EMPREA PORTUARIA QUETZAL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES GERENCIA ADMINISTRATIVA
OBJETIVO GENERAL Sostener el potencial del recurso humano de la Empresa Portuaria Quetzal en su nivel óptimo de rendimiento, dentro de una cultura de eficiencia en el servicio portuario, administración de personal así como facilitar los servicios de apoyo administrativo, compras y suministros para la satisfacción de nuestros clientes internos.
GERENCIA ADMINISTRATIVA INTEGRACIÒN DE PUESTOS No. DE ORDEN NOMBRE DEL PUESTO No. DE PUESTOS 01 GERENTE ADMINISTRATIVO 01 02 SUBGERENTE ADMINISTRATIVO 01 03 SECRETARIA DE GERENCIA 01 TOTAL DE PUESTOS 03
I. UNIDAD: GERENCIA ADMINISTRATIVA II. III IV. TITULO DEL PUESTO: GERENTE ADMINISTRATIVO CÓDIGO: 01-17 FUNCIÓN BÁSICA: Planificar, dirigir y controlar las actividades Administrativas de la Empresa, así como coordinar y supervisar los Departamentos de Servicios Administrativos y Compras. FUNCIONES: 1. Es responsable de la organización, coordinación dirección y desarrollo de los servicios Administrativos de la Empresa. 2. Asesorar a la Gerencia General en materia de administración. 3. Formular el Presupuesto Anual de Egresos de la Gerencia de a su cargo. 4. Rendir informes de a la Gerencia General, en cuanto a los resultados de la Gestión Administrativa, aplicación de procesos y Sistemas de Gestión. 5. Coordinar la formulación de los planes de trabajo de las unidades que integran la Gerencia a su cargo. 6. Participar en reuniones con Junta Directiva y Gerencia General, para informar sobre las actividades de la Gerencia a su cargo y plantear soluciones, a la problemática que se presenta en las diferentes áreas de trabajo. 7. Asumir el liderazgo para realizar reuniones periódicas con los Gerentes de Área para evaluar los resultados de la gestión de la Empresa. 8. Debe asumir la responsabilidad de evaluar periódicamente los riesgos del personal de la Gerencia a su cargo e imponer las medidas correctivas. 9. Mantener la excelencia en la presentación de servicios y administración de los Sistemas de Gestión. 10. Coordinar los servicios administrativos de transporte de personal, adquisición y suministros de bienes, mantenimiento de edificios, áreas verdes e instalaciones portuarias. 11. Administrar los bienes inmuebles de la Empresa ejerciendo control sobre arrendamiento y conservación de terrenos, oficinas administrativas principales, edificios auxiliares y complejo habitacional. 12. Efectuar Evaluación del Desempeño del personal a su cargo. 13. Velar por el cumplimiento de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la protección de instalaciones, carga y equipo.
CÓDIGO: 01-17 14. Velar por el cumplimiento de normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la seguridad y salud laboral. 15. Realizar otras tareas afines al puesto. ESPECIALIDAD: 05-02 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS V. SUPERVISIÓN: Recibida de: Gerente y Subgerente General. Ejercida a: Subgerente Administrativo y Jefes de Departamento VI. RELACIONES: Con Gerencia y Subgerencia General, con los Jefes de Unidades Asesoras, Gerentes de Áreas con todo el personal de la Empresa, en la solución de problemas que los mismas presentan. V. REQUISITOS: Opción A Interna Cinco años en el desempeño de funciones a nivel de Jefatura de Departamento o Subgerente del Área Administrativa. Poseer título universitario a nivel de Licenciatura, como Administrador de Empresas o Administrador de Recursos Humanos. Opción B Externa Acreditar mínimo cinco años de experiencia en el área de Administración y Manejo de Procesos de Recursos Humanos. Acreditar Título Profesional a nivel de Maestría de una carrera afín al puesto. Legal: Colegiado Activo. Experiencia: Cinco años como Administrador o Director Administrativo en una empresa de servicios. Capacitación: Básico Operativo Portuario B.O.P Sistemas de Gestión Planeación Estratégica Liderazgo Relaciones Humanas Trabajo en Equipo Gestión del Talento Curso de ingles Habilidades: Administración del Tiempo Capacidad de Negociación Espacial y Abstracta Manejo de Recurso Humano
Autocontrol Analítica y Expresiva Toma de Decisiones Capacidad de Análisis Para Elaborar, Conducir y Presentar Proyectos Agudeza Visual y Auditiva Cálculos Matemáticos Don de Mando CÓDIGO: 01-17 VIII. RESPONSABILIDADES: Económica: Por el mobiliario y equipos asignado para la realización de su Trabajo. Y por el valor en documentos que firme. Documentación e Información: Por la documentación e Información que maneje en el desempeño de su cargo. La información es de carácter confidencial.
I. UNIDAD: GERENCIA ADMINISTRATIVA II. III. IV. TITULO DEL PUESTO: SUBGERENTE ADMINISTRATIVO CÓDIGO: 01-22 FUNCIÓN BÁSICA: Asistir al Gerente Administrativo en la planificación, organización, coordinación, dirección y desarrollo de los servicios administrativos. FUNCIONES: 1. Asistir al Gerente de Área en la planificación, coordinación y supervisión de las actividades administrativas. 2. Presentar al Gerente de Área las sugerencias y recomendaciones sobre políticas a seguir en los servicios administrativos para el logro de los objetivos globales de la Empresa. 3. Realizar reuniones con el personal subalterno con el fin de elaborar planes de acción que permitan la mejora de los servicios de compras, servicios generales, suministros y almacenamiento. 4. Supervisar y coordinar el desarrollo de las actividades del Departamento de Compras, bodegas de materiales. 5. Conocer, responder y marginar correspondencia y otros documentos que llegan a su despacho. 6. Participar en la formulación del anteproyecto de presupuesto de la Gerencia Administrativa. 7. Coordinar con el Jefe del Departamento de Compras en la adquisición de maquinaria, equipo, repuestos y materiales para agilizar las compras que sean necesarias con el funcionamiento de la Empresa. 8. Autorizar y refrendar los procedimientos y documentación en materia de los Sistemas de Gestión. 9. Velar por el cumplimiento de las Normativas de la Empresa. 10. Coordinar las acciones relacionadas con los seguros de la Empresa. 11. Velar por el cumplimiento de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la protección de instalaciones, carga y equipo. 12. Velar por el cumplimiento de normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la seguridad y salud laboral. 13. Efectuar Evaluación del Desempeño del personal a su cargo. 14. Realizar otras tareas afines al puesto. ESPECIALIDAD: 05-02 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
CÓDIGO: 01-22 V. SUPERVISIÓN: Recibida de: Gerente Administrativo. Ejercida a: Personal Profesional, Técnico y Administrativo del Área de Recursos Humanos VI. VII. RELACIONES: Con el Gerente Administrativo, para recibir instrucciones, coordinar labores, proporcionar información y recibir delegación de funciones. Con el personal de los diferentes Departamentos, Secciones y Unidades del área Administrativa. Con funcionarios y jefes de otras áreas de la Empresa, para coordinar información o para ejercer con mayor eficacia las funciones de la Empresa. REQUISITOS: Opción A Interna Cinco años como jefe de Departamento. Licenciatura, como Administrador de Empresas o Administrador de Recursos Humanos. Opción B Externa Acreditar mínimo cinco años de experiencia en el área de Administración y Manejo de Procesos de Recursos Humanos. Acreditar Título Profesional a nivel de Maestría de una carrera afín al puesto. Legal: Colegiado Activo. Experiencia: Cinco años en labores relacionadas con el puesto. Capacitación: Básico Operativo Portuario B.O.P Sistemas de Gestión Planeación Estratégica Liderazgo Gestión del Talento Relaciones Humanas Trabajo en Equipo Curso de ingles Habilidades: Administración del Tiempo Capacidad de Negociación Espacial y Abstracta Autocontrol Analítica y Expresiva Manejo de Recurso Humano Toma de Decisiones Agudeza Visual y Auditiva Cálculos Matemáticos Don de Mando
CÓDIGO: 01-22 VIII. RESPONSABILIDADES: Económica: Existe responsabilidad compartida por la custodia y manejo de los recursos de la Empresa. Por el mobiliario y los equipos asignados para la realización de sus labores. Documentación e Información: Por la documentación e información que reciba y se envía en el desarrollo de su trabajo, debe observar confidencialidad.
I. UNIDAD: GERENCIA ADMINISTRATIVA II. III. IV. TITULO DEL PUESTO: SECRETARIA GERENCIA CÓDIGO: 04-14 FUNCIÓN BÁSICA: Trabajo que consiste en realizar las actividades de secretaría de la Gerencia Administrativa. FUNCIONES: 1. Tomar dictados taquigráficos de su Jefe Inmediato y los transcribe mecanográficamente. 2. Recibir, clasificar, registrar y distribuir correspondencia, informes y otros documentos. 3. Organizar y llevar los archivos diversos de la correspondencia y documentos de trabajo de la Gerencia Financiera. 4. Atender y hacer llamadas telefónicas; atender al público a funcionarios y empleados de la Empresa, proporcionando la información correspondiente. 5. Transcribir documentos diversos que se le indiquen tales como informes, cuadros y otros. 6. Redactar cartas, oficios, providencias y otros documentos diversos, presentarlos a firma de su superior, controlar la numeración respectiva y estampar los sellos correspondientes. 7. Atender solicitudes de audiencias o entrevistas con sus superiores. 8. Velar por el buen uso y mantenimiento del equipo de oficina a su cargo. 9. Elaborar requisiciones de materiales y suministros a través del sistema de Recursos Humanos y llevar control de los mismos. 10. Asistir a superior en reuniones de trabajo y otros eventos y llevar agendas de reuniones, citas y otros asuntos de su Jefe Inmediato. 11. Elaborar conocimientos de correspondencia, expedientes y otros documentos. 12. Notificar a donde correspondan asuntos encomendados por la Gerencia de Recursos Humanos y Administrativos. 13. Cumplir de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la protección de instalaciones, carga y equipo. 14. Cumplir las normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la seguridad y salud laboral. 15. Realizar otras actividades afines al puesto.
ESPECIALIDAD: 20-01 ACTIVIDAD SECRETARIAL CÓDIGO: 04-14 V. SUPERVISIÓN: Recibida de: Gerente y Subgerente Administrativo. Ejercida a: Ninguno VI. VII. RELACIONES: Con el Gerente y Subgerente Administrativo, para recibir instrucciones, supervisión de sus actividades y proporcionarles información o documentación que soliciten. Con funcionarios y empleados de otras áreas de la Empresa, usuarios de los servicios portuarios y funcionarios de entidades públicas nacionales e internacionales. REQUISITOS: Opción A Interna Dos años como Secretaria de Departamento Opción B Externa Poseer Titulo de Secretaria Bilingüe o Comercial. Experiencia: Tres años en labores de Secretaría Capacitación: Básico Operativo Portuario (BOP Sistemas de Gestión Redacción y ortografía Redacción de Informes Trabajo en Equipo Relaciones humanas Servicio al cliente Curso de ingles Habilidades: Comunicación Efectiva Cálculos Matemáticos Habilidad Mecanográfica Técnicas de manejo de cómputo, archivo y catalogación Habilidad conceptual Taquigrafía VIII. RESPONSABILIDADES: Económica: Por el mobiliario y equipo asignado a su puesto de trabajo. Documentación e Información: Es responsable por la recepción de documentos y archivo de expedientes de valor, debe observar confidencialidad.