1 Libro: Corresponde al archivo generado por Excel. Si es un libro nuevo, el nombre del libro será algo como Libro1, Libro2, etc., y lo verás en la barra de título. 2 Hoja: Tal como un documento de Word está constituido por páginas, un libro de Excel está compuesto por hojas. Un libro nuevo se compone, por defecto, de tres hojas. Las etiquetas de las mismas las podrás apreciar en la parte inferior. Esta es una fila Esta es una columna Cada hoja se compone a su vez de columnas y filas. 3 Columnas: podrás distinguir las columnas porque están dispuestas verticalmente en la pantalla y poseen encabezados del tipo A, B, AA, IV, etc. Una hoja tiene un total de 256 columnas. 4 Filas. Se identifican con facilidad porque están dispuestas en forma horizontal y poseen encabezados numéricos del tipo 1, 2, 3, etc. Hay un total de 65536 filas en una hoja. 5 Celdas. Cuando una columna y una fila se cruzan o intersectan forman una celda que constituye en la planilla de cálculo el elemento básico para el ingreso de datos. Las celdas se reconocen por una dirección conocida técnicamente como Referencia. La referencia a una celda no es otra cosa que su dirección, constituida por el nombre de la columna y el nombre de la fila que la forman. Por ejemplo, la celda B2 es la casilla que se encuentra en la fila 2 de la columna B. 6 Rangos Un rango es un conjunto de celdas contiguas. Se reconocen por el mismo elemento llamado Referencia, que no es otra cosa que su dirección. Si en la fila 5, seleccionas todas las celdas desde la columna B a la columna F, has seleccionado un rango que se identificará por la referencia B5:F5. Los dos puntos entre celda inicial y celda final se pueden interpretar como hasta. Punto en que se intersectan la columna B y la fila 2 B2 Rango B5:F5 Puede leerse como: desde la celda B5 hasta la celda F5 2006 Universidad de Las Américas Página 3 de 8
Referencias Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que deseas utilizar en una fórmula. Las referencias te permitirán utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. Si deseas hacer referencia a: Utiliza: La celda de la columna A y la fila 10. A10 El rango de celdas de la columna A, de la fila 10 a la 20. A10:A20 El rango de celdas de la fila 15 entre las columnas B y E. B15:E15 Todas las celdas de la fila 5. 5:5 Todas las celdas de las filas 5 a 10. 5:10 Todas las celdas de la columna H. H:H Todas las celdas de las columnas H a la J. H:J El rango de celdas desde la celdas A10 a la celda E20. A10:E20 Formas del puntero en Excel Dependiendo de la acción que con el mouse puedas realizar, el puntero adoptará distintas formas dentro de Excel. Si observas la imagen de la página anterior verás que el puntero aparece al lado de la celda activa con la forma de una cruz blanca. Cuando el puntero tiene dicha forma se encuentra en el modo selección. Cuando el puntero está en algún borde de la celda activa o del rango que tengas seleccionado tendrá la forma de una flecha. La misma flecha fuera del área de trabajo de Excel, esto es sobre los menús o barras de herramientas te sirve para hacer clic sobre el objeto señalado. Si pones el puntero en la esquina inferior derecha de la celda o del rango que tengas seleccionado, apreciarás que el puntero se transforma en una cruz negra. En dicho caso el mouse se encuentra preparado para rellenar celdas. La cruz negra se denomina controlador de relleno y permite rellenar las celdas adyacentes con la serie que se derive de la o las celdas que hayas seleccionado. Al poner el puntero en la línea divisoria entre dos columnas, apreciarás que se transforma en una flecha doble. En dicho caso, el mouse se encuentra preparado para redimensionar el ancho de la columna a la izquierda del puntero, en este caso C. Lo mismo sucederá si pones el puntero en la línea divisoria entre dos filas. En dicho caso, el mouse está preparado para mover la selección. Si, por ejemplo, la celda B10 contiene el valor 10 y arrastras el controlador hacia abajo, todas las celdas se llenarían con un 10. Ahora el mouse está preparado para modificar el alto de la fila inmediatamente arriba del puntero, en esta caso la fila 5. 2006 Universidad de Las Américas Página 4 de 8
TEMA 3: Elementos de la Interfaz de Excel 2006 Universidad de Las Américas Página 5 de 8
La interfaz de Microsoft Excel es bastante parecida a la de los otros programas de la Suite Office. Por esta razón, esta clase se centrará en explicar las diferencias en la pantalla de Excel respecto de los otros programas. El resto de los elementos en las barras de menú o de herramientas actúa o se comporta, más o menos, de la misma manera. Te recomendamos que bajes de la página web el archivo llamado ArchivoBase1.xls, lo almacenes en algún lugar del disco duro y lo abras con Excel. Una de las primeras diferencias la observarás en la barra de título, si bien no se ha destacado como uno de los elementos que se examinarán. En ella verás que la aplicación abierta se denomina Excel y que el documento abierto se llama ArchivoBase1.xls. Los archivos que Excel crea se denominan Libros a diferencia de los que crea Word, que se denominan documentos. Cuando abres Excel para comenzar a trabajar, el programa denomina sus archivos como Libro1, Libro2, etc., tal como Word llamaba a sus archivos Documento1, Documento2, etc. Excel agrega al nombre de sus archivos la extensión.xls, así como Word le agrega a los suyos la extensión.doc. Como lo hiciste con Word, cuando desees almacenar un archivo de Excel, podrás asignarle un nombre que esté de acuerdo con el contenido del libro, tal como lo hizo el usuario que almacenó el archivo ArchivoBase1.xls. Cuando el archivo esté almacenado en alguna carpeta de tu disco duro, podrás identificarlo mediante el icono: Diferencias en la interfaz Las diferencias que verás a simple vista son las siguientes: 1 Barra estándar Autosuma, que te servirá para sumar una serie de datos. Pegar función, que te servirá cuando desees insertar una función de Excel usando un asistente. Orden ascendente. Orden descendente. Asistente para gráficos, que utilizarás cuando desees crear un gráfico. 2 Barra de formato Combinar y centrar. Estilo Moneda. Estilo porcentual. Estilo millares. Aumentar decimales. Disminuir decimales. Los comandos disponibles a través de estos botones se estudiarán en profundidad en las clases sucesivas. El resto de los botones de estas barras actúa de la misma manera que en Word, sólo debes tener claro que, en este caso, afectarán a los objetos de Excel. Objetos diferentes en la interfaz 3 Cuadro de nombres Este cuadro se encuentra al lado izquierdo de la barra de fórmulas y te servirá para visualizar la celda, elemento de gráfico u objeto que tengas seleccionado. No te preocupes si todavía no entiendes, por ejemplo, que es una celda. Al finalizar esta clase, lo tendrás claro. Mientras tanto, sólo concéntrate en reconocer los elementos. Si el cuadro de nombres muestra esto: significa que, en el área de trabajo de Excel, la celda E4 está seleccionada o es la celda activa. En tanto, si el gráfico del ejemplo está seleccionado, el cuadro de nombres te mostrará lo siguiente: 4 Barra de fórmulas Así como Word posee en este punto un elemento llamado regla, Excel posee un elemento llamado Barra de fórmulas. La barra de fórmulas muestra el valor constante o la fórmula que estén ingresados en la celda activa. En la imagen de ejemplo, la barra de fórmulas muestra la fórmula que está ingresada en la celda E4, dado que cuando se capturó esa pantalla, esa era la celda activa. La barra de fórmulas se puede utilizar para ingresar o modificar datos o fórmulas, en cuyo caso 2006 Universidad de Las Américas Página 6 de 8
debes hacer clic en la celda en que deseas efectuar el ingreso o modificación, hacer un clic en el signo igual de la barra de fórmulas y digitar el ingreso o modificación que deseas realizar. Cuando uses la barra para estos fines, verás que aparecen dos botones al lado del signo igual. La cruz roja te servirá para cancelar el ingreso o modificación efectuada y el visto te servirá para aceptarlo. También puedes digitar los datos y luego presionar ENTER si deseas aceptarlos o ESC si deseas cancelar. No obstante lo anterior, si deseas ingresar o modificar datos, puede resultar más práctico que hagas doble clic sobre la celda de tu interés. Además de lo anterior, la barra de fórmulas te servirá principalmente para averiguar el contenido de una celda. En general, las celdas mostrarán el efecto de tus acciones sobre ellas. Por ejemplo, en la celda E4 se puede apreciar el número 700. Tal número es el resultado de la fórmula que está ingresada en esa celda y que puedes visualizar en la barra de fórmulas. Despliegue Contenido Esto se puede sistematizar con los conceptos contenido y despliegue. Significa que, eventualmente, una celda desplegará algo distinto de lo que realmente contiene. Por ejemplo, si la celda contiene una fórmula, en ella verás el resultado de la misma y en la barra de fórmulas podrás apreciar la fórmula, que es lo que la celda realmente contiene. Si por ejemplo, en una celda digitas la palabra Informe y luego le das formato negrita, color rojo y tamaño 18 puntos, la celda te mostrará el resultado de todas esas acciones; en cambio, la barra de fórmulas te mostrará lo que la celda contiene: la palabra informe sin formato alguno. El área de trabajo de Excel Todos los objetos que se enumeran y explican de aquí en adelante constituyen lo que se denomina área de trabajo de Excel. El área de trabajo está constituida por la planilla completa con todos sus elementos, incluidos las celdas, encabezados de filas y de columnas, etiquetas de hojas, líneas de división, barras de desplazamiento y otros elementos. 5 Botón Seleccionar todo Está ubicado en la parte superior de los encabezados de las filas y al lado izquierdo de los encabezados de las columnas. Utilízalo cuando desees seleccionar todas las celdas de la hoja activa. 6 Encabezados de columnas Cada columna en la hoja está identificada por una o dos letras, desde la A hasta la IV. Existe un total de 256 columnas en la hoja. El botón de la columna C está resaltado, porque el cursor está puesto en alguna celda de esa columna. 7 Cuadro de división horizontal Cuando desees dividir la hoja en forma horizontal puedes arrastrar este botón hacia abajo. Te será particularmente útil cuando trabajes con planillas muy extensas y desees mantener visibles los rótulos o títulos que asignaste a las columnas. Cuando lo arrastres aparecerá un borde grueso que delimita cada división. Haciendo doble clic en dicho borde podrás eliminar la división. 8 Encabezados de filas Cada fila en la hoja de cálculo está representada por un número. Existen 65536 filas en cada hoja de un libro de Excel. Si observas la figura verás que el botón de la fila 6 está resaltado, significa que el cursor está puesto en alguna celda de esa fila. 9 Botones de desplazamiento y etiquetas de hojas En las páginas anteriores viste que un libro de Excel está compuesto de hojas. Las hojas se identifican y además se pueden administrar mediante las etiquetas que ves en la parte inferior de la pantalla. Como puedes apreciar en la imagen, la Hoja1 se encuentra seleccionada o es la hoja activa. 2006 Universidad de Las Américas Página 7 de 8
Para activar cualquiera de las otras dos hojas, basta hacer clic en la etiqueta de la hoja que deseas activar o seleccionar. Cuando Excel se inicia, el libro se crea por defecto con tres hojas, pero se pueden agregar tantas hojas como desees, sólo con la limitación de los recursos (memoria, por ejemplo) que tenga tu sistema. Además, cuando el libro se crea, Excel asigna a estas hojas nombres del tipo Hoja1, Hoja2, etc. Si creas más hojas también los nombres serán del mismo tipo. No obstante, haciendo uso de los recursos de administración de las hojas podrás más tarde cambiar dichos nombres si lo deseas. En la misma zona inferior encontrarás esta serie de botones: Te serán muy útiles, cuando el libro tenga muchas hojas, para visualizar la etiquetas de las hojas que no se ven en la pantalla. Los botones de los extremos desplazan a la primera y última hoja respectivamente. Los botones centrales desplazan una hoja hacia la izquierda y hacia la derecha respectivamente. 10 Cuadro de división de etiquetas En la parte inferior de la pantalla, entre las etiquetas de hojas y la barra de desplazamiento horizontal, verás este cuadro: Arrastrándolo a la derecha podrás aumentar el campo de visualización de las etiquetas de hojas; por el contrario, si lo arrastras hacia la izquierda, podrás aumentar el tamaño de la barra de desplazamiento. 11 Cuadro de división vertical Te permitirá dividir la hoja activa en dos secciones verticales. Para dividir la hoja basta que arrastres el cuadro hacia la izquierda. Te será muy útil cuando tu planilla tenga muchas columnas de datos y desees dejar visible los rótulos o títulos con los que identificaste las filas. Cuando dividas, aparecerá un borde vertical que identifica la división. Para eliminar la división basta hacer doble clic sobre el borde. 12 Celda activa En páginas anteriores ya conociste lo que es una celda. La celda activa es aquella en la que se encuentra el cursor o aquella que se encuentra seleccionada. Si la celda activa no ha sido formateada con algún tipo de borde, podrás reconocerla visualmente porque aparecerá encerrada en un recuadro negro, como aprecias aquí: Dicho recuadro es el cursor. Si la celda ha sido formateada con algún tipo de borde o color de relleno el recuadro se verá de un color distinto o aparecerá con una línea doble. Si aún así no logras identificar la celda activa puedes observar el cuadro de nombres, en el que aparecerá la referencia de la celda: 13 Gráfico Si bien no siempre es así, un gráfico también puede ser parte de la hoja de un libro. Cuando se creó el gráfico de la imagen inicial, se decidió insertarlo en la misma hoja en la cual se encuentran los datos. Para seleccionar el gráfico basta que hagas clic sobre él. 14 Otros elementos Líneas de división Las líneas de división son las líneas verticales y horizontales que delimitan cada celda: Su propósito es meramente visual: indicarte dónde se inicia y termina una celda. Cuando imprimas una planilla dichas líneas no aparecerán en la impresión, por lo que si deseas darle formato de tabla a tu planilla, tendrás que aplicarle formato de bordes a las celdas que desees. Por último, si te fijas en la pantalla verás que Excel también, como los otros programas, posee Barra de Estado en la parte inferior de la pantalla. En dicha barra Excel mostrará información importante para el usuario como, por ejemplo, ayuda y si la tecla Bloque Numérico está activada o no. 2006 Universidad de Las Américas Página 8 de 8