Oficinas de Proyectos, Estrategias de Éxito para su Diseño e Implementación León Tripp, PMP Director de Operaciones / México Alpha Consultoría
Agenda Porqué implementar una Oficina de Proyectos (PMO) Estrategias exitosas de Implementación Funciones Evolutivas de una PMO Beneficios Cualitativos Beneficios Cuantitativos Algunos Casos Perspectivas para el futuro Conclusiones Lámina 2
Porqué implementar una PMO Dos dimensiones, Primero la necesidad de Administración de Proyectos: Entorno poco propicio para el desarrollo de proyectos Líderes de Proyecto sin la autoridad suficiente Equipos de proyecto poco integrados y sin cohesión, por lo tanto poco comprometidos Los proyectos son vistos como una carga adicional al trabajo ordinario Poca visibilidad del avance y resultados de los proyectos hacia el equipo y la organización 3
Porqué implementar una PMO Después, la necesidad propiamente de la Oficina: Una PMO es básicamente la abanderada de la cultura de Administración de Proyectos en una empresa Centralizar la información de los Proyectos de la organización y la reporta de forma consolidada Coordinar de diferentes formas los proyectos Fungir como guardián del conocimiento organizacional de Administración de Proyecto Servir como puente entre al planeación estratégica y la implantación de la estrategia 4
Evolución de las organizaciones antes ahora 20% ahora 80% 80% 20% 5
Estrategias de Implementación Las empresas no cambian de la noche a la mañana La estrategia debe ser siempre gradual y con metas intermedias (Quick-hits) Centrada en las personas Es básicamente un cambio de cultura organizacional Más sencillo si inicia en un área en específico y de ahí se expande 6
Funciones evolutivas de una PMO Elementos Nivel 1 Heroico Nivel 2 Estructurado Nivel 3 Estandarizado Nivel 4 Estratégico Nivel 5 Optimizado Procesos No existen procesos, solo algunas herramientas. Metodología desarrollada orientada a planeación. Met. estandarizada con procesos de IPECC. Métricas. Metodología de Administración del Portafolio. Interconexión de procesos. Procesos de Mejora Continua. Met. de Administración de Programas Recursos Algunos recursos capacitados. Los AP cuentan con capacitación estandarizada. Programa de Capacitación multifunción. Programa de Capacitación multinivel. Existe capacitación recurrente y un Plan de Carrera Tecnología No hay herramientas estandarizadas. Scheduler de escritorio (aislados). Servidor de Proyectos (repositorio de información) Portal de Proyectos (procesos e información) Project Portfolio Manager. Herramienta de Knowledge Mgmt. Oficina No existe una PMO. PMO constituida, con procesos y algunas funciones PMO constituida, multifuniconal con empoderamiento. PMO Estratégica. PMO en proceso de mejora continua. 7
Modelo Alpha de Incubación Inicio Planeación Ejecución Control Cierre 9 áreas de conocimiento 8
Modelo Alpha de Incubación 9
Nuestra experiencia.- FCE La capacitación debe ser extensa y a todos los niveles La capacitación a los altos directivos sirve también para ganar apoyo para la PMO El foco inicial debe ser hacia una metodología: flexible, ligera, única, fácil de aplicar Desarrollada en base a estándares PMI (PMBoK) y la práctica de la empresa La metodología debe estar totalmente documentada A B FCE: Factores Clave de Éxito 10
Nuestra experiencia.- FCE Es mejor que la metodología este disponible solo en línea y Los AP s reciben una Guía Rápida en papel Siempre se debe realizar una Prueba Piloto El proyecto seleccionado para la Prueba Piloto se convierte en una historia de éxito La implantación de la metodología debe estar soportado por un esfuerzo muy bien diseñado de administración del cambio 11
Nuestra experiencia.- FCE La implementación de una herramienta debe ser posterior y en 3 etapas: Herramienta de escritorio para AP s Portal con repositorio de información Herramienta de reporteo consolidada La incubación de la Oficina hasta el final Es un centro de costos, pero no de utilidades Tareas Tácticas Tareas Estratégicas Los AP s no reportan a la PMO C D 12
Componentes de la solución C A B D 13
Beneficios Cualitativos Estandarización, Estandarización! Lenguaje común Toma de decisiones con mejor soporte Mas certidumbre al trabajo de proyectos Mayor visibilidad del estado de los proyectos por parte de la Dirección General Personal con mejores habilidades 14
Beneficios Cualitativos Menores Desviaciones T, C y A Planeación Estandarizada Control Estandarizado Mejor Comunicación Alineamiento con la Estrategia Corporativa Abatimiento sensible de las desviaciones de Tiempo, Costo, Alcance, así como la Calidad planeadas en los proyectos de la organización Desarrollo de planes de trabajo comprensibles y lógicos para todos los proyectos de la organización. Control detallado y oportuno del avance del proyecto. Implementación de técnicas de supervisión permanentes y detalladas, con procedimientos estandarizados Mejor comunicación dentro del equipo de proyecto y de éste hacia la organización. Mejor información para toma de decisiones tácticas y estratégicas Una visión mas clara y objetiva de las metas de un proyecto y su relación con la estrategia corporativa 15
Beneficios Cuantitativos Prueben esta fórmula 1. Situación actual: Cuántos proyectos en el último año: Inversión promedio en cada proyecto: $ Desviación típica del presupuesto: % Número mágico: $ 2. Situación deseada: Desviación proyectada promedio: % Nuevo número: $ 16
Otros Beneficios Cuantitativos Mejora en el ROI Menor riesgo a la inversión Menor subcontratación de PM s externos Mayor número de proyectos manejados y por lo tanto una evolución más rápida Implantación más rápida y efectiva de la estrategia corporativa Mayor valor a la empresa 17
Sociedad Hipotecaria Federal La SHF es un banco hipotecario de desarrollo del Gobierno de México Sin ningún antecedente ni cultura de prácticas de AP En 2004 concluyen con el esfuerzo de Implantación de un Balanced Scorecard. Beneficios reportados: Lenguaje común y procedimientos estandarizados Consolidación de un portafolio de proyectos Proyectos mas ambiciosos Mejora en el cumplimiento en tiempo/costo de los proyectos 18
Financiera Independencia Entidad financiera privada de objeto limitado: Créditos de hasta $25,000 Se identificó la urgente necesidad de mejorar la AP para impulsar su crecimiento Sin ningún antecedente ni cultura de prácticas de AP El hecho de contar con una metodología estandarizada de administración de proyectos nos ha permitido soportar el crecimiento exponencial que hemos tenido. 19
Compañía Minera Antamina Empresa del sector minero (Cobre y Zinc) Considerada actualmente, la mas grande de Perú Implementación en la Gerencia de Proyectos e Ingeniería Experiencia previa e intentos previos demasiado complejos Beneficios hasta ahora: Mejora en los procesos internos Gestión más efectiva de la calidad en productos finales Mejoras en tiempo costo y alcance 20
Perspectivas al futuro Evolución de PMO de ser una herramienta táctica a una herramienta estratégica Uso más intensivo de herramientas de colaboración La PMO como un elemento de calidad en la valuación de una empresa PMO s y equipos de trabajo virtuales y geográficamente dispersos 21
Conclusiones La capacidad de Administración de Proyectos reside en la PMO, no hay otra opción! Su implantación debe ser necesariamente evolutiva El apoyo de la alta dirección es indispensable Las PMO s están tomando un papel más estratégico 22
GRACIAS! 23
Preguntas??? 24
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