NUMERO GOBERNACION DE NARIÑO. NIT. 800103923-8 OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE 2014 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE PONTAJE OBTENIDO Gobernación de _Mariño INTERPRETACION 1 CONTROL INTERNO CONTABLE 4.9 ADECUADO 1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4.9 ADECUADO 1.1.1 IDENTIFICACION 4.9 ADECUADO 1.1.2 CLASIFICACION 4.9 ADECUADO 1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 4.8 ADECUADO 1.2 ETAPA DE REVELACION 4.9 ADECUADO 1 2.1 ELABORACION DE ESTADOS CONTABLES Y DEMAS INFORMES 5 ADECUADO 1.2.2 ANALISIS,INTERPRET Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACION 4.9 ADECUADO 1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 4.9 ADECUADO 1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 4.9 ADECUADO RANGOS DE INTERPRETACION DE LAS CALIFICACIONES O RESULTADOS OBTENIDOS RANGO CRITERIO 1.0-2.0 INADECUADO 20-30 (no incluye 2.0) DEFICIENTE 3.0-4.0 (no incluye 3.0) SATISFACTORIO 40-50 (no incluye 4.0) ADECUADO
GOBERNACION DE NARIÑO. PROSPERIDAD 1 PARA TODOS OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN. EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE VIGENCIA 2.014. VALORACIÓN CUANTITATIVA CALIFICACIO N OBSERVA CIONES 1 CONTROL INTERNO CONTABLE 4.9 1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4.9 1.1.1 IDENTIFICACION 4.9 1 SE TIENEN DEBIDAMENTE IDENTIFICADOS LOS PRODUCTOS DEL PROCESO CONTABLE QUE DEBEN SUMINISTRARSE A LAS DEMÁS ÁREAS DE LA ENTIDAD Y A LOS USUARIOS EXTERNOS? SE TIENEN DEBIDAMENTE IDENTIFICADOS LOS PRODUCTOS DE LOS Si los productos del proceso contable son los Estados Financieros que debe suministrar a la Contaduría General de la Nación y a los Entes da Cnntrnl Exactamente se tiene identificados los 2 DEMÁS PROCESOS QUE SE CONSTITUYEN EN INSUMOS DEL PROCESO CONTABLE? productos en los procesos contables. SE TIENEN IDENTIFICADOS EN LA ENTIDAD LOS PROCESOS QUE Se tiene identificados los procesos que se 3 GENERAN TRANSACCIONES, HECHOS Y OPERACIONES Y QUE POR LO TANTO SE CONSTITUYEN EN PROVEEDORES DE INFORMACIÓN DEL 4.7 constituyen en proveedores como es la Información de Exógenas que se debe PROCESO CONTABLE? presentar a la DIAN. EXISTE UNA POLÍTICA MEDIANTE LA CUAL LAS TRANSACCIONES, Si existe política para recibir información 4 HECHOS Y OPERACIONES REALIZADOS EN CUALQUIER DEPENDENCIA DEL ENTE PÚBLICO, SON DEBIDAMENTE INFORMADOS AL 4.7 contable de las otras dependencias. (Almacén, oficina jurídica, Rentas). ÁREA CONTABLE A TRAVÉS DE LOS DOCUMENTOS FUENTE O SOPORTE? SE CUMPLE LA POLÍTICA MEDIANTE LA CUAL LAS TRANSACCIONES, Si se cumple con la política porque nosotros 5 HECHOS Y OPERACIONES REALIZADOS EN CUALQUIER DEPENDENCIA DEL ENTE PÚBLICO, SON DEBIDAMENTE INFORMADOS AL ÁREA CONTABLE A TRAVÉS DE LOS DOCUMENTOS FUENTE O SOPORTE? dependemos muchas veces de la información que nos suministren las dependencias involucradas en el proceso contable. 6 LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES REALIZADOS POR LA ENTIDAD CONTABLE PÚBLICA SON DE FÁCIL Y CONFIABLE MEDICIÓN MONETARIA? Los Estados Financieros son de fácil comprensión y la medición monetaria es en Pesos Colombianos. 7 LAS CIFRAS EXISTENTES EN LOS ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES SE ENCUENTRAN SOPORTADAS CON EL DOCUMENTO IDÓNEO CORRESPONDIENTE? Efectivamente, las transacciones que se registran en Contabilidad son soportadas con documentos originales. 8 SON ADECUADAS Y COMPLETAS LAS DESCRIPCIONES QUE SE HACEN DE LAS TRANSACCIONES, HECHOS U OPERACIONES EN EL DOCUMENTO FUENTE O SOPORTE? Si, en base al documento fuente y cumpliendo con parámetros contables se registra los hechos contables. 9 LAS PERSONAS QUE EJECUTAN LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON EL PROCESO CONTABLE CONOCEN SUFICIENTEMENTE LAS NORMAS QUE RIGEN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA? Efectivamente, para registrar las operaciones diarias deben conocer y estar actualizado en normas contables, tributarias y en normas de Administración Pública. 10 LAS PERSONAS QUE EJECUTAN LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON EL PROCESO CONTABLE CONOCEN SUFICIENTEMENTE EL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA APLICABLE PARA LA ENTIDAD? Si, es necesario conocer y poner en práctica los procedimientos contables y ceñirse al Régimen de Contabilidad Pública. LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES Los Estados Financieros son llevados en base a 11 QUE HAN SIDO OBJETO DE IDENTIFICACIÓN ESTÁN SOPORTADOS EN DOCUMENTOS IDÓNEOS Y DE CONFORMIDAD CON LA NATURALEZA DE LOS MISMOS? hechos, transacciones reconocidas con sus soportes originales aplicando la naturaleza de la operación. 12 LOS DOCUMENTOS FUENTE QUE RESPALDAN LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES CONTIENEN LA INFORMACIÓN NECESARIA PARA REALIZAR SU ADECUADA IDENTIFICACIÓN? Si, por cuanto antes de efectuar un registro contable se verifica que dicho documento o soporte cumpla con las normas legales que debe tener. (Factura, recibo de caja etc.)
13 LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES QUE HAN SIDO OBJETO DE IDENTIFICACIÓN FUERON INTERPRETADOS DE CONFORMIDAD CON LO ESTABLECIDO EN EL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA? Por supuesto, que al realizar los informes contables son interpretados por profesionales de la Contaduría aplicando los principios, normas técnicas, procedimientos contables establecidos en el Régimen de Contabilidad pública. 1.1.2 CLASIFICACIÓN 4.9 14 LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES LLEVADOS A CABO EN LOS PROCESOS PROVEEDORES DE LA ENTIDAD HAN SIDO INCLUIDOS EN EL LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES 15 REALIZADOS POR LA ENTIDAD CONTABLE PÚBLICA SON DE FÁCIL Y CONFIABLE CLASIFICACIÓN EN EL CATÁLOGO GENERAL DE CUENTAS? 16 SON ADECUADAS LAS CUENTAS UTILIZADAS PARA LA CLASIFICACIÓN DE LAS TRANSACCIONES, HECHOS U OPERACIONES REALIZADAS POR LA ENTIDAD CONTABLE PÚBLICA? Todos los hechos u operaciones que se llevan a cabo diariamente en la oficina son incluidos en los procesos contables. Efectivamente estos Hechos Financieros son de fácil confiabilidad, comprensibilidad, aplicando la estructura en base a la naturaleza del Catalogo General de Cuentas. Las cuentas utilizadas en la oficina de Contabilidad se ajustan al modelo de estructura de la Gobernación aplicando el Plan General de Contabilidad Pública. 17 LA CLASIFICACIÓN DE LAS TRANSACCIONES, HECHOS Y OPERACIONES CORRESPONDE A UNA CORRECTA INTERPRETACIÓN TANTO DEL MARCO CONCEPTUAL COMO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA? Efectivamente contabilidad aplica e interpreta de manera clara y profesional el manual de procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública. 18 EL CATÁLOGO GENERAL DE CUENTAS UTILIZADO PARA LA CLASIFICACIÓN DE LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES, CORRESPONDE A LA ÚLTIMA VERSIÓN PUBLICADA EN LA PÁGINA WEB DE LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN? 19 SON ADECUADAS LAS CUENTAS Y SUBCUENTAS UTILIZADAS PARA LA CLASIFICACIÓN DE LAS TRANSACCIONES, HECHOS U OPERACIONES REALIZADAS? 20 SE ELABORAN Y REVISAN OPORTUNAMENTE LAS CONCILIACIONES BANCARIAS PARA ESTABLECER LOS VALORES OBJETO DE CLASIFICACIÓN, REGISTRO Y CONTROL DEL EFECTIVO? 21 SE EJECUTAN PERIODICAMENTE CONCILIACIONES DE SALDOS RECÍPROCOS CON OTRAS ENTIDADES PÚBLICAS? 4.7 La oficina de Contabilidad registra las operaciones diarias utilizando el Plan General de Contabilidad Pública vigente. El Plan General de Contabilidad Pública contiene todas las cuentas y subcuentas que son necesarias para realizar todas las operaciones que generen en el día. Las Conciliaciones Bancarias las viene elaborando revisando oportunamente la Oficina de Tesorería del Departamento. Se está implementando el proceso de Operaciones Recíprocas. 1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 4.8 22 SE REALIZAN PERIODICAMENTE CONCILIACIONES Y CRUCES DE SALDOS ENTRE LAS ÁREAS DE PRESUPUESTO, CONTABILIDAD, TESORERÍA Y DEMÁS ÁREAS Y/0 PROCESOS DE LA ENTIDAD? 23 SE REALIZAN PERIODICAMENTE TOMAS FÍSICAS DE BIENES, DERECHOS Y OBLIGACIONES Y SE CONFRONTA CON LOS REGISTROS CONTABLES PARA HACER LOS AJUSTES PERTINENTES? 4.5 24 LAS CUENTAS Y SUBCUENTAS UTILIZADAS REVELAN ADECUADAMENTE LOS HECHOS, TRANSACCIONES U OPERACIONES REGISTRADAS? 25 SE HACEN VERIFICACIONES PERIODICAS PARA COMPROBAR QUE LOS REGISTROS CONTABLES SE HAN EFECTUADO EN FORMA ADECUADA Y POR LOS VALORES CORRECTOS? 26 SE EFECTÚAN LOS REGISTROS CONTABLES EN FORMA CRONOLÓGICA Y GUARDANDO EL CONSECUTIVO DE LOS HECHOS, TRANSACCIONES U OPERACIONES REALIZADAS, CUANDO A ESTE ÚLTIMO HAYA LUGAR? 27 SE GENERAN LISTADOS DE CONSECUTIVOS DE DOCUMENTOS PARA HACER VERIFICACIONES DE COMPLETITUD DE REGISTROS? 28 SE CONOCE Y APLICA LOS TRATAMIENTOS CONTABLES DIFERENCIALES EXISTENTES ENTRE ENTIDADES DE GOBIERNO 4.5 GENERAL Y EMPRESAS PÚBLICAS? Se realizan estos procesos a través de un programa contable denominado SYSMAN. Este proceso lo realiza el Almacén del Departamento en el programa SYSMAN, para luego confrontar y cruzar información con Contabilidad. Efectivamente todas las cuenta y subcuentas que se reflejan en el Estado de de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental revelan la veracidad de la información contable. Un profesional de la Contaduría obtiene un Balance de Prueba y examina las partidas y valores que se encuentren en rojo y se corrige con un comprobante de Contabilidad. Todas las operaciones diarias se registran en forma cronológica llevando un orden consecutivo en un programa contable denominado SYSMAN el cual permite llevar en forma ordenada los hechos contables. El sistema contable SYSMAN genera listados de todas las operaciones diarias en forma consecutiva. Si se conoce y se aplica los tratamientos contables a través de las operaciones reciprocas.
29 EL PROCESO CONTABLE OPERA EN UN AMBIENTE DE SISTEMA DE INTEGRADO DE INFORMACIÓN Y ESTE FUNCIONA ADECUADAMENTE? 4.0 El sistema contable SYSMAN integra las dependencias de presupuesto, almacén, Contabilidad y Tesorería por medio de interfaz. 30 SON ADECUADAMENTE CALCULADOS LOS VALORES CORRESPONDIENTES A LOS PROCESOS DE DEPRECIACIÓN, PROVISIÓN, AMORTIZACIÓN, VALORIZACIÓN, Y AGOTAMIENTO, SEGÚN APLIQUE? La oficina de Contabilidad aplica apropiadamente los métodos de reconocido valor técnicos basados en los procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública. 31 LOS REGISTROS CONTABLES QUE SE REALIZAN TIENEN LOS RESPECTIVOS DOCUMENTOS SOPORTES IDONEOS? En el momento en que se registran las cuentas por pagar se verifica los soportes originales que estén en regla para luego trasladar a tesorería donde reposan los soportes idóneos. 32 PARA EL REGISTRO DE LAS TRANSACCIONES, HECHOS U OPERACIONES SE ELABORAN LOS RESPECTIVOS COMPROBANTES DE CONTABILIDAD? Se elaboran Comprobantes de Contabilidad cuando sea necesario realizar ajustes. Se archivan en la oficina de Contabilidad en base al número consecutivo que se carga en sistema SYSMAN. LOS LIBROS DE CONTABILIDAD SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE SOPORTADOS EN COMPROBANTES DE CONTABILIDAD? 33 1.2 ETAPA DE REVELACIÓN ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMAS INFORMES 1.2.1. 4.9 Los libros de Contabilidad se encuentran debidamente soportados en Comprobantes de Cuentas por Pagar (Ordenes de Pago) yen Comprobantes de Contabilidad de conformidad con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública. 34 SE ELABORAN Y DILIGENCIAN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD DE CONFORMIDAD CON LOS PARÁMETROS ESTABLECIDOS EN EL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA? En materia de libros de contabilidad, se aplican las normas y procedimientos establecidos por la Contaduría General de la Nación, que garantizan la custodia, veracidad y documentación de las cifras Registradas en los libros. 3' 36 LAS CIFRAS CONTENIDAS EN LOS ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES COINCIDEN CON LOS SALDOS DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD? SE EFECTÚA EL MANTENIMIENTO, ACTUALIZACIÓN Y PARAMETRIZACIÓN NECESARIOS PARA UN ADECUADO FUNCIONAMIENTO DEL APLICATIVO UTILIZADO PARA PROCESAR LA INFORMACIÓN? Todos los valores registrados en los Estados Financieros concuerdan con los libros de Contabilidad a través del sistema contable SYSMAN. La oficina de sistemas está continuamente efectuando todas las herramientas técnicas con el fin de que el sistema contable SYSMAN funcione perfectamente. 37 SE ELABORAN OPORTUNAMENTE LOS ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES AL REPRESENTANTE LEGAL, A LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, A LOS ORGANISMOS DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL, Y A LOS DEMÁS USUARIOS DE LA INFORMACIÓN? La oficina de Contabilidad elabora oportunamente todos los informes y reportes cumpliendo con las fechas estipuladas de acuerdo al Régimen de Contabilidad Pública. 38 39 LAS NOTAS EXPLICATIVAS A LOS ESTADOS CONTABLES CUMPLEN CON LAS FORMALIDADES ESTABLECIDAS EN EL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA? EL CONTENIDO DE LAS NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES REVELA EN FORMA SUFICIENTE LA INFORMACIÓN DE TIPO CUALITATIVO Y CUANTITATIVO FÍSICO QUE CORRESPONDE? Si. Porque nosotros nos basamos en los procedimientos establecidos por la Contaduría General de la Nación que en materia de Notas Explicativas se refiere, cumpliendo a cabalidad con el Régimen de Contabilidad Pública. Efectivamente estas notas revelan información adicional sobre las cifras reportadas cumpliendo con el propósito de comunicar en las notas que puede afectar la situación financiera. 40 SE VERIFICA LA CONSISTENCIA ENTRE LAS NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES Y LOS SALDOS REVELADOS EN LOS ESTADOS CONTABLES? Por supuesto que al revelar las notas a los estados contables hay consistencia con las cifras que se detalla en los Estados Contables por cuanto se toma del Balance General las cifras que se plasman en las Notas. 1.2.2 ANALISIS, INTERPRETACION Y COMUNICACION DE LA INFORMACIÓN 4.9
41 SE PRESENTAN OPORTUNAMENTE LOS ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES AL REPRESENTANTE LEGAL, A LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, Y A LOS ORGANISMOS DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL? Los informes y reportes contables como el Estado de de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental son reportados oportunamente en base a fechas establecidas en la resolución de plazos y requisitos de la Contaduría General de la Nación. 42 43 44 45 1.54 SE PUBLICA MENSUALMENTE EN LUGAR VISIBLE Y DE FÁCIL ACCESO A LA COMUNIDAD EL BALANCE GENERAL Y EL ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL? SE UTILIZA UN SISTEMA DE INDICADORES PARA ANALIZAR E INTERPRETAR LA REALIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL DE LA ENTIDAD? LA INFORMACIÓN CONTABLE SE ACOMPAÑA DE LOS RESPECTIVOS ANÁLISIS E INTERPRETACIONES QUE FACILITAN SU ADECUADA COMPRENSIÓN POR PARTE DE LOS USUARIOS? LA INFORMACIÓN CONTABLE ES UTILIZADA PARA CUMPLIR PROPÓSITOS DE GESTIÓN? SE ASEGURA LA ENTIDAD DE PRESENTAR CIFRAS HOMOGENEAS A LOS DISTINTOS USUARIOS DE LA INFORMACIÓN? 4.5 Se publica trimestralmente en la página de la Gobernación el Estado de de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental (Balance General y el Estado de resultado). Contabilidad utiliza para el análisis e interpretación financiero el Análisis vertical que se extrae del sistema contable SYSMAN. La oficina de Contabilidad presenta únicamente los informes Contables que nos solicitan la Contaduría General de la Nación y los Entes de Control. Si en algún momento nos solicitan el análisis, se ingresa al sistema contable y se extrae este informe. Con este informe podremos determinar cómo está marchando o ha marchado la Gobernación cuales son los ingresos, los gasto y los costos de la vigencia. Por supuesto la Gobernación de Nariño presenta cifras homogéneas y envía a todos informes contables a usuarios. 1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 4.9 1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 4.9 47 48 SE IDENTIFICAN, ANALIZAN Y SE LE DA TRATAMIENTO ADECUADO A LOS RIESGOS DE ÍNDOLE CONTABLE DE LA ENTIDAD EN FORMA PERMANENTE? EXISTE Y FUNCIONA UNA INSTANCIA ASESORA QUE PERMITA GESTIONAR LOS RIESGOS DE ÍNDOLE CONTABLE? Si efectivamente hay una oficina de control interno que junto con contabilidad examina los informes contables. La oficina de Control Interno de Gestión. 49 SE REALIZAN AUTOEVALUACIONES PERIÓDICAS PARA DETERMINAR LA EFECTIVIDAD DE LOS CONTROLES IMPLEMENTADOS EN CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE? 4.5 Periódicamente realizamos autoevaluaciones con el fin de corregir posibles errores y junto con el grupo de trabajo se ajusta y se corrige a través de un comprobante de contabilidad. 50 SE HAN ESTABLECIDO CLARAMENTE NIVELES DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD PARA LA EJECUCIÓN DE LAS DIFERENTES ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE? Las actividades contables únicamente las realiza los contadores el cual cada uno maneja claves para manipular el sistema contable. 51 LAS POLÍTICAS CONTABLES, PROCEDIMIENTOS Y DEMÁS PRÁCTICAS QUE SE APLICAN INTERNAMENTE SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE DOCUMENTADAS? 52 LOS MANUALES DE POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS Y DEMÁS PRÁCTICAS CONTABLES SE ENCUENTRAN DEB En este momento ya se cuenta con Políticas y procedimientos Contables documentados. En este momento ya se cuenta con políticas y procedimientos contables documentados. 53 SE EVIDENCIA POR MEDIO DE FLUJOGRAMAS, U OTRA TÉCNICA O MECANISMO, LA FORMA COMO CIRCULA LA INFORMACIÓN A TRAVÉS DE LA ENTIDAD Y SU RESPECTIVO EFECTO EN EL PROCESO CONTABLE DE 4 ' 5 Se está implementando el proceso de flujogramas de la información contable. LA ENTIDAD? 4 SE HA IMPLEMENTADO Y EJECUTA UNA POLÍTICA DE DEPURACIÓN CONTABLE PERMANENTE Y DE SOSTENIBILIDAD DE LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN? 4.5 Se creó a través de una resolución el comité de sostenibilidad con el fin de depurar información contable. SS LOS BIENES, DERECHOS Y OBLIGACIONES SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE INDIVIDUALIZADOS EN LA CONTABILIDAD, BIEN SEA POR EL ÁREA CONTABLE O EN BASES DE DATOS ADMINISTRADAS POR OTRAS DEPENDENCIAS? La oficina de almacén es la encargada del ingreso y la salida de bienes individualizados, y contabilidad se encarga de registrar en forma general. SE) LOS COSTOS HISTÓRICOS REGISTRADOS EN LA CONTABILIDAD SON ACTUALIZADOS PERMANENTEMENTE DE CONFORMIDAD CON LO DISPUESTO EN EL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA? La actualización se registra en base procedimientos emanados por la Contaduría General de la Nación.
SE CUENTA CON UN ÁREA CONTABLE DEBIDAMENTE ESTRUCTURADA El área contable cuenta con la oficina bien 57 DE CONFORMIDAD CON LA COMPLEJIDAD, DESARROLLO estructurada los funcionarios TECNOLÓGICO Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA ENTIDAD? LOS FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO CONTABLE Los profesionales de la dependencia cumplen a 58 CUMPLEN CON LOS REQUERIMIENTOS TÉCNICOS SEÑALADOS POR LA ENTIDAD DE ACUERDO CON LA RESPONSABILIDAD QUE DEMANDA EL EJERCICIO DE LA PROFESIÓN CONTABLE EN EL SECTOR PÚBLICO? cabalidad con responsabilidad en lo respecta a la parte contable, además son funcionarios capacitados para tomar decisiones en los requerimientos técnicos. SE HA IMPLEMENTADO UNA POLÍTICA O MECANISMO DE Se está implementando el manual de políticas 59 ACTUALIZACIÓN PERMANENTE PARA LOS FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO CONTABLE Y SE LLEVA A CABO EN contable de los funcionarios que manejan la parte contable. FORMA SATISFACTORIA? 60 SE PRODUCEN EN LA ENTIDAD INFORMES DE EMPALME CUANDO SE PRESENTAN CAMBIOS DE REPRESENTANTE LEGAL, O CAMBIOS DE CONTADOR? La oficina de Contabilidad de acuerdo al Instructivo No. 12 de 2000 de Agosto 29 de la Contaduría General de Nación realiza el empalme contable cuando se produzcan cambios directivos, cumpliendo con los procedimientos emitidos por la Contaduría General de la Nación. 61 EXISTE UNA POLÍTICA PARA LLEVAR A CABO EN FORMA ADECUADA EL CIERRE INTEGRAL DE LA INFORMACIÓN PRODUCIDA EN TODAS LAS ÁREAS O DEPENDENCIAS QUE GENERAN HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES? Dentro de la implementación del manual de políticas contable existe un mecanismo contable para el cierre cumpliendo con el manual de procedimientos de la Contaduría General de la Nación. 62 LOS SOPORTES DOCUMENTALES DE LOS REGISTROS CONTABLES SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE ORGANIZADOS Y ARCHIVADOS DE CONFORMIDAD CON LAS NORMAS QUE REGULAN LA MATERIA? 4.5 Todos los soportes documentales que se registran en la oficina de contabilidad se encuentran debidamente archivados en forma consecutiva cumpliendo con las normas que rige el archivo. Fuente: Sistemas de información Contaduría General del Departamento y soportes de archivo. RAU 0 GUERRERO G ernador TANI NAVES CAICEDO. f ControlInterno de Gestión. z Elaboró: Diego ZIlimbrano Conttatista OCIG Fecha: San Juan de Pasto, Febrero 20 de 2.015
VALORACIÓN 2.1 FORTALEZAS 1. El área financiera cuenta con personal suficiente y calificado para el desarrollo y elaboración de los estados financieros, informes y reportes contables. 2. Los profesionales del área contable están en permanente actualización de las normas contables vigentes. 3. Cumplimiento de la normatividad expedida por la Contaduría General de la Nación, Dirección de Impuesto, secretaria de hacienda y entes de control. 4. El proceso contable de la entidad cuenta con mecanismos de protección que garantizan la custodia y conservación de los documentos que soportan los informes financieros y contables. 5. El proceso contable cuenta con planes de trabajo y procedimientos específicos que garantizan el flujo de la información desde el proceso proveedores al proceso de contabilidad. 6. Para la toma de decisión administrativa y financieras, la contaduría general del Departamento se apoya en los siguientes comités: Comité técnico de sostenibilidad del sistema contable Confis departmental Comité de vigilancia del Acuerdo de reestructuración de pasivos. Comité de baja de bienes. Comate de crédito. Comité asesor de contratación. 7. La entidad cuenta con un Módulo sistematizado de conciliaciones de cuentas bancarias de ahorro y corriente, realizado mensualmente por la Tesorería General del Departamento, permitiendo el control y buen manejo de los recursos públicos. 8. Los procesos judiciales se reportan en el aplicativo "Sistemas de Acciones Judiciales" sobre cada uno de los procesos que se siguen en contra del Departamento de Nariño, con el fin de que contabilidad realice el registro contable con soportes idóneos. 9. La entidad en el nivel central cuenta con un Software financiero "SYSMAN" que integra diferentes módulos como: Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, Almacén, Nomina y Facturación, el cual se ha ido actualizando de acuerdo a los requerimientos contables permitiendo que la información sea clara y oportuna. 10. El catalogo de cuentas utilizado corresponde a la última versión publicada en la página web de la Contaduría General de la Nación. 11. La secretaria de Educación cuenta con un Software contable "PCT" la cual constituye una herramienta fundamental para los procesos de Tesorería, Presupuesto y Contabilidad. 12. La entidad actualizó el MECI de acuerdo a lo establecido en el Decreto 943 del 2014. 13. El Mapa de Riesgos de Corrupción del área financiera con acciones de control, factores de riesgos para articular los procesos de esta área. 2.2 DEDEBILIDADES 1. No se evidencia en el Manual el procedimiento del registro contable del Pasivo pensional de acuerdo con el Manual de procedimientos del Régimen de Contabilidad Publica expedido por la Contaduría General de la Nación. 2. La Subsecretaría de Rentas no reporta a la Contaduría General del departamento la cartera de vehículos incluyendo los intereses de mora y sanciones. 3. No existe el módulo de auditoría en software contable SYSMAN. 2.3 AVANCE OBTENIDOS RESPECTO DE LAS EVALUACIONES Y RECOMENDACIONES REALIZADAS 1. Se cumple con las recomendaciones a los planes de mejoramiento acordados en las auditorias de la Oficina de Control Interno de Gestión, de los cuales se realiza seguimiento mensual. 2. Se hacen los ajustes requeridos en el Sistema contable SYSMAN, teniendo en cuenta las necesidades para que la información sea confiable, clara y fidedigna. 3. Se actualizó el Mapa de Riesgos de Corrupción para el área financiera, el cual comprende los factores de riesgo y acciones de control, obteniendo como resultado que los procesos se encuentren articulados con planes y programas del Departamento.
2.4 RECOMENDACIONES 1. Se debe ajustar el procedimiento del registro contable del pasivo pensional teniendo en cuenta el Régimen de Contabilidad pública expedido por la CGN, 2. La Subsecretaría de Rentas debe reportar a la Contaduría General del Departamento la información ajustada de la cartera de vehículos incluyendo intereses y sanciones. 3. En el software existente en el Departamento se debe migrar la información para facilitar la intercomunicación entre las dependencias. 4. Se debe crear en el Sistema Contable "SYSMAN" que usa el Departamento, un modulo especifico de auditoría que permita controlar por parte de la Gobernación de Nariño las posibles alteraciones que se realicen a la información. 5. Incorporar en el procedimiento un instructivo a nivel de tarea que documente paso a paso las diferentes actividades realizadas en el área contable y que se encuentran plenamente identificados y socializados al interior del equipo de trabajo. 6. Revisar la conformación de la estructura del área contable y en lo posible determinar personal de apoyo que permita realizar de manera independiente el análisis y verificación de la información financiera, a fin de que el contador no realice funciones como juez y parte en el proceso contable. RAU /DEL de Nariño. GUERRERO. )/ Í' /' TANIA CLI-fAVES CAICEDO. Jefe Control Interno de Gestión. Elaboró: Di4d ambrano Contr13tjsta OCIG Fecha: San Juan de Pasto, Febrero 20 de 2.015