Manual del Subsistema de información de control y seguimiento @ Dirección de Planeación y Logística
Subsistema de información de control y seguimiento Manual del Subsistema de información de control y seguimiento 3
El Manual del Subsistema de Información de Control y Seguimiento (), fue elaborado en la Dirección General de Formación Continua de Maestros en Servicio, de la Subsecretaría de Educación Básica de la Secretaría de Educación Pública. DIRECTORIO MTRO. ALONSO LUJAMBIO IRAZÁBAL Secretario de Educación Pública MTRO. JOSÉ FERNANDO GONZÁLEZ SÁNCHEZ Subsecretario de Educación Básica MTRA. LETICIA GUTIÉRREZ CORONA Directora General de Formación Continua de Maestros en Servicio LIC. VÍCTOR HUGO CALVILLO MENDOZA Director de Planeación y Logística Participantes en la elaboración del documento: Dirección de Planeación y Logística Víctor Hugo Calvillo Mendoza Miguel García Cornejo Araceli Piña Salcedo Gonzalo Ortega Vázquez Gustavo Aguilar Rojo Diseño: D.G. Ricardo Muciño Mendoza D.R. Secretaría de Educación Pública, 2011 Argentina 28, colonia Centro 06020, México, D.F.
Subsistema de información de control y seguimiento Contenido Página 7 Subsistema de información de control y seguimiento () 8 Ingreso a 9 Pantalla principal 10 Programación del presupuesto 11 Programación de los proyectos y acciones sustantivas 15 Agregar, Editar o Eliminar un Proyecto o Acción Sustantiva 16 Agregar un proyecto 17 Editar un proyecto 18 Eliminar un proyecto 19 Agregar una acción sustantiva 20 Editar una acción sustantiva 21 Borra una acción sustantiva 22 Captura de datos generales 22 Observaciones 24 Vínculo entre y SIRAF 25 Reportes Trimestrales de los informes técnico-financieros 26 Envió y revisión de los ITF 27 Imprimir reportes 30 Tableros de control 30 Correo electrónico del 31 Bibliografía 5
Subsistema de información de control y seguimiento Subsistema de información de control y seguimiento () La Dirección General de Formación Continua de Maestros en Servicio (DGFCMS), en el marco de la consolidación del Sistema Nacional de Formación Continua y Superación Profesional (SNFCSP) y los correspondientes Sistemas Estatales, creó el Subsistema de Información de Control y Seguimiento () del Sistema de Registro, Acreditación y Certificación de los Procesos de FC y SP de los Maestros en Servivcio (SIRAF), el cual busca fortalecer la institucionalización de los procesos de formación continua y superación profesional, tanto en su aspecto normativo como en la articulación de instancias educativas, estatales y federales, con la finalidad de contar con un mecanismo confiable y eficiente de transparencia y rendición de cuentas. El permite llevar un control puntual de cada una de las Entidades Federativas de acuerdo a las acciones que establecieron en sus Programas Estatales de Formación Continua y Superación Profesional (PEF), ya que estos son el instrumento de planeación estratégica que las Reglas de Operación del Programa del Sistema Nacional de Formación Continua y Superación Profesional de Maestros de Educación Básica en Servicio establecen como requisito para que las Entidades Federativas puedan participar de los recursos financieros asignados a través de esta Dirección General y garantizar una oferta académica consolidada a los docentes en servicio de cada Estado de la República. Este subsistema se organiza por medio de un tablero de control que contiene los proyectos y acciones sustantivas que el Sistema Estatal de Formación Continua y Superación Profesional de Maestros de Educación Básica en Servicio impulsará durante el ejercicio fiscal en curso para atender las necesidades de profesionalización de los docentes de cada Entidad. Mediante los tableros de control que cada una de las Entidades Federativas incorpora al y que fueron definidos y aprobados en su respectivo PEF, se puede obtener un seguimiento puntual por proyecto y acción establecida, además de obtener un documento electrónico de lo que se autorizó en cada PEF. 7
Subsistema de información de control y seguimiento Por otra parte, permite realizar los Informes Técnico-Financieros (ITF) trimestralmente de acuerdo a Reglas de Operación, reduciendo los tiempos de entrega, con los cuales se hace una conciliación de la información reportada tanto técnicamente con las opciones formativas realizadas incorporadas en el SIRAF como el ejercicio de sus recursos financieros de manera simultánea. Ingreso a Ingresar a la dirección http://www.siracfc.sep.gob.mx/sicos/login.asp dar clic para mostrar la siguiente pantalla, en la cual requiere usuario y contraseña: Al ingresar el usuario y la contraseña dar clic sobre el botón que dice Aceptar y despliega la siguiente pantalla. 8
Subsistema de información de control y seguimiento Pantalla principal Es importante mencionar que en la pantalla principal se debe ingresar la información establecida y autorizada en los Tableros de Control y Seguimiento que contiene su Programa Estatal de Formación Continua y Superación Profesional (PEF) del año en curso, para que de esta manera quede debidamente alimentado dicho subsistema y opere de manera óptima. Esta pantalla está dividida en 13 Combos los cuales se describen a lo largo del documento y se muestran en la siguiente imagen con la señalización con números consecutivos del 1 al 13. En el Combo 1 se selecciona el programa que se quiere ingresar. Tiene 2 opciones, las cuales se muestran a continuación: 9
Subsistema de información de control y seguimiento La primera opción corresponde al Programa del Sistema Nacional de Formación Continua y Superación Profesional (PSNFCSP) y la segunda opción al Programa de Capacitación al Magisterio para Prevenir la Violencia contra las Mujeres (PREVIOLEM). Al seleccionar uno u otro, le aparece el listado con los proyectos y acciones sustantivas que conforman dicha opción de acuerdo al PEF de cada Entidad Federativa. Programación del presupuesto En el Combo 2 se define el nombre del programa al que se está haciendo referencia. En el caso del Programa de Capacitación al Magisterio para Prevenir la Violencia contra las Mujeres (PREVIOLEM) este combo cuenta con la siguiente información. Presupuesto Radicado: Es una cantidad establecida de acuerdo a los criterios de asignación de las Reglas de Operación del Programa del Sistema Nacional de Formación Continua y Superación Profesional. Presupuesto Ejercido: Es la suma del total reportado en cada trimestre. Saldo: Es la diferencia entre lo radicado y lo ejercido. % de Avance: Es la relación entre lo ejercido sobre lo radicado. Programación de los proyectos y acciones sustantivas 10
Subsistema de información de control y seguimiento En el Combo 3 se encuentra el detalle de la planeación y el avance programáticopresupuestal del ejercicio de los recursos ministrados, como muestra la figura a continuación. En esta imagen de izquierda a derecha tenemos la siguiente información, ésta aplica tanto a los proyectos como a sus acciones sustantivas: Proyecto: Aparece el nombre del proyecto al que se está haciendo referencia y en seguida el nombre de cada una de las acciones sustantivas que lo conforman. Alineación al Catálogo: Se captura la clave de la opción formativa que asigna el SIRAF para cada una de las opciones del Catálogo Nacional y de las solicitudes estatales. Cuando sea más de una opción, debe encontrarse separado por comas y un espacio (, ). Prioridad Nacional: Es un catálogo que permite elegir la opción dependiendo la prioridad a la que pertenezca. Para conocer dichas Prioridades, dar clic sobre el título Clave de la Prioridad Nacional y le muestra las opciones que usted puede seleccionar (ver siguiente imagen). 11
Subsistema de información de control y seguimiento Meta (Cantidad): El número total al que se pretende llegar. Meta (Unidad de Medida): Es la descripción tangible de las unidades que se pretenden lograr. Cuenta con un catálogo de opciones de unidades de medida de las cuales tendrá que seleccionar, mismo que aparece si se da clic sobre el encabezado de dicha columna, mostrándose de la siguiente manera: 12
Subsistema de información de control y seguimiento Si la unidad de medida que requiere no se encuentra en el catálogo preestablecido puede solicitarla vía correo electrónico (pefysicos. comentarios@sep.gob.mx) a la Dirección de Planeación y Logística, donde se pondrá a consideración para su incorporación o no al catálogo de unidades de medida. Nivel o Modalidad: Es el nivel educativo o modalidad al que se encuentra dirigido dicho proyecto o acción sustantiva. En esta columna se activa un cuadro como lo muestra la siguiente imagen donde puede seleccionar uno o varios niveles y al dar clic en Aceptar se registra su selección. 13
Subsistema de información de control y seguimiento Presupuesto: Es el monto asignado para llevar a cabo el proyecto o la acción sustantiva. Periodo: Es el tiempo que toma llevar a cabo la meta fijada o el plazo en el que se realiza. Avance Programático-Presupuestal. Ejercido por Proyecto y Acción: En este espacio se incorporarán los avances trimestrales, correspondientes a sus Informes Técnico Financieros establecidos en las Reglas de Operación. En cada uno de los trimestres a reportar se espera que incorporen su avance tanto en meta como en presupuesto. Meta Realizada: Es el avance en Meta de acuerdo a lo registrado por trimestre con relación a la Meta programada. Registrar la meta a la que llegó la Entidad al finalizar cada acción sustantiva y proyecto correspondiente. Es importante señalar que si registra un avance en cuanto a figuras educativas profesionalizadas se tiene que ingresar a su vez la clave de la opción formativa que se impartió, en el espacio correspondiente, para poder hacer la validación de la información incorporada en el SIRAF. Presupuesto Ejercido: Es el presupuesto ejercido por trimestre de cada uno de los proyectos y acciones realizadas. Presupuesto (Proyecto o Acción): Ejercido: Es la suma del total reportado en cada trimestre. Saldo: Es la diferencia entre lo programado y lo ejercido. 14
Subsistema de información de control y seguimiento Porcentaje de Avance respecto a la Meta Programada: Es el porcentaje de avance en cada uno de los proyectos o acciones sustantivas según sea el caso. Este se obtiene de la suma de las metas reportadas cada trimestre entre la meta programada por cien. Semáforo de Alerta: Aquí se indica en qué situación se encuentra cada uno de los proyectos, esto de acuerdo al número de acciones sustantivas realizadas al 100% de avance respecto a la meta programada. Los rangos para la clasificación de dicho semáforo son: Rojo = Avance del 0 a 60%. Amarillo = Avance del 61 a 89%. Verde = Avance del 90 a 100% Este semáforo sólo aplica a nivel de proyecto para conocer el cumplimiento de sus metas. Agregar, Editar o Eliminar un Proyecto o Acción Sustantiva En el Combo 4 se encuentran los botones que son utilizados para poder agregar, editar o eliminar acciones sustantivas y/o proyectos, y para grabar o cancelar los cambios. Agregar Proyecto Agregar Acción Sustantiva Editar Borrar Grabar Cancelar Una vez que el PEF fue dictaminado y aprobado, por seguridad el sistema no permite que se puedan realizar modificaciones en la programación. El desaparecerá los botones de Agregar Acción Sustantiva, Agregar Proyecto y Borrar, únicamente se podrá capturar el seguimiento trimestral e imprimir cada uno de los ITF. 15
Subsistema de información de control y seguimiento Agregar un proyecto Para agregar un Proyecto se da clic sobre el botón Agregar Proyecto, una vez realizada esta acción, le aparece en pantalla el siguiente mensaje: Le da clic o enter, sobre el Botón de Aceptar. El subsistema despliega sólo algunos de los campos que fueron explicados anteriormente correspondientes al nombre del proyecto y prioridad nacional. Una vez que la información restante fue capturada presionar el botón de Grabar, ubicado en el mismo Combo. En el nivel de proyecto no se puede agregar meta y presupuesto, debido a que el presupuesto se da en forma automática, a partir de la suma de los montos establecidos por acción sustantiva y la meta es la suma de unidades de medida que coincidan, para ambos casos sólo se consideran las acciones que estén dentro del proyecto en mención. 16
Subsistema de información de control y seguimiento Editar un proyecto En caso de que se requiera editar un proyecto, seleccionar dicho proyecto como se muestra en la siguiente imagen y se presiona el botón de. SELECCIONAR Una vez seleccionado los campos se abren para poder ser modificados, apareciendo de la siguiente manera: Una vez realizada la edición de los campos deseados, presionar el botón de, para guardar los cambios. De lo contrario, en caso de no querer guardarlos, presionar el botón de. En caso de que el presupuesto haya sido autorizado ya no podrán realizar modificaciones, más que a los campos de Alineación al Catálogo y el Avance Programático-Presupuestal. El sistema bloquea los demás campos para seguridad e integridad del PEF autorizado, como se muestra en la siguiente imagen. 17
Subsistema de información de control y seguimiento Eliminar un proyecto Para eliminar un proyecto se requiere seleccionar el proyecto de la siguiente manera: SELECCIONAR Una vez seleccionado radio botón, como se muestra en la imagen anterior, presionar el botón de, aparece en pantalla un mensaje de la siguiente manera: 18
Subsistema de información de control y seguimiento Le da clic o enter sobre el Botón de Aceptar y el proyecto es eliminado definitivamente. Cabe aclarar que una vez eliminada la información no hay forma de recuperarla sólo realizando nuevamente su captura. Agregar una acción sustantiva Para agregar una acción sustantiva, se debe realizar la elección de un Proyecto de la siguiente manera: 2 SELECCIONAR SELECCIONAR 1 Se elige el radio botón en el proyecto al cual quiere asociar una acción sustantiva. Al realizar esta acción, presionar el botón Agregar Acción Sustantiva, al presionar este botón, despliega en pantalla los campos editables que se deben capturar para agregar una acción sustantiva al proyecto seleccionado de la siguiente manera: Como se puede ver, le asigna a dicha acción sustantiva un identificador asociado al proyecto que fue seleccionado, y se abren los campos de captura, para colocar la in- 19
Subsistema de información de control y seguimiento formación necesaria que identifica dicha opción. Una vez que se capturan los datos necesarios, presionar el botón de. Al presionar este botón, en pantalla los campos se muestran de la siguiente manera: Editar una acción sustantiva En caso de querer editar información sobre una acción sustantiva, se debe seleccionar dicha opción sustantiva como lo muestra a continuación: SELECCIONAR Ya que se encuentra seleccionado el radio botón de la izquierda de la acción sustantiva, se debe dar clic al botón siguiente manera:. Aparecen los campos para editar de la 20
Subsistema de información de control y seguimiento Una vez que realizó los cambios deseados. Presionar el botón que dice, en caso de que no se quiera realizar ninguna edición puede seleccionar la opción. Borra una acción sustantiva En caso de que querer eliminar alguna acción sustantiva, se debe seleccionar la acción sustantiva a eliminar y se la siguiente forma: 2 SELECCIONAR SELECCIONAR 1 Elegir del Combo 4 el botón que dice, le aparece inmediatamente el mensaje en pantalla: Dar clic o enter a la opción Aceptar y la acción sustantiva se elimina. En caso de que el presupuesto haya sido autorizado ya no podrán realizar modificaciones, más que a los campos de Alineación al Catálogo y el Avance Programático-Presupuestal. El sistema bloquea los demás campos por seguridad e integridad del PEF, como se muestra en la siguiente imagen. 21
Subsistema de información de control y seguimiento Captura de datos generales Como se puede ver, los datos generales son los que aparecen en el Combo 7, (ver pág. 9). Por default se encuentran deshabilitados. Para habilitar la captura presionar el botón de Cambiar Datos Generales ubicado en el Combo 10 (ver pág. 9), una vez que este botón fue presionado, el formulario se habilita para poder capturar los siguientes datos: Ya que se realizó la captura correspondiente, presionar el botón de en la captura., para grabar los datos que fueron generados Observaciones En el Combo 8 encontrarán un apartado para adjuntar cualquier documento (Word o PDF) donde incluyan las observaciones de cada uno de los informes técnico-financieros reportados trimestralmente. 22
Subsistema de información de control y seguimiento Para adjuntar un documento dar clic en el botón y enseguida se despliega la siguiente pantalla, donde se mencionan las características que tienen que contener cada una de los documentos a incorporar: Al dar clic en el botón de Examinar se inicia la búsqueda en su PC del archivo a incorporar, una vez encontrado dar clic en el botón de enviar. Y este aparece registrado como se presenta a continuación: En caso de no incorporar documentos adicionales al, en el apartado en mención aparecerá la leyenda Sin Observaciones, es importante considerar cada uno de los espacios que se habilitan en los mismos periodos de los Informes Técnico-Financieros. 23
Subsistema de información de control y seguimiento Vínculo entre y SIRAF La relación existente entre el Subsistema de Información de Control y Seguimiento () y el Sistema de Registro, Acreditación y Certificación de los Procesos de Formación Continua y Superación Profesional de los Maestros en Servicio (SIRAF), sirve para que los responsables tanto de la validación de los ITF como los de las Instancias Estatales puedan verificar que el avance reportado en el si este registrado en el SIRAF y con ello validar los ITF no sólo a nivel financiero sino también el avance en profesionalización. La vinculación entre y SIRAF se puede visualizar cuando el nombre de la acción sustantiva aparece en color azul y además se incorporan las claves de los cursos brindados en la prioridad reportada, al dar clic sobre el título, se abre una segunda pantalla donde muestra la información que está registrada en el SIRAF, por clave, nombre de la opción formativa y el número de registros existentes a la fecha en que se realiza la consulta, como se muestra en la siguiente imagen. 24
Subsistema de información de control y seguimiento Reportes Trimestrales de los informes técnicofinancieros Los Informes Técnico-Financieros (ITF) que realizan trimestralmente y que son los requeridos en las Reglas de Operación de acuerdo al ejercicio fiscal correspondiente, se tienen que entregar con base en la información incorporada en el, es por ello que una vez que registran sus avances en el Subsistema estos se suman en el Combo 5, donde aparece el total del recurso financiero reportado por trimestre. En el Combo 6 están ubicados los reportes de los Informes Técnico-Financieros, los cuales imprime una vez registrados los avances correspondientes. Estos reportes se habilitan en los primeros 5 días después de haber finalizado el trimestre, esto con el fin de que la entidad realice la captura del avance y envíe a la DGFCMS el reporte. Al darle clic sobre el link que dice,, aparece la siguiente pantalla, la cual corresponde a la versión para impresión del Informe Técnico-Financiero del Programa Sistema Nacional de Formación Continua y Superación Profesional, en donde se ven los proyectos, acciones sustantivas y su respectivo avance por trimestre y donde tendrán que incorporar la firma y sello de la Entidad para que estos sean enviados oficialmente. 25
Subsistema de información de control y seguimiento La forma en que son mostrados los reportes para los siguientes trimestres es la misma, únicamente agrega las columnas de acuerdo al trimestre a reportar. Envío y revisión de los ITF Los Informes Técnico-Financieros de cada uno de los trimestres tienen que enviarse a revisión, primero de manera electrónica, este envió se hace al momento de dar su autorización, es decir al dar clic en el botón de Firmar, lo cual permite al responsable de la DGFCMS revisar y validar los avances incorporados en el Subsistema. 26
Subsistema de información de control y seguimiento Una vez que firman el envío en el espacio destinado aparece la fecha en que ambas autoridades enviaron y revisaron el ITF, como se muestra en la siguiente imagen: Imprimir reportes Es importante considerar que antes de mandar a imprimir revise que la configuración de la página cuente con los datos establecidos para poder imprimir dicho formato. Una forma de revisar la configuración de su página es la siguiente: Primero antes de imprimir, es necesario que en la barra de herramientas seleccione el botón de Imprimir, y del submenú seleccione la opción Configurar página, como se muestra en la imagen: 27
Subsistema de información de control y seguimiento Una vez seleccionado se despliega la siguiente pantalla, donde se tiene que habilitar la opción de Imprimir colores e imágenes de fondo, como aparece en el recuadro en rojo marcado en la imagen. Después de haber realizado los pasos anteriores podrá imprimir sus informes con el formato deseado. También se sugiere que antes de imprimir configure la página, por lo que se sugiere que en la barra de herramientas seleccione el botón de Imprimir, y del submenú seleccione la opción Vista previa de impresión, como se muestra en la imagen. Al seleccionar esta opción, aparece una pantalla como la que se muestra en seguida y que se tiene que configurar de la siguiente forma: 28
Subsistema de información de control y seguimiento 1. Como la imagen inicial se encuentra en Vertical, tiene que ajustarla y cambiar la posición de la hoja a Horizontal (este cambio lo puede hacer al presionar el botón que está enmarcado en el recuadro rojo de la imagen anterior), para que se vea como en la imagen y se pueda imprimir correctamente. 2. Una vez que se ha configurado adecuadamente las hojas de impresión y el reporte aparece en pantalla. Seleccionar en la barra superior el ícono de Imprimir (cuadro azul imagen anterior). La configuración para Imprimir los reportes, es igual para todos los apartados del. 29
Subsistema de información de control y seguimiento Tableros de control El Subsistema tiene la opción de imprimir el Tablero de Control completo del Programa Estatal de Formación Continua del año que requiera y el cual se puede obtener al dar clic en cualquiera de los botones que están ubicados en el Combo 9, como se muestra en la siguiente imagen. Correo electrónico del El medio para solicitar información, atender dudas o comentarios en relación al @ o al proceso de dictaminación de los PEF, será mediante el siguiente correo electrónico: pefysicos.comentarios@sep.gob.mx 30
Subsistema de información de control y seguimiento Bibliografía Programas Estatales de Formación Continua y Superación Profesional http://www.siracfc.sep.gob.mx/sicos/login.asp 31