ÍNDICE Acceso a nivel de agencias...3 Organización por carpetas...4 Descarga de facturas desde el portal...5 Búsquedas de facturas...8 Configurar notificaciones por e-mail...11
3 Bienvenido al manual de uso del nuevo módulo de facturación electrónica de Transhotel. Esta guía explica con detalle una parte importante de las funcionalidades del portal. Para más información, no dude en contactar con su asesor habitual de Transhotel. 1. Acceso a nivel de agencias Mientras cada agencia sólo puede acceder a sus propias facturas y abonos, las centrales tienen la posibilidad de examinar en el sistema las facturas de todas las agencias pertenecientes a su grupo, igual que ocurre en la actualidad. De la misma forma, cada agencia tiene la posibilidad de recibir por e-mail sus propias facturas y abonos, mientras que las centrales pueden recibir por e-mail los de todas sus agencias (Ver apartado Configurar notificaciones por e-mail ). l Habilitar Facturación Electrónica (acceso NIF): Tras acceder a TOR System Advanced con datos de acceso NIF, el usuario puede activar la funcionalidad de Facturación Electrónica a cada una de las agencias de su grupo incluidas en el NIF. El apartado Acceso agencias Fact. Electrónica (incluido en Administración) contiene un listado con todas las agencias que dependen de la central cuyos datos se ha utilizado para acceder a la plataforma. Para activar la facturación electrónica en cada una de ellas sólo es necesario marcar la casilla de la derecha y pulsar en aceptar. Los botones Marcar todos y Desmarcar todos permiten realizar acciones de forma masiva, siempre tras hacer click en aceptar. Cuando el usuario NIF haya otorgado acceso a la agencia, esta podrá utilizar la funcionalidad Facturación Electrónica desde el portal exclusivo. Para acceder a él, Administración Facturas Electrónicas. El apartado Facturas Electrónicas solamente será visible para el Webmaster de la agencia.
4 En este apartado simplemente tendrá que pulsar en el botón Área de Facturación, situado bajo el texto, para entrar al portal, que se abre como una ventana emergente (comprobar la configuración del navegador en cuanto al permiso de apertura de ventanas emergentes o pop-up). 2. Organización por carpetas Todas las facturas emitidas en la anterior herramienta y cuya fecha de factura se encuentre dentro de los 60 días anteriores al cambio de portal se almacenan en la carpeta de Descargadas. El resto de documentos se halla en la carpeta FIRMA_ELEC_TRANSHOTELPORTAL del histórico. 2.1. Carpetas de las sociedades (Transhotel Central de Reservas España o Transhotel Central de Reservas Internacional): Cuando una factura llega al portal se guarda en la carpeta de la sociedad correspondiente y también se almacena en la carpeta FIRMA_ELEC_TRANSHOTELPORTAL del Histórico. Las facturas se eliminan de las carpetas de las sociedades pasados 60 días desde su fecha de recepción en el portal, aunque, permanecen en el histórico: FIRMA_ELEC_ TRANSHOTELPORTAL. 2.2. Histórico: Toda factura que aparece en el portal se copia también en Histórico FIRMA_ELEC_TRANSHOTELPORTAL. Aquí permanece a disposición de la agencia durante 5 años para su consulta o descarga en cualquier momento. 2.3. Selección Temporal: Permite introducir una gran cantidad de parámetros para hacer búsquedas de facturas (ver apartado Búsqueda Avanzada). Es sólo un filtro temporal, ya que las facturas siguen guardadas en la carpeta donde estaban antes de realizar la selección.
5 3. Descarga de facturas desde el portal El portal permite descargar facturas y abonos almacenados en cualquiera de las carpetas, en todo momento y en diferentes formatos a elección del usuario. El primer paso es seleccionar los documentos que se buscan descargar o bien, si es más conveniente, elegir una carpeta completa. Si se opta por una selección múltiple de facturas, existen dos opciones: Varias facturas no consecutivas: Click con el botón izquierdo del ratón mientras se mantiene pulsada la tecla Control. Varias facturas consecutivas: se elige una, se pulsa la tecla Shift (Mayúsculas) y se hace click sobre otro documento. Se resaltarán ambos, y también los que se encuentren entre ellos. Los pasos para elegir formato de descarga son: 3.1. PDF: Pulsar con el botón derecho del ratón sobre una carpeta, una factura o un grupo de documentos previamente seleccionados. Elegir la opción Previsualizar en el menú para generar un PDF con todas las facturas de la carpeta, las seleccionadas o aquella sobre la que se ha extraído el menú. Por último, pulsar sobre Guardar (opción del documento PDF) para almacenar las facturas y abonos en el equipo. IMPORTANTE: El botón Descargar que aparece en la parte de abajo del PDF solamente sirve para poder guardar las facturas en un equipo que no tenga instalado Acrobat Reader o tenga una versión antigua. En el resto de casos, al pulsar Descargar simplemente se ocultará este botón y la nota que tiene a su lado. Las versiones antiguas pueden provocar problemas de funcionamiento, como bloqueos o reinicios del navegador o imposibilidad de visualizar los documentos PDF, por lo que se recomienda tener actualizado Acrobat Reader. 3.2. XML: Pulsar con el botón derecho sobre una carpeta y elegir Exportar Contenido o sobre una factura o un grupo de facturas y seleccionar Exportar y después Contenido. IMPORTANTE: Cuando se realiza la descarga de documentos en XML desde la aplicación, se puede obtener un mensaje como el siguiente en la parte superior del navegador:
6 Si se responde de forma afirmativa a esta opción, se deberían poder descargar los ficheros, pero Internet Explorer, no realiza correctamente esta acción. Para solventar este problema de Internet Explorer se debe realizar lo siguiente: Paso 1: Dentro del menú Herramientas seleccionar Opciones de Internet... Paso 2: Acceder a la pestaña Seguridad (A) y seleccionar Sitios de confianza (B)
7 Paso 3: Desde el botón Sitios de confianza (C) se accede a la siguiente pantalla donde se debe Agregar la URL: https://web.sedeb2b.com como sitio de confianza. Escribir la dirección en el campo y pulsar Agregar. Tras comprobar que se ha agregado correctamente en la lista de sitios Web de confianza, pulsar Aceptar Paso 4: Bajar el nivel de seguridad a Media baja. Esto afectará únicamente a los sitios de confianza. 3.3. Formato Propio (TXT, CSV y XLS (Excel): Pulsar con el botón derecho del ratón sobre una carpeta y seleccionar Formato propio para descargarse el listado de facturas de la carpeta en el formato elegido. Los datos a exportar de las facturas y el formato del fichero (TXT, CSV y XLS) se indican en la pantalla que se muestra al seleccionar Formato Propio. Esta pantalla es la misma que la que se utiliza para configurar los ficheros en Formato Propio que se adjuntan a las notificaciones por e-mail (y a la que se accede desde Administración / Opciones Generales / Formato Propio <CONFIGURACIÓN DE COLUMNAS>). Por lo tanto, cualquier cambio realizado en los datos a exportar o en el formato del fichero, también se realizará para los ficheros en Formato Propio adjuntos a las notificaciones. IMPORTANTE: Si Internet Explorer bloquea la descarga, hay que realizar las modificaciones en su configuración descritas en el apartado 3.2. XML. Si las facturas están en la carpeta No Descargadas, al descargárselas con cualquiera de los 3 formatos pasarán a la carpeta Descargadas.
8 4. Búsquedas de facturas 4.1. Búsqueda en el Área Principal Sobre algunas columnas aparecen campos en blanco que permiten al usuario filtrar las facturas. Existen dos tipos de campos para filtrar: Lista desplegable (Por ejemplo, Fecha Factura): Su funcionamiento es similar al autofiltro de Excel. Las opciones son los distintos valores encontrados en la columna elegida. Cada valor de esta lista tiene asociada una casilla que permite seleccionar uno o varios valores al mismo tiempo. Texto libre (Por ejemplo, Nº Factura): Se introduce un valor y solamente se mostrarán las facturas que correspondan. La búsqueda se inicia automáticamente dos segundos después de parar de teclear. Cuando hay un filtro activo en una carpeta, los criterios que se están utilizando para el filtrado aparecen en la parte superior de la pantalla. El filtro activo se cancela de forma automática al cambiar de carpeta o bien pulsando el botón junto al criterio de filtrado, sobre la barra de herramientas. Al realizar una búsqueda desde la carpeta de la sociedad (Transhotel España o Transhotel Internacional), se busca entre todas las facturas incluidas en sus dos subcarpetas (Descargadas y No Descargadas).
9 4.2. Búsqueda de documentos (Botón Prismáticos): Se puede buscar por un intervalo de valores, o bien por una serie de valores separados por comas utilizando el campo Lista de Valores que admite hasta 250 caracteres (unos 25 números de facturas o unos 27 localizadores). En el campo Buscar en solamente aparecen las columnas visibles en el Área Principal. Para mostrar u ocultar columnas en el Área Principal hay que pulsar en el botón de la llave inglesa (Configuración de columnas). En Valor inicial y Valor final se pueden indicar los valores de inicio y fin de un intervalo. Si sólo se rellena el Valor inicial, en los resultados aparecerán las facturas cuya fecha o valor sea igual o mayor al valor indicado. Si sólo se rellena el Valor final, en los resultados aparecerán las facturas cuya fecha o valor sea igual o menor al valor indicado. Para buscar un único valor o fecha, hay que indicar ese dato en los dos campos, o bien utilizar el campo Lista de valores (no está disponible para las búsquedas por fechas o por la dirección de la oficina). Si se realiza una búsqueda desde la carpeta de la sociedad (Transhotel España o Transhotel Internacional), se busca entre todas las facturas de sus 2 subcarpetas (Descargadas y No Descargadas). 4.3. Búsqueda avanzada Para configurar filtros avanzados, el portal permite crear carpetas personales que recopilen las facturas que cumplan los criterios indicados por el usuario. Por ejemplo, se puede configurar una carpeta que incluya las facturas de un determinado mes. Para crear nuevas carpetas personales se deben seguir los siguientes pasos:
10 a. En el menú de la izquierda, pulsar con el botón izquierdo del ratón sobre la carpeta Selección temporal, o con el derecho y seleccionar Nueva Carpeta. b. A continuación, se muestra un formulario para introducir los valores deseados. Para algunas opciones de búsqueda es posible seleccionar una condición ( Igual, Contiene, Empieza por o Acaba por ) del desplegable adjunto a cada campo. Si no se selecciona ninguno, por defecto será Igual. Para las opciones de búsqueda en las que es posible indicar intervalos de fechas o valores, si solamente se rellena el primer campo, en los resultados aparecerán las facturas cuya fecha o valor sea igual o mayor al indicado. De la misma forma, si solamente se rellena el segundo campo, en los resultados aparecerán las facturas cuya fecha o valor sea igual o menor al indicado. Para buscar un único valor o fecha, hay que indicarlo en los dos campos. c. Al pulsar el botón Aceptar se creará una nueva carpeta personal bajo la de Selección temporal donde se mostrarán las facturas que cumplan los criterios indicados en el formulario. El campo Nombre permite nombrar la carpeta. Con este nombre aparecerá en el árbol de carpetas (debajo de Selección Temporal ). Si no se rellena el campo Nombre, el nombre de la carpeta también será Selección Temporal. La casilla Temporal permite crear una nueva carpeta que se eliminará tras cerrar la sesión. En caso de desmarcar esta casilla, la carpeta seguirá existiendo al volver a entrar al portal. Por defecto, la casilla está activada. IMPORTANTE: En el campo Volumen hay que indicar donde se realizará la búsqueda. Existen dos posibilidades: Para buscar las facturas guardadas en las carpetas de Transhotel Central de Reservas España y Transhotel Central de Reservas Internacional no hay que seleccionar ningún volumen. Las búsquedas se hacen por defecto en estas carpetas.
11 Para buscar las facturas guardadas en el Histórico hay que seleccionar el volumen FIRMA_ ELEC_TRANSHOTELPORTAL. Para modificar los valores indicados en el formulario, hay que pulsar con el botón derecho del ratón sobre la carpeta personal y seleccionar Propiedades carpeta. Se mostrará el mismo formulario que se utilizó para crear la carpeta y así poder modificar los valores indicados. 5. Configurar notificaciones por e-mail Para configurar los envíos de notificaciones al correo electrónico desde el portal hay que ir a Opciones Generales del menú Administración.
12 Existen varias opciones: No recibir un aviso a la recepción de nuevos documentos. Seleccionado por defecto. No se envían notificaciones desde el portal. Recibir un aviso a la recepción de nuevos documentos. Se enviará un e-mail de aviso cada vez que haya nuevas facturas en el portal. Recibir los nuevos documentos en PDF. Se adjuntará al e-mail un fichero PDF con todas las facturas emitidas en el día. Si se desmarca la casilla Agrupar documentos en un solo pdf, cada factura se adjuntará en un PDF independiente. Recibir los nuevos documentos en XML. Se adjuntarán al e-mail los ficheros XML de las facturas emitidas en el día (cada factura en un fichero). Recibir un listado de los nuevos documentos en Formato Propio (.txt,.xls, o.csv). Se adjuntará al e-mail un fichero TXT, CSV o XLS (Excel) que cumpla con las especificaciones indicadas por el usuario en la opción Formato Propio, con las facturas emitidas en el día. IMPORTANTE: Las facturas y abonos adjuntados a los e-mails pasarán a la carpeta Descargadas. El formato del archivo adjunto siempre será un ZIP, que contendrá el archivo o archivos con el formato definido (PDF, XML, TXT, CSV, XLS).