CONSULTA USUARIO EXTERNO PRIMA DE SEGURO DE DEPÓSITOS (Página WEB) INSTRUCTIVO SUBDIRECCIÓN DE OPERACIONES Y ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DE OPERACIONES DE TESORERIA Y PAGOS Enero de 2015
TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN... 3 1. CREACIÓN DE USUARIOS... 4 2. PÁGINA DE INICIO... 10 3. NORMATIVIDAD... 12 4. PREGUNTAS FRECUENTES... 13 5. PROYECTADO PRIMA TRIMESTRAL.... 14 6. CALIFICACIÓN TRIMESTRAL... 16 7. LIQUIDACIÓN PAGO NETO TRIMESTRAL... 17 8. DEPÓSITOS ASEGURADOS TOTALES... 18 9. MONTO HISTÓRICO DE S... 19 10. DESCARGAR CALCULADORA EN EXCEL... 21 11. CONTACTOS... 22 CONTROL DE CAMBIOS... 23 PAGINA 2/24 FECHA DE APROBACIÓN: 22-01-2015 2
INTRODUCCIÓN El presente instructivo tiene como objetivo dar a conocer a los funcionarios de las instituciones inscritas, los pasos necesarios para utilizar el mecanismo de consulta virtual de la prima del Seguro de Depósitos desarrollado por el Fondo. Este mecanismo, al cual se accede a través de la página WEB de Fogafin, permite la consulta de tres tipos de información: i) la proyección realizada por el Fondo del valor de la prima de Seguro de Depósitos, con base en los Estados Financieros transmitidos por las instituciones inscritas en el Fondo a la Superintendencia Financiera de Colombia, la cual tiene carácter exclusivamente informativo y por lo tanto no genera ninguna obligación en cabeza de las instituciones inscritas; ii) la calificación trimestral y la liquidación pago neto trimestral de las entidades inscritas en el Fondo; iii) datos históricos de las primas pagadas por las instituciones en comparación con los valores estimados por el Fondo. Este instructivo se elaboró a partir del Menú de opciones que han sido activadas para uso de los funcionarios autorizados por las instituciones inscritas. A continuación se presenta el Menú de opciones que ofrece la página WEB: Normatividad : En esta opción se encuentra adjunto un archivo en formato PDF que contiene la normatividad del Seguro de Depósitos vigente, el cual puede ser descargado y la circular interna (contiene, la guía metodológica para obtener la calificación para la determinación de la devolución o cobro adicional de la prima del seguro de depósitos). Preguntas Frecuentes : En esta opción se encuentra detallado el presente manual para su descarga, así como el Formato de novedades para usuarios página Web de Fogafin. Proyectado Prima trimestral : Esta opción muestra información del valor estimado por el Fondo de la prima de Seguro de Depósitos para una institución inscrita, correspondiente al período de pago más próximo, discriminando las cuentas sobre las cuales el Fondo realizó la estimación correspondiente. Calificación Trimestral : En esta opción muestra la calificación de la entidad (discriminada por categoría, variables y la calificación de cada uno de los meses del trimestre del más próximo pago). Liquidación Pago Neto Trimestral : En esta opción se muestra el valor de la prima proyectado, el valor de la devolución o cobro adicional proyectado y el valor neto proyectado a pagar por las entidades. Depósitos Asegurados Totales : En esta opción se encuentra mes a mes del trimestre a consultar el valor del total de los depósitos asegurados. Monto Histórico de Recaudos : En esta opción se muestran los datos históricos de los valores efectivamente pagados por las instituciones inscritas, la estimación histórica del monto de la prima realizada por Fogafin y la diferencia entre estos dos valores. PAGINA 3/24 FECHA DE APROBACIÓN: 22-01-2015 3
Descarga calculadora en Excel : Es una herramienta desarrollada en Excel para facilitar el cálculo de la calificación y porcentaje por parte de las entidades. Contactos : Esta opción presenta la información de los funcionarios de Fogafin responsables del proceso de recaudo de la prima del Seguro de Depósitos, a quienes pueden dirigir todas las inquietudes relacionadas con este proceso. 1. CREACIÓN DE USUARIOS La institución inscrita deberá diligenciar y enviar al Fondo el Formato de Novedades para Usuarios Página WEB de FOGAFIN, el cual es proporcionado por el Fondo en el momento en que es aceptada la inscripción de la entidad por parte del Fondo. Este mismo formulario se deberá diligenciar y enviar al Fondo, cada vez que la institución designe o desactive a un nuevo funcionario para atender el proceso de pago de la prima de Seguro de Depósitos. Una vez la institución envía a Fogafin dicho formato, el Fondo asignará un nombre de usuario y una clave provisional que le permitirá al funcionario autorizado acceder al sistema. Esta información le será enviada al respectivo funcionario por correo electrónico (Ver siguiente imagen) a la dirección electrónica registrada en el formato. PAGINA 4/24 FECHA DE APROBACIÓN: 22-01-2015 4
Una vez recibido el correo electrónico, el nuevo usuario deberá acceder a la página WEB de Fogafin (www.fogafin.gov.co) y deberá ubicarse sobre el menú Qué es el Seguro de Depósitos. Información para entidades inscritas Prima del seguro de Depósitos, (Ver siguiente imagen): Seguro de Depósitos PAGINA 5/24 FECHA DE APROBACIÓN: 22-01-2015 5
Click en opción Prima del Seguro de Depósitos En la siguiente pantalla que se despliegue, en la parte final, encuentra la opción Consulta el valor de la Prima del Seguro de Depósitos Clik en Descargar : PAGINA 6/24 FECHA DE APROBACIÓN: 22-01-2015 6
Click en opción Descargar El funcionario autorizado deberá ingresar el nombre de usuario y la clave provisional, asignados por Fogafin. Una vez ingresada la clave provisional el sistema le pedirá modificar la clave por una segunda definitiva, la cual deberá tener mínimo un (1) carácter y máximo ocho (8) caracteres, y será la usada para ingresar al sistema, (Ver siguientes 2 imágenes): PAGINA 7/24 FECHA DE APROBACIÓN: 22-01-2015 7
PAGINA 8/24 FECHA DE APROBACIÓN: 22-01-2015 8
Posteriormente, ingresara a la consulta y simultáneamente el sistema del Fondo le enviará al funcionario autorizado un correo electrónico confirmando el usuario y la clave definitiva, (Ver siguiente imagen): Nota: En caso de olvido de la clave, el funcionario autorizado deberá remitir al Fondo un correo electrónico a la siguiente dirección electrónica: recaudos@fogafin.gov.co, solicitando la asignación de una nueva clave. El funcionario responsable de la administración de usuarios del Fondo, asignará una nueva clave y el sistema enviará un correo electrónico confirmando la modificación. PAGINA 9/24 FECHA DE APROBACIÓN: 22-01-2015 9
2. PÁGINA DE INICIO Una vez que el usuario ha ingresado al sistema a través de la página WEB del Fondo, el aplicativo mostrará una página de inicio en la cual se deberán registrar el usuario asignado por el Fondo y la clave seleccionada por el usuario de la entidad financiera. Finalmente, se debe dar clic en el botón Ingresar. Ingresar el nombre de usuario y clave asignados para poder acceder al sistema. Posteriormente, oprimir el botón ingresar PAGINA 10/24 FECHA DE APROBACIÓN: 22-01-2015 10
En la página de inicio, el usuario encontrará la descripción de cada uno de los componentes del menú, en la parte izquierda de la siguiente imagen: PAGINA 11/24 FECHA DE APROBACIÓN: 22-01-2015 11
3. NORMATIVIDAD En el menú que se encuentra en la parte izquierda de la pantalla, los usuarios podrán acceder a la normatividad vigente del Seguro de Depósito dando clic sobre la opción Normatividad. El sistema mostrará una pantalla en la cual se encuentran dos logos de PDF que contienen la regulación vigente del Seguro de Depósitos, el usuario deberá dar clic sobre el mencionado logo para acceder a la normatividad, tal y como se ilustra en la siguiente imagen: Seleccione la opción Normatividad para acceder a la regulación vigente. Haga doble clic en uno de los logos PDF para acceder a la normatividad. PAGINA 12/24 FECHA DE APROBACIÓN: 22-01-2015 12
4. PREGUNTAS FRECUENTES En el menú que se encuentra en la parte izquierda de la pantalla el usuario deberá hacer clic sobre la opción Preguntas Frecuentes. Luego, el sistema mostrará una pantalla con el link a dos archivos PDF que permite el acceso a los usuarios a los documentos: - ''Preguntas Frecuentes del Cálculo y Pago de la Prima del Seguro Depósitos'': Se encuentra detallado el presente instructivo. - ''Formato de Novedades'' para usuarios de la página Web, (Se utiliza, sí se requiere actualizar la información de los usuarios a la página Web)., tal y como se ilustra en la siguiente imagen: Haga clic en esta opción para acceder al documento que contiene las respuestas a preguntas frecuentes sobre el pago del seguro de depósitos. Haga clic en esta opción para acceder al Instructivo del Cáalculo y Pago de la Prima del Seguro de Depósitos Haga clic en esta opción para acceder al ''Formato de Novedades para usuarios de la pagina Web PAGINA 13/24 FECHA DE APROBACIÓN: 22-01-2015 13
5. PROYECTADO PRIMA TRIMESTRAL. El sistema presentará la siguiente pantalla en la cual se pueden visualizar los datos asociados al valor de la prima de seguro de depósitos: Seleccione el botón Consultar para visualizar el valor estimado de la prima por el Fondo, correspondiente al período de pago más próximo. Valor Proyectado del Periodo. Detalle de la proyección o Descripción de campos presentes en esta pantalla Proyectado Prima Trimestral: Valor proyectado del período : Equivale al monto proyectado por Fogafin para el pago más próximo. Año : Año del cual se está visualizando la información. Trimestre : Trimestre del cual se está visualizando la información. PAGINA 14/24 FECHA DE APROBACIÓN: 22-01-2015 14
Código Sector : Código asignado por la Superintendencia Financiera al sector al cual pertenece la entidad. Código Entidad : Código asignado por la Superintendencia Financiera a la entidad. Cta. PUC : Número de la cuenta PUC correspondiente. Concepto : Nombre de la cuenta PUC. Saldo del balance : Promedio simple de los saldos de las cuentas a final de cada uno de los meses correspondientes al trimestre objeto de la estimación. % de cálculo : Porcentaje del saldo de la cuenta que corresponde al total del valor de la prima de seguro de depósitos, de acuerdo a la normatividad vigente. Monto de la prima : Monto proyectado aplicando la tarifa a cada una de las cuentas PUC que constituyen la base de cálculo de la prima. Este valor se totaliza al final de la columna asociada, para obtener el valor proyectado de la prima total de seguro de depósitos del trimestre correspondiente. NOTA: La información publicada por Fogafín es indicativa y no compromete al Fondo en cuanto a los pagos por concepto de primas del seguro de depósitos, por lo que las entidades deberán realizar el pago con base en sus propios cálculos. En caso de que se presenten discrepancias, el Fondo contactará a las entidades financieras para identificar el origen de las mismas y procederá a realizar los ajustes que correspondan (bien sea solicitando a la entidad hacer un pago adicional cuando o realizando la devolución correspondiente cuando se presenten pagos en exceso). PAGINA 15/24 FECHA DE APROBACIÓN: 22-01-2015 15
6. CALIFICACIÓN TRIMESTRAL El sistema presentará la siguiente pantalla, en la cual se pueden visualizar los datos relacionados con la calificación y el porcentaje de devolución y/o cobro adicional de la prima del trimestre más próximo para pago: PAGINA 16/24 FECHA DE APROBACIÓN: 22-01-2015 16
7. LIQUIDACIÓN PAGO NETO TRIMESTRAL En esta opción se muestra el valor de la prima proyectado, el valor de la devolución o cobro adicional proyectado y el valor neto proyectado a pagar por las entidades, (Ver siguiente imagen): PAGINA 17/24 FECHA DE APROBACIÓN: 22-01-2015 17
8. DEPÓSITOS ASEGURADOS TOTALES En esta opción se encuentra mes a mes del trimestre a consultar el valor del total de los depósitos asegurados, (Ver siguiente imagen): PAGINA 18/24 FECHA DE APROBACIÓN: 22-01-2015 18
9. MONTO HISTÓRICO DE S Luego se presenta la siguiente pantalla en la cual se pueden visualizar los datos asociados a los valores pagados de la prima de seguro de depósitos durante el año seleccionado: o Descripción de campos presentes en la pantalla de Valores Históricos del Recaudo de la Prima de Seguro de Depósitos: Primas Calculadas por Fogafin : corresponde a las primas históricas calculadas por Fogafin para cada entidad con base en los balances transmitidos a la Superintendencia Financiera de Colombia PAGINA 19/24 FECHA DE APROBACIÓN: 22-01-2015 19
Montos Pagados por la Entidad : corresponde a los mostos recibidos y registrados por Fogafin correspondientes a los pagos de prima de Seguro de Depósitos realizados por la entidad en el transcurso de un año. Saldo : corresponde a la diferencia para cada trimestre del año que se presentó entre el valor calculado por el Fondo y el efectivamente cancelado por la entidad financiera. Posteriormente se pueden visualizar los datos asociados a los valores pagados de la prima de seguro de depósitos durante el año seleccionado. o Descripción de campos presentes en la pantalla de Valores Históricos del Recaudo de la Prima de Seguro de Depósitos: Primas Calculadas por Fogafin : corresponde a las primas históricas calculadas por Fogafin para cada entidad con base en los balances transmitidos a la Superintendencia Financiera de Colombia Montos Pagados por la Entidad : corresponde a los mostos recibidos y registrados por Fogafin correspondientes a los pagos de prima de Seguro de Depósitos realizados por la entidad en el transcurso de un año. Saldo : corresponde a la diferencia para cada trimestre del año que se presentó entre el valor calculado por el Fondo y el efectivamente cancelado por la entidad financiera. PAGINA 20/24 FECHA DE APROBACIÓN: 22-01-2015 20
10. DESCARGAR CALCULADORA EN EXCEL Es una herramienta desarrollada en Excel para facilitar el cálculo de la calificación y porcentaje por parte de las entidades. Dar Click en opción en Descargar Calculadora en Excel, se despliega una ventana la cual pregunta si desea abrir, guardar o guardar con otro nombre la calculadora para efectuar el calculo de la calificación del trimestre a pagar (Ver siguiente pantalla): PAGINA 21/24 FECHA DE APROBACIÓN: 22-01-2015 21
11. CONTACTOS Esta opción presenta la información de los funcionarios de Fogafin responsables del proceso de recaudo de la prima del Seguro de Depósitos, a quienes pueden dirigir todas las inquietudes relacionadas con este proceso, (Ver siguiente imagen): En esta pantalla se presenta la información de contacto de los funcionarios de Fogafin, a quienes se les pueden dirigir preguntas relacionadas con el pago del seguro de depósitos. PAGINA 22/24 FECHA DE APROBACIÓN: 22-01-2015 22
CONTROL DE CAMBIOS FECHA DE VERSIÓN CAMBIO DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO ELABORADO POR dd/mm/aaaa 1 02/03/2010 Versión Inicial Enrique Saravia Consultor Intellego/ Andrea Ruiz Profesional Junior Planeación, Presupuesto y Desarrollo Organizacional 2 16/03/2012 Se actualiza de manera general. Aprobado mediante formato 2012-047. Giovanni Aldana Monroy Profesional Junior Operaciones de Tesorería y Pagos Andrea Ruiz Profesional Planeación, Presupuesto y Desarrollo Organizacional 2 18/01/2013 En el numeral 6 Proyectado Prima trimestral se incluye la descripción de la nota explicativa en relación a que la información publicada por Fogafín es indicativa y no compromete al Fondo en cuanto a los pagos por concepto de primas del seguro de depósitos. Se hacen otros ajustes de redacción. Estos ajustes no implican cambio de versión del documento de referencia. Carlos Alvarado P. Jefe del Departamento de Operaciones de Tesorería y Pagos. Andrea Ruiz R. Profesional del Departamento de Desarrollo Institucional y Riesgo Operativo. 3 22/01/2015 Aprobación 2013-005. El numeral 2 de la anterior versión INGRESO AL SISTEMA A TRAVÉS DE LA PÁGINA WEB DEL FONDO se consolida en el numeral 1 CREACIÓN DE USUARIOS Se incluyen las siguientes nuevas opciones para la consulta de los usuarios de las entidades: Giovanni Aldana Monroy Analista de pagos OTP Departamento GIP PAGINA 23/24 FECHA DE APROBACIÓN: 22-01-2015 23
CALIFICACIÓN TRIMESTRAL. LIQUIDACIÓN PAGO NETO TRIMESTRAL. DEPOSITOS ASEGURADOS TOTALES. DESCARGA CALCULADORA EN EXCEL. Aprobación 2015-012 PAGINA 24/24 FECHA DE APROBACIÓN: 22-01-2015 24