Coordinación del C O N T E N I D O 1. Propósito 2. Alcance 3. Responsabilidad y autoridad 4. Normatividad aplicable 5. Políticas 6. Diagrama de bloque del procedimiento 7. Glosario 8. Anexos 9. Revisión Histórica 1/10
Coordinación del 1. Propósito Establecer la metodología y los lineamientos a seguir para la realización, actualización, seguimiento y eficacia del programa de auditorias al (SGC). 2. Alcance Aplica al personal responsable de la gestión del programa de auditorías y a auditores lideres responsables de la planeación de auditorias y la selección de los auditores 3. Responsabilidad y Autoridad Responsabilidad 1. El responsable de la elaboración del programa es de Responsable de la gestión del sistema de auditorías, su revisión del Coordinador del SGC y su aprobación por el Secretario de Administración SGC 2. El Coordinador del SGC es responsable de gestionar los recursos para la realización de las Auditorias, así como de participar en la asignación de los auditores líderes. 3. El Coordinador del SGC es responsable de autorizar las auditorias necesarias de Estado e Importancia y de inclusión en el programa de auditorias 4. El Coordinador del SGC es responsable de verificar el cumplimiento del programa de auditorias, así como de estar al tanto de la eficacia del mismo 5. Es responsabilidad del Coordinador de SGC determinar en la relación de auditores la categoría de cada auditor. 6. La calificación del auditor líder cuando ejecuta auditoria, el apartado debe de ser llenado (evaluado por el Coordinador del SGC) 7. El mantenimiento de la relación de auditores y su categoría es del Responsable de la gestión del sistema de auditorías. 8. Los auditores líderes son responsables del seguimiento a las auditorias asignadas en el programa de auditorias. 9. El Coordinador del SGC es responsable de mantener la competencia de los auditores con base en el análisis de los resultados de las evaluaciones a los auditores. 10. Los auditores asignados a sus auditorias, son responsables del seguimiento a las no conformidades detectadas, recabar la evidencia de cumplimiento y entregar las evidencias al auditor Líder, lo anterior se debe llevar a cabo hasta que su auditoria esté cerrada 11. La responsabilidad del Auditor Líder concluye hasta que todas las auditorias individuales de sus auditores han sido concluidas y él emite a DODA el informe final de cierre. 2/10
Coordinación del Autoridad 1. El Coordinador del SGC tiene la autoridad para modificar el programa de auditoría. 2. El Auditor Líder tiene la autoridad de aplazar y/o suspender la auditoría in situ en caso de no encontrar las condiciones para el desarrollo de la misma. 3. El Auditor líder tiene la autoridad de solicitar la información necesaria para la preparación de la documentación al auditado previo a la auditoría in situ. 4. Normatividad Aplicable Norma ISO 9001:2000. Norma ISO 19011:2002. Procedimiento de auditorias internas de la UAEM 5. Políticas La UAEM a intervalos planificados realiza auditorias Internas 5.1.1 La UAEM realiza su programa de auditorias programando una auditoría cada seis meses o con base en el estado y la importancia de que tengan los procesos, los resultados de Auditorías previas, los recursos de que dispone la Universidad y las quejas de los usuarios o a solicitud expresa de los mismos. 5.1.2 La DODA como administrador de los resultados de las Revisiones de la Dirección Individuales y de la Alta Dirección Actualiza el Programa de Auditorías. 5.1.3 Para el control del programa de auditorias en la UAEM se establece, el siguiente diagrama Autoridad para el programa Mejora del programa de auditoría Definición del programa - objetivos y extensión - responsabilidades. - recursos -procedimientos Implementación del programa de auditoría - evaluación de los auditores - asignación de los equipos - dirección de actividades - registro Seguimiento y revisión del programa - identificación de las oportunidades de mejora Competencia de los auditores Actividades de auditoría 3/10
Coordinación del 5.1.4 Este procedimiento se basa en el siguiente contenido para el programa de auditorias: a. la planificación y calendario de las auditorías; b. asegurar la competencia de los auditores c. realización de las auditorías d. seguimiento de la auditoría, si es aplicable e. mantenimiento de los registros f. seguimiento del programa y medición de su eficacia g. informar a la alta dirección de los logros 5.4.1.1 La planificación y calendario de las auditorias El documento oficial para el control y aplicación de auditorias en el sistema de calidad de la UAEM es el registro llamado programas de auditorías, el cual debe contener: 1.- las auditorias a realizarse por el Cuerpo certificador 2.- Las auditorias internas programadas para los distintos procesos de la UAEM 3.- Las auditorias por estado e importancia determinadas por el Coordinador del SGC, basadas en el estado de los procesos (Nuevos o de reciente certificación, Resultados de auditorias previas, Quejas de usuarios, resultados de la revisión por la Dirección, entre otros.) 4.- Determinar en el programa según el estado de cada proceso y así el tipo de auditoria a realizar para: PROCESOS CERTIFICADOS a) tomar en cuenta resultados de auditoria anterior (Interna y externa), b) evaluar el estado de hallazgos c) Evaluar el estado del sistema de no conformidades d) si tiene proveedores relacionados verificar la relación con los mismos para incluirlos en el alcance si aplica. e) evaluar la eficacia de los procesos y objetivos de la calidad (8.4, 8.5.1) PROCESOS NUEVOS a) Evaluar el estado de documentación b) Verificar el estado de competencia de su personal c) Evaluar su revisión por la dirección PROCESOS EN DESARROLLO a) Evaluar el estado de documentación b) Verificar el estado de implementación 5.- Las fechas considerarlas de acuerdo al estado del proceso (puede ser al menos una o varias durante el ejercicio) 6.- En la columna de número de auditores anotar la cantidad necesaria para realizar la auditoría 5.4.1.2 Asegurar la competencia de los auditores. 4/10
Coordinación del 5.4.1.2.1 Todo auditor de la UAEM debe de estar ubicado en la categoría que corresponde, basado en su desempeño, constancia y resultados obtenidos de sus auditorias. 5.4.1.2.2 La clasificación correspondiente se encuentra establecida en el registro de evaluación de auditores del procedimiento de auditorias internas. 5.4.1.2.3 Es requisito indispensable que el auditor al momento de terminar su auditoria le entregue al auditado el registro de evaluación del auditor el cual debe ser llenado por el auditado 1ª. Parte, y por el grupo auditor con el que tiene relación en la auditoria y el apartado correspondiente del auditor líder. Al término de la auditoria el auditor entrega este registro al auditor líder para su evaluación y seguimiento y al término de la auditoria entrega la evolución al Coordinador de auditorias 5.4.1.2.4 El Coordinador de auditorias recaba las evaluaciones de los auditores, les da seguimiento a las mismas con los auditores lideres y mantiene actualizados los registros de control de auditores. 5.4.1.2.5 Todo auditor en formación debe contar por lo menos con los cursos-taller de: a) Inducción al SGC b) Documentación del SGC c) Formación de auditores 5.4.1.3 Realización de las auditorías 5.4.1.3.1 para la elaboración de las listas de verificación se establecen los siguientes criterios: Revisar y adecuar las listas existentes antes de su aplicación Estado del proceso Certificado antiguo Certificado nuevo Proceso en desarrollo Tipo de lista de verificación Elaborar lista especifica para validar la mejora continua y el análisis de datos Aplicar las listas que están en la pagina web. Elaborar lista de verificación documental Tipos DE LISTAS DE VERIFICACIÓN Antigüedad del proceso Tipo de lista NUEVO Enfoque de preguntas al proceso ( Seleccionar las 6 MESES A UN AÑO Aplicar la lista de la pagina de la UAEM MAS DE UN AÑO Lista abierta para dar valor agregado, pero aprobada por NOTA: todas las listas de verificación en cualquier tipo 5/10
Coordinación del aplicables de la lista existente en la pagina de la UAEM) el auditor líder deben de ser aprobadas por el auditor líder antes de su aplicación líder El responsable de realizar y/o verificar las listas a aplicarse por proceso es el auditor La evidencia del requisito de revisión de la documentación en las listas de verificación y su debe de permanecer en estas. 5.4.1.3.2 Los criterios para la documentación de auditoria son: Que el auditor le indique al proceso la manera sobre como puede conjuntar sus observaciones, no conformidades y realizar sus no conformidades y acciones correctivas En el caso de oportunidades de mejora que el auditor le indique al auditado sobre como conjuntarlas y presentar la cantidad a elaborar en el reporte de auditoria (Al final de la lista de verificación.) El reporte final de auditoria es realizado por los auditores líderes La revisión de los reportes de auditoria será revisado por DODA 5.4.1.4 Seguimiento de la auditoría, si es aplicable NOTA: Proceder conforme al procedimiento de auditorias internas 5.4.1.5 Mantenimiento de los registros - se actúa conforme a lo declarado en la lista maestra - se elaborará carpeta(s) considerando: a) si es externa: se arman las carpetas con base al consecutivo de los hallazgos en orden de importancia: No conformidad, observación y al ultimo las oportunidades de mejora ( Incluir el plan de reacción, los reportes de no conformidad y las acciones correctivas aplicables, así como las evidencias de cumplimiento, debiendo de contar con el sello de Cerrado ) b) Si es interna: se colocarán los documentos en la(s) carpeta(s) con el siguiente contenido: - Programa de auditoria - Plan de auditoria ( incluyendo los oficios de notificación) - Por cada dependencia: Plan de auditoria, Lista de asistencia apertura o cierre, Reporte de auditoría, NOTA: intercalar para cada dependencia los reporte de cada uno de sus procesos auditados - Por cada proceso se coloca: lista de verificación, Evaluación del auditor, Reporte de seguimiento, copia sellada Cerrada de las acciones correctivas acordadas debidamente requisitadas y firmadas por auditado y auditor, así como la dirección correspondiente. - Informe final de auditoría - Reporte de seguimiento general de la auditoria como evidencia de cierre 5.4.1.6 Seguimiento del programa y medición de su eficacia 6/10
Coordinación del El coordinador de auditorias debe de informar a Al Director de DODA sobre el cumplimiento del programa de auditorias, así como de los resultados de las mismas, para evaluar la eficacia de las mismas a través de: a) el cumplimiento del programa de auditorias b) El aprovechamiento del recurso Humano (Auditores) c) Los resultados de cada auditoria d) Los procesos que por estado e importancia son auditados, así como de los resultados obtenidos. 5.4.1.7 informar a la alta dirección de los logros El Director de la DODA con base al seguimiento de los programas de auditoria, reportara a la Alta Dirección de la UAEM, el estado de los procesos, el valor agregado del proceso de auditoria, las mejoras tenidas, el aprovechamiento de recursos. 6. Diagrama de bloque del procedimiento (Declarado en el inciso 5.1.3 de este documento) 7. Glosario El declarado en el procedimiento de auditorias internas 8. Anexos No aplican para este procedimiento 9. REVISION HISTORICA. Número de revisión Fecha de revisión Revisó (Puesto) Reaprobado (Puesto) Descripción del cambio 00 26/09/08 Coordinación del SGC Dirección de DODA Primera edición 7/10
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Coordinación del 6. Diagrama de bloque del procedimiento No aplica para este procedimiento 7. Glosario Auditoría: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. NOTA: Las Auditorías internas, se realizan por, o en nombre de la propia organización, para fines internos y puede constituir la base para la auto declaración de conformidad de una organización. Programa de la auditoría: conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacía un propósito específico. Criterios de auditoría: conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. Evidencia de la auditoría: registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. NOTA: La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa. Hallazgos de la auditoría: resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría NOTA: Los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría, como oportunidades de mejora. Los hallazgos de la auditoría se clasifican de la siguiente manera: Conformidad: Cumplimiento de un requisito. No conformidad: Incumplimiento a un requisito. Observación: Incumplimiento parcial a un requisito que no afecta el servicio al usuario. Oportunidad de Mejora: Hallazgo a considerar que permite avance en el SGC Conclusiones de la auditoría: resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos y hallazgos de la misma. Reporte de auditoría: Documento que presenta los hallazgos realizados durante la auditoría en sitio. Reporte final de auditoría: Documento que presenta el resultado de los hallazgos del alcance de la auditoría interna. Auditado: persona o personas que son auditadas. 9/10
Coordinación del Auditor: persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría y seleccionado para ese fin por el Auditor Líder. Equipo auditor: equipo conformado por uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría y que es seleccionado y conformado por el Auditor líder. NOTA: El equipo auditor puede incluir auditores en formación (como observadores) y, cuando sea preciso, expertos técnicos. NOTA: Los observadores pueden acompañar al equipo auditor pero no actúan como parte del mismo. Experto técnico: persona que aporta experiencia o conocimientos específicos con respecto a la materia que se vaya a auditar. 8. Anexos NOTA: La experiencia o conocimientos técnicos incluyen conocimientos o experiencia en la organización, proceso o actividad a ser auditada, así corno orientaciones lingüísticas o culturales. NOTA: Un experto técnico no actúa como un auditor en el equipo auditor. Declarados en el procedimiento de auditorías internas 9. REVISION HISTORICA. Número de revisión Fecha de revisión Revisó (Puesto) Reaprobado (Puesto) Descripción del cambio 00 03/06/07 Coordinación del SGC Dirección de DODA Primera edición 10/10