CENTRO COMERCIAL DE EDUCACION MEDIA MARGARITA BOSCO GC-07 PROCEDIMIENTO AUDITORIA INTERNA VERSION 4.0 OBJETIVO:Verificar la capacidad del sistema de gestión de calidad para cumplir con los requisitos del cliente, ISO 9001, legales y del Colegio. Evaluar las fortalezas ydebilidadesdel sistema y detectar oportunidades para la mejora continua. DIAGRAMA DE FLUJO ACCIÓN EXPLICACIÓN (DETALLE) RESPONSABLE DOCUMENTO ARCHIVO PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA NOMBRAR AUDITORES ELABORAR EL PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIA INTERNA PRECISAR LOS CRITERIOS PARA LA EJECUCIÓN DE LAS AUDITORIAS DELEGAR LA AUTORIDAD PARA LA ELABORACION DEL PROGRAMA DE AUDITORIA A Nombrar auditores Elaborar el programa anual de la auditoría interna Precisar los criterios para la ejecución de las auditorias Delegar la autoridad para la elaboración el Plan de auditoria a. La rectora, nombra al auditor princal y al Coordinador de Calidad quienes llevan a delante las auditorías internas de la Institución b. Para la selección se debe tener en cuenta el entrenamiento en auditoría interna ver perfil del auditor a. La, el Coordinador(a) de Calidad y la Auditora Principal elaboran el programa: Objetivo general frecuencia s El alcance Los procesos a auditar Las fechas de la realización de las auditorías a. La, el y la Auditora Principal determinan el programa anual de la auditoria, bajo los siguientes criterios: Criticidad de los procesos los más críticos- Resultados s internas y externas. Ciclo sanual a todos los procesos, atendiendo a los numerales de la NORMA ISO 9001:2008 a. La otorga la autoridad para la Gestión del Plan, al Coordinador(a) de Calidad de Coordinador(a) de Calidad Auditora principal Auditora Principal Carta de nombramiento de Programa anual Programa anual de auditorias Carta de nombramiento de En
A ELABORAR EL PLAN DE AUDITORIAS ELABORAR LA LISTA DE CHEQUEO PARA LA AUDITORIA EN LAS NOTAS DE CAMPO NOTIFICAR PLAN DE AUDITORIA Elaborar el plan de auditoria (Planeación) Elaborar la lista de chequeo para la auditoria en las notas de campo Notificar plan de auditoria calidad y a la Auditora Principal a. El. y la AuditoraPrincipal, determinan el plan, de acuerdo con el alcance, objetivos y criterios : Los numerales de la norma ISO 9001, los auditados, los procesos Institucionales y los horarios de la auditoria. a. La Auditora Principal y, basados en la caracterización de los procesos de la Institución, las listas de chequeo y la Norma ISO 9001:2008, definen las preguntas para la auditoria, utilizan los registros establecidos a. Con una anterioridad de 8 días, se informa a los auditados las actividades del plan deauditoría. Auditora Principal Auditor Principal y. Auditora Principal Plan Desarrollo de la Auditoria Circular, correos, aviso. Carpeta Carpeta Carpeta REALIZAR LA AUDITORIA (REVISIÓN - VERIFICACIÓN ) B Realizar la auditoria (Revisión y verificación) a. Se inicia la auditoria, con la reunión de apertura. b. A continuación se efectúa la auditoria, teniendo en cuenta: Comunicación durante la auditoria auditor y auditado- Notas de campo Recopilación y verificación de la información por parte de Auditor Principal y al realizar la trazabilidad Generación de hallazgos de la auditoria que se clasifican en observaciones, No conformes y Conforme por parte del auditor y que son entregadas al auditado. Auditor Principal y grupo auditor Desarrollo de la Auditoria Carpeta
B REALIZAR LA AUDITORIA (REVISIÓN - VERIFICACIÓN ) INFORMAR LOS RESULTADOS DE LA AUDITORIA Emisión de observaciones: Las observaciones corresponden a la opinión personal del auditor y pueden ser tenidas en cuenta por los auditados aplicando acciones remediales c. La persona responsable de cada proceso auditado asegura que se realicen las correcciones y se tomen las acciones correctivas necesarias Redacción de No conformes: Los No conformes son discrepancias con relación a la Norma y deben ser atendidos por el auditado, por medio, de acciones correctivas o. Elaboración del informe para la rectoría. Descripción en el informe a la rectoría de los hallazgos del. Reunión de cierre. GENERAR ACCIONES DE SEGUIMIENTO REMEDIALES, CORRECTIVAS Y /O PREVENTIVAS DE LA AUDITORIA CONTROL A LAS ACCIONES DE MEJORA C Informar los resultados de auditoria Generar acciones de seguimiento, remediales, correctivas y/o - de la auditoria. a. El Auditor Principal entrega oficialmente el Informe Final a la, el cual se guarda en el archivo del. a. Los líderes del Proceso una vez reciben el informe del Auditor Principal, tienen un plazo corto, para presentar al Auditor Principal, las acciones de mejora (acciones correctivas y/o ) que van a seguir para cerrar los no conformes. Auditora Principal Informe final de auditoria Líderes de Proceso
C Realizar control a las acciones de seguimiento. a. El Auditor Principal realiza el seguimiento a las acciones propuestas por los auditados, en el tiempo acordado en el formato de acciones correctivas y/o. Auditor Principal CERRAR Y VALIDAR LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS ESCALAR OPORTUNIDAD DE MEJORA EVALUAR EL PROGRAMA DE AUDITORIA Cerrar y validarlas acciones correctivas y/o Escalar oportunidad de mejora Evaluar el programa a. El Auditor Principal informa al, el resultado del seguimiento de las acciones correctivas y/o, con el fin de hacer el cierre de aquellas en las cuales ha sido eficaz la acción para superar el No conforme. La acción correctiva es firmada por el auditor. El en el control de acciones de mejora registrará el cierre. a. Si no se cierra la acción correctiva en el plazo pactado, es nuevamente diligenciada por el auditor y negociada la fecha para ser resuelta, con el jefe inmediato. a. Finalizada la auditoría se evalúa el desempeño del Auditor Principal, y el programa. Los aspectos a evaluar son: Objetivo. El alcance, la metodología, el manejo del tiempo, el desempeño de los auditores Auditor Gestión de Calidad La Evaluación Físico y electrónico DEFINICIONES: Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias del desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de la auditoria. Equipo auditor: Grupo conformado por personal calificado para realizar auditorías internas de calidad, los cuales deben cumplir con los siguientes requisitos: - Que tenga un nivel de educación técnico, profesional o superior - Que haya realizado un curso de auditor interno de calidad
- Que audite áreas absolutamente independientes de sus responsabilidades laborales dentro de la empresa. No conforme:incumplimiento de un requisito previamente especificado, para efectos de este procedimiento, es detectado en la auditoria, originado por el incumplimiento de las prescripciones establecidas en el Sistema de Gestión de la Calidad, de los requisitos especificados del producto o de la norma ISO 9001. Observación:Situación detectada en una auditoria, de la cual no se puede encontrar evidencia suficiente de que hay incumplimiento sistemático del sistema de gestión de la calidad o de la norma ISO 9001, pero dicha situación puede ser objeto de mejora. Acción remedial: Corresponde a aclaraciones, llamadas de atención y necesidades de información adicional que son detectadas dentro de los hallazgos de la auditoría; corresponden a una mala interpretación de los documentos de la entidad o a carencia de información por parte del personal. No ameritan una acción correctiva, basta seguir el conducto regular y no requiere modificaciones a ningún documento. En el informe interna pueden aparecer como observaciones. Acción Correctiva: Acciones encaminadas a encontrar la verdadera causa de un problema y plantear soluciones que lo erradiquen de raíz, o en su defecto lo mitiguen y permitan su control. En auditoría corresponde a hallazgos que ponen de manifiesto discrepancias del sistema de calidad con relación a la Norma objeto de la auditoría. No cubre situaciones personales. Acción preventiva: Acciones encaminadas a encontrar la verdadera causa de problemas potenciales del y plantear soluciones que no permitan su ocurrencia. No cubre situaciones personales REVISADO APROBADO MODIFICACIONES FIRMA: RECTORA: FIRMA La versión cambio a 4.0, porque se ajustaron las acciones a las nuevas disposiciones institucionales de acuerdo al perfil de los miembros del equipo auditor.