Introduccion En el trabajo, las personas deben disponer de espacios y entornos adecuados. La empresa y los propios empleados tienen la responsabilidad de organizar, mantener y mejorar sus lugares de trabajo permanentemente, para lograr así los índices de calidad y productividad requeridos para que la empresa sea capaz de sobrevivir en el mercado actual. Además redundará en un mayor bienestar de las personas en el trabajo. Las 5S forman parte de una metodología que integra conceptos fundamentales, en torno a los cuales, los trabajadores y la propia empresa pueden lograr unas condiciones adecuadas para elaborar y ofrecer unos productos y/o servicios de calidad. El Desarrollo Progresivo de las 5S tiene su origen en Japón y debe su nombre a la denominación en japonés de cada uno de sus elementos y al procedimiento de su implantación de manera sucesiva una tras otra: Organización: Consiste en identificar y separar los materiales necesarios de los innecesarios y en desprenderse de éstos últimos. Orden: Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales necesarios, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos. Limpieza: Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado de salud. Control Visual: Consiste en distinguir fácilmente una situación normal de otra anormal, mediante normas sencillas y visibles para todos. Disciplina y hábito: Consiste en trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas. Las tres primeras fases son operativas, la cuarta fase ayuda a mantener el estado alcanzado en las fases anteriores mediante la estandarización de las prácticas, mientras que la quinta y última fase permite adquirir el hábito de su práctica y mejora continua en el trabajo diario. Tras la lectura de este documento, se aconseja que reflexione sobre cómo una mejora del ambiente de trabajo en su empresa, esto es, un mayor orden y limpieza, podrían repercutir en un aumento de productividad debido, fundamentalmente, a lo siguiente: Una mayor satisfacción de las personas Menos accidentes Menos pérdidas de tiempo para buscar herramientas o papeles Una mayor calidad del producto o servicio ofrecido Disminución de los desperdicios generados Una mayor satisfacción de nuestros clientes 2
Objeto de la oferta El objetivo central de este proyecto es modificar las condiciones del lugar de trabajo en lo referente a Organización, Orden y Limpieza con el fin de mejorar el entorno de trabajo, fomentar la participación en la empresa, el clima laboral, la motivación de las personas, la eficiencia y dinamizar los mecanismos de información y comunicación, y así, aumentar la calidad, la productividad y la competitividad de la organización. Enfoque de la experiencia Iniciarse o profundizar en herramientas para la mejora continua a través de la implantación de una herramienta que favorece el trabajo en equipo y cuyos resultados se pueden lograr y evaluar a muy corto plazo. 3
Fases del proceso FASE 1: DEFINICION DEL PROYECTO Y EQUIPO DE MEJORA. ORGANIZACIÓN (SEIRI) Las tareas a desarrollar serán: Analizar individualmente la organización en cuanto a croquis global de distribución, identificación, criterios de mantenimiento, Definir el área de la empresa en la que implantar el proyecto piloto. Completar cuestionario de evaluación por todos, procesar e incorporar indicador. Evaluar individualmente y en equipo objetivos del proyecto por indicador. Obtener fotografías y la descripción de la situación inicial con la evaluación realizada. Cumplimentar formato de clasificación, separando lo innecesario y valorando actuaciones en cada caso. FASE 2: ORDEN (SEITON) Y LIMPIEZA (SEISO) Las tareas a desarrollar serán: Completar tareas referentes a Clasificación. Definir propuestas de Organización. En su caso completar acciones derivadas de la Organización planteada. Definir actuaciones a desarrollar en aspectos relacionados con Limpieza. FASE 3: CONTROL VISUAL (SEIKETSU) Y DISCIPLINA Y HABITO (SHITSUKE) Las tareas a desarrollar serán: Ejecutar tareas referentes a Organización. Ejecutar tareas referentes a Limpieza. Ejecutar tareas referentes a Control Visual. Ejecutar tareas referentes a Disciplina y hábito. Realizar evaluación final del proyecto: fotografías, descripción, cuestionario, indicador, Preparar cuadro de paseos. FASE 4: INFORME DEFINITIVO Y DIFUSION DEL PROYECTO EN LA EMPRESA Las tareas a desarrollar serán: Completar tareas pendientes Preparar informe definitivo del proyecto Colocar tablón con informe, indicador, instrucciones, calendario de paseos, Convocar nuevo ciclo de mejora 4
Metodología La Implantación se realizará de la siguiente forma: Realización de una serie de sesiones formativas, durante la fase inicial y el avance de la implantación, para comprender la finalidad de las 5S, motivar al equipo y definir nuevos conceptos Área piloto: La implantación se realizará en un área piloto, con el objeto de aprender la metodología y concentrar esfuerzos para, así, asegurar el éxito y lograr un claro ejemplo de mejora que estimule a la organización. Para esta fase se elegirá un equipo que, con la ayuda del facilitador, encargado de impartir la formación y proporcionar al equipo los medios necesarios, y el compromiso por parte de la dirección, lleve a cabo la implantación. Para ello, será necesaria la colaboración de todos los niveles de la organización: La dirección, liderando el programa y manteniendo un compromiso activo con el mismo El equipo de trabajo del área en que se van a implantar las 5S, estableciendo los planes de acción, ejecutando las acciones de cada fase, evaluando y proponiendo las acciones correctoras ante desviaciones. El resto de la organización, colaborando en la ejecución de las acciones. Alcance del proyecto y logística La selección de las empresas que participen en el proyecto la realizará ERKIDE, una vez recibidas las solicitudes por parte de las empresas asociadas. La aplicación se realizará con el equipo que la Dirección de la empresa considere más adecuado a este fin, si ya está conformado o, en su defecto, con el gerente y las 2 ó 3 personas implicadas en el entorno de aplicación de la metodología. El tiempo de asesoramiento en la aplicación será: 20 horas de implantación y 5 horas de elaboración del informe. Las horas de análisis se realizarán en gran parte en la empresa, pero no en su totalidad, por lo que los días de presencia en la misma se acordarán con la Dirección. 5
Presupuesto económico El costo de la participación en la Experiencia será de 500 (IVA no Iincluído) por cada Cooperativa participante. Dicho importe es el 15% del coste total. El 85% restante se financiará desde ERKIDE. Dirección del programa La experiencia en su ejecución técnica, estará dirigida por D. Juan Martín Alegría Uriarte que es miembro del Club de Evaluadores de EUSKALIT. 6
Plazos PARA LA PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES Y PARA LA EJECUCIÓN DEL PROGRAMA A. Plazo de presentación de solicitudes de participación en el programa: Con anterioridad al 20 de febrero de 2009 B. Plazo de ejecución: Preferentemente, la ejecucíón tendrá lugar Entre el 2 de marzo y el 30 de julio de 2009 Las fechas concretas se definirán individualmente con cada Cooperativa 7
Colabora Consejo Superior de Cooperativas de Euskadi Euskadiko Kooperatiben Goren-Kontseilua Información e inscripción Reyes de Navarra, 51 01013 Vitoria-Gasteiz Tel.: 945 12 20 50 Fax: 945 25 39 59 E-Mail: erkide@erkide.coop www.erkide.coop