CONFIRMACIÓN PARTICIPACIÓN COMO DOCENTES Apreciados conferencistas. El Centro de Consultoría y Educación Continua de la Pontificia Universidad Javeriana, les da la bienvenida como conferencistas del Diplomado DERECHO DE SEGUROS, el cual dio inicio el día 11 de julio. El diplomado tiene una duración de 110 horas y se realizará en el horario de viernes de 4:00 a 9:00 p.m. y sábado de 8:00 a.m. a 1:00 p.m. en las instalaciones del Colegio San Ignacio de Loyola Calle 48 No. 68 98 en la ciudad de Medellín. Si por motivos de fuerza mayor debe hacer algún cambio en el horario del diplomado o en sus fechas programadas, por favor canalizar la información previamente a través del coordinador académico (NOMBRE Jaime Eduardo Chaves EMAIL jchaves@javeriana.edu.co CELULAR 313-884 94 65) evitando hacer acuerdos directamente con los participantes. Le confirmo que el valor de sus honorarios es de $125.000/hora y en la parte inferior encontrará la información sobre pago a proveedores. Le recomendamos tomar asistencia al inicio y al final de cada clase como verificación a la firma de planilla de asistencia que el participante hace, esto como medida de apoyo para garantizar el cumplimiento al 80% de asistencia que certifica la Universidad en los diplomas que se entregan finalizando el diplomado. Así mismo, los invitamos a direccionar a través del coordinador académico del diplomado, aquellas oportunidades de consultoría que se identifiquen para las empresas de los participantes del diplomado. Usted puede ser la persona que presente una propuesta de consultaría a través del Centro de Consultoría y Educación Continua de la universidad. De antemano agradecemos su participación y les sugerimos leer atentamente las siguientes indicaciones: 1. IND I C A C I O N E S P A R A EL M A N E J O DE M A T E R I A L E S Los materiales se suministran de forma digital y se publican en la Plataforma Educativa Sakai, a la cual tienen acceso los participantes a través de un usuario y contraseña que se les entrega el día del inicio de clases. De antemano agradecemos evitar el envío directo a los participantes. Para el manejo de materiales le recomendamos lo siguiente: Hacer uso de la plantilla adjunta. Ajustar su presentación a la cantidad de horas del módulo asignado y manejar archivos inferiores a 5 megas (éstos pueden estar en Word, Excel, Power Point, PDF, JPG, GIF, PNG, TIFF). Utilizar fotos y graficas legibles. Las presentaciones en Power Point y en PDF no deben contener ningún tipo de fondo, ni publicidad de sus empresas. Evitar el uso de ciudades y fechas, en caso que repita su material en diferentes eventos nuestros.
Guardar los archivos con el nombre del módulo e indicar el orden de los materiales. Enviar por correo electrónico y de forma oportuna al Coordinador del diplomado con copia a materialcec@javerianacali.edu.co Recoger los marcadores al iniciar su módulo en la oficina de Educación Continua. Indicar al inicio del diplomado si para el desarrollo de su módulo requiere salas de sistemas, laboratorios, espacios especiales, elementos o materiales pedagógicos a través del Coordinador académico para realizar las reservas con suficiente anterioridad. 2. IND I C A C I O N E S P A R A V I A J E S A C A D É M I C O S Tiquetes: Los viajes que asume el Centro de Consultoría y Educacion Continua son estrictamente académicos. Los tiquetes serán solicitados en el itinerario establecido por el Centro, de acuerdo a la hora de inicio y finalización de las clases. El Centro siempre que sea posible adquirirá la tarifa más económica, por lo que se reserva el derecho a seleccionar la aerolínea para el viaje académico. Si por motivos personales el docente requiere algún cambio de horario, debe solicitarlo personalmente ante la aerolínea y asumir la penalidad que se genere. Este cambio no debe afectar los horarios de las clases. Traslados casa aeropuerto casa: El transporte será contratado por el Centro con el conductor que esté asignado al programa. Los traslados podrán ser programados con otros docentes si coinciden en los vuelos. Si el transporte es asumido por el docente, el valor de este servicio debe especificarlo en una cuenta de cobro aparte del cobro de los honorarios, o sea que debe pasar dos cuentas: una por los honorarios de docencia y otra por el transporte. Transportes terrestres: Se reconocen transportes terrestres de acuerdo al lugar de capacitación y debe pasar una cuenta de cobro independiente para este concepto. Transporte para docentes de Educación Continua (Ida y vuelta) Oficina Cali Desde Cali hacia Cartago - Pereira - Armenia Buenaventura $ 141.000 Desde Cali hacia Tuluá - Palmira Buga $ 93.000 Desde Cali hacia Bogota o Medellín $ 175.000 Alojamiento y alimentación: La Universidad tiene convenios corporativos con hoteles a nivel nacional, por tanto el Centro realiza las reservas de alojamiento en dichos hoteles. El monto de alimentación diaria en el hotel es de $50.000 (2 comidas), cualquier gasto adicional que no esté dentro de esta tarifa correrá por cuenta del docente. No están autorizados por la universidad gastos de minibar, bebidas alcohólicas o servicio de lavandería.
Si por algún motivo debe realizar gastos de alimentación por fuera del hotel, deberá entregar el Centro la factura o soporte correspondiente para el respetivo reembolso. La tarifa máxima establecida es de $25.000 por comida. 3. IND I C A C I O N E S P A R A P A G O S A P R O V E E D O R E S Para realizar el pago de bienes y servicios ofrecidos a la Pontificia Universidad Javeriana Cali, a continuación se relacionan las indicaciones reglamentadas por la institución. A. Inscripción como proveedor en el sistema PUJ (proveedores nuevos) Los documentos que debe enviar para realizar la inscripción como proveedor en el sistema de la universidad, son: Fotocopia de la cédula de ciudadanía. Fotocopia del RUT (actualizado) (Este lo puede bajar por la página de internet de la DIAN). Certificación bancaria (no importa el banco). Cámara de Comercio (Si es persona jurídica). Diligenciar el documento Formato Registro de Proveedores. B. Documento para pago (cuenta de cobro o factura) Si en el Rut está registrado como régimen común le solicitamos amablemente nos haga llegar la factura a nombre de la Pontificia Universidad Javeriana con Nit 860.013.720-1, identificando el servicio ofrecido. En caso de ser honorarios por docencia, por favor relacionar el curso, número de horas, valor de la hora, los días de la clase y la ciudad donde se dictó la clase. La factura debe realizarse sin cobro de IVA, según artículo 92 de la ley 30 de diciembre de 1992. En caso de registrar en el RUT como régimen simplificado, por favor enviar el cobro en original, diligenciando completamente y firmando el formato Documento Equivalente a Factura, el cual deberá tener un número de consecutivo que identifique el cobro. En caso de ser honorarios por docencia, por favor relacionar: Nombre del Diplomado o seminario Número de horas Valor de la hora (tarifa) Días de la clase Ciudad donde se dictó la clase Valor de transporte (si aplica) Este documento deberá ser entregado en el mismo período (mes) en que presta el servicio en el Centro de Consultoría y Educación Continua, sin correcciones, ni enmendaduras, en las fechas establecidas. (Ver literal E). La dirección a la que debe enviar el documento para pago con todos los soportes requeridos es: Calle 18 # 118 250 Pontificia Universidad Javeriana - Cali, Edificio Educación Continua. C. Soportes para adjuntar al documento de cobro (factura o documento equivalente a factura de la prestación del servicio)
Fotocopia del RUT actualizado. Planilla Integral de Liquidación de aportes (PILA) correspondiente al periodo facturado (mes en el que presenta el documento equivalente a factura o cuenta de cobro) (ver literal D para mayor detalle). Nota: No se acepta carné de afiliación, comprobante de pago, certificaciones u otros. D. Obligatoriedad de pago de aportes a la seguridad social (trabajadores independientes y contratistas) De acuerdo al artículo 23 del Decreto 1703 de 2012, la Universidad en calidad de Contratante deberá verificar la afiliación y pago de aportes al Sistema de Seguridad Social, por parte de personas naturales independientes, sea cual fuere la duración o modalidad del contrato. Por lo cual, los colaboradores con modalidad planta, hora cátedra, temporal, monitor, practicante, que presten servicios adicionales que no estén contemplados dentro de la nómina de la Universidad Javeriana Cali, deben adjuntar a su cuenta de cobro o documento equivalente la planilla de pago de seguridad social por sus ingresos adicionales. De acuerdo con el Artículo 29 del Decreto 1406 de 1999, los trabajadores que tengan vínculo laboral o legal y reglamentario y que, además de su salario, perciban ingresos como trabajadores independientes, deberán liquidar y pagar el valor de sus respectivos aportes al Sistema General de Seguridad Social en lo relacionado con dichos ingresos adicionales. Para este evento las personas que laboran para varios empleadores o tienen varios contratos que desarrollen al mismo tiempo, deben cotizar a los sistemas de Salud y Pensión sobre la totalidad de ingresos que perciban, es decir; sobre todos los ingresos provenientes de su actividad para con varios empleadores o contratos, teniendo presente que la base de cotización en salud y pensiones no puede ser inferior a un (1) smlmv ni superior a veinticinco (25) smlmv. Es obligación del contratista independiente comunicar a la Universidad, si sus ingresos mensuales superan un salario mínimo legal vigente por servicios a varios contratantes. El ingreso base de cotización (IBC) para liquidar los aportes de seguridad social, corresponderán al 40% del valor bruto facturado o del contrato en forma mensualizada, porcentaje sobre el cual se calculará el monto del aporte que en salud y en pensiones debe efectuarse, el cual corresponde al 12.5% y 16% del ingreso base, respectivamente. Ejemplo: Ingreso adicional mensual como independiente: $4.500.000 $4.500.000 x 40% = $1.800.000 (IBC) $1.800.000 x 12.5% de salud: $225.000 $1.800.000 x 16% de pensiones: $288.000 Total pago salud y pensión: $513.000 Si el valor facturado de forma mensual, resulta inferior a un salario mínimo mensual vigente, este no estaría obligado a cotizar en salud y pensiones. De acuerdo con la disposición legal existente (Ley 1393 de 2010, Art.26), la Universidad se encuentra facultada para retener el pago sino cumple con la misma. E. Fecha de recepción de facturas La fecha límite de recepción de facturas en el Centro de Consultoría y Educación continua es el día 20 de cada mes. Si usted va a entregar la factura o documento equivalente después del día 20, tenga presente hacerla con fecha del mes siguiente.
F. Tiempo y consulta de pagos El trámite de pago a proveedores toma quince (15) hábiles, una vez el documento equivalente a factura o la factura es radicada por el proveedor en las instalaciones de la universidad, previo cumplimiento de los requisitos anteriores. Con el fin de facilitar la consulta de pagos realizados a proveedores la Universidad tiene establecido una consulta vía internet. Para esto, se debe comunicar con Alexandra Ovies Bedoya de la oficina de Tesorería al teléfono 3218200 Ext. 8307 en Cali o en el correo: aux3tes@javerianacali.edu.co para el envío del instructivo respectivo y donde le suministrarán la contraseña para la consulta. G. Consulta estado de retenciones y certificaciones de ingresos Si tiene alguna duda con respecto al valor consignado por favor escriba al correo: cxp@javerianacali.edu.co Para solicitar el certificado de ingresos y retenciones por favor escribir al siguiente correo: certificadosretencion@javerianacali.edu.co Cualquier inquietud con respecto a estas indicaciones no dude en comunicarse con nosotros, Liliana Messa Rodriguez Coordinadora académica programas abiertos liliana@javerianacali.edu.co Tel. 3218200 Ext. 550