PROGRAMACIÓN ACADÉMICA MANUAL PARA UNIDADES ACADÉMICAS EQUIPO BANNER-UC Mayo / 2015
Índice Índice... 1 Introducción... 3 Objetivo... 3 Actores... 3 Descripción del proceso... 3 Conceptos importantes... 3 Modelo del proceso... 5 I. Programación Académica... 5 II. Preparar Programación Académica... 6 III. Actualizar Programación Académica... 7 IV. Ajustar Programación Académica... 8 V. Programar tesis... 9 Nuevo Procedimiento... 10 Guía rápida del procedimiento... 11 Detalle del procedimiento... 12 1. Consultar información del docente y ayudante (SIAINST, SIAASGQ, SIAIQRY)... 12 2. Consultar programación académica del periodo (SSASECQ, SIAASGN, SSAXMTI)... 16 3. Crear curso - sección (SSASECT)... 19 4. Ingresar vacantes y reservas de vacantes (SSASECT)... 22 5. Ingresar actividades y horarios (SSASECT)... 25 6. Asociar docentes y ayudantes (SSASECT, SIAASGN)... 27 7. Sugerir o asignar salas (SSASECT, SLQROOM, SLABQRY)... 29 8. Crear macrosecciones (SSASECT, SSAXLST, SSAXLSQ)... 34 Página1
9. Eliminar sección... 37 10. Crear sección... 37 11. Modificar reserva de vacantes (SSASECT)... 37 12. Actualizar docentes y ayudantes (SSASECT)... 37 13. Reservar vacantes por cohorte (SSASECT)... 38 14. Ingresar nombre de tesis y alumnos tesistas a la sección del docente (SSATEXT)... 38 15. Traspasar alumnos a la sección de tesis del docente (SFAREGS)... 39 Página2
Introducción Objetivo Construir, mantener y ofertar el catálogo de cursos y evaluaciones, que las unidades académicas planifican para el periodo académico siguiente. Actores Unidad Académica Docente Alumno Dirección de Relaciones Académicas Internacionales Encargado de Salas Registros Académicos Descripción del proceso El proceso comienza con la estimación por parte de las unidades académicas, de la oferta de cursos y vacantes para el siguiente periodo académico. Posteriormente se hace la actualización de la programación copiada del semestre anterior equivalente, se solicitan y reservan vacantes, se solicitan y asignan salas según requerimientos. Luego se publica la programación académica para que los alumnos puedan revisarla y planificar su inscripción de asignaturas. Parte importante de este proceso se lleva a cabo durante el periodo de inscripción de cursos, donde las unidades académicas deben estar monitoreando la oferta académica y su demanda por parte de los alumnos. De esta manera, durante el ajuste de vacantes de este proceso, se puedan incorporar las modificaciones necesarias para satisfacer las necesidades justificadas de los alumnos. Finaliza el proceso, cuando se terminan de ingresar todos los ajustes a la programación publicada. Conceptos importantes Atributo de alumno: Características de un alumno donde algunas de ellas son nivel, escuela, programa, carrera y cohorte. Bloque de cursos: Conjunto de cursos asignados a un alumno en su primer semestre de carrera. Campo de estudio: Identifica carrera, certificado académico, major, minor y otro tipo de concentraciones. Cohorte: Código compuesto por año de admisión, periodo académico de admisión y programa. Curricula: Indicador de la prioridad del programa, es decir, si es el principal, secundario o cualquiera. Curso: Asignatura que se enseña en la universidad y de la cual se compone una carrera o plan de estudios. Curso Sección: Curso dictado en un periodo académico, el cual es dictado por uno o más docentes definidos, en determinado horario y lugar. Escuela: Unidad académica. Página3
ID: Identificador único del alumno, corresponde a su RUT. Lugares reservados: Regla de reserva de vacantes, la cual define cierta cantidad de vacantes para alumnos cumplan con ellas determinadas características. Macrosección: Usaremos solo del tipo secciones cruzadas, que corresponden a secciones de cursos diferentes que comparten sala, docente y horario en alguna actividad o reunión programada. Materia: Código que agrupa un área temática de cursos. Nivel: Equivale a un grado o título de estudio. NRC: Número identificador único del curso sección periodo. Número de Curso: Identificador alfanumérico de un curso dentro del área temática a la que pertenece. Parte de periodo: Clasificación de un curso que indica si es retirable o no, durante el periodo de retiro voluntario de cursos. Programa: Corresponde al concepto actual de curriculum UC. Tesis genérica: Sección de tesis programada para una unidad académica. Todos los alumnos tesistas deben inscribirla durante el proceso de inscripción de cursos. Página4
Modelo del proceso I. Programación Académica Página5
II. Preparar Programación Académica Página6
III. Actualizar Programación Académica Página7
IV. Ajustar Programación Académica Página8
V. Programar tesis Página9
Nuevo Procedimiento Página10
Guía rápida del procedimiento Programación Académica En la etapa de planificación de la programación académica, se debe: 1. Consultar información del docente y ayudante (SIAINST, SIAASGQ, SIAIQRY) 2. Consultar programación académica del periodo (SSASECQ, SIAASGN, SSAXMTI) Para programar los cursos - sección, se debe: 3. Crear curso sección (SSASECT) 4. Asignar vacantes y reserva de vacantes (SSASECT) 5. Asignar actividades y horarios (SSASECT) 6. Administrar docentes y ayudantes (SSASECT, SIAASGN) 7. Sugerir o asignar salas (SSASECT) 8. Crear macrosecciones (SSASECT, SSAXLST) Durante el ajuste de vacantes del proceso de inscripción de cursos, se puede: 9. Eliminar sección 10. Crear sección 11. Modificar reserva de vacantes (SSASECT) Ya comenzado el semestre existe un periodo en el cual se pueden actualizar los docentes y ayudantes de la sección, para ello se debe: 12. Actualizar docentes y ayudantes (SSASECT) Bloques de cursos Para los cursos que serán asignados a los alumnos nuevos, se debe: 13. Reservar vacantes por cohorte (SSASECT) Administración de tesis 14. Ingresar nombre de tesis y alumnos tesistas a la sección del docente (SSATEXT) 15. Traspasar alumnos a la sección de tesis del docente (SFAREGS) Página11
Detalle del procedimiento 1. Consultar información del docente y ayudante (SIAINST, SIAASGQ, SIAIQRY) a. Consultar registro de docente y ayudante en Banner (SIAINST) La forma SIAINST permite consultar la información de un docente o ayudante en el sistema. Para revisar la información de una persona en la base de datos del sistema relacionada con el perfil de docente o ayudante, se debe ingresar su ID y en el campo Prdo el valor del periodo que se desea consultar. Luego se debe ir al bloque Detalles Base de Miembro Docente, presionando el botón Siguiente). (Bloque En este bloque se debe verificar que el periodo consultado se encuentre dentro del rango definido por los campos Prdo Inicio y Prdo Fin, que el campo Status se encuentre con el valor Vigente y la opción Docente debe encontrarse activada. Si la persona consultada no cumple alguna de las dos condiciones anteriores, se debe solicitar la creación de un nuevo registro para ese periodo con el status Vigente. Esta solicitud se realiza a diferentes unidades, según sea el perfil usado de la persona. Docente: Se debe contactar a la Dirección de Personal. Ayudante: Se debe contactar al Departamento de Registros Académicos. Página12
b. Consultar escuela a la que está asociado el docente o ayudante (SIAINST) La forma SIAINST permite consultar la escuela asociada a un docente o ayudante en el sistema. Para revisar la información de una persona en la base de datos del sistema relacionada con el perfil de docente o ayudante, se debe ingresar su ID y en el campo Prdo el valor del periodo que se desea consultar. Usando el botón (Bloque Siguiente) se puede ir al bloque Escuela y Departamento de Docente donde se indican las escuelas a las cuales está asociado el docente. Página13
c. Consultar carga educativa (SIAASGQ) La forma SIAASGQ permite ver la carga de un docente para un determinado periodo académico. Se debe ingresar el Periodo a consultar y el ID del docente. Luego se presiona el botón (Bloque Página14
Siguiente) para desplegar todos los NRC en los que se encuentra programado como docente. d. Consultar nómina docente (SIAIQRY) La forma SIAIQRY permite consultar los docentes que se encuentran en la base de datos para el periodo indicado. Se debe ingresar el Prdo que se desea consultar. Además si se desea, se puede filtrar según el status del docente, para ello, asignar un valor para el campo Status y luego presionar el botón (Bloque Siguiente) para desplegar la nómina según los criterios introducidos. Estando en este segundo bloque, se pueden realizar búsquedas por los siguientes criterios: ID, Apellido, Nombre y Escuela. Luego de ingresar uno o más criterios, se debe presionar el botón (Ejecutar Consulta) o presionar la tecla F8, para que se desplieguen los registros que cumplen con tales criterios. Nota 1: Es importante mencionar que el campo Apellido está compuesto por el apellido paterno y apellido materno, separados por el carácter. Por lo tanto si el docente se llama Juan Pérez Rojas, en el campo Apellido aparecerá Pérez Rojas. Para buscar por estos criterios se puede utilizar el comodín %, el cual reemplaza N caracteres desconocidos. Esto permite realizar búsquedas globales, por ejemplo, si se desea buscar a todos los profesores que tengan como primer apellido Montenegro, se debe ingresar en el campo Apellido Montenegro% y luego para ejecutar la consulta presionar el botón tecla F8. (Ejecutar Consulta) o presionar la Nota 2: Al ingresar los criterios de búsqueda Apellido y Nombre, se deben respetar las mayúsculas. Página15
2. Consultar programación académica del periodo (SSASECQ, SIAASGN, SSAXMTI) a. Sección (SSASECQ) La forma SSASECQ despliega las secciones registradas en el sistema, que cumplen con algún criterio de búsqueda. La forma se ejecuta en modo de consulta, por lo que no se pueden hacer modificaciones en los campos. Para consultar secciones se hace a través de diferentes criterios, los que corresponden a los campos del primer registro: Periodo, Parte de periodo, NRC, Materia, Curso, Sección, Status Sección, Campus, Título Curso/Sección. Luego presionando el botón cumplen con los criterios indicados. (Ejecutar Consulta), se despliega la información de los distintos NRC que En caso de querer hacer una nueva consulta basta con presionar el botón (Ingresar Consulta) o presionar la tecla F7, lo que limpia todos los campos de la forma y así poder ingresar nuevos criterios de búsqueda. b. Asignación de docente (SIAASGN) La forma SIAASGN permite consultar la carga académica definida para un docente en un determinado periodo. Página16
Para ver la asignación de un docente, se debe ingresar el ID y el Prdo que se desea consultar. Luego presionar el botón (Bloque Siguiente) para desplegar las secciones asociadas al profesor. Esta información es posible exportarlas a un archivo csv, para lo cual es necesario que exista una carpeta temp en el disco C: del equipo. Luego se debe ir a la opción Ayuda de la forma y seleccionar Extraer Datos con Clave. Página17
Se despliega una ventana en la cual se debe presionar el botón (Guardar). Finalmente se abrirá una nueva ventana que indicará la ruta y nombre del archivo en el que se guardará la información. Se debe presionar el botón (OK). Luego solo se debe ir a la dirección de la carpeta señalada en esta ventana y abrir el archivo. Página18
c. Detalle NRC Docente de macrosección (SSAXMTI) La forma SSAXMTI permite desplegar la información del horario y docente asociado a los NRC que conforman la macrosección. Para generar la consulta se debe ingresar el periodo y el identificador de la lista cruzada que se desea ver y presionar el botón (Bloque Siguiente) para desplegar todos los NRC asociados a esta lista cruzada. Al posicionarse sobre uno de los NRC, en el bloque Instructor aparece el o los docentes a cargo de la sección. 3. Crear curso - sección (SSASECT) En Banner se debe programar cada curso - sección por separado, lo que permite asociar distintos atributos a cada uno. Cuando se requiere programar más de una sección de un mismo curso, se puede comenzar creando una sección 0, llamada sección semilla, la que cumple la función de una plantilla para la creación de las demás secciones que se programarán. Tanto la creación de una sección semilla como la de una sección normal de un curso, se debe realizar en la forma SSASECT. Página19
Lo primero es ingresar el Prdo para el cual se creará la sección, luego presionar el botón (Crea NRC), y seguidamente, el botón (Bloque Siguiente) para ir a la pestaña Información de Sección de Curso. Esto hará que en el campo NRC aparezca el valor ADD. Esta pestaña se debe configurar de la siguiente manera: Materia: Materia del curso sección, corresponde a los tres primeros caracteres de la sigla de la asignatura. Número Curso: Número de curso correspondiente a la sigla de la asignatura. Sección: Se debe ingresar un valor en base a la última sección del curso creada para ese periodo. Las reglas para asignar el número de la sección son: o 0: En caso de no existir ninguna sección registrada para la combinación materia-curso determinada. Este NRC será usado como plantilla para la creación de todas las secciones requeridas para este curso, es decir, se asigna solo a las secciones semilla. o 1 99: Número correlativo para las secciones de un mismo curso. Lista Cruzada: Identificador de macrosección el cual agrupa diferentes secciones que comparten espacio físico, horario y docente en alguna actividad. Este campo se autocompleta por medio del procedimiento definido en Crear macrosecciones. En el caso que la sección no forme parte de una macrosección, el campo queda en blanco. Campus: Campus en el que se dictará la sección. Status: Indica disponibilidad de la sección para la inscripción de ese periodo. o A: Activo o I: Inactivo. La sección semilla siempre debe tener este status. Tipo Horario: Indica tipo de horario o actividad representativa de la sección. Método Educativo: Indica el método educativo definido para la actividad. Autocompletado al ingresar Tipo Horario. Página20
Socio Integración: Unidad académica de destino de la sección, es decir, se debe indicar la unidad para la cual se programa el curso. Este campo también se puede utilizar para sugerir la zona donde debe estar ubicada las salas para cada actividad de la sección, lo cual se detallará en Sugerir o asignar salas. Modo Calif: Indica el modo de calificación definido para el curso. Sesión: No se utilizará. Aprobación Especial: Indica si la sección programada requiere aprobación especial para que los alumnos puedan inscribirla. Para esto se debe ingresar el valor AE (Aprobación Especial). Duración: No se utilizará. Parte de Periodo: Indica si el curso permite ser retirado o no por el alumno durante el periodo de retiro voluntario de cursos. o 1: Curso retirable. o NR: Curso no retirable. Fechas de Inscripción: No se utilizará. o Primero: No se utilizará. o Último: No se utilizará. Fechas de Inicio: No se utilizará. o Primero: No se utilizará. o Último: No se utilizará. Extensiones Máximas: No se utilizará. Método Verif Prerrequisito: Método para revisar cumplimiento de prerrequisitos. Autocompletado, no modificar. o Básico o Ning: Activado. o Capp: Inactivo. o DegreeWorks: Inactivo. Indicador UEC: Inactivo. Solo debe estar activo para indicar que es un curso de Educación Continua. Hrs Crédito: Cantidad de créditos definidos para la sección. Hrs Crédito - segunda línea: Cantidad de créditos definidos para la sección. Hrs Factura: Cantidad de créditos definidos para la sección. Hrs Factura - segunda línea: Cantidad de créditos definidos para la sección. Hrs Contacto: No se utilizará. Teoría: No se utilizará. Lab: No se utilizará. Otro: No se utilizará. Identificador de Liga: No se utilizará. Método Asistencia: Indica si la sección se dicta en inglés, para esto ingresar el valor SI. Hrs Contacto Semanal: No se utilizará. Hrs Contacto Diario: No se utilizará. Impr: Activado. Calificabl: Activado. Respuesta a Voz y Autoservicio Disponible: Activado. Exenc Colegiat y Cuotas: No se utilizará. Tít Largo: Campo solo de lectura. Coments: Campo solo de lectura. Syllabus: Campo solo de lectura. Para conservar los cambios, presionar el botón (Guardar). Página21
Al grabar la información recién ingresada, el sistema asigna a la sección un NRC. a. Crear sección a partir de una sección semilla (SSASECT) Para crear una sección a partir de una sección semilla, se debe acceder a la forma SSASECT, ingresar el Prdo para el cual se está programando y luego presionar el botón (Copia NRC), tras lo cual se desplegará la ventana Detalles predefinidos de Sección. En el campo NRC Predef se debe ingresar el NRC de la sección semilla a copiar y presionar la tecla Enter, lo que activará el botón (Procesar Predef) y luego se debe presionar. Este procedimiento copia la información de la pestaña Información de Sección de Curso y asigna un NRC para esta nueva sección. 4. Ingresar vacantes y reservas de vacantes (SSASECT) Luego de crear la sección, se debe ir a la pestaña Información Inscripción Sección Detalles Inscripción para registrar el número de vacantes que se ofertarán. En el bloque Detalles de Inscripción se deben completar solo los siguientes campos: Máximo: Número máximo de vacantes para el NRC. Se debe ingresar el total de vacantes de la sección, es decir, la suma de las vacantes libres y de los lugares reservados. Real: Autocompletado. Indica la cantidad de vacantes inscritas por los alumnos. Se actualiza a medida que los alumnos inscriben el NRC. Página22
Restante: Autocompletado. Indica las vacantes disponibles para inscribir. Se actualiza a medida que los alumnos inscriben el NRC. Máx Lista Espera: No se utilizará. Real Lista Espera: No se utilizará. Restante Lista Esp: No se utilizará. Proyectada: No se utilizará. Anterior: No se utilizará. Reservado: Autocompletado. Indica si existen lugares reservados, o sea, si se programó reserva de vacantes. Hrs Crédito Generadas: Autocompletado. Es la multiplicación de los créditos de la sección por el número de alumnos inscritos. Para conservar los cambios, presionar el botón (Guardar). Los bloques Censo Uno y Censo Dos no se utilizarán. Si se requiera hacer reserva de vacantes, se debe ir a la pestaña Información Inscripción Sección Lugares Reservados. Esta pestaña permite definir reglas de reserva de vacantes que tienen asociadas determinadas características, por lo que durante el proceso de inscripción de cursos, solo aquellos alumnos que cumplan con esas características podrán hacer uso de esas vacantes, las cuales se mantendrán hasta el fin del proceso, a menos que la unidad académica realice modificaciones a estas. En la imagen de esta pestaña, se destacan en un color más oscuro, todos los campos que componen una regla de reserva de vacantes. Página23
La primera regla de reserva de vacantes, no permite asignar valores a los diferentes campos, ya que corresponde a las vacantes libres de inscripción que se programan para la sección, a excepción del campo Máximo Reservado, donde se deben ingresar el número de vacantes libres. Nota 1: El número de vacantes definido en la pestaña Información Inscripción Sección Detalles Inscripción se refleja como vacantes libres, si no se han creado reservas de vacantes. Por lo tanto, si se desea programar alguna reserva de vacantes se debe tener en consideración, que las vacantes de esas reservas se deben descontar a las ya definidas en las vacantes libres. Se pueden ir agregando reglas de reserva de vacantes según sea necesario, basta con presionar el botón (Insertar Registro). Para configurar una regla de reserva de vacantes se deben completar los campos que la determinan, ingresando directamente el valor en el campo o escoger una alternativa configurados, posicionando el cursor en el nuevo registro, y luego presionando el botón campo. de la lista de valores asociado al Nota 2: Es importante considerar que las reglas de reserva de vacantes, salvo la primera, no cuentan con los nombres de los campos ni los botones que despliegan la lista de valores, por lo tanto es necesario guiarse por la posición en la que se encuentran. Para desplegar una lista de valores, se debe hacer doble click en el campo deseado o presionar el botón asociado, del primer registro. Se debe tener presente que el cursor siempre debe ubicarse en alguno de los campos del nuevo registro, ya que si se ubica en otro registro de reserva de vacantes, no se podrá desplegar la lista de valores. Los campos que se pueden definir para crear una nueva regla de reserva de vacantes son: Nivel: Nivel de estudios al que pertenece el alumno. Campus: No se utilizará. Escuela: Unidad académica a la que pertenece el alumno. Nota 3: Para hacer una reserva de vacantes a alumnos que vienen de intercambio a la UC, se debe ingresar en el campo Escuela, el código 97, junto al número de vacantes a reservar. Grado: No se utilizará. Programa: Curriculum al que pertenece el alumno. Tipo Campo Estudio: No se utilizará. Cód Campo Estudio: Código del campo de estudio al que pertenece el alumno, aquí se pueden definir los major, minor y certificados académicos. Nota 4: Estos tres tipos de campos de estudio, se pueden diferenciar la nomenclatura de su código. o Certificados académicos: El código comienza con la letra A. o Minor: El código comienza con la letra N. o Major: El código comienza con la letra M. Página24
Nota 5: Existían algunos certificados académicos que podían tomar los alumnos de la Universidad, que también inscribían los alumnos de College como minor y que tenían el mismo código. En Banner, este tipo de certificados académicos se dividieron en dos categorías: minor y certificados académicos. Al alumno se le asignará vacante, según el campo de estudio al que corresponda, por lo tanto, es importante hacer la reserva de vacantes para ambos planes de estudio. Depto: No se utilizará. Curricula: No se utilizará. Clase: No se utilizará. Atributo: No se utilizará. Cohorte: Identifica a un alumno con determinado periodo de admisión y programa. Prdo Admisión: No se utilizará. Prdo Matriculación: No se utilizará. Prdo Graduación: No se utilizará. ID Usr: Autocompletado por el sistema. Fch Actividad: Autocompletado por el sistema. Sobrefl: Activo. Todas las reservas de vacantes deben tener activado este campo, ya que al no haber disponibilidad de vacantes en esta reserva, por defecto, se podrán asignar vacantes libres. Máximo Reservado: Número de vacantes reservadas para los alumnos que cumplen con todas las características definidas en esta regla de reserva de lugares. Real: Número de vacantes ocupadas por alumnos que cumplen con todas las características definidas en esta regla de reserva de lugares. Restante: Número de vacantes disponibles para alumnos que cumplen con todas las características definidas en esta regla de reserva de lugares. Máx Lista Espera: No se utilizará. Real: No se utilizará. Restante: No se utilizará. Para conservar los cambios, presionar el botón (Guardar). Ante la posible necesidad de eliminar una regla, se debe posicionar el cursor en la regla a eliminar y luego presionar el botón cuando no tengan alumnos inscritos asociados a ellas. (Eliminar registro). Solo se pueden eliminar reglas de reserva de vacantes Para conservar los cambios, presionar el botón (Guardar). En el bloque Total Lugares Reservados se despliega el total de vacantes ofertadas (campo Máximo), el total de las vacantes ocupadas (campo Real) y el total de las vacantes disponibles (campo Restante). 5. Ingresar actividades y horarios (SSASECT) Para ingresar las distintas actividades o reuniones que componen la sección, junto a sus horarios, se debe ir a la pestaña Instructor y Horas Reunión Horas e Instructores y estando en el bloque Horas de Reunión, en la pestaña Fchas Reunión. Página25
Para ingresar una nueva actividad o reunión se debe presionar el botón (Insertar Registro) y luego completar los campos ingresando directamente el valor o accediendo a la lista de valores configurados, posicionando el cursor en el campo de la nueva actividad y luego presionar el botón asociado al campo requerido. Los campos que se deben completar son los siguientes: Hora Reunión: Indica el código un horario predefinido, que tiene asociado los días de la semana y las horas de inicio y fin del bloque horario. Si se ingresa este código se autocompletan los campos Fecha Inicio, Fecha Fin, los días de la semana, Hora Inic y Hora Fin. Tipo Reunión: Indica el tipo de reunión o actividad. Se debe crear un registro para cada actividad de la sección, incluyendo las evaluaciones de ser posible. Fecha Inicio: Autocompletado. Indica la fecha de inicio de clases o de la reunión. Si la actividad se programa para una fecha diferente, basta con modificarla presionando el botón (Calendario). Fecha Fin: Autocompletado. Indica la fecha de fin de clases o de la reunión. Si la actividad se programa para una fecha diferente, basta con modificarla presionando el botón (Calendario). Lunes, Martes, Miércoles, Jueves, Viernes, Sábado, Domingo: Activar el o los campos correspondientes a los días en que se realizará la actividad. Hora Inic: Cuatro dígitos que indican la hora de inicio de la actividad definida. Se debe ingresar en formato de 24 horas sin el signo : (HHMM). Hora Fin: Cuatro dígitos que indica la hora de fin de la actividad definida. Se debe ingresar en formato de 24 horas sin el signo : (HHMM). Indicador Sesión: Está compuesto por dos dígitos de números consecutivos (Ej: 01, 02 ). Se deben asignar según las siguientes reglas: Página26
o o Mismo indicador: Se debe ingresar el mismo indicador para las actividades de cátedra y evaluaciones. Distinto indicador: Se debe ingresar indicadores consecutivos para todas las actividades que no correspondan a la cátedra o evaluaciones. Para conservar los cambios, presionar el botón (Guardar). Nota: Cuando se produce un tope de horario entre alguna de las actividades o reuniones programadas en la sección, el sistema no permitirá guardar los cambios, por lo que es necesario dar un sobrepaso. Para esto se debe ir a la pestaña Instructor y Horas Reunión Horas e Instructores Créds y Ubicación Reunión. Se debe seleccionar el registro asociado a la actividad con tope de horario y en el campo Indicador Sobrepaso ingresar la letra O. 6. Asociar docentes y ayudantes (SSASECT, SIAASGN) Para ingresar docentes o ayudantes responsables de una actividad o reunión de la sección, se debe ir a la pestaña Instructor y Horas Reunión Horas e Instructores al bloque Instructor. Los docentes o ayudantes se asocian por medio de los indicadores de sesión definidos en la pestaña Fchs Reunión. Para esto se deben completar los siguientes campos: Indicador Sesión: Se debe ingresar el indicador de la sesión registrada en la pestaña Fchs Reunión que se relacionará con el docente o ayudante. A un mismo indicador de sesión se le puede asociar más de un docente o ayudante. Página27
ID: Ingresar el ID del docente o ayudante que se quiere asociar con la sesión. Para buscar el ID de la persona a asignar, se debe presionar el botón de este campo, lo que llevará a una forma de consulta de docentes y ayudantes. Para detalles de cómo realizar una búsqueda en esta forma, ver sección Consultar información del docente y ayudante Consultar nómina docente. o Para las secciones que no se les asigna un docente, sino que se les asocia a la Dirección Docente como responsable, se debe asignar el ID = 19. o Cuando no se tiene definido al docente o ayudante, se debe asignar el ID = 78. Carga Trabajo Educativo: Autocompletado por el sistema. Indica la carga de trabajo definida para el curso por tipo de horario. Porcentaje de Responsabilid: Autocompletado por el sistema. Corresponde al porcentaje de responsabilidad del docente o ayudante en la sesión indicada. Indicador Principal: Activar solo para el docente principal de la sección, quien será el responsable de ingresar las calificaciones finales al sistema. Indicador Sobrepaso: Activar en caso de requerir asignar al docente a la sesión, a pesar de que tenga conflictos de horario con otra sección. Porcentaje de Sesión: Autocompletado por el sistema. Corresponde al porcentaje de responsabilidad del docente o ayudante en la sesión indicada. Para conservar los cambios, presionar el botón (Guardar). a. Registrar el tipo de ayudante (SIAASGN) Además de asociar un ayudante a alguna actividad de la sección, también se puede ingresar el tipo de ayudante que es, lo que se realiza en la forma SIAASGN. Página28
Se debe ingresar el ID del ayudante y el Prdo para el cual se está programando. Luego se debe presionar el botón (Bloque Siguiente) para desplegar el listado de secciones para las cuales se ha programado como ayudante en ese periodo. Posteriormente, se debe seleccionar el NRC para el cual se requiere indicar el tipo de ayudante y presionar el botón (Ver Datos Suplementarios), tras lo cual aparecerá la ventana de datos suplementarios. En la primera fila se debe ingresar el código del Tipo Ayudante, para esto se puede usar el botón desplegará el listado de los posible tipos de ayudantes. que Por el momento, se han configurado los siguientes tipos de ayudantes: AA01: Ayudante Corrector AA02: Ayudante Asistente de Cátedra AA03: Ayudante de Laboratorio AA04: Ayudante Investigación AA05: Ayudante de Proyecto AA06: Ayudante Tutor AA07: Otros Para conservar los cambios, presionar el botón (Guardar). Al cerrar la ventana de datos suplementarios, se debe verificar que el botón (Ver Datos Suplementarios) haya cambiado y ahora sea, lo que indica que efectivamente hay un dato asociado al registro. 7. Sugerir o asignar salas (SSASECT, SLQROOM, SLABQRY) Para cada una de las actividades o reuniones definidas, es posible sugerir una sala o si se trata de una sala propia de la unidad académica, se puede asignar directamente. Esto se realiza en la pestaña Instructor y Horas Reunión Horas e Instructores, bloque Horas de Reunión en la pestaña Créds y Ubicación Reunión. Página29
Si se ingresa una sala que tiene la categoría de propia de la unidad académica, esta se asumirá asignada y por lo tanto, no participará del proceso de optimización de salas. Para sugerir o asignar salas se deben completar los siguientes campos: Programados Automático: Indicador de macrosección. Este campo se explicará en detalle en Crear macrosecciones. Si la actividad o reunión no es parte de una macrosección, se debe dejar en blanco. Edificio: Indica el edificio en el que se ubica la sala que se está solicitando para realizar la actividad seleccionada. En caso de tratarse de alguna sesión que no requiera de sala, se debe ingresa el valor NNS (No necesita sala). Si no se conoce el código del edificio, se debe seguir el procedimiento para seleccionar un edificio, detallado más adelante. Salón: Indica la sala que se está solicitando para realizar la actividad seleccionada. En caso de tratarse de alguna sesión que no requiera de sala, se debe ingresa el valor SIN SALA. Si no se conoce el código de la sala, se debe seguir el procedimiento para seleccionar una sala, detallado más adelante. Tipo de Horario: Aparecerá un registro por cada actividad ingresada en la pestaña Fchs Reunión y por defecto tendrán el valor definido en la pestaña Información de Sección de Curso para el campo Tipo Horario, este valor no se debe modificar. Horas por Semana: Autocompletado con la suma semanal de la diferencia de horas ingresadas en los campos Hora Inic y Hora Fin de la pestaña Fchs Reunión. Este campo siempre debe tener un valor, por lo que no se debe borrar, ya que de lo contrario no se podrá grabar el registro. Indicador Sobrepaso: Se debe ingresar la letra O para otorgar un sobrepaso a la actividad seleccionada. Esto se realiza en dos situaciones: o Cuando se solicita una sala que ya está sugerida para una actividad de otro NRC, en el mismo horario, es necesario marcar un sobrepaso para que el sistema permita guardar la Página30
solicitud y así posteriormente realizar la asignación, por medio del proceso de optimización de salas. o Cuando una actividad o reunión del NRC tiene tope de horario con otra actividad definida para la misma sección. Horas Crédito de Sesión: Autocompletado por el sistema. Asocia el creditaje del NRC al primer registro creado y cero créditos a las otras actividades. Detalles Partición: Autocompletado por el sistema. Detalles Atributo Salón: Autocompletado por el sistema. Para seleccionar una sala: Lo primero es posicionarse en el campo Salón de la actividad para la cual se quiere asignar o solicitar una sala. Luego presionar el botón del campo Salón. Esto abrirá una forma de consulta llamada SLQROOM. Estando en esta forma, se pueden realizar búsquedas por los siguientes criterios: Edificio, Descripción, Capacidad y Categoría. Luego de ingresar uno o más criterios, se debe presionar el botón (Ejecutar Consulta) o presionar la tecla F8, para que se desplieguen los registros que cumplen con tales criterios. Si no se ingresa ningún campo, se mostrarán las salas de toda la Universidad, registradas en el sistema. Los campos de esta forma son: Edificio: Edificio al que pertenece la sala. Salón: Código de la sala. Descripción: Nombre de la sala. Página31
Tipo: C. Siempre tiene el mismo valor. Capacid: Capacidad de la sala. Máx: Capacidad máxima de la sala. Status Salón: Estado de la sala. o AC: Activa. Está disponible para usar. o IN: Inactiva. No se encuentra disponible para usar. Escuela: Unidad Académica dueña de la sala. Depto: No se utilizará. Categ: Tipo de sala. o PROP: Sala propia de una unidad académica. o GENE: Sala de la Administración General de la Universidad. Sexo: No se utilizará. Luego se debe posicionar el cursor en el registro correspondiente a la sala a seleccionar para la actividad y luego presionar el botón (Seleccionar). Para conservar los cambios, presionar el botón (Guardar). Para seleccionar una sala de un edificio específico: Lo primero es posicionarse en el campo Edificio de la actividad para la que quiere asignar o solicitar una sala. Luego presionar el botón del campo Edificio. Esto abrirá una forma de consulta llamada SLABQRY. Estando en esta forma, se pueden realizar búsquedas por los siguientes criterios: Campus y Capacidad. Luego de ingresar uno o más criterios, se debe presionar el botón (Ejecutar Consulta) o presionar la Página32
tecla F8, para que se desplieguen los registros que cumplen con tales criterios. Si no se ingresa ningún campo, se mostrarán los edificios de toda la Universidad, registrados en el sistema. Los campos de esta forma son: Campus: Campus al que pertenece el edificio. Sitio: No se utilizará. Edificio: Edificio al que pertenece la sala. Descripción: Nombre del edificio. Capacidad: Capacidad del edificio, sumando solo la capacidad de las salas de uso general. Máximos: Capacidad máxima del edificio, considerando solamente las salas de uso general. Luego se debe poner el cursor en el registro correspondiente al edificio a seleccionar para la actividad y luego presionar el botón (Seleccionar). Para conservar los cambios, presionar el botón (Guardar). Posteriormente, se debe seleccionar la sala correspondiente, tal como se detalló anteriormente. Para solicitar sala por atributo de salón: Para las actividades en que solo se sugiere una sala, ya que es una sala de uso general, está debe ir acompañada de atributos que debe tener la sala, para que sean considerados durante el proceso de asignación posterior de la sala definitiva, para lo cual se debe ir, con el botón (Bloque Siguiente), a la pestaña Instructor y Horas Reunión Preferencias Calendarizador, al bloque Preferencias Atributo de Salón. Para completar este bloque se deben ingresar valores a los siguientes campos: Cód: Código que corresponde a la característica solicitada para la sala. Número de Preferencia: Asignar el valor 01 a todos los atributos ingresados. Fch Actividad: Autocompletado por el sistema. Para conservar los cambios, presionar el botón (Guardar). Para solicitar sala según unidad académica de destino: Cuando no se quiere solicitar sala para cada una de las actividades registradas en la sección, pero se desea que las salas asignadas estén asociadas a la zona de la unidad académica para la cual se impartirá la sección. Ir a la pestaña Información de Sección de Curso y en el campo Socio de Integración ingresar la unidad de destino para la que se dictará la sección. Para conservar los cambios, presionar el botón (Guardar). Página33
8. Crear macrosecciones (SSASECT, SSAXLST, SSAXLSQ) Las macrosecciones que usaremos en Banner son las del tipo secciones cruzadas, que corresponden a secciones de diferentes cursos que comparten sala, docente y horario en alguna actividad o reunión programada. Lo primero registrar la o las actividades, de las diferentes secciones, que conforman la macrosección. Esto se realiza en la pestaña Instructor y Horas Reunión Horas e Instructores, bloque Horas de Reunión en la pestaña Créds y Ubicación Reunión. Para definir las actividades de la macrosección, se debe completar el campo Programador Automático, campo que cumple la función de ser un indicador de macrosección. Las actividades de una sección que coinciden en sala, horario y profesor con otra actividad de una sección diferente, deben tener el mismo código en este campo, para definir la macrosección. Los códigos pueden ser: MS1: Macrosección 1 MS2: Macrosección 2 MS3: Macrosección 3 Si solo una actividad de la sección es parte de la macrosección, solo a esa actividad se le debe asociar el código MS1. Si hay dos actividades, de una sección que forman macrosección, se debe usar el MS1 para la primera actividad y el MS2 para la segunda actividad. En definitiva, son agrupadores de actividades que Página34
conforman la macrosección. Para conservar los cambios, presionar el botón (Guardar). Posteriormente, se debe ir a la forma SSAXLST que permite relacionar las secciones que conforman un grupo de secciones a través de un código llamado identificador de grupo de lista cruzada. Para crear una macrosección, lo primero es consultar los Grupos de Listas Cruzadas que existen. Para esto se debe ingresar, Prdo para el cual se está programando y presionar el botón Identif Gpo de Lista Cruzad, lo que nos lleva a la forma SSAXLSQ. del campo Página35
El campo Prdo ya se encuentra ingresado, por lo que se debe presionar el botón (Ejecutar Consulta) para despliega el listado de todos los grupos de listas cruzadas que se han programado para el periodo. Se debe identificar el último código creado en el campo Lista Cruzada, para luego poder crear el siguiente código consecutivo. Nota: Al posicionarse sobre uno de estos registros, en el bloque Sección de Lista Cruzada se muestran las secciones que pertenecen a este grupo. Se debe volver a la forma SSAXLST, para esto presionar el botón (Salir). Para crear un nuevo Grupo de Lista Cruzada, se debe ingresar en el campo Identif Gpo de Lista Cruzad el código consecutivo al último creado para el periodo que se está programando, identificado en la forma SSAXLSQ. El código, identificador de grupo, se compone de dos caracteres XY, donde el carácter X corresponde a las letras del alfabeto y el carácter Y corresponde a los dígitos del 0 al 9. La secuencia de caracteres comienza con A0 y continúa incrementando el dígito Y hasta el 9 (A0, A1, A2,,A9). Una vez que se llega al dígito 9, se cambia a la siguiente letra del abecedario, para el carácter X, y se regresa al valor 0 para el carácter Y (B0, B1, B2,,B9), y así sucesivamente. En otras palabras, para el identificador de grupo de lista cruzada XY, la secuencia sigue las siguientes reglas: X: carácter alfabético secuencial, cambia de valor en el momento en que el carácter Y sea igual a 0, para mantenerse hasta que el carácter Y sea igual a 9 Y: carácter numérico secuencial, va desde el 0 al 9, para comenzar nuevamente en 0. Página36
Luego, presionar el botón (Bloque Siguiente) para ir al bloque Inscripción Lista Cruzada. En el campo Inscripción Máxima se debe registrar el número de vacantes ofrecidas para este grupo. Este número se obtiene al sumar las vacantes totales ofrecidas de todas las secciones que componen al grupo. Presionar el botón (Bloque Siguiente) para ir al bloque Sección de Lista Cruzada. Aquí, se deben ingresar los NRC que conforman esta macrosección. Para ello, posicionarse en un registro vacío del campo NRC y digitar el código correspondiente de cada sección. Para conservar los cambios, presionar el botón (Guardar). 9. Eliminar sección Durante el ajuste de vacantes del proceso de inscripción de cursos, las unidades contarán con un periodo de tiempo para realizar las modificaciones a la programación académica publicada, en base a los reportes de la inscripción realizada por los alumnos. Las secciones programadas que no tengan alumnos inscritos en ellas o que tienen muy pocos alumnos inscritos, se pueden eliminar. Cuando la sección tiene alumnos inscritos, lo primero es que la unidad académica dueña del curso, debe contactarse con cada uno de estos estudiantes y asignarlos a otra sección o curso, por medio de la forma SFAREGS. Posteriormente, la unidad académica debe contactarse con el Departamento de Registros Académicos para solicitar la eliminación de la sección en cuestión. 10. Crear sección Si durante el ajuste de vacantes del proceso de inscripción de cursos, las unidades consideran necesario crear una nueva sección, debe solicitarlo al Departamento de Registros Académicos. 11. Modificar reserva de vacantes (SSASECT) Durante el ajuste de vacantes del proceso de inscripción de cursos, las unidades pueden modificar el número de vacantes reservadas, crear nuevas reservas de vacantes y eliminar reservas de vacantes, donde esto último solo se puede hacer si no hay alumnos inscritos en ella. Para el detalle de cómo realizar cada una de estas acciones, consultar la sección Ingresar vacantes y reservas de vacantes. 12. Actualizar docentes y ayudantes (SSASECT) Tras haber comenzado el periodo académico, existirá una instancia en la cual se puede actualizar a los docentes y ayudantes asociados a la sección. Página37
El procedimiento que se debe seguir se detalla en la sección Asociar docentes y ayudantes. 13. Reservar vacantes por cohorte (SSASECT) Para reservar vacantes a los alumnos nuevos se requiere crear una regla de reserva de vacantes tal como se describe en la sección Ingresar vacantes y reservas de vacantes, donde la restricción está dada por el campo Cohorte. El cohorte define el año, periodo de admisión y programa al que el alumno ingresa. 14. Ingresar nombre de tesis y alumnos tesistas a la sección del docente (SSATEXT) Registros Académicos programa una sección de tesis genérica por unidad académica, la cual deben inscribir los alumnos tesistas durante el proceso de inscripción de cursos. Posteriormente, la unidad académica debe confeccionar una nómina en la cual defina los docentes que guían tesis, cuáles son sus alumnos tesistas y el nombre de sus tesis. Esta nómina debe ser enviada al Departamento de Registros Académicos para que ellos, creen una sección por cada profesor guía. Una vez creadas estas secciones, la unidad académica debe registrar los nombres de las tesis supervisadas por el profesor, en la sección correspondiente, en la forma SSATEXT. Página38
Se debe digitar el Prdo y el NRC de la sección de tesis del docente. Luego presionar el botón Siguiente) para ir al bloque Texto Largo de Sección. (Bloque Con el siguiente formato se deben ingresar los nombres de las tesis y los alumnos que la desarrollan: Nombre de la tesis: Nombre del alumno tesista 1; Nombre del alumno tesista 2 Si se necesita agregar más tesis se deben separar por el código <br></br> lo que permite separar un registro de otro. Para conservar los cambios, presionar el botón (Guardar). 15. Traspasar alumnos a la sección de tesis del docente (SFAREGS) Una vez registradas las tesis y los alumnos de cada profesor en la forma SSATEXT, se deben traspasar los alumnos de la sección genérica a la sección creada para cada docente. La forma SFAREGS permite modificar la carga académica del alumno. En este caso, se usará para eliminar al alumno la sección de tesis genérica, para luego inscribirle la sección de tesis de su docente guía. Página39
Lo primero es ingresar el Prdo en el cual inscribió la tesis genérica y el ID del alumno. Luego se debe presionar el botón alumno. (Bloque Siguiente) para desplegar la información asociada a la inscripción del Nota: Si el alumno se encuentra con algún tipo de morosidad, no se podrá realizar el cambio de sección, por lo tanto, es necesario contactar al estudiante e informar que debe solucionar su situación. Luego de esto, debe dar aviso a la unidad académica para proceder con el cambio de sección. En la pestaña Inscripción, bloque Información Inscripción, el campo Status debe tener el valor EL (Con Derecho a Inscripción). Presionar el botón (Bloque Siguiente). El campo Plan Estud se debe completar con el plan de estudios del alumno en el cual está realizando la tesis. Para ir al bloque Información Curso se usa el botón (Bloque Siguiente). Para el NRC de la tesis genérica que tiene inscrita el alumno se debe modificar el campo Status asignándole el valor DD (Retirado), lo que elimina esta sección de la carga académica del alumno. Luego se debe ingresar el NRC de la sección de tesis del docente guía, en el campo correspondiente. Para conservar los cambios, presionar el botón (Guardar) tres veces. Página40