OFICINA ASESORA SISTEMA INTEGRADO DE LA GESTION ADMINISTRATIVA S.I.G.A. INFORME PORMENORIZADON DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO PERIODO: JULIO 12 A NOVIEMBRE 12 DE 2015 Fecha de Presentación 19 de Noviembre de 2015 INTRODUCCIÓN: De conformidad con las disposiciones en el artículo 9º de la Ley 1474 de 2011, el jefe de la Oficina Asesora SIGA, a continuación presenta el informe sobre el Estado del control interno en la entidad, correspondiente al período Julio 2015- Noviembre-2015. El informe presenta fundamentalmente los resultados del seguimiento a los elementos que como producto del anterior informe se recomendó fueran fortalecidas y sobre algunos otros que se encontraron en avance. 1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTION 1
1. Se tiene organizado el equipo MECI de acuerdo a la resolución interna 613 del 12 de diciembre de 2014, en cumplimiento a lo establecido por el decreto 943 del 21 de mayo de 2014 por medio del cual se adopta el modelo estándar de control interno MECI. 2. Se tienen nuevas propuestas para la adopción de la nueva MISION Y VISION de la empresa, estará lista para el mes de diciembre de 2015. 3. Se cuenta con un comité de coordinación de control interno, en el cual participan las oficinas de Control Interno, Planeación, Calidad, Subgerencia Administrativa y Talento Humano, Subgerencia Técnica, Subgerencia Financiera, Jurídica. 4. Se cuenta con un programa bienestar social, pero funciona con unos recursos mínimos, ya que no se cuenta con presupuesto, se evidencia la resolución 051 del 28 de enero de 2015, en lo que va transcurrido del año se han hecho varias actividades como son la fiesta de los niños, atención de enfermería, visitas domiciliarias al personal incapacitado. 5. No se ha creado un plan de incentivos pecuniarios y no pecuniarios, debido que no se cuenta con disponibilidad para este tipo de estímulos. 6. Se tiene programado hacer medición de clima laboral en el mes de diciembre de 2015. 7. En cuanto a la evaluación del desempeño laboral, la subgerencia administrativa, elevará consulta a la oficina jurídica. 8. Se cuenta con un programa de inducción y reinducción, en el año 2015 al personal que ingreso nuevo se le hizo una inducción general, cada jefe era el responsable de hacer la inducción técnica y llenar los formatos correspondientes. 9. Se cuenta con un plan de capacitación, según resolución 052 del 28 de enero de 2015, lo que se va transcurrido del año se tiene un cumplimiento del 70%. 2
2. MODULO CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO: 1. Se hace registro de medición con respecto a la ciudadanía, los proveedores y los entes de control, lo cual se puede acceder a la página WEB en buzón contáctenos http://www.emcartago.com/index.php/contacto-emc. 2. A la fecha no se cumple con el procedimiento establecido para el buzón de sugerencias, ya que la oficina de calidad manifiesta que este fue trasladado a la subgerencia administrativa. 3. Las tablas de retención documental se encuentran aprobadas internamente pero hace falta tramitar su aprobación en las oficinas de la Gobernación del Valle del Cauca, el funcionario responsable no ha adelantado tramite esperando le hagan ajustes que sean compatibles con el sistema ORFEO el cual posiblemente de adopte. Lo anterior coloca en riesgo de sanción a la Empresa por la Procuraduría. 4. A la fecha se está actualizando el modulo de activos fijos del software ORION, el cual lleva un 60% de avance, se puede evidenciar que se pueden sacar reportes de los activos de la empresa. 3
5. Se encuentra integrado el sistema ORION con el Sitac por medio de unas interfaces que hay que mejorar, para que sea más eficiente la información. 6. Se evidencia un formato en la oficina de prensa que permite medir la eficiencia, eficacia y efectividad de la comunicación interna, incluyendo política, plan y canales de comunicación. 7. Se evidencia en la página WEB en el link gobierno en línea reportes presupuestales del año 2015. 8. Se evidencia que se tienen informes de indicadores de gestión que permiten medir la eficacia, efectividad y eficiencia de los procesos, se cuenta con 81 indicadores para reportar, 61 indicadores reportados, 20 indicadores no reportados, se espera el informe de julio a septiembre de 2015. 3. ACTIVIDADES DE CONTROL A METAS, PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS 1. Se cuenta con planes, programas y proyectos institucionales que permiten establecer periodos de recuperación, se cuenta con un plan de perdidas con micromedición de acueducto y energía, plan de inversión ejecutado en un 18%, proyectos por radicar al Ministerio de Minas, MINMINAS (PRONE). 2. En la actualidad se está trabajando para salir de la intervención por parte de la Superintendencia de Servicios Públicos, con los planes, programas y proyectos que se tienen a la fecha. 3. No se evidencia publicados en la página WEB los contratos de prestación de servicios, el cual debe incluir objeto, monto de los honorarios, direcciones de correos eléctricos y plazo de cumplimiento. 4. Para el proceso de rendición de cuentas, la empresa realizo evaluaciones de cada una de las acciones de la estrategia de rendición, se hizo convocatoria efectuada en la página WEB. 5. Se evidencia que se publico en la página WEB los resultados de la rendición de cuentas. 6. En marzo de 2015 se hizo audiencia de rendición de cuentas a la ciudadanía. 4
7. Las modificaciones al mapa de procesos se socializa a los servidores siempre y cuando halla modificaciones. 8. Se evidencia el manual de calidad que contiene el manual de operaciones, donde están los procesos, pero cada procedimiento tienen su archivo aparte, falta unir todos estos archivos para conformar el manual de operaciones. 4. ADMINISTRACION DEL RIESGO 1. Se evidencio mapas de riesgo de anticorrupción y seguimiento al mapa de riesgo de corrupción y acciones y medidas para mitigar los riesgos, vigencia 2014 Y 2015 2. No se evidencia seguimiento a los mapas de riesgo por parte de la oficina de planeación. 3. Se evidencia la publicación en la pagina WEB los riesgos anticorrupción http://www.emcartago.com/images/docs/control-interno/planantic/seguimiento_plananticorrupcionatencionalciudadano2015.pdf 4. No se evidencia a cuantos de los riesgos identificados se les ha analizado de manera completa su causa, este informe es enviado a la gerencia y son ellos quienes tomas decisiones. 5. No se evidencia, la socialización de informes para establecer controles para evitar la materialización de los riesgos. 6. Se evidencia indicadores y controles por procesos, para medir la efectividad. 7. El mapa de riesgo ha sido divulgado una vez que ha sido actualizado por medio de correos y capacitaciones. 8. Se evidencia resolución 603 del 3 de diciembre de 2014, que contiene mapa de riesgos relacionados con posibles actos de corrupción, se nota que se hizo lo más ajustado a la norma. 5
3. SEGUIMIENTO A AUDITORIAS INTERNAS 1. Se evidencia que la oficina Asesora del Sistema Integrado de la Gestión Administrativa (control Interno) tiene un programa anual de auditorías denominado PAAI, aprobado por el comité SIGEM. 2. Se evidencia que en el PAAI se incluye las auditorias a todos los procesos según el modelo de operación por procesos M.O.P, donde contiene metas, objetivos estratégicos para la evaluación del sistema de control interno. 3. Es definido el objetivo y el alcance alineado con la planeación de la entidad. 4. Se define un universo de auditoría y se realiza una priorización de los procesos a auditar, se visualiza las necesidades institucionales. 5. A la fecha se puede determinar el estado de ejecución del programa anual de auditorías al 11 de noviembre de 2015 en un 90%. 6. Se evidencia que por medio de las auditorias se puede verificar el diseño y aplicación de los controles asociados a los procesos. 7. Se evidencia que la entidad firmo el 5 de octubre de 2015 un plan de mejoramiento institucional, el cual se le está haciendo seguimiento. 8. El plan de mejoramiento institucional contiene acciones de mejora para el cumplimiento de los objetivos institucionales. 9. No se evidencian planes de mejoramiento individual, la evaluación a los acuerdos de gestión no se han realizado. GESTION DOCUMENTAL 1. Se evidencia que la entidad no realiza de manera permanente y continua actividades de valoración documental de acuerdo a la norma vigente. 2. Se evidencia que la gestión documental tiene aprobación de los documentos de calidad. 6
ALTA DIRECCIÓN 1. Se evidencia resolución 254 del 3 de julio de 2015, por medio de la cual se deroga la resolución 11 del 7 de enero de 2015, por la cual se modificó la resolución 589 del 14 de noviembre de 2014, con el objeto de asignar un representante de la alta gerencia para el comité coordinador de control interno y calidad. El jefe de la oficina de Asesora de Planeación quedó como representante de la Alta Gerencia. 2. Se ha determinado y comunicado las responsabilidades y autoridades dentro de la entidad. 3. Se evidencia que se ha revisado el sistema de gestión de calidad, por medio de acta de fecha noviembre de 2015, el cual se trata temas como programa anual de auditorías, aplicación resolución CRA 688/2015, actualización plan tarifario, se oficializo el traslado del SISTEDA, Buzón de sugerencias. RECOMENDACIONES: - Teniendo en cuenta que la empresa se encuentra intervenida por la Superintendencia de Servicios Públicos, se recomienda ajustar el plan estratégico que se tiene. - Se recomienda a la alta dirección verificar y ajustar la metodología y herramientas existentes para el ejercicio del autocontrol y el seguimiento al avance y/o cumplimiento de las actividades propuestas, de tal manera que se asegure la oportunidad del conocimiento y toma de decisiones para subsanar las posibles desviaciones en el logro de los objetivos. - Implementar las acciones de mejora correspondientes a los aspectos evidenciados en este informe y que fueron retomados en el informe anual del estado de control interno, presentado en el mes de Julio de 2015. - Asumir las nuevas políticas de misión, visión y políticas de calidad. - Dar cumplimiento en todas sus partes al programa de bienestar social e incentivos. - Efectuar la evaluación del desempeño laboral - Efectuar la medición del clima laboral. - Dar cumplimiento al procedimiento de buzón de sugerencias. 7
Actualizar el mapa de procesos. - Identificar los riesgos para identificar y colocar controles. - A través del SECOP, publicar los contratos firmados por EMCARTAGO E.S.P. - Continuar aplicando los productos obtenidos con la actualización del MECI con el fin de garantizar su utilización y apropiación por parte de los servidores de la empresa. - Tramitar la aprobación de las tablas de retención documental por parte de la Gobernación del Valle. - Terminar la actualización del modulo de los activos fijos. - Continuar adelantando las actividades de capacitación y sensibilización a los responsables de los procesos, con el fin de afianzar la aplicación de los instrumentos y herramientas del sistema integrado de gestión de calidad, para el fortalecimiento de la cultura de control interno y de calidad. LUZ ADRIANA OCAMPO HINCAPIE Profesional Universitario Oficina SIGA JAIRO GARCIA DUQUE Jefe Oficina Asesora S.I.G.A Control Interno 8
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