Sistema de Información de Compras y Contrataciones del Estado (SICE) Facturas INFORMACIÓN DE INTERÉS Última actualización: 12/05/2015 Nombre actual del archivo: Facturas.odt
Tabla de contenidos INGRESAR UNA FACTURA...3 INGRESAR UNA FACTURA DE AJUSTE...9 HISTORIAL DE LA FACTURA y FACTURA DE AJUSTE...11 BUSCAR UNA FACTURA o FACTURA DE AJUSTE DENTRO DE UN PROCEDIMIENTO...12 BUSCAR UNA FACTURA SIN CONOCER EL PROCEDIMIENTO...14 2
INGRESAR UNA FACTURA SICE permite ingresar datos de una factura para una o varias órdenes de compra. Siga los pasos: 1. Ingrese a SICE, aparecerá una pantalla como la siguiente: 2. Indique los parámetros de búsqueda y haga clic en el botón Buscar, aparecerá un listado en la parte inferior con los llamados que cumplen con la condición indicada, cómo se muestra a continuación: 3
3. Haga clic en el ícono amarillo que aparece delante de la compra para ingresar a ella, aparecerá una pantalla con el siguiente formato: 4. Haga clic en Alta factura. 4
5. En la pantalla que aparecerá se debe seleccionar el Proveedor, puede indicar la moneda si cuenta con varias para obtener el listado filtrado por la moneda elegida, a su vez aquí fijará la moneda que le corresponde a la factura. Haga clic en el botón Buscar para obtener la lista de proveedores, aparecerá una lista como la siguiente: 6. Seleccione el Proveedor haciendo clic en el ícono amarillo que aparece delante del que corresponde, aparecerá una pantalla como la siguiente: 7. Elija la orden de compra y haga clic en el botón Buscar. 5
8. Aparecerá la lista con los ítems de la orden de compra, seleccione los que se corresponden con la factura y haga clic en el botón Siguiente>>, aparecerá la siguiente pantalla: 9. Para agregar más ítems de la misma orden de compra o de otra, haga clic en el botón Agregar líneas. Importante: Esta funcionalidad le permite poner en la misma factura ítems de diferentes órdenes de compra, eso podrá observarlo en la columan Nro. OC por ejemplo, puede haber un ítem de la orden 3 y otro de la orden 1. 6
10. Se puede indicar por ítem la distribución por Unidad Organizativa que tendrá, de lo contrario, se deberá quitar el tílde que aparece por defecto en la casilla de verificación de la columna Distribuir. Distribuir por UO, para realizarlo: deje seleccionada la casilla de la columna Distribuir haga clic en el botón + que aparece en la segunda columna del ítem a distribuir. haga clic en el botón + que aparece a la derecha del título Unidad Organizativa. seleccione la casilla Mostrar todas para visualizar todas las UO de la unidad. Seleccione las UO entre las que se distribuirá el ítem, haciendo clic en la casilla que aparece delante del nombre de la misma. Haga clic en el botón Aceptar que aparece en la parte inferior del cuadro Seleccionar unidades organizativas. 7
Aparecerá una pantalla como la siguiente (con las unidades organizativas seleccionadas): Indique en cada línea la cantidad que corresponde a la distribución. La suma de todas las líneas debe coincidir con la cantidad facturada. Por ejemplo: Distribución cargada, que DEBE sumar el total del ítem de la factura. Borra de la distribución la unidad organizativa seleccionada Permite agregar más unidades organizativas 11. Cuando finalice de poner los ítems que componen la factura, complete los datos propios de la factura (serie, número, secuencia, fecha de factura y fecha de vencimiento). 12. Finalmente haga clic en el botón Guardar. 13. Una vez guardada la factura podrá aprobarla directamente (botón Aprobar), dejarla en proceso para luego aprobarla desde el buscador de facturas (Lista facturas) o eliminarla (botón Eliminar). 14. Para salir al menú haga clic en el botón Salir. Nota: Aprobar la factura, implica cerrarla y que los datos que la componen viajen al SIIF. 8
INGRESAR UNA FACTURA DE AJUSTE Para ingresar una factura de ajuste, siga los pasos 1 a 3 del capítulo Ingresar una factura de este manual. Luego: 1. En el menú de Selección de Operación, elija la opción Alta factura de ajuste aparecerá un listado con los proveedores que tienen facturas ingresadas y aprobadas en este procedimiento: 2. Elija el Proveedor que corresponde según la factura de ajuste que quiere ingresar, haciendo clic en el ícono amarillo que se encuentra delante del mismo, aparecerá una pantalla como la siguiente: 3. Seleccione la factura a la que corresponde el ajuste y haga clic en el botón Buscar, aparecerá el detalle de la factura. Luego seleccione el o los ítems que ajustan y haga clic en el botón Siguiente>>, obtendrá la siguiente pantalla: 9
4. Ingrese los datos de la factura: serie, número, secuencia, fecha de la factura, fecha de vencimiento del pago, la moneda del ajuste y finalmente el monto. 5. Haga clic en el botón Guardar para almacenar los datos. 6. Cierre la factura haciendo clic en el botón Aprobar. 10
HISTORIAL DE LA FACTURA y FACTURA DE AJUSTE El historial de la factura proporciona información acerca de los cambios de estado de una factura en particular. Para obtenerlo: 1. Ingrese a la factura o factura de ajuste. 2. Haga clic en la etiqueta Historial, aparecerá un detalle como el siguiente: Fecha y hora en que se hizo el cambio de estado. Estado al que se cambió. Usuario que realizó el cambio de estado. 3. Para salir del historial, haga clic en el botón Salir. 11
BUSCAR UNA FACTURA o FACTURA DE AJUSTE DENTRO DE UN PROCEDIMIENTO Si Ud. conoce el Procedimiento al cual pertenece la factura que está buscando, siga los pasos 1 a 3 del capítulo Ingresar una factura de este manual. Luego: 1. En el menú de Selección de Operación, elija la opción Lista facturas o Lista facturas de ajuste según corresponda. Obtendrá la siguiente pantalla: 2. Indique los parámetros de búsqueda, según la siguiente explicación: En este filtro puede seleccionar el proveedor, esto le permitirá buscar las facturas solamente del proveedor elegido. Si conoce los datos que identifican a la factura en forma única, indique aquí: serie, número y secuencia. Aquí puede indicar el número de una orden de compra para buscar únicamente las facturas que corresponden a esa orden de compra. Si selecciona Proveedor puede utilizar el botón de tres puntitos para desplegar las órdenes de compra que tiene ese proveedor. Aquí puede elegir el estado de las facturas buscadas, entre: Armando factura (estas son las facturas sin aprobar), Factura cerrada (estas son las facturas aprobadas) y (Todos) que le permitirá buscar todas las facturas sin importar el estado. 12
Nota: Recuerde que la búsqueda está limitada por un rango de fecha el cual también puede cambiar. 3. Haga clic en el botón Buscar para obtener el listado de las facturas que corresponden a lo indicado. Detalle de la factura Si hace clic en el ícono amarillo que se encuentra delante de una factura podrá editarla, completarla, cambiar el estado, aprobarla, etc. Puede seleccionar una o varias facturas utilizando la casilla que está delante de ellas, esto le permitirá gestionar (Eliminar, Aprobar o Cambiar el estado) desde esta pantalla. Los pasos serían: Seleccione las facturas. Para seleccionar todas las facturas que se encuentran en pantalla utilice la casilla que está en la línea de los títulos (fondo azul). Haga clic en el botón que corresponda según la tarea que desea realizar: Eliminar, borra las facturas seleccionadas. Aprobar, aprueba las facturas seleccionadas (quedarán facturas cerradas). Cambiar Estado, pasa las facturas seleccionadas de cerradas a armando, esto solamente se podrá hacer si la factura NO tiene registrada obligaciones en el SIIF Los botones se encuentran en la parte inferior de la pantalla. 4. Si quiere descargar el listado obtenido a una planilla Excel, haga clic en la opción Descargar formato Excel (xls). 13
BUSCAR UNA FACTURA SIN CONOCER EL PROCEDIMIENTO Si desea buscar facturas puede hacerlo sin necesidad de entrar al procedimiento corresponda, siga los pasos: que 1. Ingrese a SICE y en el menú Operación elija la opción Buscar Facturas Aparecerá una pantalla como la siguiente: 2. Indique los parámetros de búsqueda según la siguiente explicación y luego haga clic en el botón Buscar: Si su usuario tiene asignada más de una unidad de compra, aquí la puede seleccionar o dejar en (Todas) para ver las facturas de todas las unidades de compra asignadas. Si conoce los datos que identifican a la factura en forma única, indique aquí el tipo de proveedor, el número del mismo y los datos propios de la factura. Aquí puede establecer el rango de fechas de las facturas o de vencimiento de las mismas. Aquí puede elegir el estado de las facturas buscadas, entre: Armando factura (estas son las facturas sin aprobar), Factura cerrada (estas son las facturas aprobadas) y (Todos) que le permitirá buscar todas las facturas sin importar el estado. 14
El listado que aparecerá tiene el siguiente aspecto: Detalle de la factura Si hace clic en el ícono amarillo que se encuentra delante de una factura podrá editarla, completarla, cambiar el estado, aprobarla, etc. 3. Si quiere descargar el listado obtenido a una planilla Excel, haga clic en el link Descargar formato Excel (xls). 15