MINISTERIO DE HACIENDA VICEMINISTERIO DE PRESUPUESTO Y CONTADURÍA UNIDAD EJECUTORA PROGRAMA MAFP PROGRAMA DE MODERNIZACION DE LA ADMINISTRACION FINANCIERA PÚBLICA SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y MODERNIZACION ADMINISTRATIVA MANUAL DEL USUARIO EJECUCION PRESUPUESTARIA DE GASTOS (Administración Central y Descentralizada) Versión 7 La Paz, Mayo de 2006
Propiedad del Ministerio de Hacienda Viceministerio de Presupuesto y Contaduría Programa MAFP No puede reproducirse total ni parcial el contenido del presente manual, por procedimientos electrónicos o mecánicos como fotocopias, discos o cualquier otra forma.
TABLA DE CONTENIDO 1 FLUJOGRAMA DE PROCESOS... 1 2 OPERADOR DE LA EJECUCIÓN DEL GASTO... 3 2.1 DOCUMENTOS ORIGINALES... 5 2.1.1 Registrar Doc.Original Preventivo... 5 2.1.2 Registrar Doc.Original Compromiso... 10 2.1.3 Registrar Doc.Original Devengado... 13 2.1.4 Registrar Doc.Preventivo,Compromiso y Devengado... 16 2.2 DOCUMENTOS DE MODIFICACIÓN... 16 2.2.1 Registrar Aumento... 16 2.2.2 Registrar Disminución... 17 2.2.3 Registrar Corrección... 18 2.2.4 Registrar Reversión... 18 2.3 DOCUMENTOS DE REGULARIZACIÓN... 19 2.3.1 Doc. de REGULARIZACIÓN... 20 2.3.2 Corrección de la REGULARIZACIÓN... 20 2.3.3 Reversión de la REGULARIZACIÓN... 20 2.4 DOCUMENTOS ENTIDADES DESCENTRALIZADAS... 20 3 APROBADOR DE EJECUCIÓN DEL GASTO... 23 4 FIRMA DE DOCUMENTOS DEL GASTO... 27 Manual de Ejecución de Gastos Presupuestarios
Manual de Ejecución de Gastos Presupuestarios
1 FLUJOGRAMA DE PROCESOS OPERADOR DE LA EJECUCIÓN DEL GASTO ELABORACION EGA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA VERIFICACION EGA APROBADOR DE LA EJECUCIÓN DEL GASTO FIRMA DE DOCUMENTOS Documentos Originales Preventivo Compromiso Devengado VERIFICA C-31 Doc. Original APROBAR C-31 Doc. Original FIRMA DE DOC.DEL GASTO Documentos de Modificación Aumentos Disminuciones Correcciones Reversiones VERIFICA C-32 Doc. Modificación APROBAR C-32 Doc.Modificación Documentos de Regularización Preventivo, Compromiso, Devengado Documento de Corrección Documento de Reversión VERIFICA C-31 De Regul. APROBAR C-32 De Regularización Documentos con Transferencias Doc.Originales APROBAR C-31 De Transferencias De Regularización Generación Manual VERIFICAR C-31 De Transferencia APROBAR C-31 De Transferencias Manual de Ejecución de Gastos Presupuestarios 1
2 Manual de Ejecución de Gastos Presupuestarios
2 OPERADOR DE LA EJECUCIÓN DEL GASTO Este usuario tiene el PERFIL: Operador de Ejecución del Gasto y el PUESTO: Usuario de Contabilidad. Una vez realizada la conexión al sistema se despliega la pantalla de menú de opciones en cuya parte izquierda se encuentra el módulo de Ejecución del Gasto, como se muestra en la figura 2-1. A continuación se muestra el esquema del menú de opciones de Ejecución del Gasto. Figura 2-1 Ejecución del Gasto Gastos con Imputación Presupuestaria Etapas del Gasto Documentos Originales Preventivo Compromiso Devengado Preventivo y Compromiso simultáneos Compromiso y Devengado Simultáneos Preventivo, Compromiso y Devengado Simultáneos Documentos de Modificación Aumento Aumento en Preventivo Aumento en Compromiso Aumento en Preventivo y Compromiso Disminución Disminución en Preventivo Disminución en Compromiso Disminución en Preventivo y Compromiso Corrección Corrección en Preventivo Corrección en Compromiso Manual de Ejecución de Gastos Presupuestarios 3
Corrección en Devengado Corrección en Pago Corrección en Preventivo y Compromiso Corrección en Compromiso y Devengado Corrección en Devengado y Pago Corrección en Preventivo, Compromiso y Devengado Corrección en Compromiso, Devengado y Pago Corrección en Preventivo, Compromiso, Devengado y Pago Reversión Reversión en Preventivo Reversión en Compromiso Reversión en Devengado Reversión en Pago Reversión en Preventivo y Compromiso Reversión en Compromiso y Devengado Reversión en Devengado y Pago Reversión en Preventivo, Compromiso y Devengado Reversión en Compromiso, Devengado y Pago Reversión en Preventivo, Compromiso, Devengado y Pago Documentos de Regularización Documento Original (Preventivo, Compromiso y Devengado) Documento de Corrección Documento de Reversión Preventivo, Compromiso, Devengado y Pago Pago (Solo Multas) Documentos Entidades Descentralizadas Generación Manual de Transferencias Reportes y Consultas Consulta de C-31, C-32 y C-34 Listado de Preventivos Listado de Compromisos Listado de Devengados Listado de Devengados Firmados Listado de Devengados Aprobados por Categoría Programática Listado de C-31 asociados y C-34 s de Reposición Listado de documentos de Ejecución por Usuarios C-31 s que excede la duodécima en salarios 4 Manual de Ejecución de Gastos Presupuestarios
Devengados por Categoría Programática Detallado Matriz de Transferencia de Gasto Control de Gastos por Cuenta Origen Reg. De control de C31 s Reg. De control de C31 s detallado Ejecución Presupuestaria Consolidada Listado General de C-31, C-32 y C-34 s Reversiones con Boletas de Depósito Gastos sin Imputación Presupuestaria Facturas/Certificados de Obra/Anticipos 2.1 Documentos Originales Los documentos originales de la Ejecución del Gasto pueden ser registrados en cada etapa por separado o en etapas combinadas. A continuación se describe el registro de un C-31 en cada etapa del gasto. 2.1.1 Registrar Doc.Original Preventivo Al hacer clic en la opción de menú Preventivo, dentro del grupo de los Documentos Originales, el sistema despliega la pantalla que se muestra en la figura 2-2. Para registrar al sistema un nuevo documento de gasto, el usuario hace clic con el botón izquierdo del mouse en el icono Insertar. Seguidamente se despliega la pantalla como se muestra en la figura 2-3, habilitándose el formulario para ingresar los datos del documento de ejecución del gasto. Figura 2-2 En el formulario de carga, de la figura 2-3, el usuario ingresa lo siguiente: Dirección Administrativa Unidad Ejecutora Manual de Ejecución de Gastos Presupuestarios 5
Obs: Estos dos primeros parámetros se habilitaran dependiendo del permiso del perfil del usuario. Lugar, ciudad en donde se encuentra ubicada la Unidad Ejecutora. En la pestaña Respaldo, que se muestra en la figura 2-3, se ingresa lo siguiente: Tipo de Documento de respaldo Número del Documento de Respaldo Fecha de recepción, se debe registrar la fecha de los documentos de respaldo. Figura 2-3 En la pestaña Cod. Respaldo, que se muestra en la figura 2-4, se ingresa lo siguiente: Código SISIN. Este código sólo se ingresa si el gasto corresponde a un Proyecto de Inversión registrado como tal. OTFIN, este código es administrado exclusivamente por la Contaduría General del Estado, es el código correspondiente a Otros Financiadores respecto de operaciones correspondientes a préstamos entre entidades del sector público que son parte de la CUT. Figura 2-4 6 Manual de Ejecución de Gastos Presupuestarios
En la pestaña Financieros, que se muestra en la figura 2-5, se ingresa lo siguiente: Clase de Gasto. Fuente de Financiamiento. Organismo Financiador. Figura 2-5 En la pestaña Montos, que se muestra en la figura 2-6, se ingresa lo siguiente: Total Autorizado del Documento Figura 2-6 En la pestaña Resumen, que se muestra en la figura 2-7, se ingresa lo siguiente: Resumen o glosa de la operación comentando acerca del gasto que se va a realizar. Figura 2-7 Manual de Ejecución de Gastos Presupuestarios 7
En la pestaña Partidas, que se muestra en la figura 2-8, se ingresa lo siguiente: Detalle de Partidas u Objetos del Gasto en los cuales se va a imputar la operación. Una vez introducidos todos los datos requeridos por el sistema, el usuario hace un clic en el icono Grabar, y luego en el icono Salir anterior. para volver a la pantalla En todos los campos en que aparece el icono, el usuario puede con un clic habilitar la lista de valores posibles para dicho campo. Figura 2-8 Al salir del formulario de carga, el sistema muestra el documento grabado en estado ELABORADO, como se muestra en la figura 2-9. El usuario puede borrar físicamente el documento haciendo un clic con el botón izquierdo del mouse en el icono Eliminar y confirmando nuevamente la eliminación haciendo un clic en el icono Eliminar de la barra de herramientas del formulario de carga. Para modificar o verificar el documento, el usuario hace un clic en el icono Modificar de la barra de herramientas de la figura 2-9. Figura 2-9 Para consultar los detalles de los documentos el usuario hace clic en el icono izquierdo del registro actual. ubicado al lado 8 Manual de Ejecución de Gastos Presupuestarios
Al modificar el sistema despliega automáticamente el formulario de carga del documento del gasto como se muestra en la figura 2-3 en donde el usuario puede realizar las distintas acciones que se detallan a continuación: Modificar algún dato incorrecto Verificar el documento del gasto, el usuario hace un clic en el icono Verificar Documento o en el botón de texto Verificar. La Verificación del documento también se puede hacer después de capturar los datos en el registro, sin necesidad de ingresar al icono Modificar. Una vez verificado no se puede modificar el documento. Si por algún motivo, necesita modificar los datos, puede desverificar haciendo un clic en el icono Desverificar Documento o en el botón de texto Desverificar. El estado VERIFICADO del documento es un requisito para ser aprobado. Si el documento ha sido modificado a través de otros documentos de modificación, el usuario puede ver el documento consolidado haciendo un clic en el icono Consolidado botón de texto Consolidado. o en el Para ver todos los documentos que se relacionan con el documento en pantalla, el usuario hace un clic en el icono Doc.Asociados o en el botón de texto Doc.Asociados. La pantalla de la figura 2-10 muestra el Consolidado del documento de gasto. Figura 2-10 Manual de Ejecución de Gastos Presupuestarios 9
La pantalla de la figura 2-11 muestra la lista de documentos relacionados, es decir los Doc.Asociados. Figura 2-11 2.1.2 Registrar Doc.Original Compromiso Al hacer clic en la opción de menú Compromiso, dentro del grupo de los Documentos Originales, el sistema despliega la pantalla que se muestra en la figura 2-12. Para registrar al sistema un nuevo documento de gasto, el usuario hace clic con el botón izquierdo del mouse en el icono Insertar. Seguidamente se despliega la pantalla como se muestra en la figura 2-13, habilitándose el formulario para ingresar los datos del documento de ejecución del gasto. Figura 2-12 En el formulario de carga, que se muestra en la figura 2-13, el usuario ingresa lo siguiente: Unidad Ejecutora Lugar, ciudad en donde se encuentra ubicada la Unidad Figura 2-13 10 Manual de Ejecución de Gastos Presupuestarios
Ejecutora Nro.de Documento Preventivo, el usuario puede ingresar en forma manual el numero de preventivo o buscar con el icono valores y ver los preventivos., con un clic habilitar la lista de En la pestaña Respaldo, se ingresa lo siguiente: Tipo de Documento de respaldo. Número de Documento de Respaldo Fecha de recepción Algunos datos son copiados directamente desde el documento preventivo original, sin embargo el usuario puede modificar los montos, siempre y cuando sean menores o iguales al importe registrado en el documento preventivo. En el compromiso aparece la pestaña Beneficiarios, la cual se muestra en la figura 2-14 y se ingresa lo siguiente: Tipo de Documento del Beneficiario Lugar en el que fue expedido Número de Documentos del Beneficiario o Proveedor El usuario puede elegir directamente al Beneficiario haciendo un clic en el icono, el cual despliega la lista de valores posibles. Figura 2-14 En esta misma pantalla también se puede VERIFICAR el documento con el icono Verificar botón de texto Verificar. o el Una vez introducidos todos los datos requeridos por el sistema, el usuario hace un clic en el icono Grabar, y luego en el icono Salir para volver a la pantalla anterior. Al salir del formulario de carga, el sistema muestra el documento grabado como se muestra en la figura 2-15. Manual de Ejecución de Gastos Presupuestarios 11
El usuario puede borrar físicamente el documento en estado ELABORADO haciendo un clic con el botón izquierdo del mouse en el icono Eliminar y confirmando nuevamente la eliminación haciendo un clic en el icono Eliminar de la barra de herramientas del formulario de carga. Para modificar o verificar el documento, el usuario hace un clic en el icono Modificar de la barra de herramientas de la figura 2-15. Figura 2-15 Al modificar el sistema despliega automáticamente el formulario de carga del documento del gasto como se muestra en la figura 2-13 en donde el usuario puede realizar las distintas acciones que se detallan a continuación: Modificar los datos registrados. Verificar el documento del gasto, el usuario hace un clic en el icono Verificar Documento o en el botón de texto Verificar. La Verificación del documento también se puede hacer después de llenar los datos, sin necesidad de ingresar al icono Modificar. Una vez verificado no se puede modificar el documento. Si por algún motivo, necesita modificar los datos, puede desverificar haciendo un clic en el icono Desverificar Documento o en el botón de texto Desverificar. Si el documento ha sido modificado a través de otros documentos de modificación, el usuario puede ver el documento consolidado haciendo un clic en el icono Consolidado botón de texto Consolidado. o en el Para ver todos los documentos que se relacionan con el documento en pantalla, el usuario hace un clic en el icono Doc.Asociados o en el botón de texto Doc.Asociados. Cada uno de estos botones fue explicado en el capítulo 2.1.1. de este Manual. 12 Manual de Ejecución de Gastos Presupuestarios
2.1.3 Registrar Doc.Original Devengado Al hacer clic en la opción de menú Devengado, dentro del grupo de los Documentos Originales, el sistema despliega la pantalla que se muestra en la figura 2-16. Para registrar al sistema un nuevo documento de gasto, el usuario hace clic con el botón izquierdo del mouse en el icono Insertar. Figura 2-16 Seguidamente se despliega la pantalla como se muestra en la figura 2-17, habilitándose el formulario para ingresar los datos del documento de ejecución del gasto. En el formulario de carga, que se muestra en la figura 2-17, el usuario ingresa lo siguiente: Unidad Ejecutora Lugar, ciudad en donde se encuentra ubicada la Unidad Ejecutora. Nro.de Documento de Preventivo Nro.de Compromiso En la pestaña Respaldo, se ingresa lo siguiente: Tipo de Documento de respaldo. Figura 2-17 Número de Documento. En caso de que el documento de respaldo sea una factura, se habilitan los datos de la factura: Nro.Orden, Nro.factura, Nro.SNII y Nro.Secuencia. Fecha de Recepción Fecha de Vencimiento, se debe registrar la fecha que se realizara el pago ya que esta fecha tiene sus efectos en el momento de la priorización de pagos. Manual de Ejecución de Gastos Presupuestarios 13
Algunos datos son copiados directamente desde el documento de compromiso original, sin embargo el usuario puede modificar los montos, siempre y cuando sean menor o igual al importe registrado en el documento de compromiso. En el devengado se especifican los datos de la cuenta pagadora en la pestaña Cta.Origen que se muestra en la figura 2-18. Aquí se ingresa lo siguiente: Banco de la cuenta origen Número de Cuenta Bancaria Libreta en caso de que la cuenta sea CUT Estos datos no son obligatorios en todos los casos, depende de la entidad, dirección administrativa y las fuentes de financiamiento. Figura 2-18 En la pestaña Montos, que se muestra en la figura 2-19, se ingresa lo siguiente: Total Retenciones, si corresponde Total Multas, si corresponde Líquido pagable, importe que es el resultado de: Total Autorizado Total Reten. Total Multas Figura 2-19 En la pestaña Retenciones o Multas, que se muestra en la figura 2-20, se ingresa lo siguiente: Código del Acreedor/ Multa Importe de la retención o multa. En esta misma pantalla también se puede VERIFICAR el documento con el icono Verificar o el botón de texto Verificar. Figura 2-20 14 Manual de Ejecución de Gastos Presupuestarios
Una vez introducidos todos los datos requeridos por el sistema, el usuario hace un clic en el icono Grabar, y luego en el icono Salir para volver a la pantalla anterior. Al salir del formulario de carga, el sistema muestra el documento grabado como se muestra en la figura 2-21. El usuario puede borrar físicamente el documento en estado ELABORADO haciendo un clic con el botón izquierdo del mouse en el icono Eliminar y confirmando nuevamente la eliminación haciendo un clic en el icono Eliminar de la barra de herramientas del formulario de carga. Para modificar o verificar el documento, el usuario hace un clic en el icono Modificar la barra de herramientas de la figura 2-21. Figura 2-21 Al modificar el sistema despliega automáticamente el formulario de carga del documento del gasto como se muestra en la figura 2-17 en donde el usuario puede realizar las distintas acciones que se detallan a continuación: Modificar los datos ingresados. Verificar el documento del gasto, el usuario hace un clic en el icono Verificar Documento o en el botón de texto Verificar. La Verificación del documento también se puede hacer después de llenar los datos, sin necesidad de ingresar al icono Modificar. Una vez verificado no se puede modificar el documento. Si por algún motivo, necesita modificar los datos, puede desverificar haciendo un clic en el icono Desverificar Documento o en el botón de texto Desverificar. Si el documento ha sido modificado a través de otros documentos de modificación, el usuario puede ver el documento consolidado haciendo un clic en el icono Consolidado botón de texto Consolidado. o en el Manual de Ejecución de Gastos Presupuestarios 15
Para ver todos los documentos que se relacionan con el documento en pantalla, el usuario hace un clic en el icono Doc.Asociados o en el botón de texto Doc.Asociados. Cada uno de estos botones fue explicado en el capítulo 2.1.1. de este Manual. 2.1.4 Registrar Doc.Preventivo,Compromiso y Devengado Este documento es también llamado tripleta o tres en uno, debido a que cubre las tres etapas del gasto con la registración de un solo documento C-31. El usuario ingresa a la opción de menú Preventivo, Compromiso y Devengado, dentro del grupo de los Documentos Originales y sigue los mismos pasos que se explicaron en los puntos anteriores. El formulario de carga de datos para el C-31 que abarca las tres etapas del gasto es como se muestra en la figura 2-22. Figura 2-22 2.2 Documentos de Modificación Los documentos de modificación pueden ser de Aumento, Disminución, Corrección o Reversión. Cada una de estas modalidades afecta una o más etapas de la Ejecución del Gasto. Para acceder a las pantallas de los Documentos de Modificación, siga el esquema de menú mostrado al inicio del capítulo 2. 2.2.1 Registrar Aumento Al hacer clic en la opción de menú Aumento, dentro del grupo de los Documentos de Modificación, el sistema despliega la pantalla de aplicaciones en donde se registra un nuevo documento al sistema. 16 Manual de Ejecución de Gastos Presupuestarios
La operativa de carga de este tipo de documento es la misma que ya se mencionó en el capítulo 2.1.1. A continuación se resaltan las diferencias con relación a la carga del documento original. El sistema despliega el formulario de carga de datos C-32 en donde el usuario ingresa lo siguiente: Unidad Ejecutora Nro.de preventivo original al cual se hará la modificación. En caso de ser un documento que cubre varias etapas del gasto, el usuario introduce también el Nro.de Compromiso es necesario aclarar que para realizar esta operación necesariamente el comprobante original deberá estar aprobado. Importe en positivo de la diferencia que se está aumentando al monto del documento original. Partidas presupuestarias y el importe correspondiente a cada partida Retenciones y el importe correspondiente a los acreedores, si corresponde. Seguidamente el documento debe ser verificado y aprobado. 2.2.2 Registrar Disminución Al hacer clic en la opción de menú Disminuciones, dentro del grupo de los Documentos de Modificación, el sistema despliega la pantalla de aplicaciones en donde se registra un nuevo documento al sistema. La operativa de carga de este tipo de documento es la misma que ya se mencionó en el capítulo 2.1.1. A continuación se resaltan las diferencias con relación a la carga del documento original. El sistema despliega el formulario de carga de datos C-32 en donde el usuario ingresa lo siguiente: Unidad Ejecutora Nro.de preventivo original al cual se hará la modificación. En caso de ser un documento que cubre varias etapas del gasto, el usuario introduce también el Nro.de Compromiso, es necesario aclarar que para realizar esta operación necesariamente el comprobante original debe estar aprobado. Importe en negativo del monto a disminuir. Partidas presupuestarias y el importe correspondiente a cada partida en negativo (se aclara, que solo se podrán elegir partidas del documento original). Retenciones y el importe correspondiente a los acreedores, si corresponde. Seguidamente el documento debe ser verificado y aprobado. Manual de Ejecución de Gastos Presupuestarios 17
2.2.3 Registrar Corrección Al hacer clic en la opción de menú Correcciones, dentro del grupo de los Documentos de Modificación, el sistema despliega la pantalla de aplicaciones en donde se registra un nuevo documento al sistema. La operativa de carga de este tipo de documento es la misma que ya se mencionó en el capítulo 2.1.1. A continuación se resaltan las diferencias con relación a la carga del documento original. El sistema despliega el formulario de carga de datos C-32 en donde el usuario ingresa lo siguiente: Unidad Ejecutora Nro.de preventivo original al cual se hará la modificación. En caso de ser un documento que cubre varias etapas del gasto, el usuario introduce también el Nro.de Compromiso y el Nro.de Devengado según corresponda. Tipo y Nro.Documento de Respaldo En la pestaña Montos, el importe debe ser 0. Partidas presupuestarias y el importe correspondiente a cada partida, ya sea en positivo o en negativo. La suma de los detalles debe ser siempre 0 en un documento de corrección. Retenciones y el importe correspondiente a los acreedores, si corresponde. Seguidamente el documento debe ser verificado y aprobado. 2.2.4 Registrar Reversión Al hacer clic en la opción de menú Reversiones, dentro del grupo de los Documentos de Modificación, el sistema despliega la pantalla de aplicaciones en donde se registra un nuevo documento al sistema. La operativa de carga de este tipo de documento es la misma que ya se mencionó en el capítulo 2.1.1. Se pueden registrar también reversiones parciales. A continuación se resaltan las diferencias con relación a la carga del documento original. El sistema despliega el formulario de carga de datos C-32 en donde el usuario ingresa lo siguiente: Unidad Ejecutora 18 Manual de Ejecución de Gastos Presupuestarios
Nro.de preventivo original al cual se hará la modificación. En caso de ser un documento que cubre varias etapas del gasto, el usuario introduce también el Nro.de Compromiso y el Nro.de Devengado según corresponda. Tipo y Nro.de documento de respaldo Importe en negativo correspondiente al monto de la reversión del documento original. Datos de la Boleta de depósito con la cual se hizo la devolución del pago. El importe va en positivo. Beneficiario Partidas presupuestarias y el importe correspondiente a cada partida en negativo. Retenciones y el importe correspondiente a los acreedores, si corresponde. Seguidamente el documento debe ser verificado y aprobado. 2.3 Documentos de Regularización El encargado del registro de los documentos originales de gasto es también responsable de la generación y mantenimiento de los documentos de REGULARIZACION. La regularización siempre afecta las tres etapas del gasto: Preventivo, Compromiso y Devengado. Al APROBAR este documento se genera automáticamente un Pago presupuestario y contable ; no bancario, y el documento de regularización queda en estado FIRMADO. A los documentos de Ejecución de Gasto de Regularización se les puede hacer Correcciones y Reversiones. Lógicamente, estas modificaciones afectan todas las etapas del gasto: Preventivo, Compromiso, Devengado y Pago. El usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla del Menú Principal, mostrado en la figura 2-1 : Ejecución del Gasto Gastos con Imputación Presupuestaria Etapas del Gasto Documentos de Regularización Preventivo, Compromiso y Devengado Corrección Reversión Manual de Ejecución de Gastos Presupuestarios 19
2.3.1 Doc. de REGULARIZACIÓN El usuario ingresa a través del Menú principal a los Documentos de Regularización a la opción Preventivo, Compromiso y Devengado. Tanto el ingreso, como la modificación y la eliminación de un documento de REGULARIZACION, requiere los mismos pasos que han sido descriptos en el capítulo 2.1. Documentos Originales. 2.3.2 Corrección de la REGULARIZACIÓN El usuario ingresa a través del Menú principal a los Documentos de Regularización a la opción Corrección. La generación de un documento de CORRECCIÓN DE LA REGULARIZACIÓN se lleva a cabo de la misma forma que la Corrección de documentos originales expuestos en el capítulo 2.2. Documentos de Modificación. El documento original al cual apunta la corrección, debe ser un documento de Regularización en estado APROBADO. 2.3.3 Reversión de la REGULARIZACIÓN El usuario ingresa a través del Menú principal a los Documentos de Regularización a la opción Reversión. La generación de un documento de REVERSION DE LA REGULARIZACIÓN se lleva a cabo de la misma forma que la Reversión de documentos originales expuestos en el capítulo 2.2. Documentos de Modificación. El documento original al cual apunta la corrección, debe ser un documento de Regularización en estado APROBADO. 2.4 Documentos Entidades Descentralizadas El encargado del registro de Documentos originales de Ejecución del Gasto en Entidades Descentralizadas, Prefecturas y Municipios, es también responsable de la generación y mantenimiento de los documentos con TRANSFERENCIAS. 20 Manual de Ejecución de Gastos Presupuestarios
Todos los documentos C-31 originales, que registran los gastos en la entidad destino, que son APROBADOS en Entidades Descentralizadas, Prefecturas, Municipios (incluyendo aquellos que se manejan en el VIPFE), automáticamente generan un nuevo C-31 de trasferencia. Este documento de transferencia generado automáticamente corresponde a la Entidad 99 - Tesoro General de la Nación - y se hace de acuerdo a una matriz de datos que relaciona las partidas de gastos de la entidad destino con las partidas de transferencias del Tesoro. El usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla del Menú Principal, mostrado en la figura 2-1: Ejecución del Gasto Gastos con Imputación Presupuestaria Etapas del Gasto Documentos Entidades Descentralizadas Generación Manual de Transferencias Los documentos de ejecución del gasto con Transferencia afectan las tres etapas del gasto: Preventivo, Compromiso y Devengado. La reversión de un documento original con transferencia genera automáticamente el documento de reversión del C-31 de la Entidad 99. Es decir, el documento generado por el sistema sólo puede ser modificado por el sistema a través del documento que le dio origen. Las modificaciones a los documentos con transferencias afectan todas las etapas del gasto: Preventivo, Compromiso, Devengado y Pago. El usuario de la Entidad 99 Tesoro General de la Nación sólo tendrá acceso de consulta a estos documentos de transferencias generados automáticamente por la entidad destino. También este usuario puede generar manualmente el documento de transferencia, luego de ingresar a la opción Generación Manual de Transferencias desde el menú principal, el sistema despliega la pantalla de la figura 2-23. Figura 2-23 Manual de Ejecución de Gastos Presupuestarios 21
En esta pantalla busca el documento original para el cual generará el documento de Transferencia, marca en el recuadro de columna G correspondiente a este documento, entonces hace un clic con el mouse en el botón Generar Transferencia como se muestra en la figura 2-23. Entonces se despliega la ventana de confirmación de la figura 2-24, en la que el usuario confirma o rechaza la generación. Si la generación fue satisfactoria el sistema muestra en la columna Estado Generación, el estado DOC TRANSF. Caso contrario mostrará el código de error respectivo. Figura 2-24 22 Manual de Ejecución de Gastos Presupuestarios
3 APROBADOR DE EJECUCIÓN DEL GASTO Este usuario tiene el PERFIL: Aprobador de Ejecución del Gasto y el PUESTO : Jefe de Contabilidad. Una vez realizada la conexión al sistema, se despliega la pantalla de menú de opciones en cuya parte izquierda se encuentra el módulo de Ejecución del Gasto. El usuario ingresa a las siguientes opciones hasta llegar a la pantalla que se muestra en la figura 3-1: Ejecución del Gasto Gastos con Imputación Presupuestaria Etapas del Gasto Figura 3-1 Para la aprobación de un documento de Ejecución del Gasto, el usuario ingresa a la opción correspondiente al tipo de documento, sea éste Original, de Modificación, de Regularización o con Transferencia; y correspondiente a la etapa que abarca: Preventivo, Compromiso, Devengado o en etapas simultáneas. La operación en el sistema para aprobar un documento de Ejecución del Gasto es similar en todos los casos mencionados, es por ello que a continuación se describe como ejemplo la aprobación de un documento original Preventivo. El usuario ingresa a la pantalla del Menú de opciones de los Documentos Originales: hace un clic en la opción Originales y selecciona la etapa correspondiente a la Ejecución de Gastos, como se muestra en la figura 3-2. Figura 3-2 Manual de Ejecución de Gastos Presupuestarios 23
Para APROBAR el documento del gasto, en la opción de menú Preventivo, el usuario hace un clic con el botón izquierdo del mouse en el icono Ingresar Criterios de Consulta, una vez que se pinta de amarillo el primer registro, ingresa la palabra VERIFICADO en la columna Estado o también puede ingresar el numero de preventivo en la columna No. Prev. y nuevamente hace un clic en el icono Ejecutar la Consulta, como se muestra en la figura 3-3. Figura 3-3 El sistema retorna todos los documentos de gastos en estado VERIFICADO, es decir que están pendientes de ser aprobados, como se muestra en la figura 3-4. Para aprobar el documento, el usuario se posiciona en la fila correspondiente y hace un clic con el botón izquierdo del mouse en el icono Aprobar Aprobar. o en el botón de texto Figura 3-4 Seguidamente se despliega la ventana como se muestra en la figura 3-5, en la cual se confirma la aprobación haciendo nuevamente un clic en el icono Aprobar de texto Aprobar. o en el botón En la pantalla de la figura 3-5 el usuario dispone de otros botones de texto como son, el Consolidado y el de Doc.Asociados los cuales fueron explicados en el capítulo 2.1.1. Figura 3-5 24 Manual de Ejecución de Gastos Presupuestarios
Si el documento aprobado es un Devengado, el sistema genera automáticamente el asiento contable de partida doble correspondiente. Una vez que el documento de gasto en la etapa del Devengado ha sido APROBADO, se puede consultar el Asiento Contable de partida doble generado automáticamente por el sistema, haciendo un clic con el mouse en el botón de texto Asientos Contables del formulario C-31 como se muestra en la figura 3-6. Figura 3-6 La figura 3-7 muestra el detalle del Asiento Contable generado automáticamente por el sistema. Para finalizar, el usuario hace un clic con el botón izquierdo del mouse en el icono Salir sistema retorna a la pantalla anterior. y el Manual de Ejecución de Gastos Presupuestarios 25
26 Manual de Ejecución de Gastos Presupuestarios
4 FIRMA DE DOCUMENTOS DEL GASTO Este usuario tiene el PERFIL : Encargado de Firma de Documentos del Gasto y el PUESTO : Director Administrativo. Una vez realizada la conexión al sistema, se despliega la pantalla de menú de opciones en cuya parte izquierda se encuentra el módulo de Firma de Documentos de Gasto como se muestra en la figura 4-1. El usuario ingresa a la opción Firma de Documentos y el sistema despliega la pantalla que se muestra en la figura 4-2. Figura 4-1 El usuario realiza una consulta para buscar los documentos APROBADOS, pendientes de ser FIRMADOS, haciendo un clic en el icono Ingresar Criterios de Consulta, una vez que se pinta de amarillo el primer registro, ingresa los parámetros de la consulta y a continuación hace nuevamente un clic en el icono Ejecutar la Consulta. Figura 4-2 El usuario hace un clic en el icono Detalle para ver los datos del C-31 registrado. de la fila correspondiente a un documento de gasto El usuario puede cambiar la Dirección Administrativa haciendo un clic en la tecla despliega la lista de valores posibles para este campo., la cual El usuario hace un clic en el icono Cambiar la lista de Documentos del Gasto texto Cambiar de Lista para cambiar el tipo de documento de gasto a ser firmado. o en el botón de Manual de Ejecución de Gastos Presupuestarios 27
La figura 4-3 muestra la lista de documentos sin imputación presupuestaria. Para cambiar el estado del documento a FIRMADO, el usuario hace un clic en la casilla blanca que se encuentra a la izquierda de cada documento, como se muestra indicado con un círculo en la figura 4-3. Si desea firmar todos los documentos que se listan en la ventana de una sola vez, el usuario hace un clic en el botón de texto Firmar Todos. Figura 4-3 El usuario puede también quitar la firma del documento siempre que no haya sido incluido en la Priorización de Pagos. Para quitar la firma de un documento, nuevamente se hace un clic en la casilla blanca tildada. Si desea quitar la firma de todos los documentos que se listan en la ventana de una sola vez, el usuario hace un clic en el botón de texto Quitar Firma a Todos. Para firmar los documentos C-34 s, provenientes del módulo de Fondo Rotativo, el usuario nuevamente debe cambiar de lista haciendo clic con el mouse, en la pantalla de la figura 4-3, en el icono Cambiar la lista de Documentos del Gasto o en el botón de texto Cambiar de Lista. Entonces se despliega la pantalla que se muestra en la figura 4-4. Figura 4-4 Para finalizar, el usuario hace un clic con el botón izquierdo del mouse en el icono Salir sistema retorna a la pantalla anterior. y el 28 Manual de Ejecución de Gastos Presupuestarios